Saiba Mais Sobre Software de Compartilhamento de Tela
O que é Software de Compartilhamento de Tela?
Compartilhamento de tela é o processo de visualizar ou compartilhar o acesso à janela ou área de trabalho de um usuário para fins de colaboração, apresentação, suporte de TI, entre outros. Ferramentas de compartilhamento de tela permitem que um usuário apresente sua tela em outro laptop ou dispositivo móvel de um usuário, para um grupo durante uma videoconferência, ou até mesmo para um display digital público no escritório.
A maioria das ferramentas de compartilhamento de tela está disponível como um recurso secundário de soluções de software abrangentes, tipicamente software de videoconferência. Dependendo da natureza do software, o compartilhamento de tela é um recurso que frequentemente suporta um caso de uso maior pretendido. O compartilhamento de tela é comumente usado em ambientes colaborativos, mas também é utilizado durante apresentações, demonstrações de produtos e treinamentos de funcionários. Se um produto é uma solução de compartilhamento de tela independente, seus recursos de suporte são frequentemente específicos para um caso de uso particular.
Quais Tipos de Software de Compartilhamento de Tela Existem?
Existem muitas soluções diferentes de compartilhamento de tela disponíveis. Alguns desses produtos permitem o compartilhamento de tela como um recurso da solução geral, e outros focam no compartilhamento de tela como a função principal. À medida que a demanda por esse tipo de software aumentou, é importante que os compradores entendam a diferença entre o compartilhamento de tela como um produto independente versus o compartilhamento de tela como um recurso de um produto maior.
Software de compartilhamento de tela independente
Muitas soluções de compartilhamento de tela colocam essa funcionalidade na vanguarda de seu produto. Ferramentas de compartilhamento de tela independentes tipicamente focam em um tipo particular de caso de uso, como colaboração em equipe e demonstrações de vendas. Enquanto o compartilhamento de tela é a função principal dessas soluções independentes, elas frequentemente vêm com recursos secundários para suportar seu caso de uso pretendido. Por essa razão, os compradores devem garantir que uma ferramenta de compartilhamento de tela independente seja adequada para seu caso de uso particular.
Compartilhamento de tela como um recurso
O compartilhamento de tela é um recurso popular dentro de outros softwares, particularmente dentro de software de videoconferência e plataformas de colaboração visual. Plataformas de colaboração visual fornecem espaços de trabalho digitais flexíveis para quadro branco, anexar documentos e comunicar-se com colegas de equipe. No caso de plataformas de colaboração visual, os usuários frequentemente terão a opção de compartilhar sua tela em um espaço de trabalho compartilhado, em outro dispositivo em uma sala, ou através de um feed de videoconferência.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Compartilhamento de Tela?
A seguir estão alguns recursos principais dentro do software de compartilhamento de tela que podem ajudar os usuários com colaboração, apresentação, assistência remota e outras tarefas práticas:
Videoconferência: O software de compartilhamento de tela frequentemente permite que os usuários se comuniquem via canais de vídeo. Como a maioria das opções de compartilhamento de tela está anexada a uma plataforma maior de videoconferência, esses recursos são frequentemente encontrados juntos. Mesmo soluções de compartilhamento de tela independentes incluirão um recurso leve de videoconferência para permitir que os usuários se comuniquem.
Conferência de áudio: Este software permite que os usuários se comuniquem via canais de áudio. Similar ao recurso de videoconferência, as ferramentas de compartilhamento de tela são frequentemente emparelhadas com a capacidade de conferência de áudio. No caso de plataformas de videoconferência, os usuários geralmente terão a opção de selecionar conferência de áudio sem um feed de vídeo, mas ainda terão a opção de compartilhar sua tela ou área de trabalho.
Chat em grupo ao vivo: O software de compartilhamento de tela fornece um feed de chat ao vivo durante uma sessão de compartilhamento de tela. O chat ao vivo é particularmente útil se os usuários estiverem utilizando o software de compartilhamento de tela para colaborar. Neste caso, os participantes podem discutir o conteúdo apresentado sem interromper o orador. Este é um recurso popular visto em soluções de compartilhamento de tela integradas em plataformas de videoconferência mais abrangentes.
Trocar apresentador: As soluções de compartilhamento de tela permitem que apresentadores cedam o acesso de apresentador a outro usuário em uma chamada. Este recurso tem benefícios contextuais dependendo do que o usuário está aproveitando o compartilhamento de tela. No caso de colaboração, trocar apresentadores permite que várias pessoas compartilhem informações de um único conjunto de slides sem trocar de dispositivos.
