Saiba Mais Sobre Software CMMS
O que é Software CMMS?
Sistemas de gestão de manutenção computadorizados (CMMS) ajudam as empresas a rastrear e gerenciar os ativos fixos, ferramentas e equipamentos usados em suas operações diárias. O software CMMS geralmente é entregue como uma combinação de módulos para gestão de dados de equipamentos, planejamento e agendamento de manutenção, gestão de ordens de serviço, controle de inventário e rastreamento de ativos. Existem também muitas soluções pontuais que se concentram exclusivamente em uma ou algumas das funcionalidades mencionadas acima. Essas ferramentas são vendidas como produtos independentes e, embora integrem-se ao CMMS, não são consideradas software CMMS.
Embora os termos CMMS e gestão de ativos empresariais (EAM) sejam frequentemente usados de forma intercambiável, os dois tipos de software são bastante diferentes. Como o termo implica, o EAM foca em atender grandes empresas que têm necessidades de manutenção mais complexas. O CMMS geralmente oferece funcionalidades voltadas para pequenas e médias empresas (PMEs). Alguns produtos CMMS podem incluir funcionalidades mais avançadas que podem ser usadas por grandes empresas, como manutenção preditiva, mas o escopo do software EAM geralmente é muito complicado para PMEs.
O que significa CMMS?
CMMS significa sistemas de gestão de manutenção computadorizados, que descreve o escopo principal deste tipo de software: definir, gerenciar e monitorar procedimentos e operações de manutenção.
Quais tipos de software CMMS existem?
O software CMMS varia dependendo das funcionalidades que inclui, conforme segue:
CMMS Básico
O software CMMS básico inclui funcionalidades para manutenção, rastreamento de ativos e gestão de ordens de serviço. Geralmente é entregue como um pacote único e independente.
CMMS Avançado
O CMMS avançado oferece funcionalidades adicionais, como compras, faturamento e gestão de mão de obra. Essas funcionalidades são fornecidas como complementos ou módulos separados que podem ser usados junto com o software CMMS básico.
Quais são as funcionalidades comuns do software CMMS?
As seguintes são algumas funcionalidades principais dentro do software CMMS que podem ajudar os usuários a gerenciar o ciclo de vida de ativos fixos e equipamentos:
Rastreamento de ativos: O rastreamento de ativos usa tecnologia como códigos de barras, RFID ou GPS para monitorar as localizações físicas de múltiplos ativos, que muitas vezes estão distribuídos por várias localizações físicas. Este tipo de funcionalidade também ajuda as empresas a definir diferentes tipos de ativos e as relações entre eles. Além disso, o rastreamento de ativos mantém um histórico de todas as operações, como manutenção e reparos, para identificar possíveis problemas.
Ordens de serviço: A gestão de ordens de serviço define o que precisa ser feito, por quem e como. As ordens de serviço podem ser criadas com base no tipo de atividade (como reparos ou necessidades de calibração), nas localizações dos equipamentos ou nos acordos de nível de serviço especificados em contratos.
Inventário: Inventário refere-se tanto ao equipamento quanto às peças de reposição necessárias para a manutenção do equipamento. A gestão de inventário é essencial para que técnicos e gerentes definam com precisão quais peças de reposição podem ser usadas para qual tipo de ativo e para manter um nível de inventário que possa ajudar as equipes de manutenção a lidar com emergências.
Manutenção: As funcionalidades de manutenção estão no cerne de todos os produtos de software CMMS. Existem dois tipos de manutenção: preventiva (ou programada), que visa prevenir problemas antes que aconteçam, e corretiva, que ocorre quando os ativos apresentam falhas e precisam ser reparados. A manutenção preditiva é uma metodologia avançada que usa dados de sensores e informações fornecidas por equipamentos complexos para prever possíveis problemas sem intervenção humana.
