Ferramentas de Colaboração da Microsoft: Como Capacitar Equipes Remotas

Uma sinfonia soa melhor quando uma orquestra a toca.

É o mesmo quando você a assobia sozinho? Provavelmente não. Seu assobio solitário não é tão suave ou lírico quanto a orquestra. Assista a uma orquestra tocando. Você verá como os músicos trocam sinais visuais, coordenam as entradas das peças e seguem o ritmo do maestro. Isso é o verdadeiro negócio; isso é colaboração.

O mundo dos negócios de hoje vê a colaboração não como uma palavra da moda, mas como uma peça crucial da estratégia empresarial. Essa mudança de mentalidade explodiu a inovação criativa a cada passo.

Mas como as equipes de alto desempenho preenchem lacunas de informação e colaboram em ambientes remotos? Elas recorrem a ferramentas poderosas como o Microsoft 365 para criar e gerenciar projetos, comunicar-se e colaborar.

As ferramentas de colaboração da Microsoft reúnem equipes geograficamente dispersas para se conectarem e trabalharem em direção a objetivos comuns. Funcionários distantes usam essas ferramentas para aumentar a produtividade sem estarem presentes no mesmo espaço físico.

As ferramentas de colaboração do Office 365 constroem relações saudáveis no local de trabalho entre os funcionários para que possam compartilhar informações de forma eficiente e alcançar objetivos empresariais. Assim como os instrumentos de uma orquestra unificam diferentes tons, essas ferramentas mantêm sua equipe em harmonia.

Importância das ferramentas de colaboração para equipes remotas

Trabalho remoto não é apenas trabalhar de pijama ou responder a e-mails de aluguéis de férias. Ambientes remotos oferecem maior flexibilidade e exigem que você reimagine fluxos de trabalho, repense reuniões e reavalie como alcançar objetivos empresariais.

O software de colaboração certo vai longe. Veja como produtos de software de colaboração remota eficientes fazem toda a diferença.

Facilita a comunicação clara

Fusos horários e barreiras linguísticas não têm chance quando as organizações usam ferramentas de comunicação remota. Você pode não ter um colega de trabalho parando em seu cubículo, mas ainda pode conversar com ele online.

Se eles estiverem no meio de algo enquanto você envia mensagens, eles responderão assim que estiverem livres para ver suas mensagens. Essa flexibilidade deixa você com bastante espaço para trabalho profundo também.

Se você acha que a colaboração em equipe remota não tem espaço para conversas em tempo real, você estaria errado.

Imagine que há um projeto urgente que exige que todos os membros da equipe se conectem e interajam imediatamente. A equipe pode usar as seguintes ferramentas de comunicação síncrona para trocar informações e ter discussões em tempo real.

• Chamadas telefônicas
• Mensagens de texto
• Software de videoconferência
• Software de mensagens instantâneas empresariais

Se sua equipe prefere trabalhar de forma assíncrona, isso também é ótimo. Muitas suítes de software de colaboração remota oferecem ferramentas de comunicação assíncrona para ajudar você a compartilhar informações sem a expectativa de respostas instantâneas.

• Aplicativos de feedback
• Software de base de conhecimento
• Software de gerenciamento de projetos
• Software de captura de tela e vídeo

A comunicação intermitente é a melhor opção para equipes remotas que desejam manter a energia, permanecer produtivas e trocar ideias de forma eficaz.

No entanto, os colaboradores remotos devem estar atentos ao tom, à maneira e à frequência de suas mensagens. Tenha cuidado ao usar gírias e variantes abreviadas, pois elas podem não transmitir a mensagem pretendida com clareza.

Garante colaboração transparente

Todos querem um ambiente de trabalho saudável, feliz e agradável. É difícil fazer essas coisas acontecerem sem transparência.

As organizações usam aplicativos de colaboração remota para compartilhar informações livremente e criar abertura em todos os níveis. Essa cultura transparente gera sucesso a longo prazo, melhora o moral dos funcionários, reduz o estresse e aumenta a produtividade.

Então, como você pode manter as colaborações transparentes? Use software de colaboração e produtividade para capturar detalhes de reuniões, atualizações de projetos e iniciativas em toda a empresa.

