Meilleur Logiciel de visioconférence
Les logiciels de visioconférence permettent la communication en ligne par le biais d'appels audio, de réunions vidéo et de séminaires virtuels, offrant des fonctionnalités intégrées telles que le chat, le partage d'écran et l'enregistrement pour soutenir la collaboration à distance et réduire les coûts de déplacement. Ces outils permettent aux employés, partenaires et clients de se rencontrer virtuellement depuis n'importe quel endroit tout en maintenant une communication cohérente et efficace.
Capacités principales des logiciels de visioconférence
Pour être inclus dans la catégorie des logiciels de visioconférence, un produit doit :
- Fournir une communication vidéo et audio en ligne entre deux parties ou plus
- Permettre aux hôtes de la conférence vidéo de modifier les spécifications de la réunion et d'inviter des invités
- Offrir des fonctionnalités telles que le partage d'écran et le chat au sein de conférences individuelles
- Offrir des capacités d'enregistrement pour référence future ou présentations
Comment les logiciels de visioconférence se distinguent des autres outils
Les plateformes de visioconférence réduisent le besoin de réunions en personne en soutenant à la fois des discussions internes rapides et des sessions formelles avec les clients. Contrairement aux suites de collaboration ou de communication plus larges, ces outils se concentrent spécifiquement sur l'interaction visuelle et audio en temps réel. Certains systèmes s'intègrent également avec des outils connexes comme le logiciel d'automatisation du marketing et le logiciel CRM, synchronisant les données commerciales clés pour rationaliser les actions de suivi et les mises à jour de compte.
Informations tirées des avis G2 sur les logiciels de visioconférence
Selon les données des avis G2, les utilisateurs soulignent la commodité de l'élimination des déplacements, la capacité de connecter des équipes dispersées et l'amélioration de la cohérence de la communication client et interne comme principaux avantages.
Logiciel de visioconférence en vedette en un coup d'œil
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En savoir plus sur Logiciel de visioconférence
Qu'est-ce que le logiciel de visioconférence ?
Le logiciel de visioconférence permet la communication en ligne pour des réunions audio, des réunions vidéo et des séminaires, avec des fonctionnalités intégrées telles que le chat, le partage d'écran et l'enregistrement. Ce logiciel peut être un outil incroyablement flexible dans l'écosystème logiciel d'une entreprise. Les solutions de visioconférence éliminent le besoin de présence physique, ajoutant de la commodité aux emplois du temps quotidiens pour tous les participants, améliorant les relations avec les clients et assurant une communication ouverte et cohérente entre les équipes.
Ces solutions peuvent être utilisées pour des bilans internes, des appels de conférence, des réunions externes et des présentations. De nombreux outils de visioconférence offrent également des fonctionnalités supplémentaires en dehors de la visioconférence elle-même, fournissant des fonctionnalités de partage de fichiers et de communication instantanée qui soutiennent la collaboration au sein des équipes. Certains systèmes de visioconférence offrent des intégrations avec les logiciels d'automatisation du marketing et les logiciels CRM pour synchroniser les données commerciales critiques dans les conférences pertinentes et permettre des communications de suivi rationalisées et des mises à jour des comptes de contact.
En dehors de la capacité d'appel vidéo simple, de nombreux produits de visioconférence sont dotés de fonctionnalités étendues qui soutiennent la collaboration et la communication sur plusieurs fronts. Cela peut inclure l'option pour des appels audio simples sans vidéo, des outils de tableau blanc et de partage d'écran, et des outils d'enregistrement d'appels. Comprendre lesquelles de ces fonctionnalités l'entreprise pourrait avoir besoin en dehors de la visioconférence est essentiel pour trouver le meilleur produit.
Quelles sont les fonctionnalités courantes des logiciels de visioconférence ?
Voici quelques fonctionnalités de base des logiciels de visioconférence qui permettent aux utilisateurs de communiquer et de collaborer en temps réel :
Appels vidéo : En dehors des réunions en face à face, les appels vidéo de haute qualité sont la meilleure alternative pour les réunions en tête-à-tête ou en équipe. Les appels vidéo non seulement améliorent la collaboration mais aident les équipes à se sentir plus connectées lorsqu'elles ne peuvent pas se rencontrer en personne.
