Scopri di più su Software di gestione progetti e portafoglio
Che cos'è il software di gestione progetti e portafogli?
A differenza del software di gestione progetti che si concentra principalmente sull'esecuzione, il software di gestione progetti e portafogli (PPM) aiuta le aziende a creare e implementare strategie per i portafogli di progetti. Un portafoglio è un mix di progetti interconnessi, il che significa che hanno un ambito simile e risorse condivise. Ad esempio, un'azienda di architettura, ingegneria e costruzioni (AEC) può avere tre portafogli: uno per l'architettura e il design, un altro per i progetti di ingegneria civile e industriale, e un terzo per la costruzione residenziale e commerciale. Ogni portafoglio può includere dozzine o centinaia di progetti che devono essere gestiti e monitorati nel loro insieme.
L'alto numero di progetti che fanno parte di un portafoglio rende difficile per le aziende pianificare, allocare risorse, eseguire e monitorare le prestazioni. Il software di gestione progetti tipico viene utilizzato per gestire progetti individuali ma di solito non include funzionalità robuste per la gestione dei portafogli.
Vantaggi chiave del software di gestione progetti e portafogli
- L'esperienza e la soddisfazione del cliente sono essenziali per le aziende focalizzate sulla consegna dei progetti. La fedeltà del cliente si ottiene solo quando l'azienda fornisce costantemente lavori di buona qualità a prezzi ragionevoli. La qualità del progetto è difficile da gestire attraverso più portafogli e il PPM aiuta a affrontare questa sfida.
- La visibilità del progetto e del portafoglio consente agli stakeholder dell'azienda, così come ai partner e ai clienti, di tracciare le tappe fondamentali, i deliverable e identificare potenziali problemi. Mentre tracciare progetti individuali è relativamente facile, solo il software PPM è in grado di monitorare centinaia di progetti simultaneamente. Inoltre, poiché i progetti in un portafoglio sono interconnessi, cambiamenti imprevisti in un'attività possono propagarsi attraverso più progetti e danneggiare l'intero portafoglio.
- Tracciare i costi e la redditività evita spese inutili, confronta i costi stimati e reali e fornisce approfondimenti su come migliorare i ricavi. Ci sono molti costi legati ai portafogli di progetti (risorse, appaltatori, manodopera, ecc.), e ognuno di essi deve essere monitorato da vicino. A livello di progetto o per ogni attività, le spese possono sembrare insignificanti; ma quando analizzate per portafoglio, possono accumularsi in una somma notevole.
- Migliora l'agilità aziendale e accelera la consegna dei progetti in un'azienda o in un gruppo di aziende. L'agilità aiuta le aziende ad adattarsi alla domanda dei clienti e ai cambiamenti del mercato, e una migliore capacità di consegna rende l'azienda più efficiente.
Perché utilizzare il software di gestione progetti e portafogli?
Il principale vantaggio delle piattaforme PPM è la loro capacità di gestire portafogli di numerosi progetti e mantenere le relazioni tra di essi. Questo aiuta le aziende a pianificare ed eseguire dozzine o centinaia di progetti simultaneamente. Ulteriori vantaggi del software PPM includono i seguenti:
Collaborazione tra progetti e portafogli — La collaborazione tra più team e stakeholder esterni è difficile senza un software robusto. I sistemi PPM consentono a tutti i coinvolti nei progetti di comunicare e condividere dati senza sopraffarli con informazioni non necessarie.
Analisi e prestazioni — I portafogli di progetti sono il principale motore di ricavi per molti fornitori di servizi professionali e le loro prestazioni influiscono direttamente sulla redditività. È quindi essenziale che le aziende utilizzino l'analisi per tracciare le prestazioni del portafoglio, identificare colli di bottiglia e rischi, e trovare opportunità di miglioramento.
Allineamento strategico in tutta l'azienda — Le aziende medie e grandi tendono ad essere burocratiche e rigide, influenzando negativamente le prestazioni dell'azienda. Il PPM fornisce funzionalità per definire e monitorare obiettivi comuni che migliorano l'allineamento aziendale e le prestazioni dell'azienda.
Chi utilizza il software di gestione progetti e portafogli?
