Melhor Provedores de Serviços de Recepcionista Virtual

O que são provedores de serviços de recepcionista virtual?

Como funcionam os recepcionistas virtuais?

Quem usa serviços de recepcionista virtual?

Recepcionista virtual vs assistentes virtuais 

Embora recepcionistas virtuais e assistentes virtuais sejam ambos serviços de suporte remoto, eles diferem em seus papéis, escopo de trabalho, área de especialização, interação com o cliente e uso nos negócios.

Recepcionistas virtuais

As empresas geralmente usam recepcionistas virtuais para suporte adicional no gerenciamento do volume de chamadas e atendimento ao cliente profissional sem ter uma equipe interna. O papel principal é atender chamadas de negócios recebidas. Suas tarefas são geralmente mais focadas na recepção: triagem de chamadas, anotação de mensagens, encaminhamento de clientes para as partes apropriadas e agendamento de compromissos. Os recepcionistas virtuais devem ter boas habilidades de comunicação e atendimento ao cliente, bem como um entendimento básico do negócio.

Assistentes virtuais

Os assistentes virtuais apoiam empresas e suas equipes internas. Você pode usá-los para uma ampla gama de serviços, como realizar tarefas administrativas, gerenciar e-mails, contabilidade, pesquisa e gerenciamento de canais de mídia social. Para realizar essas tarefas, os assistentes virtuais têm um conjunto diversificado de habilidades. Eles são frequentemente detalhistas, proficientes em diferentes plataformas de software e têm fortes habilidades organizacionais e administrativas.

Benefícios do recepcionista virtual

Existem vários benefícios em contratar um serviço de recepcionista virtual, como disponibilidade 24/7, flexibilidade e economia de custos. Esses serviços são especialmente úteis para proprietários de pequenas empresas em crescimento.

• Disponibilidade 24/7: Muitos recepcionistas virtuais fornecem serviços 24 horas por dia, 7 dias por semana, mesmo durante fins de semana, feriados e fora do horário de trabalho, permitindo que as empresas respondam às consultas dos clientes a qualquer momento.
• Aumento da produtividade: Um dos focos dos recepcionistas virtuais é eliminar leads não qualificados e chamadores de spam, e mover leads qualificados e chamadas de clientes atuais para as pessoas certas. Isso garante que o pessoal interno esteja focado em atividades principais do negócio.
• Economia de custos: Comparado à contratação de um recepcionista em tempo integral, os recepcionistas virtuais são menos caros a longo prazo. Com esses serviços, você economiza nos custos de treinamento, entrevistas, equipamentos, benefícios para funcionários e espaço de escritório.
• Suporte multilíngue: Recepcionistas virtuais multilíngues atendem a uma clientela diversificada. Eles podem se comunicar facilmente com os chamadores, independentemente do idioma. Isso expande o mercado e destaca seu compromisso com a inclusão global.
• Melhoria na experiência do cliente: Recepcionistas virtuais qualificados lidam com todas as chamadas de forma profissional e rápida. Isso aumenta a satisfação do cliente, levando a taxas mais altas de indicação e retenção.
• Maior captação de leads: Um alto volume de leads rapidamente esgota os recursos internos. Os recepcionistas virtuais garantem que não haja chamadas perdidas, respostas atrasadas ou oportunidades desperdiçadas de converter clientes potenciais.

Desafios de trabalhar com um serviço de recepcionista virtual

Certos desafios precisam ser abordados ao empregar um serviço de recepcionista virtual, como custo inicial de contratação, interação pessoal limitada e possíveis falhas de comunicação.

• Perda do toque pessoal: Estabelecer rapport e construir conexões pessoais com os clientes pode, às vezes, ser menos eficaz ao usar recepcionistas virtuais do que ao realizar interações diretas com funcionários.
• Preocupações com custos: Algumas pequenas empresas podem preferir ferramentas gratuitas e de baixo custo, como secretárias eletrônicas e árvores de telefone, embora os chamadores geralmente não gostem dessas soluções. Além disso, se o serviço for cobrado com base em minutos de uso, um alto volume de chamadas pode aumentar os custos em comparação com a contratação de um recepcionista no local.
• Limitações de tarefas: Lidar com uma carga de trabalho pesada ou trabalhar em muitas tarefas pode representar um risco de ineficiência. Também há limitações em termos de manuseio de correspondência física, fornecimento de serviços de recepção no local ou outras responsabilidades presenciais.
• Controle limitado: A terceirização da posição reduz a supervisão direta das operações diárias, o que pode ser um ajuste para algumas empresas.
• Potencial de falha de comunicação: Um recepcionista virtual pode estar menos informado sobre as nuances do negócio do que um recepcionista no local, levando a mal-entendidos ou informações imprecisas.

Custo dos serviços de recepcionista virtual

O custo de um serviço de recepcionista virtual depende de fatores como o volume de chamadas ou tarefas, o nível de especialização necessário, o serviço escolhido e o modelo de precificação. Você pode esperar encontrar serviços adequados na faixa de $50 a $300. No entanto, vale a pena notar que existem opções disponíveis a preços ainda mais baixos, bem como serviços premium que podem exceder $300 em custo.

A precificação acima é uma estimativa baseada em dados da internet. Sempre verifique com a equipe de vendas para obter a precificação mais atualizada.

Os diferentes modelos de precificação para serviços de recepcionista virtual são discutidos aqui.

