Mehr über HR-Fallmanagement-Software erfahren
Was ist HR-Fallmanagement-Software?
HR-Fallmanagement-Software hilft Organisationen, Mitarbeiterbeziehungen durch ein Ticket-System zu verwalten, das es ihnen ermöglicht, Mitarbeiterprobleme schnell zu lösen. Sie ist am besten geeignet für Fragen, Anliegen, Probleme, Vorfallberichte und das Sammeln von Vorschlägen zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Alles in allem ist sie der Eckpfeiler der HR-Servicebereitstellung.
Eine ihrer Hauptfunktionen ist die Risikominderung. Die Dokumentation von Vorfällen und das Hinterlassen einer klaren Prüfspur helfen, Unternehmen vor Rechtskosten und Bußgeldern wegen Nichteinhaltung zu schützen. Sie hilft bei der Datenerfassung, um umsetzbare Erkenntnisse zu schaffen, indem sie Trends hervorhebt, auf potenzielle Problemfelder hinweist, Arbeitsabläufe überwacht, Vorfälle dokumentiert und bearbeitet und dadurch die Mitarbeitererfahrung verbessert.
Was sind die häufigsten Funktionen von HR-Fallmanagement-Software?
Nachfolgend sind die Kernfunktionen des HR-Fallmanagements aufgeführt, die Benutzern helfen, Fälle zu bearbeiten, Informationen zuzugreifen und einen reibungslosen HR-Arbeitsablauf zu schaffen:
Dashboard: Im Zentrum steht ein umfassendes Dashboard, das es Benutzern ermöglicht, zu sehen, was erledigt werden muss. Es muss einfach konfigurierbar sein, basierend auf der Rolle oder Aufgabe.
Fallmanagement: Im Zentrum aller Operationen steht die Fähigkeit, HR-Fälle zu erstellen, zu versenden, zu verwalten, daran zu arbeiten und zu lösen. Es automatisiert den HR-Fallmanagementprozess und spart Zeit. Vom Onboarding bis zum Offboarding deckt es den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus ab, indem es verschiedene Falltypen bearbeitet. Wie Helpdesk-Software verwenden die meisten Lösungen ein Ticket-System, um Mitarbeiteranfragen und -vorschläge einfach zu verfolgen und zu protokollieren. Dies hilft, Best Practices im HR-Fallmanagement zu etablieren.
Hier sind die wichtigsten Funktionen des Fallmanagements, die untersucht werden sollten:
Fallportal: Als zentrale Anlaufstelle für das gesamte Servicecenter ermöglicht das Portal Benutzern, Fälle zu sehen, zu verwalten oder daran zu arbeiten. Es ist das wichtigste aller Fallmanagement-Tools. Berechtigungen sind oft rollenbasiert, sodass Mitarbeiter einfach sehen können, welche HR-Mitarbeiter administrativen Zugriff haben.
Service Level Agreement (SLA) Management: Viele Abteilungen haben ein SLA, das eine Frist für die Lösung von Mitarbeiterproblemen festlegt. Ein SLA-Manager ermöglicht es Benutzern, SLAs entweder individuell oder für die gesamte Abteilung zu verfolgen. Es ist essenziell für das HR-Service-Management.
Vorfallmanagement: Wenn Probleme auftreten, ist es wichtig, alle Details zu sammeln und die richtige Dokumentation zu erhalten. Organisationen müssen vor Haftungen geschützt werden, und das Vorfallmanagement macht dies möglich. Ein sicheres System zur Meldung von Fehlverhalten am Arbeitsplatz ist unerlässlich.
Prüfspur: Beim Management wichtiger Fälle, insbesondere solcher, die Belästigung, Unfälle, Compliance-Probleme oder sogar potenzielle Rechtsfälle betreffen, ist es essenziell zu wissen, wer beteiligt war. Durch die Aufzeichnung der Aktionen jedes Benutzers ist es einfach, alle Beteiligten zu verfolgen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Dies ist besonders wichtig, um die Compliance aufrechtzuerhalten.