Pré-visualização ao vivo: O software de compartilhamento de tela fornece aos usuários uma pré-visualização ao vivo do que os espectadores estão prestes a ver. Isso permite que os apresentadores garantam que estão compartilhando as informações que pretendem antes de tornar sua tela visível. Este é um recurso útil que pode ajudar a proteger a privacidade do usuário.
Bloqueador de notificações: Este software bloqueia notificações de outros aplicativos de aparecerem durante uma sessão de compartilhamento de tela. Este recurso é especialmente popular em ferramentas independentes específicas para demonstrações de vendas, já que representantes de vendas não querem que notificações apareçam no meio de chamadas com clientes. Além disso, isso é útil durante apresentações importantes, webinars e sessões de treinamento de funcionários em que notificações seriam uma distração indesejada.
Acesso remoto: As soluções de compartilhamento de tela permitem que os usuários deem aos membros da audiência controle de cursores ou ferramentas na tela compartilhada. Similar aos bloqueadores de notificações, os recursos de acesso remoto são populares em ferramentas de compartilhamento de tela para demonstrações de vendas para fornecedores de software B2B e B2C. O acesso remoto permite que os clientes interajam com o software prospectivo em uma chamada com um representante sem exigir que eles baixem qualquer coisa em seu próprio dispositivo. Além de vendas, este é um recurso muito útil para suporte de TI, pois o representante poderá acessar o dispositivo e resolver problemas técnicos mais rapidamente.
Proteção por senha: O software de compartilhamento de tela fornece proteção por senha para acessar sessões de compartilhamento de tela. Este é frequentemente um recurso secundário dentro de plataformas de videoconferência. A proteção por senha garante que apenas os participantes pretendidos entrem em uma determinada chamada.
Gravação: Este software permite que os usuários gravem sessões de compartilhamento de tela para revisão posterior. Alguns produtos até enviam automaticamente uma gravação de uma chamada para os participantes assim que a sessão termina.
Aplicativo no navegador: O software de compartilhamento de tela permite que os usuários acessem o software dentro de um navegador da web.
Quais são os Benefícios do Software de Compartilhamento de Tela?
Conveniente: O software de compartilhamento de tela é versátil e multifuncional. Ele tem uma ampla gama de aplicações práticas e é ideal para reuniões virtuais, apresentações, treinamentos, suporte técnico e colaboração em projetos.
Custo-efetivo: O software de compartilhamento de tela permite que as empresas reduzam custos ao se reunir com clientes e fornecedores virtualmente sem comprometer a eficácia e a qualidade de uma apresentação ou demonstração. Isso se aplica internamente, bem como quando os funcionários viajam entre os escritórios de uma empresa, seja nacional ou internacionalmente. Com a tecnologia certa, essas viagens podem ser reduzidas ou eliminadas completamente.
Economiza tempo: O software de compartilhamento de tela ajuda a reduzir a comunicação de ida e volta, e-mails de acompanhamento e múltiplas chamadas que os funcionários frequentemente experimentam. Quando os usuários podem se comunicar e colaborar em tempo real, isso reduz a necessidade de métodos de comunicação de acompanhamento extensivos e demorados.
Aumento da produtividade: O compartilhamento de tela permite que os usuários colaborem de maneira fácil e produtiva. Ele melhora a comunicação e a eficiência, permitindo reuniões mais eficazes que podem economizar tempo e dinheiro.
Quem Usa Software de Compartilhamento de Tela?
Representantes de vendas: Um caso de uso específico que algumas soluções de compartilhamento de tela visam são as demonstrações de vendas. Tanto vendedores de software B2B quanto B2C podem aproveitar as ferramentas de compartilhamento de tela para fornecer remotamente demonstrações detalhadas de seus produtos para clientes potenciais, empresas de análise e outras partes interessadas. Ferramentas de compartilhamento de tela destinadas especificamente a demonstrações de vendas frequentemente incluem recursos como bloqueadores de notificações, a capacidade de permitir que os participantes da reunião interajam com sua tela e gravação de chamadas.
Membros da equipe: O caso de uso mais comum e independente de indústria para ferramentas de compartilhamento de tela é a colaboração em equipe. Equipes remotas e co-localizadas aproveitam a funcionalidade de compartilhamento de tela para apresentações, coautoria e uma infinidade de outros propósitos. As ferramentas de compartilhamento de tela são inerentemente flexíveis por natureza, então os usuários têm muita liberdade para determinar para o que querem usá-las.
