Mejor Software de Gestión de Contratos
El software de gestión de contratos automatiza la creación, seguimiento y monitoreo de contratos para que las organizaciones puedan agilizar la negociación, asegurar el cumplimiento y colaborar entre los equipos de ventas, legales y de operaciones.
Capacidades Principales del Software de Gestión de Contratos
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Contratos, un producto debe:
- Incluir un repositorio de documentos que puedan almacenarse en diferentes categorías para cada tipo de contrato.
- Ofrecer plantillas que puedan ser personalizadas por los usuarios involucrados en la creación de contratos comerciales.
- Proporcionar la capacidad de crear, editar, compartir y colaborar fácilmente en contratos internamente (con otros empleados) y externamente (con clientes o socios).
- Permitir a los usuarios enviar notificaciones para hitos significativos, como el vencimiento o renovación del contrato.
- Cumplir con los requisitos legales comerciales así como con las reglas internas de negocio de las partes involucradas en el contrato.
Casos de Uso Comunes para el Software de Gestión de Contratos
Las organizaciones suelen utilizar herramientas de gestión de contratos para:
- Estandarizar la creación de contratos y reducir el esfuerzo de redacción manual.
- Colaborar en correcciones y aprobaciones entre los equipos de ventas, legales y de operaciones.
- Rastrear hitos, obligaciones, renovaciones y vencimientos de contratos.
- Gestionar acuerdos con proveedores, socios y clientes en un repositorio centralizado.
- Apoyar la preparación para auditorías y el monitoreo del cumplimiento.
Cómo el Software de Gestión de Contratos se Distingue de Otras Herramientas
Aunque a menudo se integra con herramientas como software CRM, software de propuestas, software de contabilidad y software de firma electrónica, el software de gestión de contratos es distinto porque centraliza los ciclos de vida de los contratos, desde la redacción y corrección hasta la aprobación y el cumplimiento, en lugar de centrarse solo en actividades de ventas, ensamblaje de documentos, flujos de trabajo financieros o recolección de firmas.
Perspectivas de las Reseñas de G2 sobre el Software de Gestión de Contratos
Según los datos de reseñas de G2, los usuarios destacan una mejor visibilidad del estado de los contratos, ciclos de negociación más rápidos a través de la corrección colaborativa y una mayor confianza en el cumplimiento y la preparación para auditorías.
Destacado Software de Gestión de Contratos de un vistazo
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Más Información Sobre Software de Gestión de Contratos
¿Qué es el Software de Gestión de Contratos?
El software de gestión de contratos proporciona a los usuarios finales una vista colaborativa de los procesos de contratos. Esto permite a las empresas acelerar la creación de contratos al automatizar procesos redundantes.
El software de gestión de contratos ofrece bases de datos de contratos que almacenan todos los contratos en una ubicación central. Estas bases de datos de contratos tienen capacidades de búsqueda integradas, lo que facilita encontrar ciertos contratos que estás buscando.
El software de gestión de contratos también aumenta el compromiso del cliente al hacer que los contratos sean más claros de leer. La gestión de contratos resalta las partes a las que los lectores deben prestar más atención para guiar al lector a lo largo del proceso.
Aunque casi todas las empresas deben elaborar contratos, el software de gestión de contratos puede ayudar especialmente a empresas como las de atención médica y bufetes de abogados que deben elaborar contratos largos y complejos.
Con el software de gestión de contratos, puedes:
- Aumentar la eficiencia dentro de tu organización al automatizar procesos de contratación complejos
- Simplificar la gestión de contratos al redactarlos y almacenarlos en una ubicación centralizada
- Aumentar la comunicación entre equipos internos y externos
- Mejorar los tiempos del ciclo de ventas al agilizar el proceso de contratación
- Fortalecer las relaciones con socios comerciales
- Monitorear proactivamente el riesgo y el cumplimiento
¿Por qué usar Software de Gestión de Contratos?
El software de gestión de contratos ofrece beneficios interminables para las empresas que buscan agilizar el proceso de contratos con sus clientes.
Algunos de esos beneficios incluyen:
- Bases de datos de contratos que almacenan todos los contratos en una ubicación central para facilitar la búsqueda
- Colaboración en contratos que permite a los usuarios colaborar a través de un portal web compartido
- Plantillas de contratos que permiten a los usuarios aprovechar cláusulas preescritas
- Adjuntos de contratos como imágenes, memorandos y facturas
- Procesos de aprobación de contratos sin problemas para que los flujos de trabajo departamentales se integren sin problemas en el sistema
¿Quién usa el Software de Gestión de Contratos?
