Saiba Mais Sobre Software de Instruções de Trabalho
O que é Software de Instruções de Trabalho?
O software de instruções de trabalho, também conhecido como instruções de trabalho visuais ou software de instruções de trabalho digitais, permite que os usuários criem e distribuam instruções passo a passo para procedimentos empresariais, capacitando as empresas a otimizar seus fluxos de trabalho. Enquanto ferramentas como software de gestão do conhecimento oferecem uma base de conhecimento para artigos de texto e outros tipos de mídia informativa, as soluções de instruções de trabalho permitem que os usuários criem guias detalhados para processos distintos, completos com dicas, imagens e vídeos.
Guias de instrução são universalmente úteis, mas indústrias que exigem tarefas manuais e mecânicas encontram mais valor em plataformas dedicadas de instruções de trabalho. Indústrias como manufatura, petróleo e gás, e serviços de campo são apenas algumas que mais se beneficiam das instruções de trabalho visuais. Alguns fornecedores de instruções de trabalho até oferecem complementos específicos para a indústria que incluem recursos que atendem às necessidades de seus casos de uso.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Instruções de Trabalho?
A seguir estão alguns recursos principais dentro do software de instruções de trabalho que podem ajudar os usuários a criar guias práticos passo a passo para seus procedimentos empresariais:
Criação de guias visuais: Os usuários podem criar guias visuais consistindo de texto, listas de verificação, fotos e vídeos que explicam como realizar certas tarefas. Novos guias podem ser criados para cada procedimento diferente que uma empresa possui, e esses guias podem ser todos armazenados em um local central para que todos os funcionários possam acessá-los.
Monitoramento de desempenho: Se os funcionários forem obrigados a usar a plataforma de instruções de trabalho da empresa para seguir guias e marcar tarefas à medida que são concluídas, os gerentes podem usar esses dados em tempo real para monitorar o desempenho e a eficiência em nível de funcionário, equipe e empresa.
Análise e relatórios: As plataformas de instruções de trabalho podem coletar dados com base na atividade dos funcionários na plataforma para ajudar os usuários a criar relatórios sobre produção, treinamento, tempo de inatividade, etc.
Gravação de tela: Se uma tarefa deve ser realizada em um computador, os administradores podem gravar sua tela para demonstrar como uma tarefa deve ser concluída e adicionar a gravação de tela ao guia específico para essa tarefa.
Quais são os Benefícios do Software de Instruções de Trabalho?
Além de ajudar na padronização de procedimentos empresariais, o software de instruções de trabalho tem outros benefícios, incluindo economia de tempo e aumento da moral dos funcionários.
Padroniza processos: As plataformas de instruções de trabalho digitalizam e reúnem documentos ou procedimentos baseados em papel que foram documentados e colocados em fontes dispersas por toda a empresa. Esta plataforma se torna a única fonte de verdade para instruções, fornecendo guias sobre como completar a maioria, senão todas, as tarefas.
Economiza tempo na documentação de procedimentos: Como este software é adaptado para atender às necessidades de gerentes e trabalhadores, ele fornece as ferramentas necessárias, como modelos e ferramentas de autoria e publicação, para documentar e distribuir rapidamente e com precisão os procedimentos de trabalho.
Reduz a requalificação: Como os guias são reunidos em uma biblioteca central nas plataformas de instruções de trabalho, os funcionários podem acessá-los a qualquer momento para revisar procedimentos que aprenderam no passado. Além disso, à medida que os procedimentos mudam dentro de uma organização, os administradores podem atualizá-los dentro da plataforma de instruções de trabalho em vez de informar e treinar individualmente os funcionários.
Reduz erros dos funcionários: Os funcionários também podem ter esses guias abertos enquanto completam tarefas em tempo real, para que possam garantir que seguem cada passo corretamente para evitar erros. Isso é especialmente útil para trabalhadores que são aprendizes visuais. Ser capaz de ver uma lista de verificação ou vídeos mostrando como realizar uma tarefa ressoará melhor com esses trabalhadores do que apenas ser informado sobre o que fazer.
Aumenta a moral: Guias visuais dão aos funcionários a autonomia para aprender no seu próprio ritmo. Isso os capacita a revisar procedimentos com os quais não se sentem confiantes, demorando mais em algumas seções enquanto passam mais rapidamente por outras. Ter esse senso de controle sobre seu próprio treinamento ajuda a aumentar a moral.
Quem Usa Software de Instruções de Trabalho?
Existem alguns casos de uso diferentes para o software de instruções de trabalho, conforme mencionado abaixo:
Estações de trabalho de manufatura e montagem: Instruções de trabalho eletrônicas são benéficas para trabalhadores da linha de frente que trabalham com as mãos em tarefas repetitivas de manufatura e montagem. Muitas vezes, essas tarefas são sensíveis ao tempo, pois há inúmeras pessoas envolvidas na criação de um único produto, e guias de instrução ajudam a completá-las rápida e precisamente.
Instrução de trabalho de serviço: O trabalho de serviço muitas vezes envolve ajudar clientes a resolver vários problemas. Nem sempre faz sentido treinar trabalhadores de serviço em todos os possíveis problemas que possam surgir, então as instruções de trabalho são uma boa maneira para eles se treinarem à medida que diferentes problemas precisam ser resolvidos.
