Una sinfonía suena mejor cuando una orquesta la toca.
¿Es lo mismo cuando la silbas solo? Probablemente no. Tu silbido solitario no es tan suave o lírico como el de la orquesta. Observa a una orquesta tocando. Verás cómo los intérpretes intercambian señales visuales, coordinan las entradas de las piezas y siguen el compás del director. Eso es lo auténtico; eso es colaboración.
El mundo empresarial actual ve la colaboración no como una palabra de moda, sino como una pieza crucial de la estrategia empresarial. Este cambio de mentalidad ha impulsado la innovación creativa en cada giro.
Pero, ¿cómo llenan los equipos de alto rendimiento las brechas de información y colaboran en entornos remotos? Recurriendo a herramientas poderosas como Microsoft 365 para crear y gestionar proyectos, comunicarse y colaborar.
Las herramientas de colaboración de Microsoft reúnen a equipos dispersos geográficamente para conectarse y trabajar hacia objetivos compartidos. Los empleados lejanos utilizan estas herramientas para aumentar la productividad sin estar presentes en el mismo espacio físico.
¿Qué son las herramientas de colaboración de Microsoft?
Las herramientas de colaboración de Microsoft incluyen varias soluciones de software fundamentales que ayudan a los equipos remotos a crear, compartir, almacenar, proteger, comunicarse y colaborar de manera eficiente. Estas soluciones incluyen Microsoft 365, Teams, Outlook, PowerPoint, OneDrive, Word y Excel.
Las herramientas de colaboración de Office 365 construyen relaciones laborales saludables entre los empleados para que puedan compartir información de manera eficiente y alcanzar los objetivos empresariales. Al igual que los instrumentos de una orquesta unifican diferentes tonos, estas herramientas mantienen a tu equipo en armonía.
Importancia de las herramientas de colaboración para equipos remotos
El trabajo remoto no es solo trabajar en pijama o responder correos electrónicos desde alquileres vacacionales. Los entornos remotos ofrecen mayor flexibilidad y requieren que reimagines los flujos de trabajo, repienses las reuniones y reevalúes cómo logras los objetivos empresariales.
96%
de los encuestados responsables de la productividad de los empleados dependen de tecnologías clave para garantizar beneficios para los empleados y la empresa.
Fuente: Statista
El software de colaboración adecuado es de gran ayuda. Así es como los productos de software de colaboración remota eficientes marcan la diferencia.
Facilita la comunicación clara
Las barreras de zona horaria e idioma no tienen ninguna oportunidad cuando las organizaciones utilizan herramientas de comunicación remota. Puede que no tengas un compañero de trabajo que pase por tu cubículo, pero aún puedes chatear con ellos en línea.
Si están en medio de algo cuando envías mensajes, responderán una vez que estén libres para ver tus mensajes. Tal flexibilidad te deja mucho espacio para el trabajo profundo también.
Si piensas que la colaboración en equipo remoto no tiene espacio para conversaciones en tiempo real, estarías equivocado.
Imagina que hay un proyecto urgente que requiere que todos los miembros del equipo se conecten e interactúen de inmediato. El equipo puede usar las siguientes herramientas de comunicación sincrónica para intercambiar información y tener discusiones en tiempo real.
- Llamadas telefónicas
- Mensajes de texto
- Software de videoconferencia
- Software de mensajería instantánea empresarial
Si tu equipo prefiere trabajar de forma asíncrona, eso también está bien. Muchas suites de software de colaboración remota ofrecen herramientas de comunicación asíncrona para ayudarte a compartir información sin la expectativa de respuestas instantáneas.
- Aplicaciones de retroalimentación
- Software de base de conocimiento
- Software de gestión de proyectos
- Software de captura de pantalla y video
La comunicación intermitente es la mejor opción para los equipos remotos que desean mantener la energía, ser productivos e intercambiar ideas de manera efectiva.
Sin embargo, los colaboradores remotos deben ser conscientes de su tono de mensajería, manera y frecuencia. Ten cuidado al usar jerga y variantes abreviadas, ya que pueden no transmitir el mensaje deseado con claridad.