Garantias: As garantias ajudam os gerentes de manutenção a identificar as operações necessárias para várias categorias de ativos, que também podem variar por cliente ou contrato. A funcionalidade de gestão de garantias mantém as informações sobre contratos de serviço para ativos fixos. Garantias e contratos também incluem acordos de nível de serviço que as equipes de manutenção precisam cumprir.
Outras funcionalidades do software CMMS: Gestão de aprovações, Auditoria de conformidade, Gestão de materiais, Gestão de fornecedores
Quais são os benefícios do software CMMS?
Os principais benefícios do software CMMS são:
Manutenção: O software CMMS ajuda as empresas a otimizar as atividades de manutenção. Isso é particularmente importante para operações de manutenção complexas que precisam ser gerenciadas para múltiplos ativos em várias localizações.
Produtividade: O software CMMS pode aumentar a produtividade dos funcionários ao planejar e agendar atividades de manutenção com base na disponibilidade de recursos. Como muitas vezes é necessário viajar para manutenção em campo, o CMMS também pode ajudar a reduzir o tempo ocioso gasto por técnicos na estrada ou entre trabalhos.
Tempo de atividade: O software CMMS ajuda a melhorar o tempo de atividade e otimizar o uso de ativos fixos. As atividades de manutenção devem reduzir o tempo de inatividade dos equipamentos, o que significa que os ativos fixos podem ser usados em seu pleno potencial. Como o equipamento pode ser caro, otimizar seu uso é fundamental para alcançar um retorno positivo sobre o investimento.
Quem usa o software CMMS?
O CMMS beneficia todos os funcionários envolvidos em qualquer operação relacionada a ativos fixos e equipamentos industriais, como:
Equipes de manutenção: Os departamentos de manutenção usam o CMMS para rastrear ativos fixos, monitorar seu desempenho e realizar operações de manutenção. Os gerentes de manutenção usam o CMMS para planejar e agendar atividades de manutenção, gerar e atribuir ordens de serviço e rastrear o desempenho de seus técnicos.
Técnicos de campo: Os técnicos de serviço de campo usam o CMMS para planejar seus horários, identificar qual tipo de manutenção é necessária para diferentes tipos de equipamentos e acessar especificações técnicas dos ativos fixos pelos quais são responsáveis. O CMMS móvel é particularmente importante para funcionários de serviço de campo que precisam ser capazes de se comunicar com seus gerentes e clientes, bem como enviar atualizações regulares sobre o status de seu trabalho.
Quais são as alternativas ao software CMMS?
As seguintes alternativas ao software CMMS podem substituir este tipo de software, parcial ou completamente:
Software de gestão de ativos empresariais (EAM): O software EAM pode sobrepor-se em funcionalidade com o CMMS, mas também pode complementá-lo. EAM e CMMS podem ser usados juntos por empresas que precisam gerenciar múltiplas localizações. Por exemplo, um fabricante pode usar o EAM para gerenciar os ativos fixos em sua instalação de fabricação e o CMMS para gerenciar o equipamento em suas oficinas de reparo.
Software de MRO de aviação: O software de manutenção, reparo e operações (MRO) de aviação foca exclusivamente na manutenção de aviação. O software CMMS não fornece funcionalidades avançadas para gerenciar a manutenção de aeronaves, razão pela qual alguns fornecedores desenvolveram software MRO para aproveitar uma indústria tão grande.
Software de gestão de instalações: Este tipo de software fornece funcionalidades para gerenciar instalações como armazéns, fábricas ou lojas de varejo. O CMMS padrão não é a escolha certa para gestão de instalações, pois não inclui funcionalidades como gestão de espaço e controle de acesso a instalações. Alguns fornecedores de CMMS incluíram essas funcionalidades em sua oferta, e seus produtos podem ser usados para manter tanto instalações quanto equipamentos.
Software de calibração: O software de calibração mede valores entregues por dispositivos e os compara com padrões para identificar a precisão do equipamento. Como a calibração é uma parte essencial da manutenção de ativos, essa funcionalidade geralmente é incluída no software CMMS. Existem também ferramentas de calibração independentes, que podem ser uma excelente alternativa ao CMMS para PMEs que não usam equipamentos complicados.