Wissensdatenbank: Eine Wissensdatenbank ermöglicht es Benutzern, Informationen nachzuschlagen, anstatt Stunden mit der Beantwortung häufig gestellter Fragen zu verbringen. Indem sichergestellt wird, dass sie aktuell, durchsuchbar und gut organisiert ist, können sich Benutzer selbst helfen, wenn es um Fragen zur HR-Politik geht. Wenn alle beteiligt sind, gedeihen HR-Initiativen.
E-Mail-Management: Administratoren müssen möglicherweise eine große Anzahl von Fällen bearbeiten. Das Erstellen von E-Mail-Vorlagen ist besonders hilfreich, um mit den gleichen Arten von Situationen Tag für Tag umzugehen. HR-Administratoren können voreingestellte Vorlagen verwenden, um zu kommunizieren und Probleme zu lösen, ohne das Programm zu verlassen.
Zusammenarbeit: HR kann Anfragen an andere Abteilungen weiterleiten oder sie bei Fällen markieren, die Zusammenarbeit erfordern. Fragen zur Gehaltsabrechnung können an die Buchhaltung gehen, während Helpdesk-Anfragen an die IT gesendet werden. Benachrichtigungen machen es möglich, Fristen einzuhalten.
Sicherheit: Funktionen wie Datenverschlüsselung, rollenbasierte Berechtigungen und der Zugriff auf bestimmte Steuerungen oder Informationen sowie Betrugsbekämpfungsmaßnahmen helfen der Organisation, Cyberrisiken auf ein Minimum zu reduzieren.
Was sind die Vorteile von HR-Fallmanagement-Software?
Löst Mitarbeiterprobleme: Das Beheben oder sogar Identifizieren komplizierter Probleme kann Mitarbeiter zögern lassen, sich zu melden, insbesondere wenn der Prozess schwierig ist. HR-Fallmanagement-Software hilft, Konflikte zu bewältigen, bevor sie eskalieren, und erhöht die Mitarbeiterbindung. Standardisiertes Fallmanagement erleichtert es, die notwendige Unterstützung im Büro zu erhalten.
Fördert besseren Selbstservice: Es ist einfach, Verwaltungsmitarbeiter mit den gleichen Fragen zu überfordern. Mit einem ordnungsgemäßen Wissensmanagement können Benutzer nach häufig gestellten Fragen in der Wissensdatenbank suchen und kleine Probleme lösen, ohne die Zeit und Ressourcen anderer in Anspruch zu nehmen. Oder, in einem Fall, in dem ein Problem schnell gelöst werden kann, rationalisiert die Standardisierung des Fallmanagements die HR-Prozesse.
Hebt Herausforderungen am Arbeitsplatz hervor: Durch das Verfolgen und Protokollieren von Informationen ist es einfach, Berichte zu erstellen und zu sehen, wo Mitarbeiter ins Stocken geraten. Gibt es ein bestimmtes Element Ihres Tech-Stacks, das nicht gut funktioniert? Verstehen Mitarbeiter die Regeln zu Leistungen oder Unternehmensrichtlinien konsequent falsch? Es ist einfacher, diese Trends zu erkennen, wenn alles umfassend dargelegt ist. Dies ermöglicht es Teammitgliedern, sich zu engagieren und zu innovieren.
Schnelle Eskalation: Wenn ernsthafte Probleme auftreten, dürfen sie nicht durch die Maschen fallen. Indem Benutzern die Möglichkeit gegeben wird, Probleme mit hoher Priorität zu kennzeichnen, können sie aus dem Arbeitsablauf herausgenommen und ordnungsgemäß priorisiert werden.
