Más Información Sobre Software de Monitoreo de Empleados
¿Qué es el Software de Monitoreo de Empleados?
El monitoreo de empleados se define ampliamente como una forma de supervisar a los empleados para observar y rastrear sus actividades. Este software ayuda a recopilar información de los empleados, incluyendo toda la actividad del usuario al acceder a una red corporativa, la actividad de los trabajadores remotos o cuando representan a la empresa fuera de la oficina, como en la ubicación de un cliente. El monitoreo de empleados ayuda a los empleadores a rastrear los mensajes de correo electrónico escritos y recibidos, otras comunicaciones electrónicas, hábitos de uso de aplicaciones, pulsaciones individuales de teclas, historial de navegación por internet, tiempos de inicio o cierre de sesión en la red, archivos copiados a unidades USB, su ubicación física (para trabajadores remotos) y la productividad del empleado. El monitoreo de empleados es parte de un sistema de monitoreo más amplio, conocido como sistemas de gestión empresarial (EMS), que involucra el monitoreo de varios tipos de seguimiento o vigilancia dentro de una organización.
¿Qué Tipos de Software de Monitoreo de Empleados Existen?
Monitoreo de dispositivos: Los gerentes pueden monitorear teléfonos y computadoras para llevar un registro de las llamadas, correos electrónicos y uso general de internet de los empleados. Funciones como el bloqueo de URL pueden evitar que los empleados pasen tiempo en sitios web que no son apropiados en un entorno laboral.
Monitoreo de interacción con clientes: Las interacciones con los clientes pueden ser monitoreadas para asegurar que el empleado se comunique con los clientes de manera correcta y eficiente. Los gerentes pueden usar información para ver dónde un empleado necesita mejorar al hablar con un cliente por teléfono o mensaje de texto.
¿Por qué Usar Software de Monitoreo de Empleados?
El software de monitoreo de empleados permite a las empresas rastrear la calidad del trabajo de un empleado y la cantidad de tiempo que un empleado pasa trabajando. Los informes destacan a los empleados más productivos, ayudando a las empresas a visualizar la productividad de todos en su fuerza laboral. El monitoreo no solo pone un foco en los empleados que tienen dificultades para concentrarse en el trabajo, sino que también muestra quiénes son los mejores desempeñadores.
Información sobre productividad: Al observar y gestionar cómo un empleado pasa su tiempo, los gerentes pueden medir el rendimiento y el tiempo perdido durante las horas de trabajo.
Información sobre enfoque en proyectos: Cuando los gerentes son conscientes de en qué proyecto se está enfocando un empleado, pueden aprovechar la oportunidad para redirigir el enfoque del empleado cuando sea necesario. Por ejemplo, si un gerente nota que un empleado está priorizando una tarea sobre otra con una fecha de vencimiento más cercana, el gerente puede dirigirse al empleado y pedirle que concentre su atención en una tarea que requiere atención inmediata. Muchos tipos de software de monitoreo de empleados pueden integrarse en soluciones de software de gestión de proyectos para agilizar este proceso.
Información sobre seguridad: El monitoreo de empleados abre la oportunidad de prevenir y rastrear problemas de seguridad relacionados con los empleados. Si la red de una empresa se ve comprometida, el monitoreo de correos electrónicos y uso de internet puede identificar dónde y cuándo ocurrió una brecha de seguridad. Además, las llamadas telefónicas pueden ser monitoreadas para asegurar que los empleados no compartan información sensible o acepten información sensible de los clientes.
Transparencia en la fuerza laboral: En general, el monitoreo de empleados proporciona una mayor transparencia para los equipos de gestión. El monitoreo ofrece una vista de alto nivel de la productividad general y los obstáculos que enfrentan los empleados, y permite espacio para mejoras en la productividad.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Monitoreo de Empleados?
Monitoreo de llamadas: El monitoreo de llamadas permite a los empleadores registrar y escuchar las llamadas telefónicas de los empleados. Las llamadas se analizan para asegurar que cumplen con los estándares de la empresa.
Monitoreo de correos electrónicos: El monitoreo de correos electrónicos permite a los empleadores registrar la actividad de correo electrónico de los empleados. Las comunicaciones internas y externas pueden ser analizadas en un esfuerzo por asegurar que el empleado esté enviando entregables apropiados y comunicándose de una manera que cumpla con los estándares de la empresa.
Monitoreo del uso de internet: El monitoreo web permite a los empleadores observar qué páginas web están visitando los empleados y por cuánto tiempo. Esto proporciona información adicional sobre dónde se está gastando más tiempo y si un empleado está pasando una cantidad excesiva de tiempo en sitios web que no están relacionados con el trabajo.
Capturas de pantalla: Las capturas de pantalla proporcionan contexto adicional al monitoreo de internet. Los empleadores tienen acceso a vistas en tiempo real de la pantalla de la computadora de un empleado. Las capturas de pantalla brindan información adicional sobre si la página web que un empleado está visitando es apropiada en un entorno laboral.
Registro de tiempo: Los empleadores pueden ver cuánto tiempo está dedicando un empleado a un proyecto o página web específicos, midiendo así la eficiencia de las tareas.
