As soluções de gerenciamento de impressão coordenam todos os processos que ocorrem entre o hardware da impressora e os dispositivos que necessitam de trabalhos de impressão. Essas soluções são ideais para empresas de grande porte, pois podem ser usadas para gerenciar várias tarefas de impressão para grandes redes de impressoras. Para as empresas, as ferramentas de gerenciamento de impressão garantem que os computadores dos funcionários estejam devidamente conectados às impressoras da organização. Essas soluções são normalmente implantadas em um único dispositivo, como uma impressora, que pode gerenciar toda a rede a partir de um único local. Um membro do departamento de TI da organização geralmente atua como o administrador desse software.
As soluções de gerenciamento de impressão permitem que os usuários imprimam e garantem que o processo seja o mais amigável possível. Essas plataformas podem calibrar trabalhos de impressão por cor, tamanho e layout. Elas também podem ajudar as organizações com o lado logístico da impressão, como revelar o custo dos trabalhos de impressão e administrar atualizações nos sistemas de impressão. O software de gerenciamento de impressão deve integrar-se com software de criação de documentos para imprimir documentos baseados em texto.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Gerenciamento de Impressão, um produto deve:
Gerenciar usuários por função ou departamento
Gerenciar uma rede de impressoras
Organizar trabalhos de impressão por cor, tamanho, layout e mais
Monitorar filas de impressão
Administrar atualizações para impressoras
Manter histórico de impressão e registros de auditoria
Acompanhar o uso de tinta e papel