Software relacionado ao CMMS
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software CMMS incluem:
Software de manutenção preditiva: Também conhecido como manutenção baseada em condição, este tipo de software usa inteligência artificial e aprendizado de máquina para identificar problemas potenciais com ativos antes que ocorram. Ao contrário da manutenção preventiva, que se baseia em inspeções regulares para diminuir a probabilidade de falha, a manutenção preditiva monitora o equipamento em tempo real.
Software de leasing de ativos: O software de leasing de ativos automatiza o processo de encontrar e processar opções de leasing para adquirir ativos. Este tipo de software pode ser usado por empresas de leasing de ativos e por empresas que precisam alugar equipamentos.
Software de gestão de serviços de campo: O software de gestão de serviços de campo pode ajudar técnicos e gerentes a agendar e rastrear ordens de serviço que exigem viagens aos locais dos clientes. O CMMS também pode fornecer aos técnicos de campo as especificações técnicas e instruções de trabalho necessárias para diferentes tipos de ativos.
Serviços: Os mercados de ativos usados são usados por empresas que preferem adquirir equipamentos a preços mais baixos. Este serviço também pode ajudar as empresas a vender equipamentos antigos em vez de descartá-los. A disposição geralmente significa que o valor do ativo é considerado uma perda para a empresa, enquanto vendê-lo permite que as empresas recuperem parte de seu investimento.
Aluguéis de ativos fixos estão sendo usados por empresas em indústrias como construção e para projetos que não justificam a aquisição de equipamentos. Este serviço pode ser uma boa opção quando as empresas só precisam de certos ativos por um tempo limitado.
Quais empresas devem comprar software CMMS?
Todas as empresas que usam ativos fixos e equipamentos podem se beneficiar do uso de software CMMS, sendo as mais importantes:
Fabricantes: Os fabricantes usam ativos fixos na produção e mantêm equipamentos para evitar tempo de inatividade, acidentes e maximizar sua vida útil. Como o equipamento de fabricação é caro, rastrear os custos dos ativos fixos também é essencial.
Varejistas: As empresas de varejo e distribuidores requerem vários tipos principais de equipamentos: instalações como armazéns e lojas, e equipamentos usados em instalações, como empilhadeiras e dispositivos portáteis.
Provedores de manutenção: Este tipo de empresa fornece serviços de manutenção e reparo para seus clientes, mas raramente possui ativos fixos. Os provedores de manutenção usam uma infinidade de ferramentas para medições e calibração, bem como inspeções e reparos.
Como comprar software CMMS
Levantamento de requisitos (RFI/RFP) para software CMMS
Os requisitos de seleção de CMMS devem cobrir todas as etapas do ciclo de vida dos ativos, desde a aquisição e instalação até a manutenção e obsolescência. A equipe de manutenção é principalmente responsável por criar os requisitos, mas outros departamentos também devem estar envolvidos, como contabilidade e logística. Os contadores dependem dos dados do CMMS para rastrear a amortização dos ativos e o custo da manutenção. As equipes de compras precisam saber quais peças de reposição encomendar e quando, para garantir que os reparos sejam realizados a tempo.
Os requisitos de CMMS devem levar em conta as necessidades presentes e futuras da empresa. Isso é crítico para empresas que planejam modernizar seus equipamentos substituindo ativos fixos existentes. Por exemplo, equipamentos modernos muitas vezes requerem conectividade com redes de internet das coisas (IoT) ou internet industrial das coisas (IIoT), o que nem sempre é suportado pelo software CMMS.
Finalmente, os requisitos técnicos referem-se à flexibilidade e facilidade de uso do software e sua capacidade de integração com outros softwares ERP ou de contabilidade. A flexibilidade impacta a adoção do software, o que, por sua vez, aumenta a produtividade da equipe de manutenção, e a integração agiliza a troca de dados entre sistemas, o que proporciona visibilidade sobre como os ativos fixos são usados em toda a empresa.