Seis consejos para una mejor comunicación en equipos remotos:
- Muestra empatía y compasión durante las conversaciones
- Fomenta charlas no laborales durante las conexiones virtuales del equipo
- Promueve eventos de construcción de equipos en línea para desarrollar relaciones
- Programa reuniones o encuentros en video con los miembros
- Invierte en las herramientas adecuadas para la comunicación de equipos remotos
- Usa temas de "enfriador de agua" para fomentar diálogos sobre temas no laborales
Garantiza una colaboración transparente
Todos quieren un entorno de trabajo saludable, feliz y agradable. Es difícil hacer que esas cosas sucedan sin transparencia.
Las organizaciones utilizan aplicaciones de colaboración remota para compartir información libremente y crear apertura en todos los niveles. Esta cultura transparente fomenta el éxito a largo plazo, mejora la moral de los empleados, reduce el estrés y aumenta la productividad.
Entonces, ¿cómo puedes mantener las colaboraciones transparentes? Usa software de colaboración y productividad para capturar detalles de reuniones, actualizaciones de proyectos e iniciativas a nivel de empresa.
La idea aquí es clara: los empleados remotos deben poder acceder a un registro buscable para entender lo que está sucediendo en todos los equipos.
No necesariamente tienen que estar en una reunión para conocer las decisiones. Esta mentalidad promueve la inclusión entre los empleados y les ayuda a colaborar con éxito.
También puedes usar la capacidad de análisis incorporada de las herramientas de colaboración para rastrear el estado de los proyectos, priorizar plazos y analizar la capacidad de trabajo de diferentes equipos.
Impulsa la creatividad y la innovación
¿Recuerdas tu orquesta? No la olvidamos y tú tampoco deberías.
Si la orquesta actúa en un evento virtual, ¿deberían seguir las mismas reglas que en los eventos presenciales? Si rechazan mejores prácticas aferrándose a las reglas habituales de actuación, fracasarán en innovar y eventualmente se convertirán en víctimas de errores de juicio o sesgos cognitivos.
Por eso es mejor no seguir ciegamente las mismas reglas que en las oficinas físicas en los lugares de trabajo remotos.
La innovación rápida proviene de adaptarse estratégicamente a nuevas circunstancias. No existe una fórmula de innovación para todos, pero las organizaciones deben estar abiertas a:
- Promover una cultura de innovación permitiendo que todos experimenten sin miedo y no usando el retorno de la inversión (ROI) para medir los esfuerzos todo el tiempo
- Enfocarse en ideas de todos los niveles manteniéndolas anónimas y liderando discusiones sobre formas de realizar tareas mejor
- Romper los silos de información alentando a los equipos a compartir actualizaciones de trabajo en progreso y estar abiertos a comentarios
- Modernizar el conjunto de tecnologías de colaboración para descubrir buenas ideas sin esfuerzo y ejecutarlas eficientemente
74%
de los tomadores de decisiones consideran que las herramientas de gestión de trabajo colaborativo son necesarias para el éxito de la innovación y la agilidad del equipo.
Fuente: Atlassian
Mejora la eficiencia y productividad del equipo
Los empleados que visitan oficinas regularmente pueden obtener una sala de reuniones y realizar sesiones de lluvia de ideas improvisadas. Puede que no puedas hacer lo mismo en un entorno remoto. Solo porque tengas que programar estas sesiones de antemano no significa que estés condenado a perder productividad o eficiencia.
