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O software de configuração, preço e cotação (CPQ) automatiza o processo de cotação, ajudando a produzir cotações eficientes e sem erros para fornecedores que têm ofertas personalizadas e customizáveis. Idealmente, os vendedores podem entregar a proposta adequada a cada cliente com base em seus desejos e necessidades específicas.
O software CPQ facilita muitas opções de precificação diferentes, incluindo preços especiais, preços em pacote ou preços por volume. Ao gerenciar vendedores, é provável que os representantes de vendas possam aplicar descontos extras que podem ou não ser realistas. Certamente pode ser embaraçoso quando alguém erra na cotação de preços para um cliente, o que pode até resultar na perda de um negócio. Como resultado, acompanhar os preços atuais, regras de desconto e preços em pacote pode ser uma dor de cabeça. Mais importante, pode ser catastrófico para o resultado final quando os descontos são aplicados incorretamente ou de forma inconsistente.
O software CPQ ajuda a gerenciar a precificação de todos os produtos e serviços do usuário. Ele permite que as equipes de vendas criem cotações personalizadas com preços consistentes, incluindo descontos disponíveis. Regras de precificação avançadas podem ser configuradas para lidar com descontos por volume, assinaturas percentuais do total, preços de contrato pré-negociados e preços de canal e parceiro. Com sistemas CPQ, os usuários podem garantir que seus preços sejam precisos e otimizados.
Com apenas alguns cliques, os representantes de vendas podem criar cotações, enviá-las por e-mail e incluir uma assinatura eletrônica ou integrar com software de assinatura eletrônica para fechar o negócio. O software CPQ puxa automaticamente os produtos e preços configurados, unindo todo o processo e garantindo consistência ao longo da experiência do cliente.
Existem dois tipos principais de software CPQ, e eles se concentram no método de implantação do sistema. Dependendo das necessidades do negócio, pode-se escolher uma ferramenta CPQ local ou baseada em nuvem (SaaS).
CPQ baseado em nuvem
Este tipo de software de cotação se enquadra na categoria de SaaS. Os sistemas CPQ baseados em nuvem permitem que as equipes trabalhem dentro do programa de qualquer lugar em vários dispositivos. O modelo de precificação baseado em assinatura do software CPQ baseado em nuvem é frequentemente atraente para empresas que esperam crescimento rápido ou que têm vendedores que viajam com frequência.
CPQ local
Um software CPQ local só pode ser acessado em um computador onde o hardware está instalado. Este tipo de sistema CPQ oferece mais segurança e pode ser usado com uma conexão à internet. Ele também permite uma maior configuração personalizada do software pelo cliente.
A seguir estão alguns dos recursos principais dentro do software CPQ:
Compatibilidade com CRM: A maioria dos produtos de configuração e cotação são construídos para funcionar com pelo menos uma ferramenta de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) existente. Alguns são nativos de sistemas CRM específicos, enquanto outros são projetados para integrar-se com vários produtos CRM. Se uma empresa usa software CRM, é vital escolher uma plataforma CPQ que opere perfeitamente com ele.
Customização: Cada empresa terá seu próprio conjunto de necessidades para seu software CPQ—diferentes produtos, descontos, pacotes e mais. O produto que um usuário seleciona deve ser capaz de atender a todas as necessidades de sua equipe de vendas e dos produtos que oferecem.
Móvel: A capacidade de os representantes de vendas criarem cotações no campo através de seus smartphones ou tablets pode reduzir o tempo de um ciclo de vendas. É essencial entender a funcionalidade da oferta móvel de um software de configuração e cotação e as diferentes plataformas nas quais está disponível.
Contratos com marca: Detalhes pequenos, como a marca em documentos de vendas, vão longe em impressionar clientes e fechar negócios. Através de uma solução CPQ, os usuários podem ser capazes de produzir contratos e propostas com o toque adicional de logotipos ou outros identificadores de marca.
Outros recursos do software CPQ: Regras Comerciais, Facilidade de Administração de Configuração, Administração de Documentos, E-Commerce, Agrupamento, Internacionalização, Suporte Offline, Administração de Preços, Termos e Condições, Controle de Versão, e Configuração Visual.
Ao otimizar processos de vendas, estes são alguns dos softwares CPQ com base em avaliações de usuários do G2:
O software CPQ tem uma série de benefícios, conforme mencionado abaixo.
Simplificar o processo de cotação: Muitas empresas exigem processos de cotação extremamente complexos devido a diferentes tipos de contratos e regras de negócios. Com o software CQM, os usuários podem criar uma cotação que automaticamente respeita quaisquer parâmetros limitantes existentes. Ao configurar a ferramenta para as necessidades de cotação do usuário, eles podem eliminar erros e permitir que novos representantes de vendas comecem a trabalhar mais rapidamente.
Reduzir o tempo de redução de cotação: Usuários de ferramentas CPQ em nuvem dizem consistentemente que o software oferece um grande benefício durante o processo de cotação. O software armazena dados de preços e vendas, permitindo que os representantes de vendas criem cotações precisas de forma consistente. Como todos os dados de vendas estão armazenados em um local central, os usuários podem eliminar pilhas e pilhas de planilhas do Excel de seu processo de geração de cotações. Isso reduz significativamente o tempo de redução de cotação, permitindo que os representantes de vendas passem mais tempo vendendo.