Equipos de Ventas — El software de gestión de contratos ayuda a compartir contratos, mantenerlos seguros e identificar problemas de contratos. Esto ayuda a los equipos de ventas a agilizar el proceso de firma de contratos y minimiza los retrasos importantes en la liquidación de contratos. Además, los equipos de ventas pueden integrar el software de gestión de contratos con productos como CRM, CPQ y soluciones de firma electrónica, lo que ayuda a establecer y mantener buenas relaciones con los clientes durante la fase de firma de contratos.
Equipos Financieros — El software de gestión de contratos permite a los equipos financieros identificar lagunas en el lenguaje y detectar cláusulas riesgosas que pueden llevar a problemas legales futuros para la empresa. Esto permite a los equipos financieros mejorar la claridad en las pistas de auditoría al garantizar que el contrato no pueda ser manipulado por los clientes.
Equipos Legales — El software de gestión de contratos proporciona a los equipos legales bases de datos de contratos para buscar todo lo que necesitan con facilidad. Dado que los equipos legales están renovando constantemente contratos, el software de gestión de contratos también automatiza estos procesos para que no tengan que recordar las fechas de renovación.
Tipos de Software de Gestión de Contratos
Basado en la Nube — El software de gestión de contratos basado en la nube permite a las empresas acceder a sus contratos en un servidor de TI alojado. Esto permite a las empresas acceder a contratos desde cualquier escritorio en lugar de estar limitado a una computadora específica. Los principales beneficios de usar un software de gestión de contratos basado en la nube son el acceso remoto, precios más bajos y mayor seguridad. Si el disco duro de una computadora falla y borra todos los datos almacenados, los datos también estarán disponibles en la nube.
Híbrido — Una solución de gestión de contratos híbrida permite que el software se implemente en la nube o en las instalaciones. Generalmente, el software de gestión de contratos híbrido puede ser un poco más caro que las opciones basadas en la nube, por lo que si el presupuesto es una prioridad para tu empresa, ten esto en cuenta.
En las Instalaciones — La gestión de contratos en las instalaciones se refiere al software de gestión de contratos que se almacena en una computadora local. Los beneficios de tener una solución que se pueda implementar en las instalaciones es que no requiere conexión a internet. Esto ayuda cuando no tienes conexión a internet o cuando experimentas retrasos frustrantes en internet.
¿Cuáles son las Aplicaciones de Gestión de Contratos Mejor Valoradas para Pequeñas Empresas?
- PandaDoc: Creación de contratos simple con plantillas de arrastrar y soltar, firmas electrónicas y automatización, ideal para equipos pequeños.
- Jotform Sign: Herramienta de firma electrónica optimizada con una gran biblioteca de plantillas de contratos listas para usar.
- Signeasy: Firma y seguimiento de contratos fácil con un enfoque en la accesibilidad móvil.
- Oneflow: Proporciona una plataforma colaborativa para la creación, negociación y firma electrónica de contratos, permitiendo a los equipos trabajar juntos en tiempo real y acelerar el ciclo de vida del contrato.
- GetAccept: Combina la gestión de contratos con características de habilitación de ventas, incluyendo introducciones en video y seguimiento en tiempo real, ayudando a las pequeñas empresas a cerrar acuerdos más rápido.
Características del Software de Gestión de Contratos
Creación de Contratos — Los usuarios pueden crear nuevos contratos dentro de la plataforma utilizando funciones de creación de documentos integradas. Dentro de la función de creación de contenido, los usuarios pueden usar una función de arrastrar y soltar que te permite identificar e insertar declaraciones que son relevantes para el contrato.
Plantillas de Contratos — Crea y accede fácilmente a plantillas que agilizarán la creación de contratos, aprovechando cláusulas y campos de contratos preescritos. Las empresas pueden usar el mismo tipo de plantilla de contrato con múltiples clientes, ahorrando mucho tiempo en el futuro.
Edición de Contratos — Los interesados relevantes en el contrato pueden editar, comparar y revisar múltiples versiones de contratos.
Adjuntos de Contratos — Información adicional, como imágenes, memorandos y facturas, se puede adjuntar a los contratos como recursos complementarios. Las ayudas visuales ayudan a los clientes a conceptualizar mejor los detalles del contrato.
Colaboración en Contratos — Los usuarios internos y externos pueden colaborar en contratos a través de un portal web compartido que puede estar equipado con funciones de mensajería. Esto aumenta la comunicación y la calidad del contrato al permitir que múltiples usuarios accedan al documento a la vez.
Proceso de Aprobación — Agiliza los procesos de aprobación de contratos para que los flujos de trabajo departamentales se integren lógicamente en el sistema.
Notificaciones y Recordatorios — La gestión de contratos permite a los usuarios recibir notificaciones y programar recordatorios con alertas según los hitos del contrato. Esto ayuda a los usuarios a cumplir con los plazos y asegurarse de que el contrato se complete de manera oportuna.
