Saiba Mais Sobre Software de Sala de Dados Virtual
O que é Software de Sala de Dados Virtual?
Salas de dados virtuais (VDRs), também conhecidas como salas de dados online, ajudam as empresas a armazenar e compartilhar informações sensíveis da empresa de forma segura em um repositório online seguro. Isso pode assumir a forma de um site seguro ou aplicativo web seguro que é configurado através de um extranet proprietário. Empresas e clientes podem se reunir virtualmente dentro da sala e examinar os documentos sensíveis aos quais tiveram acesso para fechar um negócio, discutir informações legais ou simplesmente revisar os documentos conforme acharem necessário. Informações sensíveis geralmente incluem documentos privados da empresa, informações sensíveis de clientes, fiscais, legais ou financeiras, propriedade intelectual ou qualquer outro documento importante que exija segurança extra para garantir sua confidencialidade.
VDRs são ideais para empresas que exigem um alto nível de proteção de certos documentos, mas também são facilmente acessíveis para aqueles que estão autorizados a manuseá-los e compartilhá-los. Antes da introdução dos VDRs, as salas de dados físicas eram a norma e ajudavam a facilitar o acesso e compartilhamento seguro de documentos. No entanto, como os VDRs provaram ser mais seguros, convenientes e menos caros do que as salas de dados físicas tradicionais devido às suas medidas de segurança aumentadas e custos iniciais mais baixos, eles substituíram amplamente estas ao longo do tempo.
Quais são os principais provedores de salas de dados seguras para due diligence?
Alguns dos principais provedores de salas de dados seguras para due diligence incluem Datasite, Ideals e Firmex. Essas plataformas oferecem processos de due diligence eficientes em M&A, finanças, jurídico e outras transações sensíveis. Aqui está uma visão mais detalhada de alguns dos principais provedores:
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Datasite: Conhecido por sua plataforma detalhada de due diligence. Datasite integra-se com ferramentas de gerenciamento de documentos, segurança e colaboração, tornando-se uma das principais escolhas nesta lista para due diligence.
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ideals: Reconhecido por seus robustos protocolos de segurança e interface amigável, adequado para empresas de todos os tamanhos.
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Firmex: Um provedor de sala de dados seguro e direto para due diligence que enfatiza sua facilidade de uso e suporte ao cliente.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Sala de Dados Virtual?
Compartilhamento de arquivos: Os VDRs simplificam a colaboração ao fornecer compartilhamento de arquivos de usuário para usuário que é granular e restritivo para garantir a máxima segurança. No entanto, usuários autorizados que têm o direito de visualizar certos documentos podem acessá-los facilmente e com segurança dentro do VDR.
Segurança e criptografia: Um dos principais recursos de um VDR é o controle de acesso e a capacidade de conceder permissões de documentos a usuários específicos para manter um ambiente seguro. Os arquivos são mantidos seguros com criptografia, autenticação de dois fatores, bem como controles de login único. Além disso, marcas d'água e destruição remota adicionam outra camada de segurança.
Histórico de visualização: Usuários autorizados têm a capacidade de rastrear quanto tempo alguém passou em um determinado documento, onde foram feitos cliques no documento e para onde mais um visualizador navegou dentro do VDR seguro.
Reconhecimento óptico de caracteres (OCR): Com OCR, os usuários podem usar termos de pesquisa de texto completo para localizar facilmente uma palavra ou frase em um documento.
Chat ao vivo: Recursos de chat ao vivo incentivam a colaboração e a conversa sobre documentos específicos, o que é especialmente útil para usuários que estão colaborando com outros usuários remotamente.
Acesso somente para visualização: Para medidas adicionais de segurança de dados, os usuários podem ajustar quem tem o poder de editar documentos dentro do VDR. Aqueles que não devem ter o poder de editar um documento, e em vez disso devem apenas ter o poder de visualizá-lo, podem ser atribuídos acesso somente para visualização, o que restringe a edição.
Relatórios: O recurso de relatórios fornece métricas e insights sobre visualizações de página, histórico de visualização de contas de usuário e pesquisas recentes.
Upload de arquivos por arrastar e soltar: Os usuários podem facilmente fazer upload de documentos em um VDR simplesmente arrastando e soltando arquivos e pastas de sua área de trabalho em uma pasta designada que está armazenada no VDR.
Upload em massa: Os usuários podem fazer upload de mais de um arquivo de uma vez para acelerar o processo de upload no VDR.
Quais são os Benefícios do Software de Sala de Dados Virtual?
