Beste Event-Management-Plattformen

Einblicke in den Kauf von Event-Management-Plattformen auf einen Blick

Was sind Event-Management-Plattformen?

Was sind die am besten bewerteten Event-Management-Software auf G2?

Preisgestaltung und Kostenüberlegungen für Event-Management-Plattformen

Die Preisgestaltung für Event-Management-Plattformen variiert erheblich je nach Anbieter, Komplexität der Veranstaltung, Funktionsumfang und Bereitstellungsmodell. Preisstrukturen umfassen typischerweise:

• Preisgestaltung pro Veranstaltung: Geeignet für Organisationen, die gelegentlich Veranstaltungen mit einmaligen Gebühren basierend auf der Veranstaltungsgröße oder den genutzten Funktionen ausrichten.
• Abonnementpreisgestaltung: Monatliche oder jährliche Pläne mit Zugang zu einer bestimmten Anzahl von Veranstaltungen oder Teilnehmern, ideal für Teams, die das ganze Jahr über mehrere Veranstaltungen durchführen.
• Unternehmensstufen: Umfassende Lösungen mit erweiterten Funktionen wie Unterstützung für virtuelle Veranstaltungen, mobile Apps, benutzerdefinierte Markenbildung, Integrationen und dedizierten Kundensupport.

Die meisten Event-Management-Plattformen folgen einem Preismodell pro Lizenz und Jahr, obwohl auch eine Preisgestaltung pro Teilnehmer gelten kann. Laut G2-Daten, die 3 Event-Management-Plattformprodukte (7 Editionen) abdecken, betragen die durchschnittlichen jährlichen Lizenzkosten etwa 5.352,29 USD pro Produkt. Die Mindestpreise beginnen bei etwa 1.666,33 USD pro Jahr, während High-End-Lösungen bis zu 11.800 USD pro Jahr pro Lizenz kosten können.

Organisationen sollten die Gesamtkosten des Eigentums (TCO) bei der Auswahl einer Event-Management-Plattform bewerten und zusätzliche Ausgaben wie Onboarding, kundenspezifische Entwicklung, Integration mit CRM- oder Marketing-Tools, mobilen App-Zugang, Kundensupport und Schulungsdienste berücksichtigen. Für größere Unternehmen oder Multi-Event-Programme sind skalierbare Preisstrukturen und transparente Kostenstrukturen entscheidend für die langfristige Budgetierung.

Arten von Event-Management-Systemen auf G2

Nicht jede Veranstaltung erfordert denselben Planungsansatz. Event-Management-Plattformen variieren in Bezug auf Funktionalität, Anpassung und Anwendungsfall. Hier sind die Haupttypen, die es zu berücksichtigen gilt, jeder geeignet für unterschiedliche Bedürfnisse und Komplexitätsgrade.

• All-in-One-Event-Management-Plattformen: Diese Plattformen bieten ein vollständiges Set von Tools, um eine Veranstaltung von Anfang bis Ende zu verwalten. Alles von der Teilnehmerregistrierung bis zur Analyse nach der Veranstaltung wird innerhalb einer einzigen Lösung abgewickelt.
• Event-Planungssoftware: Dieser Typ konzentriert sich speziell auf die Verwaltung von Veranstaltungsorten und Zeitfenstern, ähnlich wie Event-Planungssoftware. Es ermöglicht Gästen oder internen Teams, Veranstaltungen basierend auf der Echtzeitverfügbarkeit zu planen.
• Open-Source-Event-Plattformen: Diese Plattformen bieten Zugriff auf ihren Quellcode und ermöglichen vollständige Anpassung. Sie sind in der Regel kostenlos nutzbar, obwohl Implementierung und Wartung technisches Fachwissen erfordern.

Top-Event-Management-Plattform-Funktionen, bewertet von G2-Rezensenten

Es gibt keine Einheitslösung für Event-Management-Plattformen. Verschiedene Funktionen unterstützen unterschiedliche Planungsstile, Teamgrößen und Veranstaltungsformate. Die am besten bewerteten Funktionen helfen Organisatoren, die Logistik zu optimieren, Teilnehmer zu engagieren und den Erfolg zu messen.

