Recursos dos Sistemas de Reserva de Salas de Reunião
À primeira vista, pode-se pensar que os sistemas de reserva de salas de reunião são limitados em sua funcionalidade. Na realidade, os produtos no mercado são incrivelmente completos nas capacidades que disponibilizam para as empresas. A lista abaixo descreve os recursos básicos que os sistemas de reserva de salas de reunião fornecem, bem como funcionalidades menos comuns que são significativas o suficiente para serem listadas.
Arranjo de reuniões — O principal recurso dos sistemas de reserva de salas de reunião é a coordenação de reuniões. Isso inclui fornecer horários para os participantes das reuniões e mostrar salas disponíveis.
Organização de salas — Para gerenciar adequadamente as salas, os usuários têm a capacidade de nomear salas e organizá-las pelo equipamento dentro delas, localização e capacidade.
Agendamento automático — Se uma reunião for recorrente, o software agendará e reservará automaticamente uma sala para acomodar a disponibilidade.
Calendário — Reuniões agendadas e suas salas de conferência designadas podem ser visualizadas no calendário de uma empresa ou indivíduo. Essas ferramentas também se integrarão com software de calendário externo para garantir visibilidade em todas as soluções.
Gestão de visitantes — Os sistemas de reserva de salas de reunião frequentemente fornecem capacidade de gestão de visitantes integrada, incluindo funcionalidade de check-in de visitantes e agendamento de reuniões para participantes externos.
Sinalização de salas — Usando o sistema de organização de salas criado pelos administradores, um sistema de reserva de salas de reunião é capaz de criar sinalização digital personalizável.
Integrações — Se os recursos para soluções como gestão de visitantes ou sinalização digital não forem fornecidos nativamente, os sistemas de reserva de salas de reunião oferecem integrações com soluções populares para um determinado tipo de software.
Recursos Adicionais dos Sistemas de Reserva de Salas de Reunião
Análises e insights — Os sistemas de reserva de salas de reunião são capazes de rastrear dados relacionados ao uso de espaços físicos e equipamentos. Os insights podem incluir métricas como utilização, horários de pico de uso, duração média das reuniões e contagem média de participantes.
Monitoramento — Algumas soluções notificam os participantes das reuniões sobre reuniões futuras ou lembram os participantes em reuniões de quanto tempo ainda têm uma sala reservada. Outros produtos exigem que os participantes façam check-in em uma reunião, e reuniões que não começam são automaticamente canceladas para que a sala possa ser liberada.
Regras administrativas — Algumas soluções de reserva de salas de reunião vêm com controles administrativos específicos que permitem aos administradores aprovar ou negar solicitações de reserva, criar regras e políticas para salas ou itens, ou dar tags específicas a usuários e salas.
Orientação — Alguns sistemas de reserva de salas de reunião também podem servir como mapas de escritório que mostram onde as salas de conferência estão localizadas e quais estão atualmente disponíveis. Mapas de escritório podem ser apresentados via sinalização digital em TVs e tablets ou acessando o aplicativo fornecido em um desktop ou dispositivo móvel.
Software e Serviços Relacionados a Sistemas de Reserva de Salas de Reunião
Software de gestão de locais — Os sistemas de reserva de salas de reunião e o software de gestão de locais têm alguma sobreposição ampla em termos de funcionalidade. Ambos os tipos de soluções permitem que os usuários rastreiem salas reservadas e garantam que os recursos sejam alocados de forma eficiente sem overbooking. No entanto, as ferramentas de gestão de locais são especificamente destinadas a administradores de locais que alugam espaços para festas e eventos. Eles fornecem outros recursos aplicáveis a esse caso de uso, como ferramentas de faturamento e cobrança e capacidades de gestão mais granulares para recursos como mesas, cadeiras e equipe no local. Em contraste, os sistemas de reserva de salas de reunião são destinados a espaços de escritório e são, na maioria das vezes, usados para casos de uso interno.
Software de gestão de visitantes — Embora soluções dedicadas de gestão de visitantes sejam populares, a funcionalidade de gestão de visitantes encontrada nos sistemas de reserva de salas de reunião pode ser robusta o suficiente para que muitas empresas optem por este último. Como os visitantes de uma empresa muitas vezes exigem um espaço de reunião alocado para sua visita, faz mais sentido ter recursos de gestão de visitantes emparelhados com uma solução que possa reservar espaços de conferência de forma eficiente. Como os sistemas de reserva de salas de reunião frequentemente facilitam a gestão de visitantes também, mas o inverso não é o caso, os sistemas de reserva de salas de reunião são uma excelente opção para empresas que procuram agrupar funcionalidades.
