Melhor Software de Gestão do Conhecimento

Ferramentas de gestão do conhecimento são usadas por empresas que desejam aproveitar ao máximo os diferentes níveis de habilidade e experiência de seus funcionários. O software fornece um ponto de encontro comum para que colegas de equipe e colaboradores remotos se beneficiem de processos e fluxos de trabalho que foram documentados, como documentos de integração, perguntas frequentes e mais.

Essas ferramentas são especialmente úteis ao integrar novos funcionários e também ao se despedir de funcionários veteranos. Ninguém gosta de repetição, e as ferramentas de gestão do conhecimento mantêm o antigo para informar o novo. Elas ajudam a manter grandes equipes na mesma página, diminuindo as chances de desinformação e erros facilmente evitáveis.

Principais Benefícios do Software de Gestão do Conhecimento

• Organizar facilmente grandes volumes de vários tipos de dados
• Acessar insights avançados, conhecimento e experiência ao longo do tempo, independentemente do papel
• Incentivar a colaboração através da acessibilidade da informação
• Dar ou fortalecer a estrutura de processos padrão
• Aumentar a comunicação entre departamentos distintos
• Reter o conhecimento da empresa após a saída de inteligência específica
• Fornecer uma base de conhecimento de autoatendimento para usuários de um produto ou serviço

O software de gestão do conhecimento tem casos de uso tanto internos quanto externos. Algumas empresas usam o software de gestão do conhecimento como um banco de dados interno para referência dos funcionários. Outras empresas usarão o software de gestão do conhecimento como uma referência externa para clientes.

Reter Informação — Soluções de gestão do conhecimento são frequentemente usadas para integrar novos funcionários. Administradores e coordenadores de RH podem manter apresentações de treinamento, arquivos de documentos imprimíveis, manuais de conduta e vestimenta, e mais em pastas acessíveis pelos membros da empresa. Isso diminui a frequência com que os funcionários entram em contato para fazer perguntas como quais feriados eles têm de folga e quão casuais são as sextas-feiras casuais.

Da mesma forma, funcionários de longo prazo que se aposentam ou seguem para sua próxima oportunidade não levam todo o seu conhecimento com eles. As perguntas que responderam e os arquivos que carregaram permanecem acessíveis na ferramenta até que um administrador os considere desatualizados ou desnecessários. Isso é especialmente útil para empresas com processos únicos que dependem de funcionários informados para ajudar a solucionar problemas. Com uma ferramenta de gestão do conhecimento, a expertise permanece com a organização.

Eficiência — Conhecimento organizado e documentado significa menos tempo gasto fazendo e respondendo perguntas e mais tempo trabalhando nas tarefas ou projetos em questão. Com tantas informações da empresa disponíveis digitalmente, os funcionários passam menos tempo tendo colegas de trabalho explicando manualmente. Com fóruns abertos e páginas de perguntas frequentes, aqueles que precisam têm uma abundância de olhos em suas perguntas. Mais pessoas tendo acesso a uma pergunta significa um tempo de resposta mais rápido, bem como mais vozes para opinar sobre uma solução.

Os usuários podem carregar documentos e arquivos para a solução de gestão do conhecimento diretamente de suas contas de armazenamento de arquivos ou gestão de ativos digitais. A integração com esses tipos de produtos de software aumenta a eficiência porque os usuários não precisam realizar os processos manualmente.

Os usuários também podem marcar colegas de trabalho em comentários sobre arquivos ou gerar um link para enviar outros diretamente para um documento que precisam ver. Isso economiza o tempo gasto procurando informações, permitindo que os usuários encontrem e marquem arquivos rapidamente, mantendo-os para referência futura.

Atendimento ao Cliente — Uma FAQ é assim chamada porque os clientes geralmente têm as mesmas perguntas sobre uma empresa ou produto. Um sistema de gestão do conhecimento pode servir como uma ferramenta de atendimento ao cliente fácil, onde os clientes podem procurar perguntas frequentes ou tutoriais no site de uma empresa. Este método de atendimento ao cliente pode ser muito mais barato do que um help desk e pode reduzir o tráfego de chamadas.

Gestão de Tarefas — Ferramentas de gestão do conhecimento ajudam os usuários a descobrir como alcançar metas, e algumas fazem isso com recursos específicos de gestão de tarefas. Embora o software de gestão de tarefas seja uma categoria por si só, também é uma funcionalidade que está presente em vários outros tipos de software. Muitas ferramentas de gestão do conhecimento têm recursos que podem fornecer transparência na conclusão de projetos ou tarefas. Recursos de marcação dentro de documentos permitem que os usuários passem arquivos ou documentos para aqueles cuja atenção eles requerem.

Empresas de todo o espectro utilizam software de gestão do conhecimento para organizar suas práticas internas e bases de conhecimento externas.

Integração de Funcionários — O software de gestão do conhecimento também é útil no processo de integração e treinamento de novos funcionários. Em vez de gastar horas do dia respondendo a cada novo pensamento e pergunta que surge, novos funcionários podem recorrer ao software de gestão do conhecimento para obter respostas. Eles podem pesquisar dentro da ferramenta para ver se a informação que procuram já foi documentada antes. Isso incentiva um ambiente onde os funcionários buscam respostas primeiro e fazem perguntas depois.

Funcionários Veteranos — O software de gestão do conhecimento ajuda as empresas a reter informações que funcionários valiosos, gerentes e outros membros da empresa desenvolveram e registraram ao longo do tempo. Isso é útil para empresas que não querem perder ou extraviar conhecimento quando um funcionário inevitavelmente se muda para outra empresa ou para um cargo dentro da mesma empresa. As informações podem ser arquivadas para que mesmo informações antigas e desatualizadas possam ser armazenadas para referência futura.

Clientes — Clientes com perguntas sobre um produto ou serviço frequentemente recorrem ao site de uma empresa para uma base de conhecimento sobre sua oferta. Esta base de conhecimento pode ser construída pela própria empresa ou com informações adicionais de outros clientes. A percepção do cliente é crucial, pois eles compartilham a mesma perspectiva e podem fornecer a outros clientes conselhos com essa perspectiva em mente.