• Veranstaltungserstellung: Richten Sie Veranstaltungsdetails schnell ein und passen Sie sie an.
• Teilnehmerregistrierung: Ermöglichen Sie eine reibungslose, Online-Anmeldung für Teilnehmer.
• Zahlungsabwicklung: Erheben und verwalten Sie sichere Zahlungen.
• E-Mail-Automatisierung: Senden Sie geplante Erinnerungen und Bestätigungen.
• Event-Website-Builder: Erstellen Sie eine gebrandete Website, um die Veranstaltung zu bewerben.
• Mobiler Check-in: Scannen Sie Tickets und verwalten Sie den Eintritt vor Ort.
• Agenda-Planung: Erstellen und teilen Sie Veranstaltungssitzungen und Zeitpläne.
• Teilnehmerengagement: Unterstützen Sie Networking, Chat und Interaktion.
• Berichterstattung und Analytik: Verfolgen Sie Registrierungen, Engagement und ROI.
• Integrationen: Verbinden Sie sich mit CRM-, E-Mail- und Marketing-Tools.

Top-Vorteile von Event-Management-Plattformen, identifiziert von G2-Rezensenten

Der effektive Einsatz von Event-Management-Plattformen kann Organisationen mehrere strategische Vorteile bieten, darunter:

Konferenzmanagement: Event-Plattformen unterstützen komplexe, mehrteilige Konferenzen mit Planungs-, Registrierungs- und Engagement-Tools, die eine nahtlose Koordination und ein verbessertes Teilnehmererlebnis ermöglichen.

„Die Plattform ist multifunktional und löst viele Probleme mit ihrem Event-Tech-Stack - Registrierung, vollständige Event-Website, Ausstellermanagement, Konferenz-App, Umfragen, Lead-Erfassung usw.“ - Margaret Townsend

Teilnehmererlebnis: Event-Plattformen verbessern jede Phase der Teilnehmerreise mit intuitiver Registrierung, personalisierten Agenden, mobilem Zugang und Echtzeit-Engagement-Tools, die ein nahtloseres und unvergesslicheres Veranstaltungserlebnis schaffen.

„Eine Event-Management-Plattform bietet eine robuste Reihe von virtuellen Konferenztools, die uns helfen, einzigartige Veranstaltungsteilnehmererlebnisse zu liefern, während wir die Teilnehmer dazu anregen, aktive Teilnehmer zu sein.“ - Travis Eschenmann, Managing Director, Learning and Development

Mobiles Erlebnis: Event-Plattformen bieten dedizierte mobile Apps, die den Zugang zu Zeitplänen, Sitzungsaktualisierungen, Check-in und Networking unterwegs unterstützen und den Teilnehmern ein bequemes und vernetztes Erlebnis von jedem Gerät aus bieten.

„Ich konnte meine Agenda für meine Konferenz planen, die Sitzungsoptionen aufrufen und meine Agenda nach Bedarf auswählen oder ändern. Wir konnten auch mit anderen Teilnehmern sozial interagieren, was Spaß machte.“ - Tina Stucky, Bibliothekarin

Virtuelle Veranstaltungen: Event-Plattformen bieten integrierte Video-, Live-Chat-, Q&A- und virtuelle Networking-Funktionen, die das persönliche Erlebnis nachbilden und die Fernteilnehmer engagiert, verbunden und vollständig in die Veranstaltung eingebunden halten.

„Mit Event-Management-Software können wir unsere gesamte Mitgliedschaft für virtuelle Veranstaltungen erreichen, Inhalte und Aktivitäten bereitstellen, die sie schätzen, und dies zu angemessenen Kosten tun.“ - Mark Crouter, Schatzmeister, Vorstandsmitglied

Event-Registrierung: Plattformen vereinfachen den Registrierungsprozess mit anpassbaren Formularen, sicheren Zahlungsoptionen und automatisierten Bestätigungen, was es den Teilnehmern erleichtert, sich anzumelden, und den Organisatoren, die Teilnahme zu verfolgen.

„Eine der herausragenden Funktionen ist, wie robust und flexibel das Registrierungsformular ist. Die Plattform integriert nahtlos verschiedene Komponenten, was das Event-Management reibungslos und effizient macht. Das Tool findet das perfekte Gleichgewicht zwischen eingebauten schlüsselfertigen Widgets, Vorlagen und Berichterstattung, während es dennoch Anpassungen ermöglicht, um unseren einzigartigen Bedürfnissen gerecht zu werden.“ - Chris Maeoka, Event-Manager

Top-Herausforderungen von Event-Management-Plattformen, identifiziert von G2-Rezensenten

Obwohl Event-Management-Plattformen leistungsstarke Fähigkeiten bieten, nennen G2-Rezensenten häufig eine Reihe wiederkehrender Herausforderungen, darunter:

Einschränkungen der mobilen App: Mobile Event-Apps sind für Event-Management-Plattformen unerlässlich, können jedoch Herausforderungen wie langsame Leistung, App-Abstürze, eingeschränkten Offline-Zugriff und minimale Anpassungsmöglichkeiten darstellen, was zu einem schlechten Teilnehmererlebnis und reduziertem Engagement führt.

