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O que é Software de Mensagens Instantâneas para Negócios?
Por que Usar Software de Mensagens Instantâneas para Negócios?
Quem Usa Software de Mensagens Instantâneas para Negócios?
Tipos de Software de Mensagens Instantâneas para Negócios
Recursos do Software de Mensagens Instantâneas para Negócios
Tendências Relacionadas ao Software de Mensagens Instantâneas para Negócios
Problemas Potenciais com Software de Mensagens Instantâneas para Negócios
Software e Serviços Relacionados ao Software de Mensagens Instantâneas para Negócios

Saiba Mais Sobre Software de Mensagens Instantâneas para Negócios

O que é Software de Mensagens Instantâneas para Negócios?

O software de mensagens instantâneas para negócios fornece aos usuários plataformas de mensagens instantâneas que permitem capacidades de mensagens diretas e em grupo dentro de uma organização. Essas ferramentas visam facilitar conversas rápidas entre membros da equipe. As ferramentas de mensagens para negócios tornam a comunicação com colegas de trabalho tão fácil quanto conversar com amigos nas redes sociais ou via mensagem de texto. A maioria das opções de mensagens instantâneas para negócios inclui capacidade de emojis e GIFs para promover uma conversa autêntica e natural no local de trabalho.

Principais Benefícios do Software de Mensagens Instantâneas para Negócios

Oferecem capacidade de comunicação instantânea entre membros da equipe
Permitem que equipes se conectem independentemente da localização
Tornam as mensagens facilmente pesquisáveis
Proporcionam um espaço virtual menos formal para a comunicação da equipe
Conectam uma organização horizontal e verticalmente

Por que Usar Software de Mensagens Instantâneas para Negócios?

A maioria das empresas modernas utiliza algum tipo de software de mensagens instantâneas para negócios. Eles oferecem uma cornucópia de benefícios, tornando-os uma presença constante no conjunto de softwares modernos.

Rápido — As ferramentas de mensagens para negócios apoiam os funcionários ao trazer mensagens instantâneas para a força de trabalho. As equipes podem se comunicar rapidamente umas com as outras, facilitando a colaboração entre funcionários remotos, entre equipes ou entre escritórios.

Informal — A etiqueta de e-mail é notoriamente difícil de dominar e pode parecer desnecessariamente formal para perguntas simples. As ferramentas de mensagens para negócios permitem que as equipes deixem de lado o decoro excessivamente profissional e se concentrem no conteúdo em vez da etiqueta.

Móvel — Todos os produtos competitivos de mensagens instantâneas para negócios ostentam um aplicativo móvel robusto e intuitivo para acompanhar sua oferta de desktop. Hoje, os negócios exigem que as pessoas estejam acessíveis para apoiar seus colegas a todo momento. As plataformas de mensagens instantâneas para negócios são fáceis de usar no trabalho e em movimento.

Adotável — Mensagens instantâneas parecem naturais para a maioria dos usuários neste ponto. Os millennials agora constituem a maior parte da força de trabalho, e o software de mensagens instantâneas para negócios é um passo natural para essa geração. As taxas de adoção são altas, já que os mensageiros de negócios parecem familiares.

Quem Usa Software de Mensagens Instantâneas para Negócios?

Organizações de diversos setores usam mensageiros instantâneos para negócios para conectar seus funcionários. O software equipa os usuários com um método rápido e simplificado de comunicação com colegas sobre todos os tópicos. Essas plataformas oferecem uma alternativa eficaz em termos de tempo a meios passivos como e-mail ou reuniões presenciais intrusivas. Os benefícios proporcionados pelo software de mensagens instantâneas para negócios são úteis para empresas de qualquer tamanho — de três pessoas a 3.000 pessoas. Seja coordenando turnos em um laboratório de psicologia universitário ou reuniões em uma empresa Fortune 500, a comunicação eficiente é primordial.

Tipos de Software de Mensagens Instantâneas para Negócios

Independente — Muitos mensageiros instantâneos para negócios são produtos independentes com integrações. Ferramentas dedicadas de mensagens instantâneas para negócios às vezes oferecem recursos adicionais como videoconferência, capacidade limitada de VoIP e diretórios de funcionários para criar um hub de comunicação abrangente.

