Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Casos de RH
O que é Software de Gestão de Casos de RH?
O software de gestão de casos de RH ajuda as organizações a gerenciar as relações com os funcionários através de um sistema de tickets que permite resolver rapidamente os problemas dos funcionários. É ideal para perguntas, preocupações, questões, relatórios de incidentes e coleta de sugestões para melhorar os processos de negócios. Em suma, é a pedra angular da prestação de serviços de RH.
Uma de suas principais funções é mitigar riscos. Documentar incidentes e deixar um rastro de auditoria claro ajuda a proteger as empresas de custos legais e multas por não conformidade. Ajuda na coleta de dados para criar insights acionáveis, destacando tendências, apontando áreas problemáticas potenciais, supervisionando fluxos de trabalho, documentando e lidando com incidentes, melhorando assim a experiência do funcionário.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Gestão de Casos de RH?
Listados abaixo estão os recursos principais da gestão de casos de RH que ajudam os usuários a registrar casos, acessar informações e criar um fluxo de trabalho de RH suave:
Painel de Controle: No centro de tudo está um painel de controle abrangente que permite aos usuários ver o que precisa ser feito. Deve ser fácil de configurar com base no papel ou tarefa.
Gestão de casos: No centro de todas as operações está a capacidade de criar, enviar, gerenciar, trabalhar e resolver casos de RH. Automatiza o processo de gestão de casos de RH e economiza tempo. Desde a integração até a saída, aborda todo o ciclo de vida do funcionário lidando com diferentes tipos de casos. Como software de help desk, a maioria das soluções usa um sistema de tickets para rastrear e registrar facilmente solicitações e sugestões dos funcionários. Isso ajuda a estabelecer as melhores práticas de gestão de casos de RH.
Aqui estão as principais funções de gestão de casos a serem examinadas:
Portal de casos: Como um centro central para todo o centro de serviços, o portal permite que os usuários vejam, gerenciem ou trabalhem em casos. É a mais importante de todas as ferramentas de gestão de casos. As permissões são frequentemente baseadas em funções, permitindo que os funcionários vejam quais trabalhadores de RH têm acesso administrativo.
Gestão de acordos de nível de serviço (SLA): Muitos departamentos têm um SLA que estabelece um prazo para resolver problemas dos trabalhadores. Um gerenciador de SLA permite que os usuários rastreiem SLAs individualmente ou para o departamento como um todo. É essencial para a gestão de serviços de RH.
Gestão de incidentes: Quando surgem problemas, é importante reunir todos os detalhes e obter a documentação adequada. As organizações devem ser protegidas de responsabilidades, e a gestão de incidentes torna isso possível. Ter um sistema seguro para relatar má conduta no local de trabalho é essencial.
Rastro de auditoria: Ao gerenciar casos importantes, especialmente aqueles relacionados a assédio, acidentes, questões de conformidade ou até mesmo casos legais potenciais, é essencial saber quem estava envolvido. Ao registrar as ações de cada usuário, é fácil rastrear todos os envolvidos e fazer ajustes conforme necessário. Isso é especialmente importante ao tentar manter a conformidade.
Base de conhecimento: Uma base de conhecimento permite que os usuários procurem informações em vez de gastar horas respondendo a perguntas comuns. Ao garantir que esteja atualizada, pesquisável e bem organizada, os usuários podem se ajudar quando se trata de perguntas sobre a política de RH. Quando todos estão envolvidos, as iniciativas de RH prosperam.
Gestão de e-mails: Os administradores podem ser obrigados a lidar com uma grande carga de casos. Criar modelos de e-mail é especialmente útil para lidar com os mesmos tipos de situações dia após dia. Os administradores de RH podem usar modelos predefinidos para se comunicar e resolver problemas sem sair do programa.
Colaboração: O RH pode encaminhar solicitações para outros departamentos ou marcá-las em casos que exigem colaboração. Perguntas sobre folha de pagamento podem ir para contabilidade, enquanto solicitações de help desk são enviadas para TI. As notificações tornam possível cumprir prazos.
Segurança: Recursos como criptografia de dados, permissão baseada em funções e acesso a certos controles ou informações, e medidas antifraude ajudam a organização a manter os riscos cibernéticos no mínimo.
Quais são os Benefícios do Software de Gestão de Casos de RH?
Resolve problemas dos funcionários: Resolver ou até mesmo identificar problemas complicados pode fazer com que os funcionários hesitem em se manifestar, especialmente se o processo for difícil. O software de gestão de casos de RH ajuda a lidar com conflitos antes que eles escalem, aumentando a retenção de funcionários. A gestão de casos padronizada facilita a obtenção do suporte necessário no escritório.