• Wichtige Fragen, die Sie Ihrem Event-Plattform-Anbieter stellen sollten: Wie zuverlässig ist Ihre mobile App für Großveranstaltungen? Welche Funktionen sind offline verfügbar? Können wir das App-Design und die Funktionalität an unsere Marke und die Bedürfnisse der Teilnehmer anpassen?
• Wie man die Herausforderung überwindet: Testen Sie die mobile App frühzeitig im Bewertungsprozess und bitten Sie um Zugang zu einer Demo-Umgebung. Suchen Sie nach Plattformen, die regelmäßige App-Updates, hohe App-Store-Bewertungen und reaktionsschnellen mobilen Support während Live-Veranstaltungen bieten. Priorisieren Sie Lösungen, die eine Anpassung der Markenbildung und einen nahtlosen Zugang zu Zeitplänen, Karten und Networking-Funktionen ermöglichen.

Zeitaufwändige Einrichtung: Die Einrichtung einer Event-Management-Plattform kann zeitaufwändig sein, insbesondere beim Erstellen von Registrierungsformularen, Anpassen von Agenden oder Konfigurieren von virtuellen Veranstaltungsfunktionen.

• Wichtige Fragen, die Sie Ihrem Event-Plattform-Anbieter stellen sollten: Welche Onboarding-Ressourcen und Schulungen bieten Sie an? Wie lange dauert es in der Regel, eine Veranstaltung einzurichten? Sind Vorlagen oder vorgefertigte Veranstaltungsabläufe verfügbar?
• Wie man die Herausforderung überwindet: Wählen Sie eine Plattform mit benutzerfreundlichen Vorlagen, geführten Einrichtungstools und starker Onboarding-Unterstützung. Planen Sie zusätzliche Zeit für Ihre erste Veranstaltung ein und nutzen Sie die Schulungssitzungen des Anbieters oder dedizierte Implementierungsunterstützung.

Eingeschränkte Anpassung: Einige Event-Management-Plattformen bieten nur begrenzte Flexibilität bei der Markenbildung, den Registrierungsformularen, den Agenden oder dem Design der mobilen App, wodurch Veranstaltungen generisch oder weniger mit Ihrer Marke abgestimmt wirken können.

• Wichtige Fragen, die Sie Ihrem Event-Plattform-Anbieter stellen sollten: Welche Teile der Plattform können wir anpassen? Können wir die Markenbildung, Farben und das Layout steuern? Gibt es Einschränkungen bei der Anpassung von Registrierungsformularen oder Teilnehmererlebnissen?
• Wie man die Herausforderung überwindet: Suchen Sie nach Plattformen, die Benutzerfreundlichkeit mit Anpassungsoptionen in Einklang bringen. Fordern Sie Beispiele für vollständig angepasste Veranstaltungen an und testen Sie die Designtools der Plattform, bevor Sie sich verpflichten.

Funktionslücken: Event-Management-Plattformen können bestimmte Funktionen wie erweiterte Berichterstattung, Lead-Retrieval, hybride Veranstaltungs-Tools oder Networking-Fähigkeiten fehlen, was die Funktionalität für komplexe Veranstaltungen einschränkt.

• Wichtige Fragen, die Sie Ihrem Event-Plattform-Anbieter stellen sollten: Welche Schlüsselfunktionen sind in der Plattform enthalten? Gibt es kommende Funktionen auf Ihrer Produkt-Roadmap? Wie priorisieren Sie Kundenfeedback für die Entwicklung neuer Funktionen?
• Wie man die Herausforderung überwindet: Identifizieren Sie Ihre unverzichtbaren Funktionen frühzeitig und bestätigen Sie deren Verfügbarkeit während der Anbieter-Demos. Wählen Sie eine Plattform mit einer transparenten Produkt-Roadmap und einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz bei der regelmäßigen Veröffentlichung von Updates basierend auf Kundenbedürfnissen.

Wofür werden Event-Management-Systeme verwendet?