Otimizar o processo de aprovação: Os processos de aprovação de vendas podem ser tediosos e desorganizados. O software CPQ pode automatizar esse processo para que, no momento em que uma cotação é criada, ela seja automaticamente distribuída para todos os funcionários envolvidos no processo de aprovação. Além disso, uma vez que uma cotação é aprovada por todos, ela pode ser entregue eletronicamente ao cliente. O software CPQ também permite que o usuário configure o processo de acordo com suas necessidades. Assim, se um representante de vendas quiser gerar uma cotação comum sem preços ou detalhes especiais, essa cotação pode ir diretamente para um cliente. Os usuários também podem configurar o software para acionar a aprovação se um determinado desconto for cotado. Como as ferramentas CPQ suportam tantos cenários de precificação diferentes, os aprovadores não precisam perder tempo em cada cotação, mas sim naquelas que exigem uma análise mais detalhada.
Aumentar o tamanho médio do negócio através de vendas cruzadas e upselling: Na fase final do ciclo de vendas, os compradores geralmente estão abertos a ofertas adicionais apresentadas através de vendas cruzadas e upselling. O software CPQ automatiza o processo de identificação de ofertas extras, fornecendo recomendações com base no histórico de pedidos.
Obter insights de vendas: Como todos os dados de vendas estão disponíveis em um local central, as equipes de vendas podem obter insights valiosos sobre o que está funcionando e o que não está. Esses dados são úteis para determinar coisas como a frequência com que os produtos estão sendo descontados e quanto tempo uma aprovação de vendas leva. Os usuários também podem pesquisar transações de vendas anteriores, o que pode ser útil para copiar, revisar e esclarecer pedidos. Os sistemas CPQ oferecem análises em tempo real para que os usuários tenham uma visão atualizada das tendências de mercado. Esse tipo de informação pode levar a negócios maiores sendo fechados mais rapidamente.
Aumentar a eficácia da sua equipe de vendas: Os vendedores passam apenas cerca de um terço do seu tempo vendendo e interagindo com potenciais clientes. O restante do tempo é gasto preenchendo planilhas, desenvolvendo cotações e atendendo a várias tarefas administrativas que mantêm o negócio funcionando. No entanto, implementar uma ferramenta CPQ no ambiente de trabalho de uma empresa diminui o tempo gasto lidando com a logística e aumenta as oportunidades de construir relacionamentos com os compradores. A automação, assim, permite que os vendedores trabalhem de forma mais eficiente e aloque mais tempo para a tarefa mais crucial na venda: trabalhar diretamente com leads.
Embora as ferramentas CPQ possam ser vantajosas para o resultado financeiro de um negócio, elas geralmente são empregadas apenas por departamentos de vendas dentro de grandes e médias empresas. Pequenas empresas muitas vezes não investem nessa ferramenta devido ao seu custo e complexidade percebidos. No entanto, muitos fornecedores começaram a oferecer soluções CPQ com um preço mais atraente para pequenas empresas. À medida que mais pequenas empresas decidem investir em sistemas CPQ, está se tornando claro que o software pode ser usado como uma plataforma tanto para crescimento quanto para mitigação de riscos.
Empresas de grande e médio porte: A mitigação de riscos entra em jogo quando as empresas têm processos de vendas longos e multifacetados. As empresas de grande porte muitas vezes têm que lidar com processos de vendas complexos, tornando-as propensas a erros. Dado o tamanho de um potencial negócio, um erro na cotação ou precificação pode resultar em uma perda considerável de receita. Além disso, esses tipos de processos de negócios são longos, muitas vezes causando frustração nos clientes, o que pode resultar na perda de um negócio. Ao implementar uma ferramenta CPQ, as empresas de grande porte podem encurtar o tempo de espera para evitar perder um cliente ao longo do caminho.
Pequenas empresas: Essas organizações muitas vezes não têm processos de vendas intrincados, o que significa que geralmente há menos risco em relação a perdas de receita durante o processo de vendas. Como há menos risco a mitigar, os proprietários de pequenas empresas podem não ver o valor que as ferramentas CPQ agregam. No entanto, mais dessas empresas estão aprendendo que o software CPQ pode ser o impulso para um surto de crescimento. Uma pequena empresa geralmente exige que seus funcionários sejam jogadores versáteis. Um vendedor pode passar várias horas por semana realizando tarefas não relacionadas à busca de novas vendas, como ajudar a equipe de operações a coordenar cronogramas de envio. Além disso, uma das tarefas que pode ocupar uma quantidade substancial do tempo de um vendedor é a precificação e cotação. Pequenas empresas com ambições de crescer devem considerar investir em uma ferramenta CPQ para permitir que suas equipes de vendas passem menos tempo criando cotações e mais tempo vendendo.