A ideia aqui é clara: os funcionários remotos devem ser capazes de acessar um registro pesquisável para entender o que está acontecendo entre as equipes.

Eles não precisam necessariamente estar em uma reunião para saber as decisões. Essa mentalidade promove a inclusão entre os funcionários e os ajuda a colaborar com sucesso.

Você também pode usar a capacidade de análise integrada das ferramentas de colaboração para rastrear o status do projeto, priorizar prazos e analisar a capacidade de trabalho de diferentes equipes.

Impulsiona a criatividade e a inovação

Lembra da sua orquestra? Nós não esquecemos e você também não deveria.

Se a orquestra se apresentar em um evento virtual, eles devem seguir as mesmas regras dos eventos presenciais? Se rejeitarem práticas melhores ao se apegarem às regras usuais de desempenho, falharão em inovar e eventualmente se tornarão vítimas de erros de julgamento ou vieses cognitivos.

É por isso que é melhor não seguir cegamente as mesmas regras dos escritórios físicos em locais de trabalho remotos.

A inovação rápida vem de se adaptar estrategicamente a novas circunstâncias. Não existe uma fórmula de inovação que sirva para todos, mas as organizações devem estar abertas a:

• Promover uma cultura de inovação permitindo que todos experimentem sem medo e não usando o retorno sobre o investimento (ROI) para medir os esforços o tempo todo
• Focar em ideias de todos os níveis mantendo-as anônimas e liderando discussões sobre maneiras de realizar tarefas melhor
• Quebrar silos de informação incentivando as equipes a compartilhar atualizações de trabalho em andamento e estarem abertas a feedback
• Modernizar o conjunto de tecnologias de colaboração para descobrir boas ideias sem esforço e executá-las de forma eficiente

Melhora a eficiência e a produtividade da equipe

Funcionários que visitam escritórios regularmente podem conseguir uma sala de reuniões e realizar sessões de brainstorming improvisadas. Você pode não conseguir fazer o mesmo em um ambiente remoto. Só porque você tem que agendar essas sessões com antecedência não significa que está condenado a perder produtividade ou eficiência.

A produtividade da equipe remota depende de quão bem você pode eliminar redundâncias e melhorar o engajamento. Aqui estão algumas maneiras de quebrar silos e aumentar a eficiência da equipe em um ambiente remoto:

• Use software de gerenciamento de fluxo de trabalho para criar fluxos de trabalho personalizados
• Aproveite software de colaboração de conteúdo em nuvem para compartilhar informações mais rapidamente
• Crie canais de mensagens específicos para compartilhar recursos de informação a tempo
• Equipe sua equipe com canais de comunicação dedicados para clientes
• Limite reuniões intensivas em tempo e o uso de e-mails quando possível

Desenvolve uma força de trabalho mais saudável

Uma cultura de trabalho remoto baseada em valores melhora o bem-estar dos funcionários também. Supervisores minimizam os níveis de estresse e melhoram as condições de saúde quando há maior confiança entre eles e seus funcionários. Essa força de trabalho saudável usa as ferramentas de colaboração certas para se manter focada e produtiva, e entregar resultados no prazo.

Tipos de ferramentas de colaboração da Microsoft

A colaboração requer comunicação constante entre os membros da equipe, independentemente de sua localização. As ferramentas de colaboração do Office 365 ajudam as equipes a:

• Trabalhar em direção a uma visão compartilhada
• Discutir ideias inovadoras juntos
• Entender responsabilidades individuais
• Pesar mudanças e decisões de projetos

“Ferramentas como o Microsoft 365 focam em cenários de equipe híbrida e oferecem múltiplos recursos de colaboração em vez de apenas servir como soluções de ponto único.”