Appels audio : De nombreux outils de visioconférence offrent la possibilité de participer à une visioconférence uniquement par audio en rejoignant via un numéro de téléphone. Ces appels sont similaires à un appel téléphonique typique ou à un système téléphonique, et utilisent un logiciel VoIP. De même, la plupart des produits donneront aux participants l'option de rejoindre un appel de conférence avec uniquement de l'audio ou de l'audio et de la vidéo.
Enregistrement : Les produits dotés de cette fonctionnalité permettront aux utilisateurs d'enregistrer un appel de conférence vidéo ou audio afin qu'il puisse être revu plus tard. Certains produits hébergeront même la vidéo enregistrée au sein de la plateforme avec la possibilité de la télécharger pour la partager soit au sein de l'organisation soit à l'extérieur.
Partage d'écran : Cette fonctionnalité permet aux participants de partager leurs écrans en plus ou à la place d'un flux de webcam. Le logiciel de partage d'écran est un excellent outil de collaboration, en particulier pour les équipes à distance ou hybrides qui participent à des réunions en ligne fréquentes.
Partage de documents : Les fonctionnalités de partage de documents seront parfois intégrées dans une fonction de chat textuel, mais ce n'est pas une règle absolue. Certains logiciels de visioconférence offriront un partage de documents simple sans chat textuel.
Planification : La possibilité de planifier des réunions dans l'application est offerte par certains outils de visioconférence. D'autres s'intègrent avec des logiciels de planification ou de calendrier externes.
Chat textuel : Certains outils de visioconférence fournissent un chat textuel en direct que les participants peuvent utiliser en plus ou à la place de l'audio. Ces chats textuels peuvent être enregistrés et consultés plus tard. Certains produits de visioconférence permettront la messagerie instantanée de pair à pair ou de pair à groupe en dehors des réunions vidéo également.
Présentations : Alors que certains outils de visioconférence permettront l'hébergement de présentations via une intégration avec un logiciel de présentation externe, d'autres permettront aux utilisateurs de créer et de présenter des diaporamas au sein de l'application.
Sous-titres et sous-titres codés : Certains produits de visioconférence offrent des sous-titres et des sous-titres codés, ce qui est non seulement inclusif mais permet aux équipes mondiales de réduire les frictions liées aux barrières linguistiques ou aux différences culturelles. Dans certains cas, la transcription en direct peut également être disponible. Cependant, les langues prises en charge peuvent différer d'un produit à l'autre.
Autres fonctionnalités des logiciels de visioconférence : Lever la main, Présentations, Tableau blanc
Quels sont les avantages des logiciels de visioconférence ?
Économiser des coûts : Le logiciel de visioconférence peut être un outil financièrement avantageux car il peut économiser aux utilisateurs les coûts associés aux appels longue distance et internationaux. Pour les entreprises, cela signifie pas de problèmes de communication pour les employés à distance, les prospects potentiels ou les parties prenantes externes, quelle que soit leur capacité de déplacement. Le logiciel de visioconférence peut également réduire les coûts de déplacement en permettant aux employés d'assister à des réunions depuis le confort de leur bureau. Cela peut être particulièrement utile pour les petites entreprises cherchant à se développer sans coûts de déplacement exorbitants.
Un autre avantage financier de certaines plateformes de visioconférence est la possibilité d'utiliser ce logiciel en remplacement des logiciels de webinaire traditionnels. Si une entreprise doit organiser un webinaire ou un événement virtuel mais n'a pas nécessairement besoin de toutes les fonctionnalités d'un outil de webinaire traditionnel, l'utilisation d'un logiciel de visioconférence peut entraîner des économies substantielles. De plus, les économies peuvent augmenter considérablement si une entreprise peut se contenter d'un plan gratuit par rapport à un plan payant, car de nombreux outils de visioconférence offrent des plans gratuits (avec des limitations, bien sûr).
Maximiser le temps et les ressources : En utilisant un logiciel de visioconférence, les collègues peuvent facilement se rencontrer pour un tête-à-tête rapide ou organiser une réunion virtuelle de dernière minute. D'autres peuvent renforcer la collaboration en équipe en partageant des écrans, des fichiers et en utilisant des tableaux blancs collaboratifs, le tout sans quitter leur bureau ou avoir à réserver des salles de réunion inutilement. Cela peut faire gagner du temps et libérer des salles de conférence pour ceux qui en ont besoin.