Verbessert die HR-Effizienz: Vor allem hilft das HR-Fallmanagement der Abteilung, kleinere Probleme schnell zu bearbeiten, sodass sie mehr Zeit für Probleme aufwenden können, die abstraktes Denken erfordern und den Arbeitsplatz optimieren.
Wer nutzt HR-Fallmanagement-Software?
HR-Vertreter: Als Hauptnutzer der Software werden HR-Vertreter hauptsächlich Fälle verfolgen, verwalten und lösen. Sie können auch Informationen in der Wissensdatenbank aktualisieren und das Vorfallberichtssystem nutzen, um das Unternehmen vor Haftung zu schützen.
Mitarbeiter: Mitarbeiter sind die wichtigsten Nutzer im System. Teammitglieder werden diejenigen sein, die Fälle einreichen, Fragen stellen, Vorschläge für den Arbeitsplatz hinzufügen oder Fehlverhalten melden.
Verwandte Teams: Manchmal haben Mitarbeiter Fragen, die die Verwaltung nicht beantworten kann. Ob es sich um ein Anliegen handelt, das an das Facility- oder Wartungspersonal gemeldet werden muss, oder um eine Frage zur Gehaltsabrechnung oder Buchhaltung, andere Mitarbeiter müssen mit dem System zusammenarbeiten und interagieren.
Führungskräfte: Ob es sich um den Leiter der HR-Abteilung oder ein Mitglied der Geschäftsleitung handelt, die Führungskräfte müssen Berichte sehen, um zu verstehen, wie gut das System funktioniert, die Effektivität der HR-Abteilung insgesamt und potenzielle Risikobereiche innerhalb der Organisation.
Software im Zusammenhang mit HR-Fallmanagement-Software
Verwandte Lösungen, die zusammen mit HR-Fallmanagement-Software verwendet werden können, umfassen:
Human Resource Management Systems (HRMS) und Human Capital Management (HCM) Software: Für Organisationen, die Suiten verwenden, ist es essenziell sicherzustellen, dass jedes Stück Technik miteinander harmoniert. Dazu gehört die Verwendung von HRMS & HCM Software oder Human Resources Information System (HRIS). Die Möglichkeit, Daten zu exportieren und zu teilen, hilft, die allgemeine Gesundheit des Unternehmens im Auge zu behalten. Die Fähigkeit, Falldaten nahtlos zu teilen, sorgt für einen sichereren Tech-Stack.
Wissensdatenbank-Software: Obwohl dies eine häufige Funktion in vielen HR-Fallmanagement-Apps ist, ist es dennoch wichtig, sie zu berücksichtigen. Wenn es bereits eine bestehende Wissensdatenbank-Software gibt, sollten Benutzer versuchen zu verstehen, wie gut die Systeme interagieren. Wenn Mitarbeiter Informationen an zu vielen Orten suchen müssen, geben sie oft auf.
HR-Compliance-Software: Wenn es darum geht, Mitarbeiterzertifikate, deren Langlebigkeit und Ablaufdaten zu verfolgen, ist HR-Compliance-Software notwendig, um den Schutz einer Organisation vor rechtlichen und finanziellen Konsequenzen durch die Occupational Safety and Health Administration (OSHA), das Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA) oder andere Branchenvorschriften zu gewährleisten.
Onboarding-Software: Neueinstellungen haben besonders viele Fragen. Sie benötigen schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente und zusätzliche Unterstützung zu Beginn.
Single Sign-On (SSO) Software: Benutzer können potenzielle Schwachstellen reduzieren, indem sie den Mitarbeitern einen Ort bieten, an dem sie alles, was sie benötigen, zugreifen können. Wenn Sicherheit ein ernstes Anliegen ist, beruhigt die Suche nach einer kompatiblen SSO-Software viele Ängste.
Performance-Management-Software: Beim Verfolgen potenzieller Probleme bietet das Vorhandensein historischer Leistungsdaten den richtigen Kontext in ernsten Situationen.
