Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Projetos e Portfólios
O que é Software de Gestão de Projetos e Portfólios?
Ao contrário do software de gestão de projetos, que se concentra principalmente na execução, o software de gestão de projetos e portfólios (PPM) ajuda as empresas a criar e implementar estratégias para portfólios de projetos. Um portfólio é uma mistura de projetos inter-relacionados, o que significa que eles têm um escopo semelhante e recursos compartilhados. Por exemplo, uma empresa de arquitetura, engenharia e construção (AEC) pode ter três portfólios: um para arquitetura e design, outro para projetos de engenharia civil e industrial, e um terceiro para construção residencial e comercial. Cada portfólio pode incluir dezenas ou centenas de projetos que precisam ser geridos e monitorados como um todo.
O alto número de projetos que fazem parte de um portfólio torna difícil para as empresas planejar, alocar recursos, executar e monitorar o desempenho. O software típico de gestão de projetos é usado para gerenciar projetos individuais, mas geralmente não inclui recursos robustos para gestão de portfólios.
Principais Benefícios do Software de Gestão de Projetos e Portfólios
- A experiência e satisfação do cliente são essenciais para empresas focadas na entrega de projetos. A lealdade do cliente é alcançada apenas quando a empresa entrega constantemente trabalhos de boa qualidade a preços razoáveis. A qualidade do projeto é difícil de gerenciar em vários portfólios e o PPM ajuda a enfrentar esse desafio.
- A visibilidade de projetos e portfólios permite que as partes interessadas em toda a empresa, bem como parceiros e clientes, acompanhem marcos, entregas e identifiquem possíveis problemas. Enquanto o acompanhamento de projetos individuais é relativamente fácil, apenas o software PPM é capaz de monitorar centenas de projetos simultaneamente. Além disso, como os projetos em um portfólio são inter-relacionados, mudanças inesperadas em uma tarefa podem se propagar por vários projetos e prejudicar todo o portfólio.
- O acompanhamento de custos e lucratividade evita gastos desnecessários, compara custos estimados e reais, e fornece insights sobre como melhorar as receitas. Existem muitos custos relacionados a portfólios de projetos (recursos, contratados, mão de obra, etc.), e cada um deles precisa ser monitorado de perto. No nível do projeto ou para cada tarefa, as despesas podem parecer insignificantes; mas quando analisadas por portfólio, podem se acumular em um valor significativo.
- Melhora a agilidade dos negócios e acelera a entrega de projetos em uma empresa ou grupo de empresas. A agilidade ajuda as empresas a se adaptarem à demanda do cliente e às mudanças do mercado, e a melhor capacidade de entrega torna o negócio mais eficiente.
Por que Usar Software de Gestão de Projetos e Portfólios?
O principal benefício das plataformas PPM é sua capacidade de gerenciar portfólios de inúmeros projetos e manter as relações entre eles. Isso ajuda as empresas a planejar e executar dezenas ou centenas de projetos simultaneamente. Benefícios adicionais do software PPM incluem o seguinte:
Colaboração entre projetos e portfólios — A colaboração entre várias equipes e partes interessadas externas é difícil sem um software robusto. Os sistemas PPM permitem que todos os envolvidos em projetos se comuniquem e compartilhem dados sem sobrecarregá-los com informações desnecessárias.
Análise e desempenho — Portfólios de projetos são o principal motor de receita para muitos provedores de serviços profissionais e seu desempenho impacta diretamente a lucratividade. Portanto, é essencial que as empresas usem análises para acompanhar o desempenho do portfólio, identificar gargalos e riscos, e encontrar oportunidades de melhoria.
Alinhamento estratégico em toda a empresa — Empresas médias e grandes tendem a ser burocráticas e rígidas, impactando negativamente o desempenho do negócio. O PPM fornece recursos para definir e monitorar objetivos comuns, o que melhora o alinhamento dos negócios e o desempenho da empresa.
Quem Usa Software de Gestão de Projetos e Portfólios?
O software PPM pode ser usado por qualquer pessoa na empresa e até mesmo por usuários externos, como parceiros e clientes. Portanto, é fundamental definir claramente os papéis dos usuários e os direitos de acesso para proteger a propriedade intelectual, dados confidenciais e a privacidade de todas as partes envolvidas.
Chefe do escritório de gestão de projetos (PMO) — Um PMO é uma equipe ou departamento dentro de uma empresa que define e implementa padrões para gestão de projetos. Para grandes empresas, os funcionários do PMO também precisam criar padrões para portfólios de projetos. Uma vez criados, os padrões são aplicados em toda a empresa para garantir conformidade e comunicação com clientes e parceiros. Os padrões de PPM precisam ser atualizados regularmente para acompanhar as mudanças regulatórias. As equipes do PMO também usam software PPM para monitorar como os padrões são implementados e tomar ações corretivas quando necessário.