Base de Datos de Contratos — Los contratos se pueden almacenar en un repositorio en línea central con capacidades de búsqueda integradas. Las empresas pueden ahorrar mucho tiempo buscando contratos digitalmente en lugar de manualmente.
Integraciones/APIs — La plataforma de gestión de contratos puede integrarse con software CRM para asociar contratos con registros de clientes y con software CPQ para alimentar detalles de cotizaciones calculadas en el contrato.
Informes y Panel de Control — Permite informes estándar y ad hoc de estados y cronogramas de contratos, y genera y accede a vistas generales en vivo de actividades de contratos.
¿Cuáles son las Herramientas de Gestión de Contratos Amigables para el Usuario?
- ContractSafe: Ofrece una interfaz sencilla con características como almacenamiento centralizado de contratos, alertas personalizables y capacidades de búsqueda robustas, lo que lo hace ideal para equipos pequeños.
- Proposify: Se especializa en crear propuestas y contratos visualmente atractivos con funcionalidad de arrastrar y soltar, análisis e integraciones CRM, agilizando el proceso de ventas para pequeñas empresas.
- DealHub.io: Combina la gestión de contratos con herramientas de habilitación de ventas, ofreciendo venta guiada, CPQ y capacidades de firma electrónica dentro de una interfaz amigable para el usuario.
Tendencias Relacionadas con el Software de Gestión de Contratos
Inteligencia Artificial — La inteligencia artificial está haciendo que el software de gestión de contratos sea más eficiente y más dinámico. El aprendizaje automático puede incorporar retroalimentación humana en tu software de gestión de contratos, lo que ayuda a implementar mejoras con el tiempo. Esto puede incluir la reducción de lenguaje repetitivo, la corrección de errores gramaticales y hacer que el contrato en general sea más legible.
Automatización — Las tendencias de automatización están acelerando la fase del ciclo de vida del contrato entre empresas y clientes. La funcionalidad de automatización puede enrutar automáticamente los contratos a las personas necesarias para que se recojan todas las firmas en un corto período de tiempo. También puede automatizar notificaciones para que todas las partes sean recordadas de los plazos, como renovaciones y vencimientos próximos.
Problemas Potenciales con el Software de Gestión de Contratos
Procesos Legados vs. Nuevos Procesos — El software de gestión de contratos aumenta la eficiencia de los equipos internos al automatizar los flujos de trabajo en el proceso de contratación. Sin embargo, puedes encontrar conflicto entre los procesos de contratación existentes y la forma en que un producto de gestión de contratos está diseñado para manejar los flujos de trabajo. Aunque muchas opciones de software en esta categoría se pueden personalizar para satisfacer necesidades específicas, la sobrepersonalización puede ralentizar el proceso de implementación y realmente reducir la eficiencia. Encontrar una solución que satisfaga la mayoría de tus necesidades con una personalización mínima te dará un mayor retorno de inversión.
Contratos Legados vs. Nuevos Contratos — Con la implementación de un nuevo sistema de gestión de contratos, necesitarás decidir cuándo se procesarán los nuevos contratos a través del software, así como qué hacer con los contratos legados inactivos. Esto puede resultar difícil ya que, generalmente, el proceso de contratación es continuo. Además, tendrás que determinar si los contratos legados deben o necesitan ser catalogados en el nuevo sistema. Aunque almacenar todos los contratos en el mismo sistema es más conveniente, catalogar los contratos inactivos aumentará el tiempo que lleva implementar el nuevo software.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Gestión de Contratos
Firma Electrónica — El software de firma electrónica da a los usuarios la capacidad de recopilar firmas en documentos compartidos electrónicamente, eliminando la necesidad de registrar firmas en documentos físicos. La gestión de contratos y el software de firma electrónica van de la mano para agilizar la finalización de un contrato. Además, los estándares de seguridad integrados dentro del software de firma electrónica agilizan aún más el proceso de intercambio de documentos legales y garantizan la legitimidad y las implicaciones legales de las firmas realizadas a través del software. Esto ayuda con el aspecto de cumplimiento del software de gestión de contratos.
Gestión de Cotizaciones — Dado que la cotización es a menudo el primer paso en la fase de un contrato, es vital que los equipos financieros utilicen el software de gestión de cotizaciones relevante para iniciar el proceso. Esto permite a las empresas determinar las necesidades de un cliente y proporcionarles cotizaciones personalizadas que mejor se adapten a esas necesidades específicas.
CRM — El software de gestión de contratos a menudo se integra con el software CRM para aumentar la visibilidad entre varios equipos dentro de una empresa. Dado que muchos equipos diferentes pueden necesitar acceso a contratos existentes o futuros, pueden beneficiarse de una solución integrada que garantiza que la información de la relación empresa-cliente se almacene en el mismo lugar.
