Il software per gli acquisti aiuta le aziende ad automatizzare e registrare i passaggi nel ciclo degli acquisti. Consente agli utenti di gestire meglio il processo di acquisto e collega automaticamente le funzioni di acquisto con le funzioni contabili. Facendo ciò, promuove una migliore consapevolezza finanziaria e registri degli acquisti, oltre a fornire risparmi di costi e tempo. Questo software è principalmente implementato da acquirenti e team contabili. Il software per gli acquisti è strettamente correlato al software procure to pay, ma è importante distinguere tra i due. Il software procure to pay include una gamma più ampia di funzioni rispetto al software per gli acquisti, che coprono l'intero ciclo di vita dell'approvvigionamento.
Il software per gli acquisti si integra con i sistemi ERP, il software contabile e il software di controllo dell'inventario.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Acquisti, un prodotto deve:
Fornire funzionalità per creare preventivi e ordini elettronici per gli acquisti
Consentire l'approvazione degli ordini di acquisto utilizzando criteri predefiniti come l'importo dell'ordine
Registrare le fatture di acquisto e mappare con preventivi e ordini di acquisto
Fornire conferma per la ricezione delle merci e tracciare le discrepanze
Fornire portali per i fornitori per accedere agli ordini e inviare fatture
Gestire le informazioni sui fornitori e i venditori così come le loro prestazioni