Promove melhor autoatendimento: É fácil sobrecarregar os trabalhadores administrativos com as mesmas perguntas. Com a gestão adequada do conhecimento, os usuários podem procurar perguntas comuns na base de conhecimento, resolvendo pequenos problemas sem ocupar o tempo e os recursos de outra pessoa. Ou, em um caso em que um problema é rápido de resolver, a padronização da gestão de casos agiliza os processos de RH.
Destaca desafios no local de trabalho: Ao rastrear e registrar informações, é fácil gerar relatórios e ver onde os funcionários estão se complicando. Há uma parte específica do seu conjunto de tecnologia que não está funcionando bem? Os funcionários consistentemente não entendem as regras sobre benefícios ou política da empresa? É mais fácil ver essas tendências quando tudo está disposto de forma abrangente. Isso permite que os membros da equipe se destaquem e inovem.
Escalação rápida: Quando surgem problemas sérios, eles não podem passar despercebidos. Ao dar aos usuários a capacidade de marcar questões de alta prioridade, elas podem ser retiradas do fluxo de trabalho e receber a devida priorização.
Melhora a eficiência do RH: Acima de tudo, a gestão de casos de RH ajuda o departamento a lidar rapidamente com problemas menores, permitindo que dediquem mais tempo a problemas que exigem pensamento abstrato e otimização do local de trabalho.
Quem Usa o Software de Gestão de Casos de RH?
Representantes de RH: Como os principais usuários do software, os representantes de RH estarão principalmente rastreando, gerenciando e resolvendo casos. Eles também podem estar atualizando informações na base de conhecimento e usando o sistema de relatórios de incidentes para proteger a empresa de responsabilidades.
Funcionários: Os funcionários são os usuários mais importantes do sistema. Os membros da equipe serão aqueles que enviarão casos, farão perguntas, adicionarão sugestões para o local de trabalho ou relatarão má conduta.
Equipes inter-relacionadas: Às vezes, os trabalhadores têm perguntas que a administração não pode responder. Seja uma preocupação que precisa ser relatada à equipe de instalações ou manutenção ou uma pergunta sobre folha de pagamento ou contabilidade, outros trabalhadores precisarão colaborar e interagir com o sistema.
Liderança: Seja o chefe do departamento de RH ou um membro da alta administração, os superiores precisam ver relatórios para entender como o sistema está funcionando, a eficácia do departamento de RH como um todo e quaisquer áreas de risco potenciais dentro da organização.
Software Relacionado ao Software de Gestão de Casos de RH
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de gestão de casos de RH incluem:
Sistemas de gestão de recursos humanos (HRMS) e software de gestão de capital humano (HCM): Para organizações que usam suítes, é essencial garantir que cada peça de tecnologia se integre bem. Isso inclui o uso de software HRMS & HCM, ou sistema de informações de recursos humanos (HRIS). Ter a capacidade de exportar e compartilhar dados ajuda a monitorar a saúde geral da empresa. Ter a capacidade de compartilhar dados de casos de forma integrada garante um conjunto de tecnologia mais seguro.
Software de base de conhecimento: Embora este seja um recurso comum em muitos aplicativos de gestão de casos de RH, ainda é importante considerar. Se houver um software de base de conhecimento pré-existente, os usuários devem tentar entender como os sistemas interagem. Quando os funcionários têm que procurar informações em muitos locais, tendem a desistir.
Software de conformidade de RH: Quando se trata de rastrear certificações de funcionários, sua longevidade e datas de expiração, o software de conformidade de RH é necessário para garantir a proteção de uma organização contra repercussões legais e financeiras da Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA), Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIPPA) ou outros regulamentos do setor.
Software de integração: Novos contratados especialmente têm muitas perguntas. Eles precisarão de acesso rápido a documentos importantes e suporte extra no início.
Software de login único (SSO): Os usuários podem reduzir os potenciais pontos de acesso fracos dando aos trabalhadores um único lugar para acessar tudo o que precisam. Se a segurança for uma preocupação séria, encontrar um software SSO compatível alivia muitos medos.
Software de gestão de desempenho: Ao rastrear problemas potenciais, ter dados de desempenho históricos fornece o contexto adequado em situações sérias.