• Modelos de pagamento por minuto cobram com base no tempo que um recepcionista virtual gasta atendendo chamadas em seu nome. O custo aqui é altamente influenciado pela sua seleção de serviços e número de chamadas. 
• Modelos de pagamento por chamada cobram por cada chamada que o recepcionista atende, independentemente de sua duração. O valor cobrado por uma chamada de três minutos é igual ao de uma chamada de 30 minutos.
• Assinaturas mensais oferecem um pacote pré-pago de minutos. Sua assinatura mensal dita o número de recursos, o número de chamadas ou minutos e o tipo de assistência.
• Planos de preços escalonados permitem que você escolha o nível de serviço que melhor se adapta ao seu orçamento e necessidades. Níveis mais baixos ou planos básicos cobram menos e podem incluir alguns serviços, como atendimento de chamadas, correio de voz ou agendamento. Por outro lado, níveis mais altos oferecem recursos avançados, como suporte multilíngue, análise de dados e serviços de call center a uma taxa premium.

Retorno sobre o investimento (ROI) para serviços de recepcionista virtual

Embora os recepcionistas virtuais não contribuam diretamente para a receita, eles melhoram o ROI ao influenciar positivamente vários aspectos-chave do seu negócio.

• Captação de leads: Com um recepcionista virtual atendendo a todas as suas chamadas de negócios, você tem menos chances de perder oportunidades e uma maior possibilidade de ganhar novos clientes.
• Economia de tempo: Sua equipe principal economiza muito tempo quando não precisa gerenciar chamadas ou realizar tarefas básicas de recepção. Esse tempo economizado pode ser direcionado para tarefas que contribuem para a receita.
• Economia de custos: Você pode reduzir significativamente os custos indiretos ao terceirizar a função de recepcionista. Compare o custo do serviço com a despesa de contratar um recepcionista interno em tempo integral (incluindo salário, benefícios, espaço de trabalho e equipamentos) para calcular o dinheiro que você economizará.
• Resolução mais rápida de consultas: Uma primeira impressão profissional combinada com a resolução rápida de consultas eleva a experiência do cliente, resultando em mais leads convertidos e retenção de clientes.
• Escalabilidade e flexibilidade: Um serviço de recepcionista virtual escala com o seu negócio. Você pode até mesmo alterar sua assinatura para reduzir os custos durante períodos de baixa para impulsionar a eficiência e a relação custo-benefício. 

Como escolher o melhor serviço de recepcionista virtual para o seu negócio

Para escolher o serviço de recepcionista virtual certo para o seu negócio que esteja alinhado com suas necessidades, valores e objetivos, siga a lista de verificação abaixo: 

• Identifique suas necessidades: Para começar, faça uma lista dos requisitos do seu negócio. Avalie o volume e a natureza das chamadas recebidas, os idiomas necessários e quaisquer habilidades ou conhecimentos específicos do setor.
• Pesquise diferentes provedores de serviços: Explore vários provedores de serviços de recepcionista virtual para encontrar aqueles que atendem às necessidades do seu negócio. Procure empresas com um histórico comprovado, avaliações positivas e recomendações de fontes confiáveis. Certifique-se de que os recepcionistas virtuais estejam bem informados sobre o seu setor, tenham fortes habilidades de comunicação e possam se adaptar facilmente ao tom de voz da sua marca.
• Avalie os serviços oferecidos: Revise a gama de serviços fornecidos e sua flexibilidade para escalar. Isso inclui atendimento de chamadas, anotação de mensagens, agendamento de compromissos e processamento de pedidos.
• Revise a tecnologia e a infraestrutura: Certifique-se de que o serviço de recepcionista virtual possa se comunicar de forma confiável, manter os dados seguros e funcionar sem problemas com seus sistemas existentes, como software de CRM.
• Opte por demonstrações ou períodos de teste: Identifique como vários serviços se adequam ao seu negócio inscrevendo-se em períodos de teste ou demonstrações. Considere a qualidade do serviço, a capacidade de resposta, os pacotes de pagamento, as taxas de configuração, as assinaturas e quaisquer cobranças extras.
• Examine os termos do contrato: Antes de se comprometer com um serviço, certifique-se de entender os termos e condições, políticas de cancelamento, duração do contrato e quaisquer cláusulas relacionadas a acordos de nível de serviço.

Perguntas a fazer a um serviço de recepcionista virtual antes de contratar

Ao seguir a lista de verificação acima, faça estas perguntas antes de fechar o negócio.

• O que está incluído no pacote?
• Os recepcionistas virtuais fornecem suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, ou trabalham em horários comerciais predeterminados?
• O provedor pode escalar com o crescimento do nosso negócio?
• O serviço pode ser personalizado?
• Os roteiros de chamadas podem ser personalizados?
• Qual experiência o provedor tem com serviços de recepcionista virtual? Há quanto tempo a empresa atua nesse setor?
• Quais medidas estão em vigor para proteger os dados da empresa e dos clientes?
• Que tipo de análise de chamadas está em vigor? Que tipo de relatórios posso esperar receber? Com que frequência?
• Que tipo de tecnologia o provedor usa?
• Quais são os passos para gerenciar problemas técnicos?
• Que feedback outros clientes deram, especialmente aqueles no meu setor? Existe um estudo de caso que eu possa revisar?

Pesquisado e escrito por Marina Schlosser

Revisado e editado por Aisha West