Departamentos de TI: A capacidade de compartilhar tela é especialmente importante para departamentos de TI que oferecem suporte remoto, já que alguns softwares de compartilhamento de tela permitem que os usuários transfiram o controle da área de trabalho para suas equipes técnicas para diagnosticar e resolver problemas técnicos. Isso é especialmente verdadeiro para trabalhadores remotos que podem não ter acesso presencial ao departamento de TI de sua empresa.
Recursos Humanos (RH): O compartilhamento de tela é uma ferramenta muito útil para departamentos de RH, pois eles frequentemente lidam com orientações de novos funcionários, treinamentos e avaliações de desempenho. Ao trabalhar com funcionários remotos, é útil para os departamentos de RH ter a capacidade de apresentar documentos e revisar materiais juntos em tempo real.
Software Relacionado ao Software de Compartilhamento de Tela
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de compartilhamento de tela incluem:
Software de videoconferência: Como os usuários de software de videoconferência já estão conectados por um feed de vídeo, a próxima melhor coisa é também incluir a capacidade de compartilhamento de tela para que os usuários possam trocar informações visuais mais facilmente. A grande maioria das ferramentas de videoconferência também incluirá o compartilhamento de tela como um recurso padrão em sua oferta. As opções de compartilhamento de tela mais populares são frequentemente aquelas que estão integradas ao software de videoconferência, já que muitos oferecem opções gratuitas e são fáceis de implementar. Para alguns compradores, a capacidade de hospedar chamadas de vídeo em HD, seja para uma pequena equipe ou como uma chamada de conferência, é um recurso crítico para seus negócios.
Plataformas de colaboração visual: Muitas plataformas de colaboração visual também incluem um recurso de compartilhamento de tela, permitindo que colaboradores hospedem sua tela dentro de uma tela infinita. Como as plataformas de colaboração visual visam ser um hub central para todas as necessidades de colaboração de uma empresa, a funcionalidade de compartilhamento de tela se encaixa bem com a infinidade de outros recursos que esses tipos de ferramentas fornecem. No entanto, como as plataformas de colaboração visual são principalmente destinadas ao uso interno, os usuários que desejam compartilhar sua tela com clientes ou partes interessadas externas devem considerar o uso de ferramentas de videoconferência ou soluções de compartilhamento de tela independentes.
Software de desktop remoto: Um dos principais recursos do software de desktop remoto é o compartilhamento de tela. No entanto, em vez de ser usado em contextos colaborativos, as ferramentas de desktop remoto são aproveitadas por técnicos de TI para ajudar usuários com problemas de computador remotamente. Além do compartilhamento de tela, as soluções de desktop remoto fornecem recursos como acesso remoto e integrações com sistemas de emissão de tickets de help desk.
Software de sinalização digital: O software de compartilhamento de tela frequentemente funciona de maneira muito semelhante ao software de sinalização digital, pois ambos permitem que os usuários exibam uma imagem ou mensagem em uma tela designada. No entanto, as ferramentas de sinalização digital não estão transmitindo o conteúdo de uma tela para outra, o que é o caso do software de compartilhamento de tela. Em vez disso, o software de sinalização digital puxa imagens e vídeos de um sistema de gerenciamento de conteúdo designado para exibir em um ou mais displays digitais. No entanto, aqueles com soluções de sinalização digital únicas para escritórios às vezes dependem de ferramentas de compartilhamento de tela.
Como Comprar Software de Compartilhamento de Tela
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Compartilhamento de Tela
Se uma empresa está apenas começando a explorar software de compartilhamento de tela ou está procurando uma solução mais apropriada para suas necessidades, o g2.com pode ajudar a informar os compradores sobre o mercado e auxiliá-los na seleção do melhor produto de software para seus negócios.
O primeiro passo para decidir qual tipo de software de compartilhamento de tela um comprador deve considerar é avaliar as necessidades da organização como um todo. A organização já usa esse tipo de software? Em caso afirmativo, o que funciona e o que não funciona? É a primeira vez que a organização usará software de compartilhamento de tela? Se for esse o caso, os compradores precisarão determinar como planejam implementar esse software e quais recursos a organização precisará. Alguns pontos a considerar são dados abaixo:
Tamanho da empresa: Os compradores precisarão garantir que os produtos que estão considerando se adequem ao tamanho e à necessidade da organização. Ao comprar software, é importante garantir que o produto tenha a escalabilidade apropriada para se adaptar às necessidades em mudança.