Brianna Bajwa
Analista de Pesquisa Sênior na G2

Gerenciamento de projetos

Microsoft Project & Portfolio Management ajuda você a planejar, gerenciar e entregar projetos sem esforço. Use esta ferramenta para rastrear as partes e peças de grandes projetos com múltiplos colaboradores. Este software apresenta:

• Ferramentas e abordagens para permitir que as equipes trabalhem de forma flexível
• Vistas centralizadas para visualizar roteiros de projetos interativos
• Painéis interativos que usam o Microsoft Power Business Intelligence (BI) para visualizar insights
• Recursos de agendamento para simplificar o planejamento de projetos e agilizar o treinamento
• Modelos personalizados que eliminam a necessidade de criar planos de projeto do zero

Videoconferência

Microsoft Teams permite que sua equipe remota se encontre online, melhore o trabalho em equipe e construa melhores relacionamentos. As empresas usam o Microsoft Teams para se reunir em salas virtuais e se envolver em conversas cara a cara com colegas. Este software apresenta:

• Chat para que os funcionários possam se envolver durante as reuniões online
• Gravações que permitem que as equipes salvem sessões para referência futura
• Legendas ao vivo que adicionam clareza às conversas em andamento
• Planos de fundo personalizados para permitir que os trabalhadores minimizem distrações durante videoconferências
• Levantar a mão para que os participantes possam fazer perguntas sem interrupção
• Treinador de oradores que avalia o ritmo dos oradores e aumenta sua confiança
• Lista de participantes para compartilhar os nomes dos participantes da reunião para atividades de acompanhamento

Você também pode usar o Microsoft Skype para chamadas de internet empresariais. Com este software de videoconferência, você pode:

• Participar de chamadas individuais ou em grupo com chamadas de áudio e vídeo em alta definição (HD)
• Usar mensagens inteligentes para reagir a mensagens ou responder a menções
• Compartilhar telas para apresentar fotos ou apresentações durante reuniões
• Gravar chamadas para capturar momentos especiais e eventos importantes da empresa
• Manter a conversa privada com criptografia de ponta a ponta

Mensagens instantâneas

Espaços de escritório físicos facilitam como você se conecta com colegas de equipe e obtém respostas rápidas para requisitos urgentes. Ambientes remotos podem ser complicados para aqueles que gostam de obter respostas imediatamente.

É aí que as mensagens instantâneas são úteis. Com as mensagens instantâneas do Microsoft Teams, você pode reduzir o número de e-mails, acelerar a comunicação e concluir projetos mais rapidamente. O software vem com as seguintes capacidades:

• Chats individuais ou em grupo ajudam você a discutir ideias em particular ou com a equipe
• Variedade de postagens permite que as equipes iniciem conversas e compartilhem anúncios
• Edição de texto rico ajuda as equipes a entregar mensagens claras com destaques de texto, marcadores, links e citações
• Tradução de chat oferece tradução de mensagens em linha para manter todos na mesma página
• Notificações de prioridade mostram notificações e anúncios urgentes
• Menções alertam os membros da equipe sobre itens de ação específicos

Colaboração em documentos em tempo real

Se você está usando cadeias de e-mail para comunicar edições de documentos, deve eliminar esse processo. Cadeias de e-mail tornam a edição confusa e a colaboração inconveniente para todos.

O Microsoft Editor ajuda você a verificar erros gramaticais, corrigir erros de ortografia e avaliar a tonalidade em Microsoft Word, Excel e PowerPoint. Esta ferramenta oferece sugestões inteligentes em mais de 20 idiomas.

Colaboração de conteúdo em nuvem

As horas de trabalho remoto não são as mesmas para todos os funcionários. Por exemplo, alguém que trabalha em Chicago começa seu dia quando alguém em Mumbai termina o seu. É por isso que as equipes remotas precisam de armazenamento em nuvem para compartilhamento de arquivos.

Microsoft OneDrive for Business torna possível armazenar, acessar e compartilhar documentos e arquivos de negócios de qualquer lugar. Vamos ver o que você pode fazer com o OneDrive:

• Sincronizar, compartilhar e colaborar em apresentações, vídeos, documentos e memorandos
• Criar links de compartilhamento para fornecer acesso a arquivos para pessoas dentro ou fora da empresa
• Adicionar estrutura de metadados para encontrar arquivos em bibliotecas facilmente
• Fazer upload de arquivos de até 100 GB para armazená-los e receber feedback sobre eles
• Sincronizar relatórios de administração para auditar e monitorar todos os ambientes do aplicativo de sincronização do OneDrive
• Fortalecer a proteção de arquivos com autenticação multifator e senhas de uso único (OTPs)

Intranet de funcionários

As empresas querem que suas comunicações com os funcionários sejam privadas e seguras. Elas usam software de intranet de funcionários para oferecer uma rede de comunicação onde os funcionários podem colaborar, compartilhar e se comunicar.