Autonomiser les équipes à distance et hybrides : En plus d'améliorer la collaboration, la visioconférence permet aux équipes de travailler ensemble tout en travaillant à distance. Les employés ne sont plus tenus de travailler dans le même bâtiment de bureaux ou même dans le même état, ou pays, d'ailleurs. Dans un monde post-pandémique qui se tourne vers des équipes à distance et hybrides, les outils de visioconférence sont essentiels pour la connexion et la collaboration. De plus, ces outils permettent aux entreprises de poursuivre des prospects en dehors d'un lieu spécifique, ce qui peut stimuler l'acquisition de talents.
Qui utilise les logiciels de visioconférence ?
La plupart des entreprises : Une variété d'entreprises et d'industries, quelle que soit leur taille, peuvent bénéficier des outils de visioconférence. Les entreprises orientées vers les clients, telles que les cabinets de conseil et d'expertise, les cabinets juridiques et autres prestataires de services, peuvent tirer parti de ces outils comme moyen de réduire les déplacements inutiles et de travailler avec des clients proches et lointains. Le logiciel de visioconférence est également utilisé par les entreprises en croissance pour élargir leurs perspectives et vérifier les employés, quel que soit leur emplacement. Même les entreprises de taille moyenne et les grandes entreprises utilisent la visioconférence dans leurs opérations quotidiennes pour se connecter avec les parties prenantes et les prospects.
Freelancers : De nombreuses options de visioconférence gratuites sont également disponibles, ce qui en fait un outil attrayant pour les petites entreprises, les freelances et autres travailleurs indépendants. Les versions gratuites des offres de visioconférence offrent généralement des fonctionnalités moins étendues et limitent le nombre de participants, ce qui rend ces plans plus adaptés aux utilisateurs individuels ou aux petites équipes.
Écoles : Les outils de visioconférence sont parfois intégrés dans des plateformes d'apprentissage en ligne ou des systèmes de gestion de l'apprentissage comme moyen de connecter les enseignants avec leurs élèves. Ces offres sont plus spécialisées pour l'environnement d'apprentissage en ligne, offrant souvent des outils de collaboration supplémentaires tels que le partage de fichiers, les sondages et la capacité de tableau blanc pour simuler efficacement un espace d'apprentissage physique.
Défis avec les logiciels de visioconférence
Les solutions de visioconférence peuvent présenter leur propre lot de défis, notamment :
Qualité des appels : L'un des problèmes les plus courants avec les logiciels de visioconférence est la qualité des appels. Bien que le logiciel lui-même puisse être robuste, la qualité de la vidéo ou de l'audio dépend fortement de la vitesse Internet des utilisateurs impliqués. Il est essentiel de s'assurer que les utilisateurs ont accès à un Internet fiable lorsqu'ils utilisent un logiciel de visioconférence pour éviter toute frustration potentielle.
Problèmes de sécurité : Comme pour tout logiciel utilisé pour la communication interne et confidentielle, les acheteurs doivent évaluer le protocole de sécurité d'un produit. Bien que les outils de visioconférence aient été l'objet de violations de sécurité dans le passé, les fournisseurs ont pris des mesures pour renforcer la sécurité des réunions, telles que l'exigence de codes d'accès pour entrer dans une réunion, la mise en œuvre de l'utilisation de salles d'attente et le renforcement des contrôles administratifs.
Quelles sont les meilleures options de logiciels de visioconférence pour les équipes à distance ?
Pour les équipes à distance, les meilleurs logiciels de visioconférence offrent fiabilité, fonctionnalités de collaboration solides et intégration transparente sur les appareils et outils. Selon les avis de G2, ces plateformes sont des choix de premier plan pour les équipes distribuées :
- Google Meet : Une solution simple basée sur le navigateur qui s'intègre à Google Workspace, offrant des sous-titres en temps réel, le partage d'écran et une planification facile basée sur le calendrier pour la collaboration à distance.
- Skype : Connu pour sa familiarité et sa facilité d'utilisation, Skype prend en charge la vidéo HD et le chat pour les petites équipes ayant besoin d'un outil de communication simple sans complexité ajoutée.