Il software PPM può essere utilizzato da chiunque in azienda e persino da utenti esterni come partner e clienti. È quindi fondamentale definire chiaramente i ruoli degli utenti e i diritti di accesso per proteggere la proprietà intellettuale, i dati riservati e la privacy di tutte le parti coinvolte.
Responsabile dell'ufficio di gestione progetti (PMO) — Un PMO è un team o un dipartimento all'interno di un'azienda che definisce e implementa standard per la gestione dei progetti. Per le grandi aziende, i dipendenti del PMO devono anche creare standard per i portafogli di progetti. Una volta creati, gli standard vengono applicati in tutta l'azienda per garantire la conformità e la comunicazione con clienti e partner. Gli standard PPM devono essere aggiornati regolarmente per tenere il passo con le normative in evoluzione. I team PMO utilizzano anche il software PPM per monitorare come vengono implementati gli standard e prendere azioni correttive quando necessario.
Project manager — I project manager utilizzano il PPM per pianificare ed eseguire progetti che fanno parte di vari portafogli. Devono anche garantire che tutti coloro che lavorano su un progetto seguano gli standard definiti dal dipartimento PMO. I project manager utilizzano anche il PPM per mantenere comunicazioni dirette con i clienti, identificare rischi e segnalare problemi ai manager e ai dirigenti.
Dirigenti — I manager e i dirigenti beneficiano dell'analisi dei dati, dei report e delle dashboard che forniscono informazioni sullo stato dei progetti, sui costi associati, sui rischi e sulla conformità. I dati vengono anche utilizzati per identificare come ottimizzare i portafogli e nuove opportunità di business. Inoltre, le informazioni storiche sui portafogli di progetti sono il punto di partenza di qualsiasi attività di budgeting e previsione.
Partner e appaltatori — I grandi portafogli di progetti richiedono spesso il coinvolgimento di aziende terze, fornitori, fornitori e appaltatori indipendenti. Le aziende stanno anche collaborando sempre più con freelance quando è troppo costoso assumere e formare dipendenti per compiti che non sono critici per il successo del progetto. Tutti questi stakeholder esterni devono accedere alle informazioni sui progetti e sui portafogli, idealmente attraverso un portale piuttosto che documenti e fogli di calcolo. Le aziende devono essere attente a proteggere la loro proprietà intellettuale e la privacy dei clienti quando condividono dati esternamente.
Tipi di software di gestione progetti e portafogli
Non ci sono molte soluzioni PPM disponibili sul mercato e gli acquirenti hanno solo poche opzioni di consegna tra cui scegliere.
Best of breed — Si riferisce a una soluzione integrata singola che offre tutte le funzionalità per gestire portafogli e progetti associati. Mentre tutto il software PPM best-of-breed offre funzionalità robuste per i portafogli, il livello di supporto per la gestione dei progetti e delle risorse varia significativamente da un prodotto all'altro.
Suite — Include più prodotti, uno dei quali si concentra sulla gestione dei portafogli. Gli altri prodotti possono essere utilizzati per la gestione delle risorse e dei progetti. Le aziende possono scegliere tra acquistare e utilizzare tutti i prodotti insieme o separatamente. Una suite PPM è vantaggiosa perché fornisce funzionalità complete e un unico repository di dati sui portafogli di progetti.
Soluzioni puntuali — Tali soluzioni si concentrano sulla creazione e il monitoraggio dei portafogli e non includono funzionalità robuste per la gestione dei progetti. L'integrazione con il software di gestione progetti è quindi fondamentale per pianificare ed eseguire i progetti. È anche importante integrare con il software di gestione dei costi dei progetti quando questo tipo di funzionalità non è fornito. Le soluzioni puntuali per il PPM sono vantaggiose per le piccole e medie imprese (PMI) e per i piccoli team di grandi aziende.
PPM specifico per settore — Include le migliori pratiche per settori complessi come l'energia, l'aerospaziale e la difesa, o per appaltatori governativi. Questo tipo di software garantisce la conformità con le normative e gli standard del settore, cosa che non è sempre il caso per la maggior parte dei prodotti PPM.