Seguimiento de tareas: Los empleadores pueden visualizar en qué tarea se está enfocando el empleado, lo que permite a los gerentes intervenir y comunicar cambios de tareas al empleado.
Seguimiento de ubicación: El software incorpora funciones de GPS para rastrear y monitorear el paradero de los empleados. Esto es principalmente útil cuando se trata de entregas y recogida de bienes de la empresa.
Alertas: Esta función alerta al empleador cuando se violan protocolos críticos y áreas seguras.
Análisis de comportamiento: Los sistemas de monitoreo de empleados también se centran en métricas de comportamiento. Esto ayuda a los empleadores a monitorear mejor a los equipos remotos y enfocarse en los empleados que necesitan capacitación o guía adicional.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Monitoreo de Empleados?
Eliminar el desperdicio: Eliminar el desperdicio es la función principal del software de monitoreo de empleados. El software de monitoreo de empleados ayuda a aumentar la productividad; en el corazón de lo cual está mantener a los empleados apegados a las mejores prácticas y haciendo lo que se les paga por hacer para la empresa.
Gestión efectiva: Los datos recopilados mediante este software ayudan a construir un equipo más eficiente al resaltar las fortalezas y debilidades de los empleados. Esto lleva a una mayor visibilidad para los empleadores, dándoles así el poder de delegar tareas de manera más eficiente.
Aumentar la productividad de los empleados: A medida que los empleados son monitoreados continuamente, se vuelven conscientes de sus acciones y trabajo. Además, esto ayuda a los empleadores a descubrir errores en los procesos y suavizarlos, aumentando así la productividad.
Aumentar la seguridad: El software de monitoreo de empleados permite a los usuarios ver documentos guardados, aplicaciones instaladas, sitios web visitados y mensajes enviados en propiedad de la empresa, como computadoras y dispositivos móviles. Monitorea archivos de negocios, información de cuentas y datos de clientes. Esto puede proteger a las empresas de amenazas internas, brechas de seguridad y comportamientos sospechosos.
Mejorar el rendimiento del equipo: Revisar la actividad de los empleados ayuda a identificar a los trabajadores que no están cumpliendo con las expectativas de la empresa. El acceso a datos como el tiempo de inicio y cierre de sesión, el tiempo total dedicado a tareas individuales, etc., permite a las empresas examinar la productividad de los empleados de manera eficiente.
¿Quién Usa el Software de Monitoreo de Empleados?
Todo tipo de posiciones de gestión se benefician de monitorear a sus empleados. El aspecto más beneficioso del monitoreo es el informe de productividad integral que da a los gerentes una idea de cómo está desempeñándose su equipo en las tareas diarias. Este conocimiento permite a los gerentes asignar tareas basadas en el nivel de rendimiento de cada empleado, averiguar en qué tareas ciertos miembros del equipo sobresalen y determinar posibles bloqueadores de tiempo o productividad durante las horas de trabajo.
Software Relacionado con el Software de Monitoreo de Empleados
Software de seguimiento de tiempo: El software de seguimiento de tiempo permite a los trabajadores rastrear de manera pasiva o manual el tiempo dedicado a proyectos, tareas y otros entregables.
Software de fuerza laboral de centro de contacto: El software de fuerza laboral de centro de contacto permite a las empresas gestionar los horarios, actividades y rendimiento de sus empleados de centro de llamadas.
Software de gestión de amenazas internas (ITM): El software ITM es un software de monitoreo de actividad de usuario que ayuda a las empresas a prevenir que los usuarios internos realicen acciones maliciosas o negligentes dentro de los sistemas, como acceder, copiar, eliminar, manipular o destruir datos de la empresa u otros activos sin permiso.
Desafíos con el Software de Monitoreo de Empleados
Disminución de la moral de los empleados: En general, a las personas no les gusta ser observadas. No solo da una sensación de desconfianza, sino que también disminuye la moral y se considera invasivo. Permitir que un empleado se concentre solo en el trabajo durante las horas de trabajo a menudo contribuye al agotamiento del empleado, lo que lleva a altas tasas de rotación. Los empleados no deben ser vistos como máquinas que están obligadas a concentrarse en el trabajo durante toda su jornada laboral. Es importante que los gerentes encuentren un equilibrio adecuado al monitorear a los empleados y se aseguren de que no se desanimen.
Problemas legales: Es esencial tener el consentimiento de los empleados para ser monitoreados. Además, algunos estados tienen leyes de privacidad específicas que vale la pena verificar antes de implementar una solución. Por ejemplo, la ley de California requiere que los empleadores indiquen si están grabando las llamadas relacionadas con el trabajo de un empleado. Las empresas con empleados en el extranjero también deben considerar las leyes de privacidad de otros países. Muchos países en Europa, por ejemplo, tienen leyes de monitoreo de correos electrónicos más estrictas.
Informes engañosos: En muchos casos, los sitios web que se consideran inapropiados para el trabajo pueden ser necesarios para que el empleado los visite. Por ejemplo, un especialista en redes sociales tendrá sitios web de redes sociales en sus informes de uso de monitoreo de empleados. Los gerentes deberán diferenciar entre qué sitios web están realmente relacionados con el trabajo y qué sitios web pueden contribuir a perder tiempo en el trabajo.