Gerentes de projetos — Os gerentes de projetos usam PPM para planejar e executar projetos que fazem parte de vários portfólios. Eles também precisam garantir que todos os que trabalham em um projeto sigam os padrões definidos pelo departamento de PMO. Os gerentes de projetos também usam PPM para manter comunicações diretas com clientes, identificar riscos e escalar problemas para gerentes e executivos.
Executivos — Gerentes e executivos se beneficiam da análise de dados, relatórios e painéis que fornecem informações sobre o status dos projetos, custos associados, riscos e conformidade. Os dados também são usados para identificar como otimizar portfólios, bem como novas oportunidades de negócios. Além disso, as informações históricas do portfólio de projetos são o ponto de partida de qualquer atividade de orçamento e previsão.
Parceiros e contratados — Grandes portfólios de projetos frequentemente requerem o envolvimento de empresas terceirizadas, fornecedores, prestadores de serviços e contratados independentes. As empresas também estão cada vez mais se associando a freelancers quando é muito caro contratar e treinar funcionários para tarefas que não são críticas para o sucesso do projeto. Todos esses stakeholders externos precisam acessar informações de projetos e portfólios, idealmente através de um portal em vez de documentos e planilhas. As empresas precisam ter cuidado para proteger sua propriedade intelectual e a privacidade dos clientes ao compartilhar dados externamente.
Tipos de Software de Gestão de Projetos e Portfólios
Não há muitas soluções de PPM disponíveis no mercado e os compradores têm apenas algumas opções de entrega para escolher.
Melhor da categoria — Refere-se a uma solução integrada única que oferece toda a funcionalidade para gerenciar portfólios e projetos associados. Embora todo software PPM de melhor da categoria ofereça recursos robustos de portfólio, o nível de suporte para gestão de projetos e recursos varia significativamente de um produto para outro.
Pacotes — Inclui vários produtos, um dos quais se concentra na gestão de portfólios. Os outros produtos podem ser usados para gestão de recursos e projetos. As empresas podem escolher entre comprar e usar todos os produtos juntos ou separadamente. Um pacote PPM é vantajoso porque fornece recursos abrangentes e um único repositório de dados de portfólio de projetos.
Soluções pontuais — Tais soluções se concentram na criação e monitoramento de portfólios e não incluem recursos robustos para gestão de projetos. A integração com software de gestão de projetos é, portanto, crítica para planejar e executar projetos. Também é importante integrar com software de gestão de custos de projetos quando esse tipo de funcionalidade não é fornecido. Soluções pontuais para PPM são benéficas para pequenas e médias empresas (PMEs) e pequenas equipes de grandes empresas.
PPM específico para a indústria — Inclui melhores práticas para indústrias complexas, como energia, aeroespacial e defesa, ou para contratados do governo. Este tipo de software garante conformidade com regulamentos e padrões da indústria, o que nem sempre é o caso para a maioria dos produtos PPM.
Recursos do Software de Gestão de Projetos e Portfólios
PPM é mais do que gestão avançada de projetos. Seu foco é identificar oportunidades de negócios, combiná-las com projetos e portfólios, e garantir que a empresa ajuste seus portfólios com base nas mudanças do mercado.
Gestão e monitoramento de portfólios — Os portfólios de projetos são definidos com base na demanda do cliente e na capacidade da empresa de entregar projetos. Como a demanda muda constantemente, os portfólios precisam ser atualizados para permanecerem relevantes. Mudanças em um portfólio também podem ser desencadeadas por decisões executivas para fornecer novos serviços ou descontinuar ofertas não lucrativas.
Planejamento e alocação de recursos — O planejamento de capacidade permite que os usuários identifiquem quais recursos estão disponíveis e quando. Este tipo de funcionalidade também é aproveitado para realocar recursos com base em mudanças inesperadas. Quaisquer mudanças devem ser refletidas em todo o portfólio de projetos para que todos tenham uma visão clara de seu trabalho.
Gestão e execução de projetos — O software tradicional de gestão de projetos é usado para executar projetos individuais, enquanto o PPM permite o planejamento e gestão de portfólios. Idealmente, o PPM deve fornecer funcionalidade tanto para gestão de projetos quanto de portfólios. Tarefas, prazos e recursos de projetos devem ser consolidados por portfólio.
Risco de projetos e portfólios — Os riscos de projetos tendem a aumentar para projetos e portfólios complexos. O PPM identifica e mitiga riscos no nível do portfólio e do projeto. Enquanto alguns riscos são evitáveis, outros podem ocorrer inesperadamente, razão pela qual as empresas definem e implementam ações corretivas.
Colaboração — Os recursos de colaboração variam de chat simples a gestão e autoria avançada de documentos. Para gestão de portfólios, a colaboração deve permitir que usuários internos e externos se comuniquem e compartilhem informações em cada estágio do projeto. Executivos e a equipe do PMO precisam trabalhar juntos na definição e alinhamento de estratégias de negócios, ou na criação de orçamentos e previsão de finanças.