Os VDRs vão longe para garantir o compartilhamento seguro de dados e outras informações confidenciais, mas esses produtos também fornecem benefícios operacionais secundários para outras partes do negócio.
Transparência e construção de confiança: Construir relacionamentos fortes com as partes interessadas é vital para interações comerciais bem-sucedidas, e no coração disso está a transparência, que ajuda a construir confiança. Em situações onde a transparência de informações altamente confidenciais é integral, os VDRs fornecem uma maneira de compartilhar informações sem o risco de vazamentos de dados.
Eficiência de custos: O uso de VDRs reduz enormemente a necessidade de documentos físicos, o que, por sua vez, reduz os custos associados à impressão, arquivamento e armazenamento de documentos. Um grande custo que é reduzido ou muitas vezes completamente eliminado com VDRs é viajar com o único propósito de visualizar documentos corporativos. Os VDRs também têm taxas, no entanto, estas podem ser previsíveis e, portanto, gerenciáveis. Toda essa redução em arquivos de papel e viagens também reduz a pegada de carbono de uma empresa, o que é outro benefício adicional dos VDRs.
Aumento da produtividade: Os VDRs permitem fluxos de trabalho mais simplificados. Durante uma transação sensível ao tempo, como um processo de M&A, os VDRs podem ajudar a reduzir significativamente o tempo gasto em comunicação e tarefas administrativas. Além disso, a funcionalidade de organização de arquivos dos VDRs torna a busca e referência de documentos eficiente.
Acessibilidade global: Com uma quantidade crescente de transações comerciais acontecendo com parceiros ao redor do mundo, os VDRs reduzem as limitações geográficas que antes tornavam o processo de negociação e comunicação através de fronteiras extremamente trabalhoso.
Quem Usa Software de Sala de Dados Virtual?
Os VDRs são importantes para indústrias que exigem armazenamento e compartilhamento seguro e acessível de documentos. Algumas empresas podem comparar os prós e contras de escolher entre um VDR e um software de armazenamento e compartilhamento de arquivos. Enquanto os VDRs fornecem alguns dos mesmos recursos de uma solução de armazenamento e compartilhamento de arquivos, eles oferecem medidas de segurança muito mais altas e são essenciais para indústrias que exigem fortes medidas de segurança para seus arquivos. Por outro lado, a menos que medidas de segurança pesadas sejam necessárias, os VDRs provam ser ineficientes e complicados devido às restrições e autorizações envolvidas. Um sistema simples de armazenamento e compartilhamento de arquivos seria adequado para empresas que não precisam cumprir regulamentos de segurança rigorosos.
Organizações sem fins lucrativos: Qualquer organização sem fins lucrativos que exija o armazenamento e compartilhamento de documentos sensíveis de arrecadação de fundos, subsídios e outros documentos financeiros, e listas de associações têm um caso de uso para software de VDR.
Fusões e aquisições (M&As): Os VDRs são essenciais durante a fase de due diligence de um M&A porque os M&As exigem a divulgação legal de todos os documentos e informações relevantes referentes às empresas envolvidas no processo de aquisição. Durante a fase de due diligence de uma transação de M&A, ambas as partes envolvidas podem aproveitar o ambiente estável e seguro que os VDRs fornecem para compartilhar documentos relevantes em tempo real.
Comunicações do conselho: Em muitos casos, os membros do conselho frequentemente exigem a troca de documentos sensíveis ou proprietários. Os VDRs fornecem uma plataforma segura na qual os membros do conselho podem facilmente se comunicar e compartilhar documentos importantes do conselho.
Ofertas públicas iniciais (IPOs): As IPOs podem ser um processo complicado que um espaço de trabalho virtualizado pode tornar mais eficiente. As IPOs exigem que as empresas sejam mais transparentes com suas atividades e transações do que podem estar acostumadas. Os VDRs podem ajudar essas empresas a navegar equilibrando suas responsabilidades públicas com quaisquer deveres de conformidade internos. Os VDRs podem facilmente adicionar novas autorizações a acionistas atuais e potenciais, mantendo a segurança dos documentos como prioridade.
Quais são as principais soluções de sala de dados seguras para fusões e aquisições?
Ao conduzir fusões e aquisições (M&A), estas são algumas das principais soluções de sala de dados seguras com base em avaliações de usuários do G2:
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Datasite: especializado em processos de M&A e due diligence com foco em velocidade e eficiência. Este aplicativo oferece análises em tempo real e extensas ferramentas de gerenciamento de perguntas e respostas.