La productividad del equipo remoto depende de qué tan bien puedas eliminar redundancias y mejorar el compromiso. Aquí hay algunas formas de romper silos y aumentar la eficiencia del equipo en un entorno remoto:
- Usa software de gestión de flujos de trabajo para crear flujos de trabajo personalizados
- Aprovecha software de colaboración de contenido en la nube para compartir información más rápido
- Crea canales de mensajería específicos para compartir recursos de información a tiempo
- Equipa a tu equipo con canales de comunicación dedicados para clientes
- Limita las reuniones intensivas en tiempo y el uso de correos electrónicos cuando puedas
Desarrolla una fuerza laboral más saludable
Una cultura de trabajo remoto basada en valores mejora también el bienestar de los empleados. Los supervisores minimizan los niveles de estrés y mejoran las condiciones de salud cuando hay mayor confianza entre ellos y sus empleados. Esta fuerza laboral saludable utiliza las herramientas de colaboración adecuadas para mantenerse enfocada y productiva, y entregar resultados a tiempo.
36.7%
de los estadounidenses dicen que trabajar desde casa ha impactado positivamente su salud mental.
Fuente: Business Wire
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Tipos de herramientas de colaboración de Microsoft
La colaboración requiere comunicación constante entre los miembros del equipo, independientemente de su ubicación. Las herramientas de colaboración de Office 365 ayudan a los equipos a:
- Trabajar hacia una visión compartida
- Discutir ideas innovadoras juntos
- Entender las responsabilidades individuales
- Opinar sobre cambios y decisiones de proyectos
Brianna Bajwa
Analista de Investigación Senior en G2
Gestión de proyectos
Microsoft Project & Portfolio Management te ayuda a planificar, gestionar y entregar proyectos sin esfuerzo. Usa esta herramienta para rastrear las partes y piezas de grandes proyectos con múltiples colaboradores. Este software presenta:
- Herramientas y enfoques para permitir que los equipos trabajen de manera flexible
- Vistas centralizadas para visualizar hojas de ruta de proyectos interactivas
- Paneles interactivos que utilizan Microsoft Power Business Intelligence (BI) para visualizar ideas
- Características de programación para simplificar la planificación de proyectos y agilizar la capacitación
- Plantillas personalizadas que eliminan la necesidad de crear planes de proyectos desde cero
Lo que les gusta a los usuarios:
“Microsoft Project & Portfolio Management ofrece una vista de página de inicio central para todas las tareas del proyecto, y admite la gestión de múltiples proyectos. Hay muchos enfoques de flujo de trabajo diferentes para elegir y hay una característica muy especial que permite a los miembros del equipo completar tarjetas de tiempo. Esta es una buena herramienta de gestión de proyectos para proyectos complicados o grandes organizaciones.”
– Reseña de Microsoft Project & Portfolio Management, Jack C.
Videoconferencia
Microsoft Teams permite que tu equipo remoto se reúna en línea, mejore el trabajo en equipo y construya mejores relaciones. Las empresas utilizan Microsoft Teams para reunirse a través de salas virtuales y participar en conversaciones cara a cara con colegas. Este software presenta:
- Chat para que los empleados puedan participar durante las reuniones en línea
- Grabaciones que permiten a los equipos guardar sesiones para referencia futura
- Subtítulos en vivo que añaden claridad a las conversaciones en curso
- Fondos personalizados para permitir que los trabajadores minimicen las distracciones durante las videoconferencias
- Levantar la mano para que los participantes puedan hacer preguntas sin interrupción
- Entrenador de oradores que evalúa el ritmo de los oradores y aumenta su confianza
- Lista de participantes para compartir los nombres de los participantes de la reunión para actividades de seguimiento
Lo que les gusta a los usuarios:
“Microsoft Teams es sin duda la mejor aplicación en el mercado para mensajería, llamadas y colaboración. La interfaz de la aplicación es muy simple y fácil de usar. La usamos en la oficina para todas las comunicaciones (excepto las que se hacen por correo). Es realmente rápido y efectivo usar Teams como una plataforma de mensajería instantánea.”
– Reseña de Microsoft Teams, Zaheer A.