Independente ou recurso: Como mencionado acima, uma distinção importante para os compradores fazerem é determinar se o compartilhamento de tela é necessário como parte de um produto abrangente ou se este é o único recurso que eles precisam.
Comparar Produtos de Software de Compartilhamento de Tela
Crie uma lista longa
O primeiro passo para encontrar a solução de software perfeita é criar uma lista preliminar de produtos que atendam às necessidades gerais do comprador. O próximo passo é reduzir a lista selecionando recursos específicos que são essenciais ou requisitos para o comprador. O G2.com fornece informações sobre o melhor software de compartilhamento de tela, permitindo que os compradores filtrem opções, bem como avaliações de usuários para ajudar a reduzir a lista de produtos para uma seleção mais relevante.
Crie uma lista curta
Criar uma lista curta de produtos de software é um passo importante no processo de compra. Embora possa ser assustador filtrar vários produtos, os usuários podem obter ajuda utilizando o recurso de comparação do G2. Este recurso pegará produtos de escolha e os exibirá lado a lado para que o comprador possa facilmente determinar qual software atende aos requisitos importantes da lista.
Conduza demonstrações
Uma vez que o comprador tenha reduzido a lista de produtos, o próximo passo é conduzir uma demonstração. As demonstrações permitem que os compradores vejam um produto e seus recursos em mais detalhes. Para garantir que um comprador obtenha o máximo de uma demonstração, é importante ir preparado. Os compradores devem ter um cenário de negócios pronto que testará completamente cada produto em consideração. Além disso, os compradores devem perguntar sobre custo, suporte do fornecedor e quaisquer preocupações que tenham sobre o produto. Preparação adequada tornará mais fácil para um comprador comparar produtos após as demonstrações terem sido concluídas.
Seleção de Software de Compartilhamento de Tela
Escolha uma equipe de seleção
O software de compartilhamento de tela é muito prático e amplamente utilizado em muitos negócios. Com isso em mente, um bom ponto de partida seria selecionar de três a cinco membros da equipe de vários departamentos e níveis de senioridade (como TI, gestão, vendas, etc.) para fazer parte da equipe de seleção. Quanto mais variada for a equipe de seleção, melhor uma empresa poderá avaliar o quão bem um produto atenderá às suas necessidades.
Negociação
Uma vez que a equipe de seleção tenha reduzido suas escolhas de software, é hora de discutir opções de personalização, preços e o tipo de suporte necessário do fornecedor. É sempre importante abordar as opções de preços, mesmo quando estão listadas no site de um fornecedor. Muitos fornecedores de software fornecerão descontos e opções de preços personalizados com base no que o comprador está procurando adquirir.
Decisão final
Uma vez que um comprador tenha tomado a decisão final sobre um produto e esteja pronto para seguir em frente com uma compra, é recomendado conduzir uma demonstração final, perguntar sobre um teste e determinar quais são os próximos passos se o produto não atender às suas necessidades. Esses passos podem fornecer ao comprador uma sensação adicional de segurança e confiança ao tomar uma decisão final.
Tendências de Software de Compartilhamento de Tela
O software de colaboração digital, especificamente o software de compartilhamento de tela, tem crescido desde que a pandemia de COVID-19 de 2020 estourou. Além de muitos usarem esse software para uso pessoal como uma forma de passar tempo com a família, muitas empresas estão procurando o melhor software de compartilhamento de tela para atender às necessidades de suas equipes remotas. Recursos como compartilhamento de área de trabalho, ferramentas de colaboração, compartilhamento de arquivos e ferramentas de mensagens são frequentemente parte da oferta de um produto abrangente. Esses recursos estão em alta demanda à medida que as empresas se adaptam ao ambiente de trabalho em mudança.
A nova força de trabalho virtual
A demanda por software de compartilhamento de tela decolou no início da pandemia e não está desacelerando. As empresas estão continuando a avaliar suas necessidades de software, o que indica que as empresas estão planejando incorporar o trabalho remoto como uma opção de longo prazo para funcionários existentes e futuros, criando a necessidade de encontrar uma solução de software permanente.
Além do compartilhamento de tela, muitas empresas estão procurando produtos que ofereçam capacidade de conferência na web, a capacidade de hospedar reuniões online de vários tamanhos, iniciar salas de reunião de grupos de trabalho e encontrar um produto que funcione em uma variedade de sistemas operacionais e dispositivos para garantir que cada funcionário esteja equipado para utilizar o software para atender às suas necessidades individuais.