¿Cómo Comprar Software de Monitoreo de Empleados?
Antes de elegir un software de monitoreo de empleados, los empleadores deben determinar qué exactamente necesita ser monitoreado y con qué profundidad. Los empleadores también deben considerar varios factores antes de comprometerse con una solución de monitoreo de empleados, como el tamaño de la fuerza laboral (remota y en oficina) y el presupuesto general. Los empleadores con una fuerza laboral de centro de llamadas pueden querer considerar una solución con monitoreo de llamadas telefónicas. Los empleadores con una fuerza laboral remota pueden querer una solución integral con seguimiento del uso de internet. Sobre todo, los empleadores deben considerar qué tan de cerca monitorear a los empleados y asegurarse de que los empleados estén cómodos con la solución elegida.
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Monitoreo de Empleados
Ya sea que una empresa esté comprando software de monitoreo de empleados por primera vez o buscando reemplazar su sistema actual, G2.com puede ayudarlos con el proceso de selección. El primer paso es definir una lista de requisitos que el producto debe cumplir para que el negocio sea más productivo. Estos requisitos ayudarán a los compradores a reducir la lista de productos a considerar.
Primero, los compradores deben evaluar la necesidad de software de monitoreo de empleados y determinar qué funcionalidad será más útil para el negocio.
- ¿Ayudará a los empleados a ser más productivos?
- ¿Ayudará al negocio a evitar responsabilidades?
- ¿Podrá detectar problemas de negocio antes de que se desarrollen?
Comparar Productos de Software de Monitoreo de Empleados
Crear una lista larga
La evaluación de proveedores debe comenzar con una lista larga, que ayudará a determinar si una solución dada es adecuada. Con una lista larga, se crea una lista amplia de herramientas que se alinean con los objetivos comerciales. Para que haya igualdad de condiciones, es importante hacer el mismo conjunto de preguntas a cada vendedor.
Crear una lista corta
A continuación, debe realizarse una reducción. A través de preguntas puntuales, demostraciones y pruebas, se puede pasar de una lista larga a una corta. Aunque esto diferirá para cada negocio y caso de uso, de tres a cinco productos son típicamente un buen número. Con esta lista en mano, las empresas pueden producir una matriz para comparar las características y precios de las diversas soluciones.
Realizar demostraciones
Para asegurar que la comparación sea exhaustiva, el usuario debe realizar una demostración de cada solución en la lista corta con el mismo caso de uso y conjuntos de datos. Esto permitirá a la empresa evaluar de manera similar y ver cómo cada proveedor se compara con la competencia.
Selección de Software de Monitoreo de Empleados
Elegir un equipo de selección
Antes de comenzar, es crucial crear un equipo ganador que trabajará junto durante todo el proceso, desde identificar puntos de dolor hasta la implementación. El equipo de selección de software debe consistir en miembros de la organización que tengan el interés, habilidades y tiempo adecuados para participar en este proceso. Un buen punto de partida es apuntar a tres a cinco personas que ocupen roles como el principal tomador de decisiones, gerente de proyecto, propietario del proceso, propietario del sistema o experto en la materia de personal, así como un líder técnico, administrador de TI o administrador de seguridad. En empresas más pequeñas, el equipo de selección de proveedores puede ser más pequeño, con menos participantes multitarea y asumiendo más responsabilidades.
Negociación
El hecho de que algo esté escrito en la página de precios de una empresa no significa que sea fijo (aunque algunas empresas no cederán). Es imperativo abrir una conversación sobre precios y licencias. Por ejemplo, el proveedor puede estar dispuesto a ofrecer un descuento por contratos de varios años o por recomendar el producto a otros.
Decisión final
Después de esta etapa, y antes de comprometerse por completo, se recomienda realizar una prueba piloto o programa piloto para probar la adopción con una pequeña muestra de usuarios. Si la herramienta es bien utilizada y bien recibida, el comprador puede estar seguro de que la selección fue correcta. Si no, podría ser el momento de volver a la mesa de dibujo.
Tendencias del Software de Monitoreo de Empleados
Seguimiento del bienestar de los empleados: Las empresas pueden dar un paso tecnológico hacia asegurar el bienestar de los empleados con rastreadores de actividad. A menudo en forma de pulsera, los rastreadores de actividad miden la frecuencia cardíaca, el estado físico y los patrones de sueño de un empleado. Aunque esto no proporciona información sobre la eficiencia en el lugar de trabajo, permite a los empleadores ofrecer un programa de bienestar a sus empleados en un esfuerzo por promover hábitos saludables.
Sensores inteligentes biométricos: Aunque raros debido a problemas legales, algunos empleadores están optando por un enfoque de monitoreo más personal con tarjetas inteligentes. Estos sensores (típicamente dentro de tarjetas de identificación) miden la cantidad de veces que un empleado se levanta de su asiento, con qué frecuencia levanta la voz y exactamente dónde se encuentra el empleado en la oficina.