Caratteristiche del software di gestione progetti e portafogli
Il PPM è più di una gestione avanzata dei progetti. Il suo obiettivo è identificare opportunità di business, abbinarle a progetti e portafogli, e garantire che l'azienda adatti i suoi portafogli in base ai cambiamenti del mercato.
Gestione e monitoraggio del portafoglio — I portafogli di progetti sono definiti in base alla domanda dei clienti e alla capacità dell'azienda di fornire progetti. Poiché la domanda cambia costantemente, i portafogli devono essere aggiornati per rimanere rilevanti. I cambiamenti a un portafoglio possono anche essere innescati da decisioni esecutive per fornire nuovi servizi o interrompere offerte non redditizie.
Pianificazione e allocazione delle risorse — La pianificazione della capacità consente agli utenti di identificare quali risorse sono disponibili e quando. Questo tipo di funzionalità è anche sfruttato per riallocare le risorse in base a cambiamenti imprevisti. Qualsiasi cambiamento deve essere riflesso in tutto il portafoglio di progetti in modo che tutti abbiano un quadro chiaro del loro lavoro.
Gestione ed esecuzione dei progetti — Il software di gestione progetti tradizionale viene utilizzato per eseguire progetti individuali, mentre il PPM consente la pianificazione e la gestione dei portafogli. Idealmente, il PPM dovrebbe fornire funzionalità sia per la gestione dei progetti che dei portafogli. Le attività del progetto, le scadenze e le risorse dovrebbero essere consolidate per portafoglio.
Rischio del progetto e del portafoglio — I rischi del progetto tendono ad aumentare per progetti e portafogli complessi. Il PPM identifica e mitiga il rischio a livello di portafoglio e di progetto. Mentre alcuni rischi sono prevenibili, altri possono verificarsi inaspettatamente, motivo per cui le aziende definiscono e implementano azioni correttive.
Collaborazione — Le funzionalità di collaborazione variano da semplici chat a gestione avanzata dei documenti e creazione. Per la gestione dei portafogli, la collaborazione dovrebbe consentire agli utenti interni ed esterni di comunicare e condividere informazioni in ogni fase del progetto. I dirigenti e il team PMO devono lavorare insieme per definire e allineare le strategie aziendali, o per creare budget e prevedere le finanze.
Analisi finanziaria — Mentre il PPM non include funzionalità contabili, fornisce opzioni per creare budget e monitorare i costi dei progetti. Il costo delle risorse utilizzate per fornire progetti rappresenta la maggior parte delle spese per le aziende di servizi professionali. Altri costi sono spese per viaggi e consumabili così come costi indiretti per utenze o amministrazione. Tutti questi costi devono essere allocati a progetti e portafogli e analizzati da ogni team e unità aziendale.
Altre caratteristiche del software di gestione progetti e portafogli: Capacità di allineamento, Gestione snella, Prestazioni, Mix di portafoglio, Capacità di priorità, Analisi del rischio
Caratteristiche aggiuntive di gestione progetti e portafogli
Ottimizzazione del portafoglio progetti — Come qualsiasi altro prodotto o servizio, un portafoglio progetti ha un ciclo di vita che inizia con l'inizio, seguito da test, distribuzione, maturità e termina con l'obsolescenza. Per rimanere competitiva, un'azienda dovrebbe valutare e migliorare costantemente i suoi portafogli. Anche se l'obiettivo principale è raggiungere la massima redditività, i decisori devono anche tenere conto dei cambiamenti del mercato e delle sfide socio-economiche come l'automazione o il cambiamento climatico.
Tendenze relative al software di gestione progetti e portafogli
Cloud — La maggior parte dei prodotti PPM sono stati sviluppati decenni fa e sono forniti sia in sede che nel cloud. Mentre il cloud sta guadagnando terreno sul mercato, molte aziende enterprise ospitano e gestiscono ancora il prodotto nei loro locali. Il software PPM nativo del cloud è utilizzato principalmente da aziende di medie dimensioni che preferiscono non investire in hardware e personale IT specializzato.