Event-Management-Plattformen werden verwendet, um Veranstaltungen jeder Größe und jedes Formats zu planen, zu verwalten und durchzuführen — von Konferenzen und Messen bis hin zu virtuellen Webinaren und internen Unternehmensmeetings. Diese Plattformen zentralisieren wesentliche Tools wie Registrierung, Planung, Kommunikation und Berichterstattung, um Organisatoren bei der Optimierung von Abläufen und der Schaffung besserer Teilnehmererlebnisse zu unterstützen.

Ihre Nutzung hat erheblich zugenommen, da Unternehmen den Wert von Veranstaltungen zur Steigerung von Engagement und Umsatz erkennen. Laut G2 glauben 95% der Vermarkter, dass Präsenzveranstaltungen einen großen Einfluss auf die Erreichung von Geschäftszielen haben können, und 72% der Unternehmen sagen, dass Veranstaltungen ihr wertvollster Marketingkanal sind. Event-Management-Plattformen ermöglichen es Teams, diese Gelegenheit zu nutzen, indem sie die Logistik vereinfachen, die Zielgruppenansprache verbessern und datengesteuerte Einblicke bieten, um zukünftige Veranstaltungen zu optimieren. (Quelle 1)

Häufige Anwendungsfälle umfassen:

• Konferenzmanagement: Koordinieren Sie mehrteilige Veranstaltungen mit Planungs-, Referenten- und Teilnehmer-Tools.
• Virtuelle und hybride Veranstaltungen: Veranstalten Sie ansprechende Online-Veranstaltungen mit Video-Streaming, Live-Chat und interaktiven Funktionen.
• Webinare und Schulungen: Liefern Sie Bildungsinhalte mit Registrierung, E-Mail-Erinnerungen und Analytik.
• Messen und Ausstellungen: Verwalten Sie Sponsoren, Aussteller, Grundrisse und Lead-Erfassungstools.
• Interne Veranstaltungen: Unterstützen Sie mitarbeiterorientierte Veranstaltungen wie Townhalls, Onboarding-Sitzungen oder Team-Workshops.

Diese Plattformen zentralisieren die Logistik, steigern das Teilnehmerengagement und liefern datengesteuerte Einblicke, um zukünftige Veranstaltungen zu verbessern.

Wer nutzt Event-Management-Plattformen?

Event-Management-Plattformen werden von Personen und Teams genutzt, die Veranstaltungen planen und durchführen.

• Eventplaner verwalten Logistik, Anbieter und Zeitpläne.
• Marketingteams bewerben Veranstaltungen und verfolgen das Engagement.
• HR-Teams organisieren interne Veranstaltungen wie Schulungen oder Townhalls.
• Nonprofits führen Spendenaktionen und Mitgliederveranstaltungen durch.
• Vertriebsteams veranstalten Webinare und Kundensitzungen.
• Agenturen verwalten Veranstaltungen für mehrere Kunden.

Diese Tools helfen sowohl Profis als auch Anfängern, reibungslose, erfolgreiche Veranstaltungen zu liefern.

Integrationen von Event-Management-Plattformen

Event-Management-Plattformen verbinden sich häufig mit anderen Tools, um Arbeitsabläufe zu optimieren und den Datenaustausch zwischen Teams zu verbessern.

• CRM-Integrationen: Synchronisieren Sie Teilnehmerdaten mit Systemen wie Salesforce oder HubSpot, um Leads und Kundenaktivitäten zu verfolgen.
• E-Mail- und Marketing-Tools: Verbinden Sie sich mit Plattformen wie Mailchimp oder Marketo, um Event-Kampagnen und Erinnerungen zu automatisieren.
• Videokonferenzen: Integrieren Sie sich mit Tools wie Zoom oder Microsoft Teams, um virtuelle und hybride Veranstaltungen zu ermöglichen.
• Kalender- und Planungs-Apps: Verbinden Sie sich mit Google Calendar oder Outlook für eine einfache Sitzungsverwaltung und Koordination.
• Zahlungsgateways: Verwenden Sie Stripe, PayPal oder Square, um Registrierungsgebühren und Spenden sicher zu erheben.
• Analytik-Plattformen: Übertragen Sie Daten an Tools wie Google Analytics oder BI-Dashboards für tiefere Leistungsanalysen.

Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Event-Management-Plattformen

Event-Management-Plattformen bieten End-to-End-Tools für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen, aber es gibt auch spezialisiertere Softwareoptionen, die bestimmte Aufgaben unterstützen.