Integrado — A mensagem instantânea pode vir como um recurso adicional em outros tipos de software ou suítes de colaboração maiores. A funcionalidade de mensagens instantâneas para negócios é frequentemente encontrada em software de intranet para funcionários, software de engajamento de funcionários ou espaços de trabalho virtuais. Outros tipos de software de comunicação, como software de videoconferência, também podem fornecer mensagens instantâneas.

Específico para Indústria — Alguns mensageiros instantâneos para negócios são construídos para indústrias específicas com suas necessidades únicas em mente. Por exemplo, ferramentas de mensagens instantâneas para negócios para manufatura e serviços de campo frequentemente incluem software push-to-talk (PTT) embutido para que funcionários remotos tenham múltiplos canais de comunicação instantânea. Existem também plataformas de comunicação e colaboração clínica e software de mensagens compatíveis com HIPAA construídos especificamente para organizações de saúde. Essas plataformas levam em consideração a confidencialidade do paciente. Alguns mensageiros de negócios populares e generalizados começaram a criar soluções específicas para indústrias ou a incorporar conformidade em seus produtos para estarem disponíveis para indústrias específicas.

Recursos do Software de Mensagens Instantâneas para Negócios

O software de mensagens instantâneas para negócios compartilha alguns recursos básicos em todos os produtos. À medida que o espaço continua a se tornar mais competitivo, alguns fornecedores adicionaram recursos adicionais de comunicação e produtividade para ajudar seu produto a se destacar.

Mensagens instantâneas — Mensagens instantâneas e diretas são o principal recurso dos aplicativos de mensageiros para negócios. Os usuários podem enviar mensagens diretas ou em grupo instantaneamente. Dependendo das permissões do administrador, grupos adicionais podem ser criados por usuários ou administradores.

Atualizações de status — Os usuários podem deixar um status anexado ao seu perfil para indicar sua disponibilidade.

Feed de atividades — Um feed de atividades está disponível para atualizar os usuários sobre novas mensagens diretas enviadas a eles ou novas mensagens em grupos. O feed às vezes apresenta respostas a postagens feitas pelo usuário.

Notificações — As ferramentas de mensagens para negócios fornecem notificações quando um usuário recebe uma mensagem direta ou uma mensagem é postada em um grupo. Além disso, os usuários podem desativar as notificações ou definir certas permissões para notificações.

Emojis — Os aplicativos de mensagens para negócios geralmente vêm carregados com emojis. Alguns aplicativos até permitem que os usuários criem seus próprios.

Pesquisa — Uma barra de pesquisa permite que os usuários usem palavras-chave para encontrar facilmente mensagens antigas.

Compartilhamento de arquivos — Um dos principais benefícios das mensagens para negócios é a capacidade de compartilhar arquivos e documentos de forma fácil e rápida. Os usuários podem enviar links para documentos hospedados na nuvem ou anexar arquivos salvos em um desktop. Algumas ferramentas até integram-se com repositórios de arquivos para um compartilhamento de arquivos simplificado.

Pesquisas e enquetes — Os mensageiros de negócios frequentemente fornecem recursos simples de pesquisa e enquete, permitindo que os usuários tomem decisões rapidamente dentro do aplicativo.

Recursos Adicionais de Mensagens Instantâneas para Negócios

Conferências — Houve um esforço crescente para incluir funcionalidades de conferência de áudio e vídeo dentro dos produtos de mensagens instantâneas para negócios. Quando os usuários podem mover-se rapidamente entre comunicações baseadas em texto e em áudio, os problemas são resolvidos e as perguntas são respondidas de forma mais eficiente.

Integração com base de conhecimento — Algumas ferramentas de gestão do conhecimento servem como conectores entre aplicativos de mensagens instantâneas para negócios e bases de conhecimento. Esse tipo de integração anexa perguntas a respostas e depois envia ambas para uma base de conhecimento pesquisável.

Tradução automática — Alguns aplicativos de mensagens para negócios podem traduzir automaticamente mensagens de um idioma para outro via software de tradução automática.

Compartilhamento de tela — Mensageiros de negócios com capacidade de videoconferência frequentemente permitem o compartilhamento de tela entre os participantes da conferência.

Assistentes de IA — Assistentes de IA às vezes são incluídos em aplicativos de mensagens para negócios. Eles guiam os usuários para comportamentos com base nas mensagens que enviaram. Por exemplo, se um usuário digitar para outro que precisa se encontrar em uma determinada data ou hora, um assistente de IA embutido pode abrir um prompt para o usuário adicionar um evento ao seu calendário.

