Il software di gestione della spesa traccia e gestisce le spese aziendali non relative al personale, come il costo delle materie prime e dei componenti, o servizi come il marketing e gli abbonamenti. Questo software viene utilizzato per ottenere una visione d'insieme delle spese aziendali in tutta l'organizzazione raccogliendo e analizzando i dati di spesa. Questo tipo di software aiuta le aziende a evitare spese eccessive e a contabilizzare le spese aziendali, garantendo che siano accuratamente riflesse nei bilanci finanziari. Il software di gestione della spesa è utilizzato principalmente dai dipartimenti di approvvigionamento per pianificare e monitorare le spese aziendali, ma può essere utilizzato anche dai contabili per scopi di rendicontazione finanziaria.
Questo tipo di software non deve essere confuso con il software di gestione delle spese, che si concentra esclusivamente sulle spese avviate dai dipendenti e ad hoc, come voli, alloggi e pasti. La gestione della spesa si integra con il software di approvvigionamento e soluzioni della catena di fornitura come il software di pianificazione della catena di fornitura e il software di pianificazione delle vendite e delle operazioni.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Gestione della Spesa, un prodotto deve:
Fornire un repository centralizzato di dati di approvvigionamento e acquisto
Gestire la spesa aziendale o di approvvigionamento
Includere regole e flussi di lavoro per approvare acquisti e pagamenti
Confrontare ordini di acquisto, fatture dei fornitori e pagamenti
Confrontare i budget di approvvigionamento con la spesa effettiva
Fornire report in tempo reale delle transazioni di spesa
Analizzare i dati storici e identificare cambiamenti e tendenze nella spesa
Fornire suggerimenti per risparmi per prodotto, fornitore o dipartimento