Microsoft SharePoint é um software de intranet móvel inteligente que equipes remotas empregam para compartilhar e acessar conhecimento, conteúdo e aplicativos. Veja como você pode aproveitar diferentes recursos desta plataforma:

• Compartilhar dados, notícias e recursos para agilizar o trabalho em equipe
• Engajar-se com os funcionários com sites de comunicação e recursos comuns
• Obter insights do gerenciamento de conteúdo rico do SharePoint e conversas no Yammer
• Simplificar fluxos de trabalho operacionais com bibliotecas do SharePoint, Microsoft Power Automate e Power Apps

Estilos de colaboração usando o Microsoft 365

As soluções do Microsoft Office 365 permitem que equipes remotas se adaptem a diferentes tipos de colaborações, como:

• Colaboração empresarial alimenta a comunicação intra-organizacional. Empresas que usam esse modo de colaboração aproveitam os aplicativos do Office 365 para fazer anúncios importantes, compartilhar atualizações corporativas, dar boas-vindas a novos membros e falar sobre benefícios corporativos.
• Colaboração em equipe ajuda equipes remotas a trocar ideias, acompanhar o progresso e gerenciar atividades. Equipes distribuídas aproveitam as soluções do Microsoft 365 para criar espaços de colaboração para que todos possam fechar projetos a tempo.
• Colaboração social usando o Microsoft Teams e o Yammer facilita para as empresas hospedar comunidades sociais, organizar eventos e se comunicar com membros da comunidade.
• Colaboração externa requer que as empresas usem várias ferramentas, dependendo de diferentes propósitos. Programas do Microsoft 365, como Outlook, Yammer e Microsoft Teams, são ótimos para comunicar e colaborar com partes interessadas externas.

O que é o Microsoft 365?

Microsoft 365 oferece serviços de colaboração de próxima geração para equipes que buscam prosperar em um ambiente de trabalho híbrido. Funcionários remotos permanecem produtivos com sua suíte de aplicativos. Veja como os aplicativos do Microsoft 365 podem ajudar você a atender às necessidades de produtividade empresarial.

Microsoft Teams para colaboração

O Microsoft Teams é seu software ideal quando você quer que uma equipe remota trabalhe sem se sentir remota. A comunicação e colaboração fáceis que o Teams fornece mantém seus funcionários remotos informados. Assim que sua equipe se inscrever no Microsoft Teams, eles receberão mais quatro aplicativos do Office 365:

1. Site online do Microsoft SharePoint
2. Caixa de correio do Microsoft Exchange Online
3. Calendário do Microsoft Outlook
4. Bloco de notas do Microsoft OneNote

Agora, vamos ver como as ferramentas de colaboração do Microsoft Teams simplificam o trabalho e mantêm a produtividade.

Crie e gerencie espaços de trabalho compartilhados

Um espaço de trabalho do Teams está aberto para todos em uma empresa. Agora, você pode criar canais para todas as equipes onde os membros discutem problemas e resolvem questões de projeto. Criar canais com base em clientes, projetos e geografias pode ser útil também.

Cada canal vem com guias para compartilhar arquivos e iniciar conversas. No mínimo, um Espaço de Trabalho do Team deve ter um canal e duas guias para discussões e compartilhamento de arquivos para ser viável. As guias de compartilhamento de arquivos usam o SharePoint para navegar os usuários para o site de comunicação específico da equipe.

Você também pode integrar outros aplicativos para que os funcionários possam trabalhar diretamente de dentro do Teams.

Edite arquivos sem esforço

A melhor coisa sobre o Microsoft Teams é que ele permite que você crie ou faça upload de arquivos do MS Word, Excel ou PowerPoint de dentro do aplicativo. Você ainda poderá organizar e editar as coisas como costuma fazer.

O verdadeiro benefício aqui é o tempo que você economiza não tendo que alternar entre aplicativos. Além disso, os membros da equipe podem editar documentos em tempo real, o que significa feedback mais rápido, mudanças aprimoradas e conclusão de projetos.

Faça uma chamada quando precisar

Haverá momentos em que os projetos não avançarão a menos que você se encontre com colegas de equipe e gerencie obstáculos. É aí que os recursos de chat e chamada do Microsoft Teams entram em ação.

