Scopri di più su Software di gestione dei progetti capitali
Che cos'è la gestione dei progetti di capitale?
Il software di gestione dei progetti di capitale aiuta le aziende a definire, implementare e monitorare investimenti significativi in infrastrutture come impianti di produzione, magazzini, strade o aeroporti.
I progetti di capitale sono molto più complessi di un progetto tipico che un'azienda di servizi professionali può realizzare, come una campagna di marketing. Infatti, un progetto di capitale comprende dozzine o centinaia di progetti più piccoli, ciascuno con compiti specifici per ogni fase del progetto, dalla progettazione e pianificazione all'esecuzione e manutenzione. I progetti di capitale coinvolgono anche molti dipendenti, appaltatori, fornitori e consulenti. Infine, questi progetti devono rispettare gli standard di sostenibilità locali e globali, come la protezione ambientale e la sicurezza dei lavoratori.
È quindi fondamentale per le aziende ad alta intensità di capitale utilizzare un sistema di gestione che aiuti con l'automazione di tutti i compiti e le attività legate ai progetti di capitale.
Quali tipi di gestione dei progetti di capitale esistono?
Le soluzioni di gestione dei progetti di capitale hanno caratteristiche simili alle soluzioni di gestione dei progetti standard, ma possono essere differenziate in base al modello di erogazione del software.
Software come servizio (SaaS)
Il cloud computing o SaaS è ora il modello di erogazione principale per questo tipo di software. Ciò significa che gli acquirenti non devono preoccuparsi dell'hardware e del personale IT per gestire il software e il suo database nei loro locali.
On-premises
Il software tradizionale di gestione dei progetti di capitale era archiviato e gestito dagli acquirenti nei loro locali. Poiché alcune di queste aziende hanno investito molto in personalizzazioni, potrebbero preferire mantenere le loro soluzioni legacy. Inoltre, nuovi clienti potrebbero optare per questo modello di erogazione per avere un maggiore controllo sul software e sui dati.
Ibrido
In alcuni casi, le aziende potrebbero aver bisogno di combinare software cloud o SaaS con soluzioni on-premises. Alcuni fornitori di gestione dei progetti di capitale offrono entrambe le opzioni in modo che i loro clienti possano utilizzare l'una o l'altra. Il principale vantaggio del modello ibrido è che gli acquirenti non devono sostituire tutte le loro soluzioni on-premises, il che può essere un processo lungo e complicato. Invece, possono spostare gradualmente parti del loro ecosistema software da on-premises al cloud.
Quali sono le caratteristiche comuni della gestione dei progetti di capitale?
Le seguenti sono le caratteristiche principali di una soluzione di gestione dei progetti di capitale che possono aiutare gli utenti in ogni fase del progetto:
Gestione del progetto e del portafoglio: Come menzionato sopra, un progetto di capitale è un mix di molti progetti più piccoli, che possono essere raggruppati in portafogli. Mentre i proprietari dei progetti si concentrano esclusivamente sui loro progetti, i gestori di portafoglio hanno bisogno di funzionalità per definire e implementare portafogli. Caratteristiche come i controlli di progetto sono richieste anche a livello di portafoglio. Inoltre, le risorse possono essere condivise e i costi devono essere monitorati tra progetti e portafogli.
Pianificazione del capitale: I progetti di capitale devono essere rivisti e approvati prima di essere implementati, cosa che può essere fatta utilizzando il modulo di pianificazione del capitale. Gli utenti possono iniziare a lavorare sulla pianificazione del progetto e sui flussi di lavoro necessari per eseguire i compiti solo quando il progetto complessivo è approvato.
Gestione dei costi del progetto: I progetti di capitale sono costosi, quindi le aziende devono monitorare accuratamente i loro costi o spese in conto capitale (CapEx). Il software di gestione dei progetti di capitale aiuta le aziende con la previsione dei costi, che viene utilizzata per creare un budget per il progetto, solitamente chiamato budgeting del capitale. I costi stimati calcolati attraverso la previsione vengono confrontati con i costi effettivi quando il progetto viene implementato.
Gestione del programma: I programmi di capitale si riferiscono a gruppi di portafogli di progetti che possono essere gestiti insieme perché hanno risorse e stakeholder simili. Ad esempio, un gestore di programma può supervisionare tutti i portafogli di progetti di costruzione, dalla definizione all'implementazione e alla chiusura. La funzionalità di gestione del programma può anche essere utilizzata per allineare portafogli e progetti con la strategia complessiva e gli obiettivi aziendali dell'azienda.
Approvvigionamento: Le funzionalità di acquisto aiutano le aziende a identificare e acquistare tutte le risorse e i componenti necessari per realizzare un progetto di capitale, dai materiali da costruzione alle attrezzature e talvolta ai servizi professionali. Questo modulo aiuta anche a trovare i migliori fornitori per ogni tipo di risorsa.
Gestione delle risorse: Ogni progetto di capitale richiede risorse umane e materiali significative. Il team di progetto utilizza il software di gestione dei progetti di capitale per l'allocazione delle risorse in ogni fase. L'allocazione si basa sui programmi di progetto creati utilizzando il modulo di gestione del progetto e del portafoglio. L'allocazione delle risorse dovrebbe essere aggiornata in tempo reale per evitare ritardi e interruzioni quando un progetto cambia.
Gestione degli ordini di lavoro: Dopo che un progetto di capitale è stato creato e le risorse sono state allocate, i supervisori devono assegnare il lavoro ai dipendenti in base alla loro disponibilità e qualifiche. I flussi di lavoro predefiniti aiutano gli utenti a creare ordini di lavoro per operazioni standard, ma molte attività possono essere specifiche per un'industria o un cliente. Ad esempio, condurre un'indagine sul terreno può essere completamente diverso per un rivenditore che costruisce un nuovo magazzino e per un'azienda petrolifera e del gas.