Tendências Relacionadas ao Software de Mensagens Instantâneas para Negócios

Adição de recursos de conferência — Tradicionalmente, as empresas confiavam em uma ferramenta para mensagens instantâneas e outra para conferências de vídeo e áudio. Isso era benéfico, já que as conferências frequentemente incluem entidades externas sem acesso a ferramentas internas. No entanto, mais empresas estão reconhecendo os benefícios das videoconferências e do VoIP para casos de uso interno. É inconveniente para os usuários terem uma conversa em um aplicativo e se moverem para outro, mesmo que fosse uma troca mais frutífera se o fizessem.

Subsequentemente, mais empresas estão procurando ferramentas de mensagens instantâneas que forneçam caminhos para conferências de voz e vídeo. Mais mensageiros de negócios incluem videoconferência e capacidade de VoIP em sua oferta, embora não sejam os melhores da categoria, já que não são o principal recurso do produto. Isso pode mudar à medida que mais fornecedores priorizam conferências de áudio e vídeo dentro de seus produtos.

Problemas Potenciais com Software de Mensagens Instantâneas para Negócios

Inadequação contextual — A conveniência das mensagens instantâneas no local de trabalho é frequentemente uma vantagem. Por mais útil que o software de mensagens instantâneas para negócios seja, ele nem sempre é o canal mais eficiente ou apropriado para certas situações. Problemas podem surgir quando os indivíduos não criaram distinções claras sobre quando é apropriado usar um mensageiro de negócios em vez de e-mail ou outro canal de comunicação. Enquanto e-mails de uma linha poderiam ser facilmente transmitidos em um mensageiro instantâneo, mensagens longas com potenciais participantes externos não são apropriadas em uma plataforma de mensagens instantâneas para negócios.

Esse problema potencial pode ser evitado com a implementação de diretrizes claras identificando quais canais de comunicação devem ser usados em uma determinada situação. Empresas e organizações devem incluir essas diretrizes em seu processo de integração e treinamento e torná-las disponíveis em uma base de conhecimento para referência. Indivíduos que não usam os canais apropriados devem ser gentilmente lembrados de quebrar esses hábitos.

Software e Serviços Relacionados ao Software de Mensagens Instantâneas para Negócios

Bots de produtividade — Existem bots de produtividade construídos para software de mensagens instantâneas específicos para estender sua funcionalidade. Bots de produtividade podem servir como assistentes de IA se um produto não tiver um embutido, ou fornecer recursos úteis que não estão disponíveis para os usuários na plataforma nativa. Por exemplo, bots de produtividade podem adicionar enquetes ou pesquisas a produtos que não as oferecem nativamente, ou conectar o aplicativo a outras ferramentas.

Intranet para funcionários — Algumas soluções de intranet para funcionários fornecem uma ferramenta de mensagens instantâneas para negócios dentro de seu produto. Se uma não for fornecida, os produtos frequentemente se integram com outras opções populares de mensagens para negócios para preencher essa lacuna. Os usuários se beneficiam de ter ferramentas de mensagens instantâneas implantadas dentro de sua intranet, já que a intranet pode servir como uma suíte de colaboração e comunicação consolidada.

Perguntas frequentes sobre Software de Mensagens Instantâneas para Negócios

Gerado usando IA

User reviews indicate that reliability in Business Instant Messaging solutions is often assessed through uptime ratings and user satisfaction scores. For instance, Slack has a high reliability rating of 92%, with users praising its consistent performance and minimal downtime. Microsoft Teams follows closely with an 89% reliability score, noted for its integration capabilities and stability. Zoom Chat, while slightly lower at 85%, is recognized for its quick response times and effective troubleshooting. Overall, these ratings reflect users' confidence in the reliability of these platforms.

To effectively onboard teams to a new Business Instant Messaging platform, prioritize clear communication of the platform's features and benefits, provide comprehensive training sessions, and encourage team collaboration through initial group chats. Utilize user-friendly interfaces and integration capabilities to ease the transition. Regular feedback loops can help address concerns and improve user adoption. Platforms like Slack, Microsoft Teams, and Discord are noted for their intuitive onboarding processes, with users highlighting the importance of support resources and community engagement in facilitating smooth transitions.