También puedes usar Microsoft Skype para llamadas de internet empresariales. Con este software de videoconferencia, puedes:
- Unirte a llamadas uno a uno o en grupo con llamadas de audio y video de alta definición (HD)
- Usar mensajería inteligente para reaccionar a mensajes o responder a menciones
- Compartir pantallas para presentar fotos o presentaciones durante las reuniones
- Grabar llamadas para capturar momentos especiales y eventos clave de la empresa
- Mantener la conversación privada con cifrado de extremo a extremo
Mensajería instantánea
Los espacios de oficina físicos facilitan cómo te relacionas con los compañeros de equipo y obtienes respuestas rápidas a requisitos urgentes. Los entornos remotos pueden ser complicados para aquellos que les gusta obtener respuestas de inmediato.
Ahí es donde la mensajería instantánea resulta útil. Con la mensajería instantánea de Microsoft Teams, puedes reducir el número de correos electrónicos, acelerar la comunicación y completar proyectos más rápido. El software viene con las siguientes capacidades:
- Chats uno a uno o en grupo te ayudan a discutir ideas en privado o con el equipo
- Variedad de publicaciones permite a los equipos iniciar conversaciones y compartir anuncios
- Edición de texto enriquecido ayuda a los equipos a entregar mensajes claros con resaltados de texto, viñetas, enlaces y citas
- Traducción de chat ofrece traducción de mensajes en línea para mantener a todos en la misma página
- Notificaciones prioritarias muestran notificaciones y anuncios urgentes
- Menciones alertan a los miembros del equipo sobre elementos de acción específicos
Colaboración en documentos en tiempo real
Si estás usando cadenas de correos electrónicos para comunicar ediciones de documentos, debes eliminar ese proceso. Las cadenas de correos electrónicos hacen que la edición sea confusa y la colaboración inconveniente para todos.
Microsoft Editor te ayuda a verificar errores gramaticales, detectar errores ortográficos y evaluar la tonalidad en Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Esta herramienta ofrece sugerencias inteligentes en más de 20 idiomas.
Herramientas de colaboración de Microsoft 365 comúnmente usadas:
- Microsoft Word es un software de procesamiento de texto para la creación y publicación de documentos y páginas web en cualquier lugar, en cualquier momento, en todos los dispositivos.
- Microsoft Excel es un software de hojas de cálculo utilizado para organizar datos y obtener información con gráficos y tablas. Este software te permite colaborar con otros, agregar datos de fotos y conectarte a fuentes de datos de Power BI.
- Microsoft PowerPoint es un software de presentaciones que te permite diseñar diapositivas significativas e ilustraciones en 3D.
Colaboración de contenido en la nube
Las horas de trabajo remoto no son las mismas para todos los empleados. Por ejemplo, alguien que trabaja desde Chicago comienza su día cuando alguien en Mumbai termina el suyo. Por eso los equipos remotos requieren almacenamiento en la nube para compartir archivos.
Microsoft OneDrive for Business hace posible almacenar, acceder y compartir documentos y archivos empresariales desde cualquier lugar. Veamos qué puedes hacer con OneDrive:
- Sincronizar, compartir y colaborar en presentaciones, videos, documentos y memorandos
- Crear enlaces de compartición para proporcionar acceso a archivos a personas dentro o fuera de la empresa
- Agregar estructura de metadatos para encontrar archivos fácilmente en bibliotecas
- Cargar archivos de hasta 100 GB para almacenarlos y recibir comentarios sobre ellos
- Sincronizar informes de administración para auditar y monitorear todos los entornos de la aplicación de sincronización de OneDrive
- Fortalecer la protección de archivos con autenticación multifactor y contraseñas de un solo uso (OTPs)
Lo que les gusta a los usuarios:
“Se destaca por integrarse sin esfuerzo con programas de Office 365 como Word, Excel y PowerPoint.
Los usuarios pueden abrir, cambiar y guardar documentos fácilmente desde OneDrive dentro de las aplicaciones de Office 365 sin abrir el programa en una ventana separada.”
– Reseña de Microsoft OneDrive for Business, Giorgi K.
Intranet para empleados
Las empresas quieren que sus comunicaciones con los empleados sean privadas y seguras. Utilizan software de intranet para empleados para ofrecer una red de comunicación donde los empleados puedan colaborar, compartir y comunicarse.