Herausforderungen mit HR-Fallmanagement-Software
Es gibt mehrere Herausforderungen, die bei der Betrachtung von HR-Fallmanagement-Software zu berücksichtigen sind. Einige davon sind:
Implementierung: Unternehmen müssen sicherstellen, dass jeder, vom CEO bis zum Praktikanten, weiß, wie man dieses Produkt verwendet. Kommunikationsausfälle sind keine Option, insbesondere wenn es um die Meldung von Fehlverhalten geht. Benutzer müssen auch Zeit für Schulungen einplanen. Wenn Menschen es gewohnt sind, Fragen an das Personal zu stellen, wird es einige Zeit dauern, sich an ein formalisiertes System zu gewöhnen. Es ist wichtig, das Layout so reibungslos wie möglich zu konfigurieren und der Benutzeroberfläche besondere Aufmerksamkeit zu schenken, um sicherzustellen, dass sie benutzbar ist.
Tech-Stack-Probleme: Ob es eine API hat oder mit beliebten HCMs oder HRISs zusammenarbeitet, es sollte mit jedem Programm kompatibel sein, mit dem es in Berührung kommt. Wiederum bedeutet die Sensibilität der Daten und die Dringlichkeit der Anfragen, dass es sich nahtlos in den Arbeitsablauf integrieren muss. Das Testen der Technik mit Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen ist besonders nützlich.
Cybersicherheit: Angesichts der rechtlichen Auswirkungen von Vorfallberichten allein ist die Datensicherheit oberste Priorität. Sensible Details aus dem Privatleben der Menschen müssen geschützt werden, sei es durch die Schulung der Benutzer, potenzielle Probleme zu erkennen, die Investition in eine wasserdichte Datenbank oder einfach die Berücksichtigung von SSO-Technologie und anderen wichtigen Integrationen.
Wie kauft man HR-Fallmanagement-Software?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für HR-Fallmanagement-Software
Es gibt keine effektive RFI, ohne zuvor eine gründliche Untersuchung des Unternehmensworkflows durchzuführen. Welche spezifischen Hindernisse für den Unternehmenserfolg beseitigt sie? Wo verbringt HR die meiste Zeit? Wo bleiben Teammitglieder stecken? Sobald diese Analyse abgeschlossen ist, ist es einfacher, die wesentlichen Funktionen zu bestimmen. Vielleicht bedeutet dies, dass ein sicheres, anonymes Whistleblowing-Portal das ist, was die Benutzer am meisten benötigen, oder vielleicht ist es einfach eine Frage der Automatisierung von Tickets, um die Abteilung effektiver zu machen.
Vergleichen Sie HR-Fallmanagement-Softwareprodukte
Erstellen Sie eine Longlist
Lassen Sie den Preis für einen Moment in den Hintergrund treten. In der idealen Welt, welche Fähigkeiten würden das Büro reibungsloser funktionieren lassen? Benutzer müssen nach einer Lösung suchen, die sich exponentiell skalieren lässt – trennen Sie Luxusfunktionen, vielleicht ein attraktiveres und besseres SLA-Management von Prioritäten, eine solide Grundlage sicherer Daten. Es ist eine gute Praxis, sowohl große Namen als auch einige kleinere, spezialisiertere Anbieter einzubeziehen.
Erstellen Sie eine Shortlist
Was kann sich die Organisation in diesem Jahr oder im nächsten Jahr vernünftigerweise leisten? Welche Skalierungsfähigkeit müssen Sie haben im Vergleich zur Möglichkeit, Wachstum über die Erwartungen hinaus zu berücksichtigen? Vor allem ist es wichtig, auf die Prioritäten zurückzublicken – trennen Sie die Top 5 bis 10 Anforderungen und vergleichen Sie Produkte Seite an Seite anhand der Metriken und Fähigkeiten, die am wichtigsten sind.