Departamento de treinamento: Este caso de uso abrange muitas indústrias, especialmente aquelas com alta rotatividade de funcionários. O tempo de treinamento é muitas vezes muito caro, e guias de treinamento são um método de autoatendimento para os funcionários se treinarem.
Quais são as Alternativas ao Software de Instruções de Trabalho?
Alternativas ao software de instruções de trabalho podem substituir este tipo de software, seja parcialmente ou completamente:
Software de base de conhecimento: O software de instruções de trabalho é essencialmente um subconjunto do software de base de conhecimento. As bases de conhecimento contêm informações sobre uma ampla gama de tópicos, enquanto as instruções de trabalho incluem informações mais orientadas para a ação.
Software de procedimentos operacionais padrão (SOP): As plataformas SOP contêm informações semelhantes às plataformas de instruções de trabalho. No entanto, os SOPs são mais de alto nível do que as instruções de trabalho. Os SOPs resumem as especificações de um processo, enquanto as instruções de trabalho se concentram em tarefas individuais e explicam cada uma das etapas delineadas dentro de um SOP.
Como Comprar Software de Instruções de Trabalho
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Instruções de Trabalho
Antes de procurar uma solução de software para instruções de trabalho, os compradores devem se perguntar quais objetivos desejam alcançar com o software. São objetivos mais simples, como apenas converter documentos em papel para um formato digital? Ou precisam de uma reformulação completa de suas práticas operacionais para torná-las mais automatizadas? Seja qual for, é importante anotá-los antes de procurar software, pois diferentes soluções oferecem diferentes funcionalidades e níveis de robustez. Aqui estão algumas coisas a considerar:
- Quem usará o software? Quão fácil de usar ele precisa ser?
- Com quais outros sistemas e ferramentas o software precisará se conectar?
- Que tipo de conteúdo será armazenado na plataforma de instruções de trabalho e quanto armazenamento será necessário?
Comparar Produtos de Software de Instruções de Trabalho
Crie uma lista longa
Após listar os requisitos, os compradores podem começar a navegar pelos produtos em um nível alto para criar uma lista longa. Esses produtos não necessariamente atenderão a todos os requisitos, então os compradores precisarão priorizar sua lista de requisitos. Ao visitar a categoria de software de instruções de trabalho do G2.com, os compradores podem filtrar as plataformas de instruções de trabalho e adicionar produtos à sua "Minha Lista" dentro do G2.com.
Crie uma lista curta
Uma vez que os compradores tenham criado uma lista curta, eles podem classificar ainda mais suas opções verificando as classificações do produto no G2 Grid® e lendo avaliações de usuários para entender como seus pares experimentam o software. Dessa forma, os compradores podem encontrar a melhor plataforma de instruções de trabalho para suas necessidades.
Conduza demonstrações
Após reduzir a seleção, os compradores devem entrar em contato com os fornecedores para agendar demonstrações da solução. As empresas podem entrar em contato com muitos fornecedores diretamente no G2.com para solicitar demonstrações selecionando o botão "Obter uma Cotação". Em cada demonstração, os compradores devem ter certeza de fazer as mesmas perguntas e cenários de uso para melhor avaliar cada produto.
Seleção de Software de Instruções de Trabalho
Escolha uma equipe de seleção
Dependendo de como a plataforma será utilizada, diferentes pessoas precisarão estar envolvidas no processo de seleção. No entanto, na maioria dos casos, as pessoas que precisam estar envolvidas são:
- Aqueles que criarão os guias de instrução
- Aqueles que supervisionarão as pessoas usando os guias de instrução
- Alguém da equipe de garantia de qualidade cujas métricas dependem de quão bem os guias são seguidos
Negociação
As plataformas de instruções de trabalho têm preços definidos dependendo de quais recursos um comprador requer, e geralmente não há negociação. Organizações de nível empresarial que exigem maior espaço de armazenamento e outros recursos avançados podem ser capazes de negociar seu plano e preço.
Decisão final
O membro da equipe que supervisionará a plataforma mais deve tomar a decisão final.
Quanto Custa o Software de Instruções de Trabalho?
Os modelos de preços para essas soluções são diretos. A maioria dos fornecedores não exige que os compradores assinem um contrato para adquirir planos mensais. Enquanto a maioria dos fornecedores oferece planos gratuitos, estes vêm com espaço de armazenamento limitado e recursos básicos. Os compradores podem optar por um dos planos pagos, que oferecem mais espaço de armazenamento, automação avançada e mais integrações. Esses níveis aumentam de preço de acordo com as capacidades que oferecem.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
O ROI no software de instruções de trabalho pode ser avaliado observando o desempenho de certas tarefas, como montagem, tickets de suporte ao cliente e treinamento de funcionários, após a implementação do software. Aqui estão alguns fatores específicos a considerar:
- Tempo economizado nessas tarefas
- O aumento na quantidade de tarefas concluídas
- A precisão/qualidade das tarefas concluídas
- Satisfação do cliente (se o software estiver sendo usado por equipes de atendimento ao cliente)
- Satisfação dos funcionários (se os funcionários estiverem usando o software para tarefas do dia a dia)