Microsoft SharePoint es un software de intranet móvil inteligente que los equipos remotos emplean para compartir y acceder a conocimientos, contenido y aplicaciones. Aquí te mostramos cómo puedes aprovechar las diferentes características de esta plataforma:
- Compartir datos, noticias y recursos para agilizar el trabajo en equipo
- Involucrar a los empleados con sitios de comunicación y recursos comunes
- Obtener información del rico contenido de gestión de SharePoint y conversaciones en Yammer
- Simplificar los flujos de trabajo operativos con bibliotecas de SharePoint, Microsoft Power Automate y Power Apps
Lo que les gusta a los usuarios:
“Puedes crear un sitio usando SharePoint y decidir el acceso como administrador. El acceso depende del tipo de acceso que proporciones a un cliente o miembro del equipo. Lo más útil de SharePoint es la lista. Puedes crear una serie de listas según tu uso. También puedes conectar Microsoft Excel y SharePoint para exportar datos de listas o construir conexiones entre ellos.”
– Reseña de Microsoft SharePoint, Dinesh S.
Estilos de colaboración usando Microsoft 365
Las soluciones de Microsoft Office 365 permiten a los equipos remotos adaptarse a diferentes tipos de colaboraciones, tales como:
- Colaboración empresarial impulsa la comunicación intraorganizacional. Las empresas que utilizan este modo de colaboración aprovechan las aplicaciones de Office 365 para hacer anuncios importantes, compartir actualizaciones corporativas, dar la bienvenida a nuevos miembros y hablar sobre beneficios corporativos.
- Colaboración en equipo ayuda a los equipos remotos a intercambiar ideas, rastrear el progreso y gestionar actividades. Los equipos distribuidos aprovechan las soluciones de Microsoft 365 para crear espacios de colaboración para que todos cierren mejor los proyectos a tiempo.
- Colaboración social usando Microsoft Teams y Yammer facilita a las empresas organizar comunidades sociales, organizar eventos y comunicarse con los miembros de la comunidad.
- Colaboración externa requiere que las empresas utilicen múltiples herramientas, dependiendo de los diferentes propósitos. Los programas de Microsoft 365 como Outlook, Yammer y Microsoft Teams son excelentes para comunicarse y colaborar con partes interesadas externas.
¿Qué es Microsoft 365?
Microsoft 365 ofrece servicios de colaboración de próxima generación para equipos que buscan prosperar en un entorno de trabajo híbrido. Los empleados remotos se mantienen productivos con su suite de aplicaciones. Echa un vistazo a cómo las aplicaciones de Microsoft 365 pueden ayudarte a satisfacer las necesidades de productividad empresarial.
Lo que les gusta a los usuarios:
"Microsoft 365, anteriormente Office 365, es un excelente programa lleno de características y compatible con todos los demás programas que uso. Viene con la suite de productos de Microsoft Office, incluyendo Word, Excel, PowerPoint, SlideShow, correo electrónico, 1TB de almacenamiento estándar y opciones de actualización flexibles. También cuenta con una seguridad robusta para mantener a otros fuera de tu cuenta. Ya sea que estés en línea y en un avión, en una llamada de ventas en el vestíbulo de un cliente potencial, o desconectado en medio de la nada, aún puedes acceder a todo lo que tienes en Microsoft 365. ¿Qué no amar?"
– Reseña de Microsoft 365, Timothy B.
Lo que no les gusta a los usuarios:
"He usado casi todas las versiones desde Microsoft Office 2007 hasta Microsoft Office 2021 Home and Business. Actualmente, estoy usando Office 365. Lo único que no me gusta de Microsoft Office 365 es que es un poco más caro que los otros productos de Microsoft."
– Reseña de Microsoft SharePoint, Shubham A.