Compare produtos de software CMMS
Crie uma lista longa
Uma lista longa de produtos de software CMMS deve incluir apenas as opções que fornecem a funcionalidade de alto nível do comprador. Por exemplo, uma empresa que depende de manutenção preventiva deve eliminar todas as soluções que não possuem este módulo. Requisitos específicos da indústria, como gestão de instalações para varejo, também podem ser usados para excluir fornecedores de software do processo de seleção.
A lista longa não deve ter mais de 10 produtos com módulos semelhantes. Se houver mais de 10 produtos que parecem ser boas opções para a lista longa, os compradores precisam encontrar critérios adicionais para diferenciá-los. Alguns exemplos incluem a presença geográfica do fornecedor e a integração entre o CMMS e outros softwares, como ERP.
Crie uma lista curta
O RFI mencionado acima é enviado aos fornecedores da lista longa, que precisam fornecer informações detalhadas sobre cada requisito. Para cada critério, os fornecedores devem observar como entregam as funcionalidades (prontas para uso, por meio de integração ou personalização). Por exemplo, a gestão de instalações pode ser um módulo do sistema CMMS ou um produto separado fornecido por um parceiro do fornecedor.
Além dos critérios funcionais, os compradores devem solicitar referências de clientes e usar plataformas de avaliação de software para obter feedback objetivo sobre o software CMMS. É preferível comparar o feedback dos clientes com as informações fornecidas pelo fornecedor para identificar discrepâncias. Por exemplo, um fornecedor pode afirmar fornecer manutenção preditiva pronta para uso, mas alguns clientes podem argumentar que a funcionalidade exigiu extensa personalização.
Os compradores devem encontrar referências e feedback de usuários de empresas semelhantes às deles. Um grande fabricante que seleciona CMMS não precisa de referências de clientes de pequenas empresas nos setores de varejo ou construção.
Finalmente, o custo do software é um fator essencial a ser considerado ao criar uma lista curta.
Conduza demonstrações
As demonstrações devem seguir um roteiro e cenários destinados a mostrar como o CMMS ajuda os usuários a gerenciar operações reais. Os fornecedores devem usar os dados do comprador e tentar simular seus fluxos de trabalho, que são familiares aos usuários. Além disso, as demonstrações devem mostrar como os técnicos de serviço de campo podem usar o CMMS em seus dispositivos móveis, online e offline.
Os membros da equipe de seleção precisam participar de todas as demonstrações e avaliar o desempenho do software. Junto com o sistema CMMS, os fornecedores podem usar complementos ou soluções de parceiros durante as demonstrações, que os usuários também precisam avaliar. Ao comparar as demonstrações, os compradores devem diferenciar entre várias maneiras de entregar funcionalidades, como inventário de peças de reposição pronto para uso versus complementos de terceiros.
Seleção de software CMMS
Escolha uma equipe de seleção
Uma equipe de seleção de CMMS inclui membros da equipe de manutenção, executivos e gerentes de outros departamentos que se beneficiam do uso deste tipo de software, como contabilidade e logística. Consultores externos com experiência em gestão de ativos e conhecimento de CMMS podem fornecer uma perspectiva objetiva.
A equipe de seleção geralmente é liderada por um gerente de projeto que supervisiona todo o processo e, às vezes, a implementação.
Negociação
As negociações de preços muitas vezes decidem a escolha do software, mas há outros fatores que os compradores precisam considerar ao escolher um sistema CMMS, como:
- Acordos de nível de serviço para o software (como tempo de atividade) e os serviços fornecidos pelo fornecedor e seus parceiros: Os compradores precisam de garantias legais de que o software não causará interrupções significativas, que podem ser caras e até perigosas em indústrias como construção.
- A capacidade do fornecedor de entregar continuamente novas funcionalidades e se adaptar às mudanças do mercado: À medida que IoT e robótica se tornam comuns em indústrias como manufatura e varejo, o software CMMS precisa ser compatível com esses tipos de tecnologias.