- Microsoft Teams : Combine visioconférence, chat d'équipe, partage de fichiers et intégrations d'applications en une seule plateforme, idéal pour les équipes à distance utilisant déjà Microsoft 365.
- Zoom Workplace : Offre une vidéo et un audio de haute qualité de manière constante, ainsi que des salles de sous-groupes, des enregistrements et des contrôles de sécurité solides, en faisant un incontournable du travail à distance pour les entreprises de toutes tailles.
Quelle est la meilleure application de visioconférence pour les petites entreprises ?
Pour les réunions quotidiennes et les appels clients, les petites entreprises apprécient la simplicité, la fiabilité et les fonctionnalités de base solides. Selon les avis de G2, ces outils offrent exactement cela :
- Zoho Meeting : Une plateforme basée sur le navigateur qui offre des réunions vidéo sécurisées, le partage d'écran et des outils de webinaire, bien adaptée aux petites équipes cherchant l'abordabilité et la facilité d'utilisation sans sacrifier les fonctionnalités essentielles.
- Webex Suite : Fournit une vidéo HD, des améliorations AI intégrées (comme la suppression du bruit de fond) et des outils de tableau blanc, le tout dans un package évolutif qui soutient les petites entreprises à mesure qu'elles grandissent.
- BlueJeans Meetings : Offre une qualité audio et vidéo nette avec Dolby Voice, ainsi que des analyses de réunion et des intégrations de calendrier, idéal pour les petites entreprises priorisant la clarté des appels et le professionnalisme.
Tendances des logiciels de visioconférence
Accent sur la sécurité et la confidentialité
En raison du travail à distance et des équipes hybrides devenant plus courants, les entreprises commenceront à s'appuyer de manière permanente sur les logiciels de visioconférence pour les communications quotidiennes. En conséquence, la confidentialité et la sécurité deviennent de plus en plus importantes pour les entreprises. Suite à certaines préoccupations de sécurité bien connues en 2020, telles que l'avertissement de la FBI concernant les pirates et le détournement de réunions en ligne, les fournisseurs de logiciels continuent de mettre en œuvre des changements pour garantir que les clients sont protégés contre les menaces extérieures. Des fonctionnalités telles que le chiffrement de bout en bout, les codes d'accès et l'authentification à plusieurs facteurs deviennent plus courantes dans divers outils de visioconférence.
Amélioration de l'expérience utilisateur
Les fournisseurs utilisent l'intelligence artificielle avancée (IA) et l'apprentissage automatique pour améliorer la fonctionnalité et la qualité audio et vidéo, ce qui est vital maintenant que tant de personnes travaillent à domicile et dépendent de ces outils quotidiennement. Par exemple, le traitement du langage naturel, un sous-ensemble de l'IA, peut détecter automatiquement les sons indésirables, atténuant le bruit de fond pour ceux qui ne sont pas en sourdine et améliorant la voix de l'orateur. Visuellement, la vision par ordinateur est utilisée pour flouter l'arrière-plan de l'utilisateur ou ajouter un arrière-plan virtuel, ajuster la couleur et l'éclairage, et même retoucher l'apparence de l'utilisateur. Ces fonctionnalités avancées portent les solutions de visioconférence HD à un nouveau niveau.
Comment acheter un logiciel de visioconférence
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour les logiciels de visioconférence
Qu'une entreprise commence à explorer les logiciels de visioconférence ou cherche une solution plus appropriée à ses besoins, G2.com peut aider à informer les acheteurs du marché et les aider à sélectionner le meilleur logiciel pour leur entreprise.
La première étape pour décider quel type de logiciel de visioconférence un acheteur devrait examiner est d'évaluer les besoins de l'organisation dans son ensemble. L'organisation utilise-t-elle déjà ce type de logiciel ? Si oui, qu'est-ce qui fonctionne et qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Est-ce la première fois que l'organisation utilisera un logiciel de visioconférence ? Dans ce cas, les acheteurs devront déterminer comment ils prévoient d'implémenter ce logiciel et si leurs systèmes actuels sont compatibles. Quelques points à considérer sont :
Taille de l'entreprise : Les acheteurs devront s'assurer que les produits qu'ils examinent conviennent à la taille et aux besoins de l'organisation. Lors de l'achat de logiciels, il est important de s'assurer que le produit a l'évolutivité appropriée pour s'adapter aux besoins changeants.