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Intralinks: fornece uma solução de armazenamento em nuvem rápida e inteligente, oferecendo ferramentas de due diligence com inteligência artificial e análises em tempo real para negociadores.
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Ansarada: Conhecido por sua interface amigável que foca em melhorar os fluxos de trabalho de negócios.
Qual serviço de sala de dados segura é melhor para bancos de investimento?
Para bancos de investimento que gerenciam transações de alto risco como M&As, captação de capital e IPOs, escolher um serviço de sala de dados que ofereça recursos de segurança robustos é importante. Alguns dos principais concorrentes incluem:
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Datasite: Um VDR líder, particularmente forte em facilitar transações de M&A e negócios de mercado de capitais, oferecendo forte segurança e análises avançadas.
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DealRoom: Frequentemente usado para bancos de investimento por sua velocidade, segurança e gerenciamento de informações confidenciais.
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FirmRoom: Oferece facilidade de uso e escalabilidade; este aplicativo atende tanto a negócios de mercado médio quanto a negócios empresariais.
Quais são as Alternativas ao Software de Sala de Dados Virtual?
Alternativas ao software de VDR podem substituir este tipo de software, seja parcial ou completamente:
Software de RFP: Solicitações de propostas (RFPs) são frequentemente feitas através de software de RFP autônomo. No entanto, algumas empresas podem escolher uma solução de VDR para armazenar materiais relacionados à proposta, adicionando uma camada de segurança.
Software de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM): Sistemas ECM ajudam as empresas a organizar, gerenciar e distribuir documentos não estruturados, frequentemente utilizando capacidades de armazenamento em nuvem para fazê-lo. Esta solução é menos segura, mas mais acessível para empresas que não exigem uma segurança tão pesada no gerenciamento de documentos.
Software de gerenciamento de conhecimento: Ativos da empresa armazenados dentro do software de gerenciamento de conhecimento podem ser facilmente populados, editados, armazenados e compartilhados dentro do sistema. Como o software de VDR, o software de gerenciamento de conhecimento fornece um repositório online de documentos para empresas. Essas soluções são consideradas uma opção viável para empresas que não precisam da segurança pesada de documentos fornecida pelos VDRs. Documentos armazenados dentro de soluções de gerenciamento de conhecimento são tipicamente destinados a ativos relacionados a notas de trabalho, guias de "como fazer" e outros guias informativos relacionados úteis para funcionários.
Quais serviços de sala de dados virtuais são melhor avaliados para startups?
Startups precisam de plataformas de sala de dados virtuais (VDR) que ofereçam compartilhamento seguro de documentos, configuração rápida e controles intuitivos para apoiar captação de recursos, due diligence e relações com investidores. Com base em avaliações do G2, essas ferramentas de VDR são as mais bem avaliadas:
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Datasite Diligence Virtual Data Room: Adaptado para transações de alto risco, o Datasite oferece segurança avançada, redação de documentos e análises, tornando-o ideal para startups navegando em M&A ou rodadas de investimento.
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Ideals Virtual Data Room: Projetado com simplicidade e velocidade em mente, o Ideals fornece às startups uma experiência de integração rápida, controles de permissão granulares e rastreamento de arquivos em tempo real.
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Ansarada: Combina insights impulsionados por IA com uma interface de usuário limpa, ajudando empresas em estágio inicial a gerenciar o acesso de investidores, versionamento de documentos e prontidão para negócios desde o primeiro dia.
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Firmex Virtual Data Room: Oferece uma plataforma confiável, segura e direta para startups que lidam com documentos sensíveis, com navegação intuitiva e suporte responsivo para negócios em ritmo acelerado.
Quem são os principais provedores de software de sala de dados virtuais para pequenas empresas?
Quando a confidencialidade é importante, mas os recursos são limitados, pequenas empresas recorrem a VDRs que são fáceis de gerenciar e construídos para velocidade. Usuários do G2 destacam esses principais desempenhos:
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Clinked: Combina compartilhamento de arquivos, mensagens seguras e marca de etiqueta branca em uma solução de VDR focada no cliente, perfeita para pequenas empresas que colaboram com parceiros ou clientes externos.
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DocSend: Popular entre startups e PMEs, o DocSend permite rastreamento em tempo real de documentos compartilhados e apresentações para investidores, com controles de acesso que garantem que apenas as pessoas certas possam visualizar conteúdo sensível.