• Event-Registrierungs- und Ticketing-Software hilft bei der Verwaltung von Anmeldungen und Check-ins, sodass Gäste sich online über anpassbare Formulare registrieren und bezahlen können.
• Mobile Event-Apps geben Teilnehmern einfachen Zugang zu Zeitplänen, Karten und Rednerdetails über gebrandete, anpassbare Apps — ohne Programmierung erforderlich.
• Veranstaltungsort-Management-Software ist auf Veranstaltungsorte zugeschnitten, die vor Ort Veranstaltungen ausrichten, und hilft bei der Verwaltung von Räumen, Ressourcen und Rechnungsstellung.
• Lead-Retrieval-Software wird häufig auf Messen verwendet, um Teilnehmerinformationen zu erfassen, und hilft Vertriebsteams, Leads in Echtzeit zu sammeln und zu verfolgen.

Zukunft der Event-Management-Software

Event-Management-Plattformen entwickeln sich schnell weiter, um den sich ändernden Erwartungen in einer hybriden, datengesteuerten Welt gerecht zu werden.

• KI-Automatisierung und personalisierte Planung: Event-Management-Plattformen übernehmen KI, um Aufgaben wie Planung, Inhaltsvorschläge und Teilnehmerabgleich zu automatisieren. KI-gestützte Funktionen helfen Organisatoren, Agenden zu personalisieren, Sitzungen zu empfehlen und Engagement-Trends vorherzusagen. Dies reduziert den manuellen Aufwand, beschleunigt die Planung und verbessert die Teilnehmerzufriedenheit. Automatisierung verbessert auch die Lead-Bewertung, Nachverfolgungen nach der Veranstaltung und Echtzeitanpassungen während Live-Veranstaltungen. (Quelle 4)
• Optimierung von hybriden und virtuellen Veranstaltungen: Plattformen konzentrieren sich jetzt auf die nahtlose Bereitstellung für sowohl Präsenz- als auch Remote-Publikum. Integriertes Streaming, Live-Chat, Umfragen und Breakout-Räume schaffen einheitliches Engagement über Formate hinweg. Diese Tools erhöhen die Zugänglichkeit und Reichweite, während sie hohe Interaktionsniveaus aufrechterhalten. Hybride Unterstützung ist nicht mehr ein Premium-Add-on, sondern eine Kernanforderung für moderne Veranstaltungen.
• Echtzeitdaten und Analytik: Organisatoren verlassen sich auf Echtzeit-Dashboards, um Teilnahme, Sitzungsengagement und Feedback zu überwachen. Dies ermöglicht schnelle Entscheidungsfindung und bessere Berichterstattung nach der Veranstaltung. Erweiterte Analysen zeigen, welche Inhalte am meisten ansprechen, sodass Teams die Strategie verfeinern und den ROI demonstrieren können. (Quelle 4)
• Mobile-first-Teilnehmererlebnis: Mobile Apps stehen im Mittelpunkt der Teilnehmerinteraktion und bieten personalisierte Zeitpläne, Live-Updates, interaktive Karten und Networking-Funktionen. Ein starkes mobiles Erlebnis hält die Teilnehmer verbunden und verbessert den Veranstaltungsablauf vom Check-in bis zu Umfragen nach der Veranstaltung.
• Nachhaltige und digital-first-Operationen: Event-Software ermöglicht umweltfreundlichere Veranstaltungen durch digitale Ticketing, papierlose Materialien und reduzierte Reisen durch virtuelle Teilnahme. Diese Tools unterstützen sowohl Umweltziele als auch betriebliche Effizienz und erfüllen die wachsende Nachfrage nach nachhaltigen Veranstaltungspraktiken. (Quelle 4)

Quellen

1. 70 Event-Planungs-Industrie-Statistiken für 2025, G2
2. G2-Bewertungsdaten: G2-Bewertungen stammen von verifizierten Softwarebenutzern und berücksichtigen Zufriedenheitsbewertungen, Marktpräsenz und Echtzeit-Beliebtheitsdaten. Die Rankings in diesem Leitfaden basieren auf einer Analyse von G2-Benutzerbewertungen, die in den letzten 12 Monaten veröffentlicht wurden. Für weitere Details lesen Sie G2s vollständige Bewertungsmethodik.
3. Event-Management-Software-Marktbericht 2024, MarketsandMarkets
4. Die Zukunft von Event-Management-Plattformen: Schlüsselmerkmale und Trends für 2025, MeetingHand