Decisão final
A decisão final deve ser baseada em todas as informações mencionadas acima: requisitos, demonstrações, referências de clientes, custos, etc. Quando os fornecedores de CMMS trabalham com parceiros para implementação, treinamento e suporte, seu desempenho também deve ser avaliado.
Quanto custa o software CMMS?
Uma implementação bem-sucedida de CMMS requer dois tipos de custos:
- Custos diretos para licenças de software, serviços como personalização e os funcionários encarregados de gerenciar o sistema.
- Custos indiretos referem-se a quaisquer investimentos que ajudem o comprador a otimizar o uso do sistema. Alguns exemplos são hardware e sensores para capturar dados de ativos ou dispositivos móveis usados por técnicos de serviço de campo.
Retorno sobre o investimento (ROI)
Para alcançar um ROI positivo, os compradores de CMMS precisam perceber benefícios que superem os custos mencionados acima. Alguns dos benefícios essenciais do software CMMS incluem redução do tempo de inatividade do equipamento, aumento da produtividade dos funcionários e redução dos custos de manutenção. Para compará-los com os custos, esses benefícios devem ser medidos como um valor monetário — por exemplo, uma redução de 10% no tempo de inatividade de 100 para 90 horas representaria uma economia de $1000 por mês se o custo da indisponibilidade do equipamento for $100/hora.
Embora alguns dos benefícios possam ser percebidos logo após a implementação, as soluções CMMS alcançam ROI após seis meses a um ano de uso. Isso ocorre porque os compradores precisam fazer ajustes no sistema para encontrar a melhor configuração, e a curva de aprendizado do software CMMS pode ser íngreme.
Implementação do software CMMS
Como o software CMMS é implementado?
O CMMS pode ser implementado junto com outros softwares, como ERP, ou separadamente. Quando empresas intensivas em ativos decidem atualizar seu conjunto de tecnologia, é preferível substituir todos os sistemas críticos. Usar um ERP moderno e um sistema CMMS desatualizado não é eficiente, pois as deficiências do sistema legado impactarão o outro software.
Empresas que usam várias soluções separadas para rastreamento de ativos, inspeções e manutenção devem substituí-las todas por um único software CMMS que forneça essas funcionalidades e mais.
Quem é responsável pela implementação do software CMMS?
O departamento de manutenção deve sempre ser responsável pela implementação do CMMS. Outras equipes, como TI, devem ajudar na implantação, configuração e integração, mas os profissionais de manutenção são, em última análise, responsáveis. Isso inclui criar ou revisar processos de negócios, gerenciar funções e acesso de usuários e garantir que os usuários recebam o treinamento e suporte de que precisam para serem produtivos.
Como é o processo de implementação do software CMMS?
Um processo típico de implementação de CMMS tem quatro fases:
Planejamento: A primeira etapa envolve planejar o que deve ser feito, quando, como e por quem. Embora o planejamento seja simples para pequenas empresas, pode se tornar muito complicado para organizações médias e grandes com várias localizações. Esta fase deve incluir o fornecedor de CMMS e seus parceiros, a equipe de implementação do lado do comprador e colaboradores externos, como consultores e gerentes de projeto.
Execução: A etapa de execução implementa o plano definido anteriormente, mas muitas vezes precisa ajustá-lo com base em atrasos ou gargalos. Esta fase inclui treinamento e testes, idealmente em um ambiente de produção. Para melhores resultados, o CMMS deve ser conectado a ativos fixos e integrado a outros softwares empresariais durante os testes.
Go live: Go live significa que qualquer software usado anteriormente para manutenção é descontinuado, e a nova empresa começa a usar a nova solução CMMS. Usar múltiplos sistemas em paralelo não é recomendado, pois pode gerar dados duplicados e imprecisos.
Ajustes: A etapa final, ajustes após o go-live são inevitáveis, e tanto o comprador quanto o fornecedor precisam abordá-los prontamente. Mudanças são mais prováveis de ocorrer quando o sistema é implementado em várias localizações com diferentes ativos.