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SecureDocs: Fornece gerenciamento robusto de permissões e trilhas de auditoria em uma interface limpa e fácil de usar, projetada para pequenas empresas que precisam de uma solução confiável para due diligence ou compartilhamento interno.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Sala de Dados Virtual?
Qualquer empresa que crie e compartilhe informações sensíveis, proprietárias ou de clientes se beneficiará dos VDRs. No entanto, algumas indústrias exigem o software mais do que outras. Instituições financeiras se beneficiam muito dos recursos de segurança dos VDRs, pois facilitam o compartilhamento seguro de documentos enquanto também previnem riscos de cibersegurança, que são infelizmente comuns na indústria. Além disso, qualquer indústria que enfrente riscos de roubo de identidade, vazamentos de dados sensíveis ou informações legais sensíveis se beneficiaria dos VDRs devido às complexas medidas de segurança que oferece.
Empresas de capital de risco, private equity ou bancos de investimento: Essas empresas usam VDRs em seus processos de due diligence, que incluem o compartilhamento seguro de informações de portfólio, informações financeiras e documentos fiscais.
Escritórios de advocacia: Advogados e outros profissionais jurídicos podem compartilhar mais facilmente documentos legais confidenciais entre clientes e terceiros autorizados em VDRs do que em um sistema padrão de armazenamento e compartilhamento de arquivos.
Empresas imobiliárias: Empresas imobiliárias também lidam com situações de due diligence, então os VDRs são um grande ativo para a indústria. Situações como trocas de propriedades, avaliações e o processo de venda de uma casa envolvem o compartilhamento confidencial de documentos entre várias partes.
Empresas de biotecnologia ou farmacêuticas: Essas empresas frequentemente têm que compartilhar propriedade intelectual e dados de ensaios clínicos com terceiros.
Mineração e energia: Essas empresas estão rotineiramente compartilhando grandes arquivos confidenciais para vários propósitos, como joint ventures, auditorias ambientais, financiamento, gestão intermediária, etc. Os VDRs facilitam a navegação nesses processos regulatórios.
Quais provedores de sala de dados são melhores para grandes empresas Fortune 500?
Para grandes empresas Fortune 500, os melhores provedores de sala de dados são Datasite, Intralinks e Box, devido à sua confiabilidade, escalabilidade e recursos de segurança. Aqui está um resumo mais detalhado dessas escolhas:
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Datasite: Especializado em transações de M&A, o Datasite oferece análises detalhadas, ferramentas de gerenciamento de projetos, suporte multilíngue e segurança de nível empresarial que atende a empresas globais.
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Intralinks: Com presença global, esta plataforma oferece colaboração segura e automação de fluxo de trabalho, gerenciamento seguro de documentos e segurança avançada.
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Box: Conhecido por sua ampla base de usuários, oferece compartilhamento seguro de documentos, segurança avançada, uma interface intuitiva e forte suporte ao cliente.
Esses provedores de sala de dados são uma das melhores escolhas para grandes organizações com transações de alto volume e segurança de nível empresarial.
Como Comprar Software de Sala de Dados Virtual
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Sala de Dados Virtual
Escolher um VDR pode parecer simples, dado seu propósito muito claro como um lugar para compartilhar dados confidenciais e informações classificadas de forma segura. No entanto, devido aos riscos associados a um VDR não operar de uma maneira que melhor se adapte às necessidades de uma organização, é importante garantir que os compradores considerem alguns fatores antes de selecionar um. Aqui estão alguns fatores a considerar:
Tamanho e quantidade de arquivos: Considere que tipos de arquivos serão carregados no VDR. Serão apenas arquivos internos? Serão também arquivos de clientes? Serão grandes conjuntos de dados? Dependendo dessas respostas, os compradores devem escolher um VDR que suporte os tipos e tamanhos de arquivos com os quais estarão trabalhando.
Níveis de segurança: Dependendo do nível de segurança necessário para proteger os arquivos, várias proteções estão disponíveis. É fácil selecionar um nível de segurança que está acima do que é realmente necessário, no entanto, isso é desaconselhado porque segurança intensa significa falta de visibilidade e acessibilidade, mesmo para arquivos que não precisam ser tão protegidos, levando a clientes, funcionários ou ambos a ficarem frustrados.
Customização: Ao selecionar um VDR, é importante considerar os diferentes casos de uso relevantes para o negócio. Se o comprador vai usar um VDR para uso interno, para clientes, para prospects, etc., então eles devem garantir que são facilmente capazes de alterar configurações para permitir diferentes tipos de arquivos e níveis de segurança. Se equipes que não têm um background técnico vão usar a sala de dados, é importante considerar a facilidade de uso e selecionar um produto que seja amigável e intuitivo.