O software CPQ é usado em conjunto com várias outras ferramentas para aumentar a eficiência e precisão do processo CPQ. Abaixo estão categorias que operam em conjunto com sistemas CPQ:
Software CRM: O software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) é talvez o tipo mais conhecido da categoria de aceleração de vendas, pois é um repositório central para informações de clientes e atividades de vendas. Por essa razão, o software CPQ muitas vezes se integra com ferramentas CRM para acessar informações do cliente para auxiliar no processo de cotação. Por exemplo, os CRMs armazenam a localização geográfica do cliente, e isso pode, em parte, influenciar a cotação final.
Sistemas ERP: Os sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) são responsáveis por gerenciar todas as etapas do processo de produção e distribuição. Sincronizar sistemas ERP com ferramentas CPQ efetivamente preenche a lacuna entre vendas e operações. Ao integrar os dois, a ferramenta CPQ pode monitorar as tendências de fabricação e distribuição do produto e oferecer cotações mais precisas e oportunas. Para empresas que dependem fortemente do comércio eletrônico, a integração eficaz entre sistemas ERP e essa ferramenta de vendas é vital.
Dependendo das necessidades específicas suas ou da empresa, o G2 oferece uma variedade de opções para as melhores plataformas CPQ para empresas iniciantes. Alguns desses principais concorrentes são:
Essas opções são particularmente bem adequadas para startups.
O software CPQ pode vir com seu próprio conjunto de desafios. Alguns deles são mencionados abaixo.
Cotações imprecisas devido ao uso de dados errados: Um problema comum que alguns podem relatar com seu sistema CPQ é a produção de cotações que não atingem o alvo. Isso é quase sempre devido à importação de fontes de dados desatualizadas ou inadequadas para o software. Assim, os líderes empresariais devem ser sábios nos dados que escolhem importar para a ferramenta.
Tempo de implementação longo e gestão de mudanças: Para departamentos de vendas que têm feito cotações manuais, mudar para o uso de uma ferramenta automatizada pode resultar em dores de crescimento significativas. Porque adotar o software CPQ desestabiliza a maneira tradicional de produzir cotações, o processo envolve revisar protocolos existentes e forçar os vendedores a suportar mudanças substanciais nos procedimentos operacionais.
Configuração excessiva ou insuficiente: Muitas empresas cometem o erro de ver o software CPQ em termos preto e branco. Elas podem pensar que precisam usar soluções prontas ou criar configurações de produtos altamente personalizadas. Na realidade, cada negócio é diferente e pode precisar de uma ou outra. Como alguns líderes de vendas não conseguem ver essa nuance, seus departamentos podem produzir cotações configuradas em excesso ou insuficientemente.
Ao procurar a ferramenta CPQ certa, é essencial criar uma lista longa com base em produtos que atendam aos requisitos principais das necessidades do negócio. Após a lista total de produtos ter sido segmentada com base em recursos cruciais, pode-se então desenvolver uma lista curta com base em itens desejáveis, extras e requisitos de software específicos do setor.
Crie uma lista longa
Para criar uma lista longa, os compradores devem ter em mente as seguintes considerações:
Crie uma lista curta
Uma vez que uma lista longa com base em recursos principais do CPQ é criada, uma lista curta deve ser ainda mais reduzida com base em itens desejáveis e extras como:
Conduza demonstrações
Os compradores devem agendar chamadas com fornecedores de CPQ na lista curta para garantir que seu produto seja o ajuste certo. A maneira mais infalível de tomar a decisão certa é testar o software. É importante perguntar aos fornecedores como seu produto atende às necessidades mais urgentes do negócio.
Escolha uma equipe de seleção
A equipe de seleção deve incluir o CEO e outros executivos de finanças, vendas e TI. O CEO representará toda a empresa e seus objetivos de negócios. As finanças poderão determinar os custos e benefícios financeiros de várias ferramentas para determinar qual produto melhor otimiza a receita. Além disso, os líderes de TI determinarão se o produto se encaixa bem nas pilhas de tecnologia existentes e na tecnologia da empresa. Mais importante, representantes da equipe de vendas poderão determinar qual produto CPQ melhor se integra com as responsabilidades diárias dos vendedores e as necessidades de negócios do departamento.
Negociação
Os fornecedores estarão trazendo sua equipe mais forte para fechar o negócio com um cliente potencial. Portanto, é importante entrar no processo de negociação com perguntas sobre certos recursos-chave. Os compradores devem fazer perguntas sobre os custos totais e taxas associadas à compra, implementação e uso de uma ferramenta CPQ. Eles devem garantir que os termos e condições sejam lidos na íntegra e discutidos para evitar surpresas mais tarde.
Decisão final
Pode ser útil criar um modelo de pontuação que meça os vários recursos mencionados na lista longa e curta, bem como notas de chamadas entre o cliente e o fornecedor.
Aprendizado de máquina
A inteligência artificial está se tornando cada vez mais comum no espaço CPQ, especialmente com produtos que são novos no mercado. Os algoritmos são treinados com base nas informações que os vendedores fornecem a partir de uma série de perguntas pré-programadas. Uma vez que o sistema é treinado, ele fornece vendas guiadas, o que pode envolver sugerir certas adições de acessórios a pedidos de produtos, desenvolver modelos de precificação e prever resultados com base em diferentes configurações e combinações de produtos.