Quando você deve implementar o software CMMS?
Não há um momento perfeito para uma implementação de CMMS, mas os compradores devem evitar implantá-lo durante a alta temporada, como as férias de inverno para varejistas. As implementações de CMMS são muito propensas a causar interrupções nos negócios, e as empresas devem tentar limitar seu impacto em suas operações. Pelo mesmo motivo, empresas com várias localizações devem implementar gradualmente o software CMMS, começando pela instalação principal.
Tendências do software CMMS
Nuvem
Embora a maioria dos fornecedores esteja adotando o modelo de entrega em nuvem, muitos produtos CMMS ainda são entregues no local. No entanto, alguns fornecedores oferecem versões tanto em nuvem quanto no local. Espera-se que, em um futuro próximo, a maioria dos produtos CMMS esteja disponível como um modelo de software como serviço (SaaS).
Impressão 3D
A impressão 3D permite que as empresas imprimam peças de reposição em vez de comprá-las de fornecedores. Este tipo de tecnologia ainda não é comum em toda a indústria de manutenção, principalmente devido ao custo das impressoras 3D e dos materiais necessários para impressão. A impressão 3D pode ajudar as empresas a economizar dinheiro e tempo, razão pela qual se espera que sua adoção aumente.
Internet das coisas (IoT)
A IoT é outra tendência tecnológica que já está impactando as operações de manutenção. À medida que mais e mais dispositivos e equipamentos estão conectados pela internet, a manutenção preventiva está se tornando mais importante, mas também mais difícil. Redes inteiras de dispositivos conectados podem ser interrompidas quando um componente não está funcionando corretamente. Além disso, é difícil identificar qual dos centenas ou milhares de dispositivos conectados juntos deve ser reparado ou substituído.
Automação
A crescente automação de indústrias como manufatura e logística exigirá que empresas e fornecedores encontrem novas maneiras de manter ferramentas sofisticadas como robôs. Como alguns robôs são capazes de se manter, algumas funcionalidades do CMMS podem se tornar obsoletas, porque sua funcionalidade de manutenção e conservação de ativos se torna redundante. Por exemplo, alguns robôs podem recarregar suas baterias sem intervenção humana, o que também significa que o software não é necessário para monitorar o consumo de energia. Ao mesmo tempo, funcionalidades avançadas como manutenção preditiva se tornarão mais críticas para resolver problemas que os robôs não podem identificar, como condições ambientais.
Onde posso encontrar o melhor aplicativo CMMS para empreiteiros?
Se você está procurando o melhor aplicativo CMMS para empreiteiros, é importante entender quais funcionalidades funcionam melhor com seu objetivo. Alguns fatores importantes a considerar são: Gestão de Ativos, Manutenção Preventiva, CMMS Móvel-Primeiro e Gestão de Fornecedores. Com isso em mente, aqui está uma lista de algumas opções que cobrem essas funcionalidades:
Qual é o melhor fornecedor de CMMS para grandes corporações?
Para grandes corporações, é importante considerar especificações como gestão de ativos empresariais, escalabilidade, integração com IoT e manutenção preventiva quando se trata de grandes projetos. Alguns dos principais softwares CMMS a considerar são:
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IBM Maximo - Conhecido por suas robustas capacidades de gestão de ativos empresariais, o IBM Maximo usa tecnologia IoT para gerenciar o ciclo de vida dos ativos da empresa. Ele oferece dados em tempo real e itens de ação em cada ativo, prevenindo tempo de inatividade desnecessário.
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Facilio - é um software de gestão de instalações impulsionado por IoT que visa otimizar e consolidar operações para imóveis comerciais. Ele serve para otimizar a gestão de instalações combinando várias operações em uma única plataforma unificada.
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Limble CMMS - simplifica a manutenção através de fácil gestão e rastreamento de tarefas, com funcionalidades como manutenção preventiva e aumento da vida útil dos ativos.