Como Comprar Software de Gestão de Casos de RH
Coleta de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão de Casos de RH
Não há RFI eficaz sem primeiro fazer um exame minucioso do fluxo de trabalho da empresa. Quais obstáculos específicos ao sucesso da empresa ele remove? Onde o RH está gastando a maior parte do seu tempo? Onde os membros da equipe ficam presos? Uma vez concluída essa análise, é mais fácil determinar os recursos essenciais. Talvez isso signifique que um portal seguro e anônimo de denúncias seja o que os usuários mais precisam, ou talvez seja uma questão simples de automatizar tickets para tornar o departamento mais eficaz.
Comparar Produtos de Software de Gestão de Casos de RH
Crie uma lista longa
Deixe o preço em segundo plano por um momento. No mundo ideal, que tipo de capacidades tornariam o escritório mais funcional? Os usuários devem procurar encontrar uma solução que escale em um ritmo exponencial—separar recursos de luxo, talvez uma gestão de SLA mais atraente e melhor versus prioridades, uma base sólida de dados seguros. É uma boa prática incluir tanto grandes nomes quanto alguns fornecedores menores e mais especializados.
Crie uma lista curta
O que a organização pode razoavelmente pagar este ano? Ou no próximo? Qual é a capacidade de escalonamento que você deve ter versus o potencial para acomodar o crescimento além das expectativas? Acima de tudo, é importante olhar para trás nas prioridades—separar os 5 a 10 principais requisitos e comparar produtos lado a lado nas métricas e capacidades que mais importam.
Conduza demonstrações
Esse software de propósito geral exige que uma grande variedade de funcionários se envolva durante o processo—executivos, líderes de equipe, o departamento de RH e funcionários de vários pontos do fluxo de trabalho. Se ele se integra com outro departamento, é crucial que membros dessa área o testem. Mais uma vez, esse software essencial precisa ser utilizável e pelo menos um pouco intuitivo.
Seleção de Software de Gestão de Casos de RH
Escolha uma equipe de seleção
A equipe de seleção deve representar os diferentes usuários do software. Comece com pelo menos uma pessoa da alta administração, o chefe de RH e talvez alguns outros líderes de equipe. Em seguida, passe para os administradores que usarão a tecnologia com mais frequência. Adicione funcionários e trabalhadores de qualquer departamento que precise interagir com o software, como contabilidade, TI, gestão de instalações e outros. Quanto ao tamanho, depende do tamanho da empresa, mas 5 a 10 é uma boa faixa de 10 a 20 para casos complexos. (Nesses casos, dividi-los em subgrupos pode ser útil.)
Negociação
O preço do software de gestão de casos de RH pode ser difícil. Os usuários devem tentar obter pelo menos várias cotações para ter uma ideia do que é uma expectativa razoável.
Decisão final
Em última análise, a equipe de RH vai usar o software mais, portanto, eles devem estar no centro da decisão. Se não estiver tornando a administração mais rápida e fácil, então está falhando em seu objetivo principal. Considere adicionar alguns outros chefes de departamento para representar os interesses de outros funcionários também. Isso garante que a equipe encontre o melhor software de gestão de casos de RH.
Quanto Custa o Software de Gestão de Casos de RH?
Muitas soluções dedicadas de gestão de casos têm preços personalizados com base em múltiplos fatores, incluindo o tamanho da empresa, a complexidade do fluxo de trabalho e o conjunto de tecnologia existente. Poucos oferecem testes gratuitos. As soluções de gestão de casos de RH também podem vir como parte de uma solução maior, como Software HRMS & HCM. Nesses casos, o preço pode variar dependendo dos módulos necessários e de quaisquer complementos adicionais.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
Ao analisar o ROI do software de gestão de casos de RH, existem várias maneiras de calcular o ROI:
Tempo de equipe: Quantas horas por dia, semana ou ano estão sendo economizadas para o pessoal de RH? Um cálculo simples das horas economizadas multiplicadas pelo salário do funcionário funciona bem o suficiente.
Honorários legais: Mitigar riscos é talvez o maior bônus de um sistema de gestão de casos de RH. Quanto dinheiro está sendo gasto consultando advogados? Quantas horas faturáveis eles estão acumulando?
Conformidade: Dependendo do setor, as taxas de conformidade podem custar uma quantidade inimaginável de dinheiro.
Produtividade: Quando os funcionários têm acesso a uma base de conhecimento atualizada e uma boa gestão de documentos, eles estão economizando o tempo de todos. Em vez de precisar entrar em contato com o RH, que pode ter que contatar outro departamento, eles podem ir direto à resposta. Agilizar preocupações burocráticas comuns pode economizar tempo durante o fluxo de trabalho.