Microsoft Teams para la colaboración
Microsoft Teams es tu software de referencia cuando quieres que un equipo remoto trabaje sin sentirse remoto. La fácil comunicación y colaboración que proporciona Teams mantiene a tus empleados remotos en el bucle. Una vez que tu equipo se registre en Microsoft Teams, obtendrán cuatro aplicaciones más de Office 365:
- Sitio en línea de Microsoft SharePoint
- Buzón de Microsoft Exchange Online
- Calendario de Microsoft Outlook
- Cuaderno de Microsoft OneNote
Ahora, veamos cómo las herramientas de colaboración de Microsoft Teams agilizan el trabajo y mantienen la productividad.
Crea y gestiona espacios de trabajo compartidos
Un espacio de trabajo de Teams está abierto a todos en una empresa. Ahora, puedes crear canales para todos los equipos donde los miembros discutan problemas y resuelvan problemas de proyectos. Crear canales basados en clientes, proyectos y geografías también podría resultar útil.
Cada canal viene con pestañas para compartir archivos e iniciar conversaciones. Como mínimo, un espacio de trabajo de Team debe tener un canal y dos pestañas para discusiones y compartición de archivos para ser viable. Las pestañas de compartición de archivos utilizan SharePoint para navegar a los usuarios al sitio de comunicación específico del equipo.
También puedes integrar otras aplicaciones para que los empleados puedan trabajar directamente desde dentro de Teams.
Edita archivos sin esfuerzo
Lo mejor de Microsoft Teams es que te permite crear o cargar archivos de MS Word, Excel o PowerPoint desde dentro de la aplicación. Aún podrás organizar y editar las cosas como lo haces normalmente.
El verdadero beneficio aquí es el tiempo que ahorras al no tener que cambiar entre aplicaciones. Además, los miembros del equipo pueden editar documentos en tiempo real, lo que significa comentarios más rápidos, cambios mejorados y finalización de proyectos.
Haz una llamada cuando lo necesites
Habrá momentos en que los proyectos no avanzarán a menos que te reúnas con compañeros de equipo y gestiones obstáculos. Ahí es donde entran en juego las funciones de chat y llamada de Microsoft Teams.
Ya sea que quieras enviar un mensaje rápido, tener una discusión uno a uno o compartir pantallas durante las llamadas, Microsoft Teams te tiene cubierto. También puedes usar la función de chat de Team para registrarte con compañeros de equipo o aumentar la moral del equipo con eventos virtuales.
5 mejores prácticas para reuniones de Microsoft Teams:
- Envía invitaciones por correo electrónico temprano para dar tiempo a los asistentes para prepararse
- Comparte la agenda con anticipación para establecer expectativas entre los participantes
- Enciende los videos para interactuar con equipos remotos y evaluar expresiones
- Graba las reuniones para referirse a discusiones importantes
- Usa OneNote para tomar notas, preguntas y elementos de acción
Planifica mejor tu tiempo
Microsoft Outlook se integra automáticamente con el calendario de Teams, por lo que te mantienes al tanto de reuniones, eventos y tareas. Outlook te permite programar reuniones usando la función de llamada, como cualquier otro software de calendario.
Mantén los datos seguros
Microsoft Teams cifra todo, incluidos mensajes de chat, audio, video y archivos. Este robusto cifrado de archivos ayuda a prevenir el acceso no autorizado y mantiene tus archivos seguros. La autenticación multifactor de Teams añade una capa adicional de seguridad a los archivos.
15 características de Microsoft Teams para usar en el trabajo remoto:
- Menciones
- Feed de actividad
- Bot asistente
- Control de acceso
- Modo juntos
- Programación de reuniones
- Alertas personalizables
- Conferencia de audio
- Características de accesibilidad
- Compartición de archivos y pantallas
- Reuniones de Microsoft Teams
- Autenticación multifactor
- Integraciones de Microsoft 365
- Chats uno a uno y en grupo
- Búsqueda de contactos y conversaciones
Cómo colaborar usando Microsoft Office 365
Los equipos remotos se encuentran con múltiples escenarios de colaboración durante el ciclo de vida de un proyecto. Dependiendo de cómo quieras colaborar, Microsoft 365 ofrece múltiples formas para que comiences.