Führen Sie Demos durch
Solche Allzwecksoftware erfordert eine große Vielfalt von Mitarbeitern, die sich während des Prozesses beteiligen – Führungskräfte, Teamleiter, die HR-Abteilung und Mitarbeiter aus mehreren Punkten im Arbeitsablauf. Wenn es mit einer anderen Abteilung integriert wird, ist es entscheidend, Mitglieder dieses Bereichs zu testen. Noch einmal, solche essenziellen Software muss benutzbar und zumindest einigermaßen intuitiv sein.
Auswahl der HR-Fallmanagement-Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Das Auswahlteam sollte die verschiedenen Benutzer der Software repräsentieren. Beginnen Sie mit mindestens einer Person aus der Geschäftsleitung, dem Leiter der HR-Abteilung und vielleicht ein paar anderen Teamleitern. Gehen Sie dann zu den Administratoren über, die die Technik am meisten nutzen werden. Fügen Sie Mitarbeiter und Arbeiter aus jeder Abteilung hinzu, die mit der Software interagieren muss, wie Buchhaltung, IT, Facility-Management und andere. Was die Größe betrifft, hängt es von der Größe des Unternehmens ab, aber 5 bis 10 ist eine gute Spanne von 10 bis 20 für komplexe Fälle. (In diesen Fällen kann es hilfreich sein, sie in Untergruppen aufzuteilen.)
Verhandlung
Die Preisgestaltung von HR-Fallmanagement-Software kann schwierig sein. Benutzer müssen versuchen, mindestens mehrere Angebote zu erhalten, um eine Vorstellung davon zu haben, was eine vernünftige Erwartung ist.
Endgültige Entscheidung
Letztendlich wird das HR-Team die Software am meisten nutzen, daher muss es im Mittelpunkt der Entscheidung stehen. Wenn es die Verwaltung nicht schneller und einfacher macht, dann scheitert es an seinem Kernziel. Erwägen Sie, ein paar andere Abteilungsleiter hinzuzufügen, um die Interessen anderer Mitarbeiter zu vertreten. Es stellt sicher, dass das Team die beste HR-Fallmanagement-Software findet.
Was kostet HR-Fallmanagement-Software?
Viele dedizierte Fallmanagement-Lösungen haben maßgeschneiderte Preise, die auf mehreren Faktoren basieren, einschließlich Unternehmensgröße, Komplexität des Workflows und des bestehenden Tech-Stacks. Nicht viele bieten kostenlose Testversionen an. HR-Fallmanagement-Lösungen können auch Teil einer größeren Lösung wie HRMS & HCM Software sein. In diesen Fällen kann der Preis je nach den erforderlichen Modulen und zusätzlichen Add-ons variieren.
Return on Investment (ROI)
Bei der Betrachtung des ROI für HR-Fallmanagement-Software gibt es mehrere Möglichkeiten, den ROI zu berechnen:
Mitarbeiterzeit: Wie viele Stunden pro Tag, Woche oder Jahr werden für das HR-Personal eingespart? Eine einfache Berechnung der eingesparten Stunden multipliziert mit dem Gehalt des Mitarbeiters funktioniert gut genug.
Rechtskosten: Die Risikominderung ist vielleicht der größte Vorteil eines HR-Fallmanagement-Systems. Wie viel Geld wird für die Beratung mit Anwälten ausgegeben? Wie viele abrechenbare Stunden sammeln sie an?
Compliance: Je nach Branche könnten Compliance-Gebühren eine unvorstellbare Menge Geld kosten.
Produktivität: Wenn Mitarbeiter Zugriff auf eine aktualisierte Wissensdatenbank und ein gutes Dokumentenmanagement haben, sparen sie allen Zeit. Anstatt sich an die HR-Abteilung wenden zu müssen, die möglicherweise eine andere Abteilung kontaktieren muss, können sie direkt zur Antwort gehen. Die Rationalisierung häufiger bürokratischer Anliegen kann während des Workflows Zeit sparen.