Seja para enviar uma mensagem rápida, ter uma discussão individual ou compartilhar telas durante chamadas, o Microsoft Teams tem tudo o que você precisa. Você também pode usar o recurso de Chat do Team para verificar colegas de equipe ou aumentar o moral da equipe com eventos virtuais.

Planeje melhor seu tempo

O Microsoft Outlook se integra automaticamente ao calendário do Teams, para que você fique por dentro de reuniões, eventos e tarefas. O Outlook permite que você agende reuniões usando o recurso de chamada, como qualquer outro software de calendário.

Mantenha os dados seguros

O Microsoft Teams criptografa tudo, incluindo mensagens de chat, áudio, vídeo e arquivos. Essa robusta criptografia de arquivos ajuda a prevenir acesso não autorizado e mantém seus arquivos seguros. A autenticação multifator do Teams adiciona uma camada extra de segurança aos arquivos.

Como colaborar usando o Microsoft Office 365

Equipes remotas se deparam com múltiplos cenários de colaboração durante o ciclo de vida de um projeto. Dependendo de como você deseja colaborar, o Microsoft 365 oferece várias maneiras de começar.

1. Trabalhe com colegas selecionados para receber novas perspectivas sobre projetos. A colaboração seletiva leva a um progresso mais rápido e claro. Você sempre pode compartilhar a versão final com sua equipe quando estiver pronta.
2. Faça parceria com equipes para minimizar o atrito do projeto e desenvolver ideias sem esforço. Equipes remotas usam o Microsoft Teams para organizar arquivos, participar de reuniões e trabalhar juntas. A ideia é simples: fazer as coisas independentemente de você estar trabalhando no escritório ou remotamente.
3. Comece na nuvem para criar uma base para o sucesso da equipe. Com o Microsoft OneDrive, você pode facilmente reunir arquivos e documentos para que sua equipe acesse de qualquer lugar. Essa mobilidade tem dois benefícios imediatos. Primeiro, elimina a necessidade de passar por e-mails ou várias versões para descobrir o que está acontecendo. Sua equipe sempre terá a versão mais atualizada ao seu alcance. Segundo, você não está mais preso ao seu computador de escritório para trabalhar.
4. Comece como uma equipe para manter seus membros globais informados. O Microsoft Teams torna super fácil criar grupos, seja para um projeto especial ou para membros que trabalham sob o mesmo gerente. Você pode usar o espaço do Teams no Microsoft para armazenar arquivos, agendar reuniões e manter a sincronização.
5. Co-autoria em tempo real quando você precisa trabalhar ao lado de colegas de confiança. Co-autoria no Microsoft 365 significa que você não precisa esperar por feedback ou comentários. Use @menções para convidar alguém a dar uma olhada no seu arquivo. Colegas podem editar arquivos em desktops e dispositivos móveis. Além disso, você sempre pode ver as mudanças mais atualizadas.

Como escolher a melhor ferramenta de colaboração da Microsoft

Sem a ferramenta certa, uma equipe remota pode perder informações e deixar de lado tarefas cruciais. É por isso que é importante entender quais ferramentas de colaboração do Microsoft 365 se alinham com seus requisitos. Dê uma olhada nessas diferentes abordagens para evitar o caos da colaboração e encontrar a melhor ferramenta para sua equipe.

Abordagem de caso de uso

A abordagem de caso de uso é a mais simples de todas. Ela diz para você escolher ferramentas que tenham recursos de suporte para suas necessidades de colaboração. Por exemplo, você estará melhor com o Microsoft Teams quando quiser conversar com a equipe ou com o SharePoint quando quiser compartilhar documentos.

No entanto, essa abordagem não diz como atender a diferentes necessidades de negócios com ferramentas de colaboração.

Abordagem de projeto

A abordagem de projeto estuda os requisitos da fase atual do projeto para sugerir ferramentas. Suponha que sua equipe esteja atualmente gerando ideias – você pode usar o OneNote para capturá-las.

Essa abordagem é ótima para encontrar ferramentas para resolver desafios de negócios, mas espalha dados por vários repositórios. Como você usa diferentes ferramentas para resolver problemas, você não terá um registro de projeto coerente.