Gestione del lavoro — La gestione del lavoro si riferisce all'evoluzione del software di gestione progetti per espandersi al di fuori della sua portata tradizionale. Questo viene fatto fornendo funzionalità per i dipendenti che non sono project manager ma sono coinvolti nei progetti. Le linee tra gestione del lavoro, PPM e gestione progetti sono molto sfumate, quindi gli acquirenti devono essere attenti quando scelgono tra di esse. Il software di gestione del lavoro è raramente una buona alternativa al PPM perché manca di funzionalità per la gestione dei portafogli ma fornisce importanti funzionalità aggiuntive come la collaborazione avanzata.
Automazione — Tecnologie intelligenti come l'intelligenza artificiale (AI) o i robot hanno il potenziale per automatizzare molte delle attività svolte utilizzando il software PPM. Allo stesso tempo, questo tipo di tecnologia non è ancora pronto per definire e monitorare strategie aziendali. Mentre la gestione e l'esecuzione dei progetti sono molto probabilmente automatizzate, il coinvolgimento umano sarà ancora essenziale per la gestione dei portafogli.
Globalizzazione — Poiché il PPM è utilizzato da aziende enterprise con più sedi geografiche, il software dovrebbe essere supportato in paesi di tutto il mondo. Ciò significa che il PPM deve conformarsi a una moltitudine di leggi sulla privacy nazionali e internazionali e fornire supporto multilingue e multivaluta. Inoltre, l'integrazione con videoconferenze e software di collaborazione di team è necessaria per consentire ai team globali di lavorare insieme.
Problemi potenziali con il software di gestione progetti e portafogli
Complessità — Il PPM include molte funzionalità e funzioni che possono essere fornite come un unico prodotto o come una suite di soluzioni multiple. Poiché i fornitori hanno acquisito più prodotti e hanno cercato di integrarli, il risultato è stato a volte un sistema con un'esperienza utente incoerente e flussi di lavoro complicati.
Costo — A causa della sua complessità, il software PPM non è accessibile come la gestione progetti. Mentre le nuove soluzioni cloud sono più accessibili, ci sono costi extra per la configurazione o la personalizzazione così come servizi professionali come l'implementazione e la gestione del cambiamento.
Conformità — Le aziende che utilizzano il PPM devono garantire che rispettino gli standard di gestione progetti così come le normative per proteggere la privacy e prevenire le frodi finanziarie.
Flessibilità — Mentre le aziende che utilizzano il PPM richiedono funzionalità robuste e avanzate, hanno anche bisogno di sistemi flessibili che abbiano il potenziale per adattarsi al loro business. Per affrontare questa sfida, i fornitori stanno cercando di offrire interfacce utente configurabili e la possibilità di modificare i flussi di lavoro senza interrompere il lavoro.
Software e servizi correlati al software di gestione progetti e portafogli
Il PPM non include funzionalità per front e back office come contabilità o CRM, che sono di solito fornite tramite integrazione.
Gestione progetti — Mentre il PPM di solito include funzionalità per la gestione progetti, potrebbero non essere sempre abbastanza robuste e le aziende potrebbero scegliere di acquistare software separato per gestire i progetti. Inoltre, distribuire il PPM in più sedi è difficile e costoso, motivo per cui alcuni team o dipartimenti scelgono di utilizzare il software di gestione progetti invece e integrarlo con il PPM.
Automazione dei servizi professionali (PSA) — Il software PSA non include sempre funzionalità di gestione dei portafogli, quindi le aziende che utilizzano PSA e PPM devono integrare le due soluzioni. Ci sono solo poche suite PPM che possono anche essere utilizzate per operazioni di front office e back office nei servizi professionali.
Pianificazione strategica — Mentre il PPM gestisce la pianificazione strategica dei progetti e dei portafogli, non copre sempre gli altri dipartimenti di un'azienda, dalle vendite e marketing alla finanza e IT. Il software di pianificazione strategica allinea tutti i team per garantire che abbiano obiettivi comuni e seguano i piani strategici aziendali.
Automazione dei processi — Mentre il PPM fornisce funzionalità per la gestione dei flussi di lavoro, gestire attività aziendali complesse può richiedere l'integrazione con il software di gestione dei processi aziendali. Inoltre, le aziende che vogliono automatizzare compiti ripetitivi beneficiano dell'uso del software di automazione dei processi robotici (RPA).