Comparar Produtos de Software de Sala de Dados Virtual
Crie uma lista longa
Há uma quantidade extensa de opções quando se trata de software de VDR. Uma vez que os compradores entendam seus requisitos, eles devem procurar soluções navegando na internet. A maioria dos sites de produtos terá uma página de 'Recursos' que fornecerá uma visão geral do que o software abrange. G2.com é um bom lugar para começar.
Crie uma lista curta
Em seguida, os compradores devem pesquisar mais a fundo na lista longa de soluções para criar uma lista curta. Há muita pesquisa (artigos e vídeos) que explicam e revisam diferentes produtos de diferentes perspectivas. Os compradores devem encontrar pesquisas que atendam à sua indústria. O recurso 'Comparar' do G2.com ajudará a comparar softwares lado a lado para comparar recursos específicos e aprender como usuários reais os avaliam.
Conduza demonstrações
Demonstrações são uma ótima maneira de obter uma visão em primeira mão das soluções potenciais e a capacidade de fazer as perguntas certas para determinar qual produto é o certo para a organização. Os compradores devem se preparar para cada demonstração tendo uma lista padrão de perguntas e esclarecimentos para fazer a cada fornecedor.
Seleção de Software de Sala de Dados Virtual
Escolha uma equipe de seleção
Dado o foco em TI e segurança dos VDRs, membros do departamento de TI de uma organização devem ser incluídos nas conversas. Eles ajudarão a avaliar a compatibilidade de certos produtos com sistemas existentes que precisarão ser integrados com o VDR escolhido. Além disso, deve haver membros das equipes que usarão o VDR com frequência. Isso geralmente inclui equipes que lidam com informações altamente sensíveis, como finanças e P&D. Membros de todas as várias equipes precisam colaborar ao selecionar o produto certo.
Negociação
Nesta fase, é importante discutir preços e perguntar se há descontos disponíveis, seja por comprar um número maior de licenças ou por uma duração mais longa. Os compradores devem explorar opções de pagamento, implementação, suporte ao cliente e serviços de integração neste momento também.
Decisão final
Agora que os compradores sabem qual solução de software desejam comprar, eles devem pedir um teste do produto para testar como ele será implementado e adotado por suas equipes. Se for bem integrado com a tecnologia existente e as equipes o receberem bem, o comprador pode ter confiança de que está comprando o melhor VDR para suas necessidades.
Quanto Custa o Software de Sala de Dados Virtual?
O custo de um VDR depende dos recursos que oferece, da quantidade de armazenamento disponível, do número de usuários e mais. Aqui estão os tipos mais comuns de estruturas de custo ao comprar um VDR:
Modelo de custo por página: Isso se refere a um modelo de custo que cobrará por página que é armazenada em um VDR. Este tipo de precificação pode ser atraente para pequenos projetos com um escopo claro.
Modelo de custo por usuário: Este tipo de modelo de custo fornece um número definido de licenças de usuário e a organização será cobrada por cada usuário adicional. É importante verificar quantas licenças de usuário são necessárias antes de se inscrever para este modelo.
Tamanho do armazenamento: Alguns provedores de VDR cobrarão com base no número de gigabytes (GB) que a sala usa. Alguns provedores de VDR permitirão uma certa quantidade de armazenamento de dados, ou um intervalo, e cobrarão por excesso.
Taxa mensal fixa: Esses planos são como planos de celular, oferecendo uma quantidade definida de dados, páginas e usuários, e são precificados de acordo. Este modelo de custo é uma boa maneira de evitar grandes taxas de excesso.
Tendências do Software de Sala de Dados Virtual
Disponibilidade em múltiplos dispositivos: Os VDRs são eficientes, mas a acessibilidade pode sempre ser melhorada devido às suas intensas medidas de segurança. As tendências apontam para a acessibilidade em múltiplos dispositivos para aliviar alguns problemas comuns de acessibilidade. Enquanto algumas soluções de VDR estão apenas começando a oferecer acesso via múltiplos dispositivos, como móvel e navegador, espera-se que o acesso móvel seja um recurso mais comumente disponível à medida que os VDRs se tornam cada vez mais populares em mais indústrias. A disponibilidade em múltiplos dispositivos é ideal para negócios corporativos e transações que estão em andamento, são sensíveis ao tempo e requerem ação imediata.