Abordagem baseada em persona

Essa abordagem sugere que você escolha ferramentas após identificar as partes interessadas e os melhores meios de se comunicar com elas. Se você precisar se comunicar com grupos maiores em toda a empresa, usará o Microsoft Outlook.

Cada uma dessas abordagens tem prós e contras. Se você ainda não tem certeza sobre as ferramentas a serem usadas todos os dias para colaboração remota, tente entender as preferências de todas as partes interessadas.

É melhor avaliar se uma mudança repentina no software de colaboração impactará os resultados do projeto e se é realista esperar que os funcionários usem ferramentas específicas para tarefas.

Prós do Microsoft 365

O futuro da colaboração remota reside na capacidade dos funcionários de alternar perfeitamente entre aplicativos. Por exemplo, você pode precisar conversar com um colega, participar de uma chamada de vídeo e depois colaborar com ele em um documento.

O Microsoft Office 365 permite que você faça tudo isso e mais dentro de uma única janela. Dê uma olhada nesses prós para decidir por si mesmo.

Fácil de usar

Seja você procurando usar canais, chats em grupo ou gerenciar recursos em um único lugar, o Microsoft 365 torna tudo super fácil com sua interface amigável.

Os aplicativos intuitivos ajudam você a trabalhar mais rápido e de forma mais inteligente para que você se concentre no que mais importa.

Faça tudo de um só lugar

O Microsoft 365 reúne todos os recursos que você imagina para uma colaboração remota eficiente. Além dos aplicativos de produtividade da Microsoft, o Office 365 apresenta soluções de armazenamento e sincronização em nuvem para que as equipes permaneçam na mesma página, independentemente de sua localização.

Além disso, você terá acesso a hubs de colaboração omnicanal para que seus funcionários alternem sem esforço entre aplicativos de produtividade remota.

Mantenha-se eficiente com novos recursos

Os aplicativos do Microsoft Office 365 estão em constante evolução. Eles estão adicionando mais recursos e capacidades de integração a seus produtos de software todos os dias, permitindo que os remotos funcionem melhor.

Confira a loja de aplicativos do Teams para procurar novos aplicativos adequados para o seu negócio.

Melhore o ROI da colaboração remota

Organizações modernas querem que os funcionários sigam métodos de colaboração simplificados para serem produtivos. Os aplicativos do Microsoft Office 365 permitem que suas equipes acomodem diferentes estilos de trabalho e minimizem os desafios do trabalho híbrido.

Planos de preços do Microsoft 365

O Microsoft 365 oferece três planos de preços para sua equipe se conectar e colaborar sem esforço. Esses planos variam entre $7,20 e $26,40 por usuário por mês.

1. Microsoft 365 Business Basic

Pequenas e médias empresas usam este plano para aumentar a produtividade e eficiência com recursos como:

• E-mail empresarial
• Segurança padrão
• 1 TB de armazenamento em nuvem
• Suporte por telefone e web 24x7
• Chat, chamada e reunião com até 300 participantes
• Acesso web e móvel para aplicativos do MS 365

2. Microsoft 365 Business Standard

Este plano é adequado para organizações maiores que buscam transformar a colaboração empresarial com recursos como:

• Segurança avançada
• Controle de acesso e dados
• Proteção contra ameaças cibernéticas
• Tudo no Business Basic

3. Microsoft 365 Business Premium

Empresas de grande porte com necessidades robustas de segurança usam este plano para se manterem produtivas e fazerem mais todos os dias. Este plano apresenta:

• Hospedagem de webinars
• Tudo no Business Standard
• Registro e relatórios de participantes
• Gerenciamento de compromissos com clientes
• Recursos premium de desktop para aplicativos do MS 365

Trabalhe remotamente com o Microsoft 365

Se você tem uma força de trabalho remota temporária ou permanente, as ferramentas de produtividade do Office 365 ajudam você a melhorar a colaboração, comunicação e eficiência.

Os aplicativos do Office oferecem uma experiência conectada ao combinar todas as ferramentas que o trabalho remoto requer. É por isso que equipes virtuais usam ferramentas de colaboração da Microsoft para trabalhar de qualquer lugar.

Lembre-se da orquestra? Seja como eles, crie sua sinfonia e toque com o coração. Faça o trabalho com o Microsoft 365.