O software de gestão de espaço permite que as organizações monitorem, analisem e otimizem seu inventário de espaço físico. Este software possibilita que os usuários reservem salas de reunião, mesas e outros espaços e recursos compartilhados dentro do local de trabalho. O software de gestão de espaço é usado para gerenciar espaços de trabalho dedicados (atribuídos); no entanto, algumas ferramentas podem fornecer a capacidade de gerenciar espaços de trabalho híbridos e de endereço livre (não atribuídos) também.
Os administradores se beneficiam do software de gestão de espaço, pois ele permite que gerenciem permissões de usuários, supervisionem instalações e utilizem análises para melhorar a eficiência do local de trabalho. O software de gestão de espaço auxilia os usuários garantindo que as instalações, como mesas e salas de reunião, sejam reservadas de acordo com os regulamentos do escritório para evitar superlotação e priorizar a segurança no local de trabalho. Essas ferramentas também fornecem uma visão precisa e em tempo real de como o espaço está sendo usado, capacitando os usuários a garantir que seu espaço de trabalho esteja sendo usado de forma eficiente e reduzindo o espaço desperdiçado. O software de gestão de espaço permite que os funcionários vejam quais espaços estão disponíveis e escolham o melhor local para suas necessidades. Algumas ferramentas de gestão de espaço permitem que os usuários reservem mesas ou estações de trabalho em nome de outros, dando às equipes a capacidade de reservar um espaço dedicado. Além disso, algumas ferramentas podem fornecer uma visão geral das comodidades disponíveis, garantindo que os funcionários possam reservar os espaços mais apropriados para seu dia de trabalho.
Este tipo de software abrange a funcionalidade de sistemas de reserva de salas de reunião, que fornecem uma visão geral das salas de conferência, permitem que os usuários reservem e modifiquem reservas, e fornecem aos administradores as ferramentas para modificar permissões, gerenciar salas e acessar informações de reuniões. No entanto, o software de gestão de espaço constrói sobre essas funcionalidades com funcionalidades adicionais tanto para usuários quanto para administradores e fornece ferramentas de análise aprofundada.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Gestão de Espaço, um produto deve:
Permitir que os usuários reservem mesas, salas de reunião e outras instalações
Fornecer aos administradores as ferramentas para gerenciar reservas, acesso a instalações e permissões de usuários
Acompanhar e relatar a utilização do espaço, tendências e eficiências
Gerenciar espaços de trabalho dedicados (atribuídos)