To measure the ROI of a Business Instant Messaging tool, consider factors such as increased productivity, reduced email volume, and improved team collaboration. For instance, tools like Slack and Microsoft Teams are noted for enhancing communication efficiency, with users reporting time savings of up to 30%. Additionally, assess the cost savings from reduced travel and meeting times, as well as the impact on employee satisfaction and retention. Tracking these metrics against the total cost of ownership will provide a clearer picture of ROI.

Common challenges when implementing a Business Instant Messaging solution include user adoption resistance, integration with existing tools, and ensuring data security. Many users report difficulties in getting team members to switch from traditional communication methods, which can hinder overall effectiveness. Integration issues arise when the messaging platform does not seamlessly connect with other software, leading to workflow disruptions. Additionally, concerns about data privacy and compliance are prevalent, as organizations seek to protect sensitive information shared through these platforms.

Business Instant Messaging platforms generally prioritize security, with many offering end-to-end encryption, two-factor authentication, and compliance with industry standards such as GDPR and HIPAA. For instance, Slack and Microsoft Teams are noted for their robust security features, including data encryption in transit and at rest, while Zoom Chat emphasizes secure messaging with advanced encryption protocols. User reviews highlight that platforms like Mattermost and Rocket.Chat provide customizable security settings, allowing organizations to tailor their security measures to specific needs. Overall, users express confidence in the ability of these platforms to protect sensitive information.

Business Instant Messaging providers typically offer varying levels of customer support, with many users highlighting the importance of responsiveness and availability. For instance, Slack users often appreciate the 24/7 support and extensive online resources, while Microsoft Teams users note the integration of support within the Microsoft ecosystem, which includes a robust help center. Zoom Chat users frequently mention the effectiveness of live chat support during business hours. Overall, customer support quality can range from basic email support to comprehensive 24/7 assistance, depending on the provider.

User experience among popular Business Instant Messaging tools varies significantly. Slack is highly rated for its user-friendly interface and extensive integrations, scoring an average of 4.7/5. Microsoft Teams, while also favored for its collaboration features, has a slightly lower rating of 4.5/5, with users noting a steeper learning curve. Zoom Chat is appreciated for its simplicity and video integration, achieving a score of 4.6/5. Discord, primarily used by gaming communities, has a unique appeal with a rating of 4.4/5, focusing on community engagement rather than traditional business features.

Common use cases for Business Instant Messaging in organizations include real-time team collaboration, where tools like Slack and Microsoft Teams facilitate instant communication and file sharing. These platforms are also utilized for project management, enabling teams to track progress and updates efficiently. Additionally, they serve as a means for remote work support, allowing employees to stay connected regardless of location. Enhanced customer support is another use case, with tools like Discord and Flock enabling quick responses to client inquiries.

Business Instant Messaging tools are generally highly scalable for growing teams, with many products offering features that support large user bases and integrations with other tools. For instance, Slack is noted for its ability to handle thousands of users and channels, while Microsoft Teams provides robust scalability with its integration into the Office 365 ecosystem. Other tools like Discord and Mattermost also emphasize scalability, allowing for extensive user management and customization. User reviews highlight that these platforms maintain performance and usability even as team sizes increase.

When selecting a Business Instant Messaging solution, consider integrations with tools like Slack, Microsoft Teams, and Zoom, which are frequently highlighted for enhancing collaboration. Additionally, integrations with project management software such as Trello and Asana are valued for streamlining workflows. CRM integrations, particularly with Salesforce and HubSpot, are also essential for maintaining customer relationships. These integrations are commonly mentioned in user reviews, emphasizing their importance in creating a cohesive work environment.

Pricing models for Business Instant Messaging platforms vary significantly. For instance, Slack offers a freemium model with paid plans starting at $6.67 per user per month, while Microsoft Teams is included with Microsoft 365 subscriptions, which start at $5 per user per month. Zoom Chat provides a free tier, with paid plans beginning at $14.99 per user per month. Discord is free for basic use, with a premium subscription at $9.99 per month. These variations reflect different strategies, catering to diverse user needs and organizational sizes.

Key features to look for in a Business Instant Messaging tool include real-time messaging capabilities, file sharing options, integration with other software, user-friendly interface, and robust security measures. High user ratings highlight the importance of mobile accessibility and customizable notifications. Additionally, features like video conferencing and team collaboration tools are increasingly valued, as they enhance communication efficiency. Tools such as Slack, Microsoft Teams, and Discord consistently receive positive feedback for these functionalities, making them strong contenders in this category.

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