Chi Utilizza il Software di Gestione dei Fornitori?
Diversi dipartimenti all'interno di un'organizzazione possono utilizzare il software di gestione dei fornitori per aiutare a tracciare diverse metriche relative ai fornitori e agli appaltatori.
Risorse Umane: I team delle risorse umane utilizzano il VMS per tracciare il numero di dipendenti contingenti, monitorare le prestazioni di questi dipendenti e garantire la conformità interna tra i loro fornitori e appaltatori.
Approvvigionamento: I team di approvvigionamento (acquisti) utilizzano il VMS per trovare e selezionare i fornitori, definire i termini, monitorare le prestazioni dei fornitori e gestire le negoziazioni, i rinnovi e le cessazioni dei contratti.
Contabilità: I team di contabilità utilizzano questo software per tracciare le spese, le buste paga e il numero di dipendenti relativi ai fornitori. Può anche aiutare a pianificare e prevedere le spese future e l'assunzione di lavoratori esterni.
Sfide con il Software di Gestione dei Fornitori
Le soluzioni di software di gestione dei fornitori possono presentare le proprie sfide.
Archiviazione dei dati: L'archiviazione e il recupero dei dati dei fornitori è cruciale. Tuttavia, se un VMS non ha una capacità di archiviazione adeguata o se i dati sono archiviati in modo disordinato, gestire progetti che richiedono più fornitori può diventare difficile.
Visibilità inadeguata: Se un VMS non offre una visione centralizzata dei fornitori tramite dashboard o report, può essere difficile sapere come stanno performando i fornitori e quali sono in scadenza. Garantire che siano conformi alle normative interne ed esterne può anche essere difficile.
Impostazione degli standard dei fornitori: Molte organizzazioni utilizzano dozzine, se non centinaia, di fornitori in un momento o nell'altro, e tutti questi fornitori dovrebbero operare secondo gli standard dell'organizzazione. Pertanto, è necessario che le aziende che impiegano lavoro contingente stabiliscano standard, obiettivi e metriche realisticamente raggiungibili da diversi fornitori.
Come Acquistare il Software di Gestione dei Fornitori
Raccolta dei Requisiti (RFI/RFP) per il Software di Gestione dei Fornitori
Quando si seleziona un VMS, è essenziale prima esaminare come opera l'azienda e poi familiarizzare con i tipi di software disponibili. Ci sono varie opzioni per i prodotti VMS, inclusi quelli progettati per le esigenze aziendali delle piccole e medie imprese. Alcune cose da considerare durante l'acquisto del software di gestione dei fornitori includono la sua capacità di tracciare l'uso dei fornitori tramite dashboard, automatizzare compiti come la presentazione delle schede orarie e comunicare facilmente con i fornitori.
Confrontare i Prodotti di Software di Gestione dei Fornitori
Creare una lista lunga
A seconda del settore, l'acquirente vorrà creare una lista lunga di prodotti software progettati per aiutare le aziende nel loro particolare settore. Ad esempio, ci sono piattaforme specificamente costruite per le imprese, mentre altre hanno flessibilità con il numero di utenti e consentono posti aggiuntivi man mano che un'azienda cresce.
Creare una lista corta
Dopo aver esaminato e ricercato il software sulla lista lunga, l'acquirente può ridurla in base al proprio budget. Il VMS è disponibile per tutti i budget, e alcune applicazioni generali possono essere scaricate gratuitamente o acquistate a un prezzo inferiore.
Tuttavia, gli acquirenti devono ricordare che più un software è specializzato, più diventa costoso. Questo perché la base di utenti per il software specializzato è relativamente piccola. L'azienda dovrebbe essere preparata a pagare un premio se desidera qualcosa di specifico per il suo settore o personalizzato per la sua attività.
Condurre dimostrazioni
Come regola generale, le aziende dovrebbero dimostrare tutti i prodotti sulla loro lista corta. Durante le dimostrazioni, gli acquirenti dovrebbero porre domande specifiche sulle funzionalità a cui tengono di più. Ad esempio, si potrebbe chiedere di essere guidati attraverso eventuali funzionalità per la gestione dei contratti, dei portali dei fornitori o dei pagamenti dei fornitori.
Selezione del Software di Gestione dei Fornitori
Scegliere un team di selezione
I manager di dipartimenti come risorse umane, approvvigionamento, finanza e contabilità che utilizzeranno questo software devono essere coinvolti nel processo di selezione. Ogni azienda è diversa, e gli utenti frequenti sono nella posizione migliore per offrire un'opinione informata sulle esigenze particolari dell'azienda. Gli utenti possono persino aiutare l'azienda a installare e configurare il software scelto.
Dopo aver scelto un software, gli acquirenti devono ricordare che non devono rimanere bloccati con questa selezione per sempre; la maggior parte delle piattaforme consente componenti aggiuntivi o modifiche. Tuttavia, l'azienda non dovrebbe prendere questa decisione alla leggera perché, indipendentemente dal software scelto, comporterà un notevole impegno di tempo e denaro. Per vedere un ritorno sull'investimento (ROI), gli acquirenti non possono cambiare idea in pochi mesi e cambiare software.
Negoziazione
Negoziare un contratto software è fondamentale per minimizzare il rischio, sia in termini di protezione delle prestazioni, protezione della sicurezza, o semplicemente garantendo che entrambe le parti concordino su cosa aspettarsi l'una dall'altra. Se un'azienda ha il flusso di cassa, potrebbe chiedere uno sconto in cambio di un pagamento annuale anticipato, e molti fornitori di software sono felici di fare quell'accordo. Un fornitore di software può offrire un uso illimitato se l'acquirente paga in anticipo invece di un prezzo del pacchetto mensile o trimestrale.
Gli acquirenti dovrebbero anche determinare se hanno bisogno di aiuto per implementare o integrare il software con altri sistemi. Di solito, la prima offerta di un fornitore di software includerà alcuni servizi di implementazione in un determinato periodo di tempo. Gli acquirenti possono chiedere che questi servizi siano rimossi se possono gestirlo da soli o se un terzo può farlo a un costo inferiore. Gli acquirenti devono anche decidere per quanto tempo avranno bisogno di questo software. Se l'azienda utilizza il software per anni, l'acquirente può negoziare termini più lunghi, a volte risultando in prezzi più favorevoli.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe basarsi su tutte le informazioni raccolte in precedenza. Le aziende dovrebbero dare priorità alle esigenze e selezionare la soluzione che soddisfa la maggior parte, se non tutte, delle loro esigenze. Le aziende devono ricordare che non esiste un software perfetto, ma ce n'è uno che è il migliore per la loro attività.
Se possibile, gli acquirenti dovrebbero cercare di condurre un programma pilota con un campione più piccolo di utenti per valutare quanto bene il software è ricevuto, integrato e implementato. Se la piattaforma riceve voti alti, allora possono acquistare con fiducia. Se lo strumento è inefficiente o non performa come previsto, potrebbe essere il momento di testare un altro software.