- Trabaja con compañeros selectos para recibir perspectivas frescas sobre proyectos. La colaboración selectiva conduce a un progreso más rápido y claro. Siempre puedes compartir la versión final con tu equipo una vez que esté lista.
- Asóciate con equipos para minimizar la fricción del proyecto y desarrollar ideas sin esfuerzo. Los equipos remotos usan Microsoft Teams para organizar archivos, asistir a reuniones y trabajar juntos. La idea es simple: hacer las cosas independientemente de si estás trabajando desde la oficina o de forma remota.
- Comienza en la nube para crear una base para que el equipo tenga éxito. Con Microsoft OneDrive, puedes reunir fácilmente archivos y documentos para que tu equipo acceda desde cualquier lugar. Esta movilidad tiene dos beneficios inmediatos. Primero, elimina la necesidad de revisar correos electrónicos o múltiples versiones para averiguar qué está sucediendo. Tu equipo siempre tendrá la versión más actualizada al alcance de la mano. Segundo, ya no estás atado a tu computadora de oficina para trabajar.
- Comienza como un equipo para mantener a tus miembros globales en el bucle. Microsoft Teams hace que sea muy fácil crear grupos, ya sea para un proyecto especial o para miembros que trabajan bajo el mismo gerente. Puedes usar el espacio de Teams en Microsoft para almacenar archivos, programar reuniones y mantenerte sincronizado.
- Coautor en tiempo real cuando necesites trabajar junto a compañeros de confianza. La coautoría en Microsoft 365 significa que no tienes que esperar comentarios o comentarios. Usa @menciones para invitar a alguien a echar un vistazo a tu archivo. Los compañeros pueden editar archivos en escritorios y dispositivos móviles. Además, siempre puedes ver los cambios más actualizados.
Cómo elegir la mejor herramienta de colaboración de Microsoft
Sin la herramienta adecuada, un equipo remoto puede perder información y dejar de lado tareas cruciales. Por eso es importante entender qué herramientas de colaboración de Microsoft 365 se alinean con tus requisitos. Echa un vistazo a estos diferentes enfoques para evitar el caos de colaboración y encontrar la mejor herramienta para tu equipo.
Enfoque de caso de uso
El enfoque de caso de uso es el más simple de todos. Te dice que elijas herramientas que tengan características de apoyo para tus necesidades de colaboración. Por ejemplo, estarás mejor con Microsoft Teams cuando quieras chatear con el equipo o SharePoint cuando quieras compartir documentos.
Sin embargo, este enfoque no te dice cómo satisfacer diferentes necesidades empresariales con herramientas de colaboración.
Casos de uso de herramientas de colaboración de Microsoft 365:
- Microsoft Outlook para programar eventos y bloquear calendarios
- Microsoft Exchange Online para conversar por correos electrónicos
- Microsoft OneNote para anotar ideas y organizar información
- Microsoft Project Management para rastrear y agilizar proyectos
- Microsoft SharePoint para compartir recursos y acceder a aplicaciones
- Microsoft Teams para comunicarse con equipos a través de chat y video
Enfoque de proyecto
El enfoque de proyecto estudia los requisitos actuales de la etapa del proyecto para sugerir herramientas. Supongamos que tu equipo está actualmente generando ideas: puedes usar OneNote para capturarlas.
Este enfoque es excelente para encontrar herramientas para resolver desafíos empresariales, pero distribuye datos en múltiples repositorios. Dado que usas diferentes herramientas para abordar problemas, carecerás de un registro coherente del proyecto.
Enfoque basado en personas
Este enfoque sugiere que elijas herramientas después de identificar a las partes interesadas y los mejores medios para comunicarte con ellas. Si necesitas comunicarte con grupos más grandes en toda la empresa, usarás Microsoft Outlook.
Cada uno de estos enfoques tiene tanto pros como contras. Si aún no estás seguro sobre las herramientas que usar todos los días para la colaboración remota, intenta entender las preferencias de todas las partes interesadas.