Intégrations : De nombreuses entreprises ont besoin de solutions adaptables qui s'intègrent facilement dans un écosystème logiciel existant. Pour s'assurer qu'un nouveau produit est adopté et correctement utilisé par les employés, il est essentiel de s'assurer que le nouvel outil est compatible avec les appareils et applications de l'entreprise, tels que les calendriers, les logiciels de messagerie, les logiciels CRM, et les logiciels de gestion de projet. De plus, les acheteurs doivent confirmer que le nouveau système de conférence est compatible avec la technologie existante telle que les systèmes de salle, les appareils mobiles (iOS et Android), les systèmes d'exploitation tels que PC et Mac, ainsi que les navigateurs Web courants tels que Safari et Chrome. Cela aidera à réduire toute friction potentielle que les utilisateurs rencontrent fréquemment lors de l'implémentation de nouvelles technologies.
Comparer les produits de logiciels de visioconférence
Créer une liste longue
La première étape pour trouver le logiciel de visioconférence parfait est de créer une liste préliminaire de produits qui répondent aux besoins généraux de l'acheteur. L'étape suivante consiste à réduire la liste en sélectionnant des fonctionnalités spécifiques qui sont indispensables ou requises pour l'acheteur. G2.com fournit des informations sur les meilleurs logiciels de visioconférence, permettant aux acheteurs de filtrer les options ainsi que les avis des utilisateurs pour aider à réduire la liste des produits à une sélection plus pertinente.
Créer une liste courte
Créer une liste courte de produits est une étape importante dans le processus d'achat. Bien qu'il puisse être intimidant de filtrer divers produits, les utilisateurs peuvent obtenir de l'aide en utilisant la fonction de comparaison de G2. Cette fonction prendra les produits de choix et les affichera côte à côte afin que l'acheteur puisse facilement déterminer quel logiciel coche les cases importantes de la liste.
Réaliser des démonstrations
Une fois que l'acheteur a réduit la liste des produits, l'étape suivante consiste à réaliser une démonstration. Les démonstrations permettent aux acheteurs de voir un produit et ses fonctionnalités plus en détail. Pour s'assurer qu'un acheteur tire le meilleur parti d'une démonstration, il est important d'arriver préparé. Les acheteurs devraient avoir un scénario commercial prêt qui testera pleinement chaque produit en considération. De plus, les acheteurs devraient se renseigner sur le coût, le support du fournisseur et toute préoccupation qu'ils ont concernant le produit. Une préparation adéquate facilitera la comparaison des produits par un acheteur après la réalisation des démonstrations.
Sélection du logiciel de visioconférence
Choisir une équipe de sélection
Le logiciel de visioconférence est très pratique et largement utilisé dans de nombreuses entreprises. Avec cela à l'esprit, un bon point de départ serait de sélectionner trois à cinq membres de l'équipe de divers départements et niveaux de séniorité (tels que l'informatique, la direction et les associés) pour faire partie de l'équipe de sélection. Plus l'équipe de sélection est variée, mieux une entreprise peut évaluer dans quelle mesure un produit répondra à ses besoins.
Négociation
Une fois que l'équipe de sélection a réduit ses choix de logiciels, il est temps de discuter des options de personnalisation, des prix et du type de support nécessaire de la part du fournisseur. Il est toujours important d'aborder les options de tarification, même lorsqu'elles sont listées sur le site Web d'un fournisseur. De nombreux fournisseurs de logiciels offriront des réductions et des options de tarification personnalisées en fonction de ce que l'acheteur cherche à acheter.
Décision finale
Une fois qu'un acheteur a pris la décision finale sur un produit et est prêt à aller de l'avant avec un achat, il est recommandé qu'il réalise une démonstration finale, se renseigne sur un essai et détermine quelles sont les prochaines étapes si le produit ne répond finalement pas à ses besoins. Il est également important de se renseigner sur le type de support que le fournisseur offre après l'implémentation. La plupart des fournisseurs offriront des services de support client, tels que le chat vidéo, pour assurer une facilité d'utilisation ainsi qu'une expérience client agréable. Ces étapes peuvent fournir à un acheteur un sentiment supplémentaire de sécurité et de confiance lors de la prise d'une décision finale.