Análise financeira — Embora o PPM não inclua recursos de contabilidade, ele fornece opções para criar orçamentos e monitorar custos de projetos. O custo dos recursos usados para entregar projetos representa a maioria dos gastos em empresas de serviços profissionais. Outros custos são despesas de viagem e consumíveis, bem como custos indiretos para utilidades ou administração. Todos esses custos precisam ser alocados a projetos e portfólios e analisados por cada equipe e unidade de negócios.
Outros Recursos do Software de Gestão de Projetos e Portfólios: Capacidades de Alinhamento, Gestão Enxuta, Desempenho, Mix de Portfólio, Capacidades de Prioridades, Análise de Risco
Recursos Adicionais de Gestão de Projetos e Portfólios
Otimização de portfólio de projetos — Como qualquer outro produto ou serviço, um portfólio de projetos tem um ciclo de vida que começa com a concepção, seguido por testes, implantação, maturidade e termina com a obsolescência. Para permanecer competitivo, um negócio deve constantemente avaliar e melhorar seus portfólios. Embora o objetivo principal seja alcançar a máxima lucratividade, os tomadores de decisão também precisam levar em conta as mudanças do mercado e os desafios socioeconômicos, como automação ou mudanças climáticas.
Tendências Relacionadas ao Software de Gestão de Projetos e Portfólios
Nuvem — A maioria dos produtos PPM foi desenvolvida há décadas e é entregue tanto no local quanto na nuvem. Enquanto a nuvem está ganhando força no mercado, muitas empresas de grande porte ainda hospedam e gerenciam o produto em suas instalações. O software PPM nativo da nuvem é usado principalmente por empresas de médio porte que preferem não investir em hardware e pessoal de TI especializado.
Gestão de trabalho — Gestão de trabalho refere-se à evolução do software de gestão de projetos para expandir além de seu alcance tradicional. Isso é feito fornecendo recursos para funcionários que não são gerentes de projetos, mas estão envolvidos em projetos. As linhas entre gestão de trabalho, PPM e gestão de projetos são muito tênues, então os compradores precisam ter cuidado ao escolher entre eles. O software de gestão de trabalho raramente é uma boa alternativa ao PPM porque carece de recursos para gestão de portfólios, mas fornece recursos adicionais importantes, como colaboração avançada.
Automação — Tecnologias inteligentes, como inteligência artificial (IA) ou robôs, têm o potencial de automatizar muitas das tarefas realizadas usando software PPM. Ao mesmo tempo, esse tipo de tecnologia ainda não está pronto para definir e monitorar estratégias de negócios. Enquanto a gestão e execução de projetos são muito propensas a serem automatizadas, o envolvimento humano ainda será essencial para a gestão de portfólios.
Globalização — Como o PPM é usado por empresas de grande porte com múltiplas localizações geográficas, o software deve ser suportado em países de todo o mundo. Isso significa que o PPM precisa cumprir uma variedade de leis de privacidade nacionais e internacionais e fornecer suporte multilíngue e multimoeda. Além disso, a integração com videoconferência e software de colaboração em equipe é necessária para permitir que equipes globais trabalhem juntas.
Software e Serviços Relacionados ao Software de Gestão de Projetos e Portfólios
O PPM não inclui recursos para front e back office, como contabilidade ou CRM, que geralmente são fornecidos por meio de integração.
Gestão de projetos — Embora o PPM geralmente inclua recursos para gestão de projetos, eles podem não ser sempre robustos o suficiente e as empresas podem optar por comprar software separado para gerenciar projetos. Além disso, implantar PPM em várias localizações é difícil e caro, razão pela qual algumas equipes ou departamentos optam por usar software de gestão de projetos em vez disso e integrá-lo com o PPM.
Automação de serviços profissionais (PSA) — O software PSA nem sempre inclui funcionalidade de gestão de portfólios, portanto, empresas que usam PSA e PPM precisam integrar as duas soluções. Existem apenas algumas suítes PPM que também podem ser usadas para operações de front office e back office em serviços profissionais.
Planejamento estratégico — Embora o PPM gerencie o planejamento estratégico de projetos e portfólios, ele nem sempre cobre os outros departamentos de uma empresa, desde vendas e marketing até finanças e TI. O software de planejamento estratégico alinha todas as equipes para garantir que tenham objetivos comuns e sigam os planos estratégicos corporativos.
Automação de processos — Embora o PPM forneça recursos para gestão de fluxos de trabalho, gerenciar atividades de negócios complexas pode exigir integração com software de gestão de processos de negócios. Além disso, empresas que desejam automatizar tarefas repetitivas se beneficiam do uso de software de automação de processos robóticos (RPA).