Es mejor evaluar si un cambio repentino en el software de colaboración impactará los resultados del proyecto y si es realista esperar que los empleados usen herramientas específicas para tareas.
Pros de Microsoft 365
El futuro de la colaboración remota reside en la capacidad de los empleados para cambiar sin problemas entre aplicaciones. Por ejemplo, es posible que tengas que chatear con un colega, asistir a una videollamada y luego colaborar con ellos en un documento.
Microsoft Office 365 te permite hacer todo esto y más dentro de una sola ventana. Echa un vistazo a estos pros para decidir por ti mismo.
Fácil de usar
Ya sea que estés buscando usar canales, chats grupales o gestionar recursos en un solo lugar, Microsoft 365 hace que todo sea súper fácil con su interfaz fácil de usar.
Las aplicaciones intuitivas te ayudan a trabajar más rápido e inteligentemente para que te concentres en lo que más importa.
Hazlo todo desde un solo lugar
Microsoft 365 incluye todas las características que imaginas para una colaboración remota eficiente. Además de las aplicaciones de productividad de Microsoft, Office 365 cuenta con soluciones de almacenamiento y sincronización en la nube para que los equipos se mantengan en la misma página independientemente de su ubicación.
Además, tendrás acceso a centros de colaboración omnicanal para que tus empleados cambien sin esfuerzo entre aplicaciones de productividad remota.
Mantente eficiente con nuevas características
Las aplicaciones de Microsoft Office 365 están evolucionando continuamente. Están agregando más características y capacidades de integración a sus productos de software todos los días, permitiendo que los remotos funcionen mejor.
Consulta la tienda de aplicaciones de Teams para buscar nuevas aplicaciones adecuadas para tu negocio.
Mejora el ROI de la colaboración remota
Las organizaciones modernas quieren que los empleados sigan métodos de colaboración optimizados para ser productivos. Las aplicaciones de Microsoft Office 365 permiten a tus equipos acomodar diferentes estilos de trabajo y minimizar los desafíos del trabajo híbrido.
163%
ROI con menos de seis meses de tiempo de recuperación obtenido por empresas que adoptan Microsoft Office 365.
Fuente: Amaxra
Planes de precios de Microsoft 365
Microsoft 365 ofrece tres planes de precios para que tu equipo se conecte y colabore sin esfuerzo. Estos planes varían entre $7.20 y $26.40 por usuario por mes.
1. Microsoft 365 Business Basic
Las pequeñas y medianas empresas utilizan este plan para aumentar la productividad y eficiencia con características como:
- Correo electrónico empresarial
- Seguridad estándar
- 1 TB de almacenamiento en la nube
- Soporte telefónico y web 24x7
- Chat, llamadas y reuniones con hasta 300 asistentes
- Acceso web y móvil para aplicaciones de MS 365
2. Microsoft 365 Business Standard
Este plan es adecuado para organizaciones más grandes que buscan transformar la colaboración empresarial con características como:
- Seguridad avanzada
- Control de acceso y datos
- Protección contra amenazas cibernéticas
- Todo en Business Basic
3. Microsoft 365 Business Premium
Las empresas de nivel empresarial con necesidades de seguridad robustas utilizan este plan para mantenerse productivas y hacer más cada día. Este plan presenta:
- Organización de seminarios web
- Todo en Business Standard
- Registro de asistentes e informes
- Gestión de citas con clientes
- Características de escritorio premium para aplicaciones de MS 365
Trabaja de forma remota con Microsoft 365
Ya sea que tengas una fuerza laboral remota temporal o permanente, las herramientas de productividad de Office 365 te ayudan a mejorar la colaboración, la comunicación y la eficiencia.
Las aplicaciones de Office ofrecen una experiencia conectada al combinar todas las herramientas que requiere el trabajo remoto. Por eso los equipos virtuales usan herramientas de colaboración de Microsoft para trabajar desde cualquier lugar.
¿Recuerdas la orquesta? Sé como ellos, crea tu sinfonía y toca con el corazón. Haz el trabajo con Microsoft 365.

Sudipto Paul
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