Gestione delle informazioni e dei documenti del progetto: Grandi portafogli di progetti richiedono molte informazioni sui deliverable come magazzini o impianti di produzione, inclusi dettagli sulle loro specifiche tecniche, istruzioni di manutenzione o misure di sicurezza. La gestione dei documenti viene utilizzata anche per creare modelli come contratti o dichiarazioni di lavoro.
Quali sono i vantaggi della gestione dei progetti di capitale?
Questo software consente una migliore definizione, implementazione e monitoraggio dei progetti di capitale.
Ottimizzare il ciclo di vita del progetto di capitale: Poiché i progetti di capitale possono essere complessi e richiedere anni per essere completati, le aziende devono monitorare tutte le fasi del progetto, dalla definizione e delimitazione all'implementazione e fino alla consegna finale. Il processo può coinvolgere centinaia di persone interne ed esterne e migliaia di compiti interdipendenti.
Monitorare i costi e la redditività: I costi dei progetti di capitale possono essere molto elevati, il che significa che il prezzo del progetto deve essere ancora più alto affinché l'azienda raggiunga la redditività. Le soluzioni di gestione dei progetti di capitale possono aiutare a minimizzare i costi, migliorando così il profitto.
Migliorare l'allocazione delle risorse e la produttività dei dipendenti: Poiché le risorse rappresentano una componente significativa di qualsiasi progetto di capitale, gestirle può avere un impatto significativo sulle sue prestazioni.
Chi utilizza la gestione dei progetti di capitale?
Questo tipo di software può essere utilizzato da chiunque sia coinvolto nella gestione dei progetti di capitale, ma beneficia principalmente le seguenti persone:
Ufficio di gestione dei progetti (PMO): Il PMO rappresenta i project manager coinvolti nella definizione e pianificazione di ogni fase di ciascun progetto. Inoltre, il gruppo PMO implementa e monitora i progetti e garantisce che gli standard e le migliori pratiche di gestione dei progetti siano implementati in tutta l'azienda.
Gestori di portafoglio e programma: Questi utenti sono responsabili della governance del progetto, il che significa che supervisionano le attività complessive a un livello elevato e si affidano ai project manager per identificare e affrontare i problemi che possono influire sulla consegna.
Supervisori e team leader: I supervisori sono quelli che implementano i compiti definiti dai project manager. Sono responsabili della gestione delle risorse e della creazione e monitoraggio degli ordini di lavoro.
Contabili: I professionisti della contabilità utilizzano questo software per monitorare i costi e le spese del progetto e garantire che l'azienda sia redditizia. I contabili sono anche coinvolti nella previsione dei costi e nella pianificazione del budget per nuovi progetti.
Quali sono le alternative alla gestione dei progetti di capitale?
Le alternative al software di gestione dei progetti di capitale possono sostituire questo tipo di software, in tutto o in parte:
Software ERP basato su progetti: I sistemi ERP basati su progetti possono essere utilizzati anche per gestire progetti di capitale. Tuttavia, la loro funzionalità per progetti di grandi dimensioni è meno robusta rispetto al software di gestione dei progetti di capitale. L'ERP basato su progetti fornisce funzionalità di back office e front office come contabilità e vendite, che non sono incluse nelle soluzioni di gestione dei progetti di capitale.
Software di gestione dei progetti di costruzione: Le aziende di costruzione possono sostituire il software di gestione dei progetti di capitale con soluzioni di gestione dei progetti progettate specificamente per la loro industria.
Software correlato alla gestione dei progetti di capitale
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme alla gestione dei progetti di capitale includono:
Software di gestione dei costi del progetto: Come suggerisce il nome, questo tipo di software si concentra esclusivamente sul monitoraggio dei costi del progetto. Sebbene non possa sostituire il software di gestione dei progetti di capitale, può integrarlo, specialmente quando quest'ultimo non ha una funzionalità di gestione dei costi robusta.
Software di gestione delle costruzioni: Sebbene questo software sia progettato per l'industria delle costruzioni, può essere utilizzato anche in industrie correlate come il settore immobiliare.
Software di gestione dei progetti e dei portafogli (PPM): Questo tipo di software aiuta le aziende a gestire portafogli di progetti ma non include sempre funzionalità avanzate per la gestione dei costi, l'allocazione delle risorse o la gestione degli ordini di lavoro.
Software di gestione degli asset: Gli asset fissi come proprietà, impianti e attrezzature (PP&E)
sono fondamentali per qualsiasi progetto di capitale a causa delle attrezzature e dei macchinari utilizzati per costruire una struttura o un ponte. Inoltre, la funzionalità di gestione delle strutture può essere utilizzata per gestire i cantieri.
Software di gestione delle informazioni sugli edifici (BIM): Il BIM viene utilizzato per progettare edifici, strutture o progetti infrastrutturali. I progetti finali vengono utilizzati come punto di partenza per i progetti di capitale, motivo per cui le due soluzioni vengono utilizzate insieme.
Sfide con la gestione dei progetti di capitale
Le soluzioni software di gestione dei progetti di capitale possono presentare sfide, come elencato di seguito:
Complessità: Poiché i progetti di capitale possono essere complessi e costosi, il software utilizzato per gestirli può essere anche complicato da usare. Ad esempio, sono necessarie molte funzionalità per gestire tutti i compiti in ogni fase del progetto. Inoltre, sono coinvolti molti dipendenti e lavoratori esterni, e potrebbero aver bisogno di accedere a diverse parti del sistema.
Costo di proprietà: Il software di gestione dei progetti di capitale può essere costoso e richiedere personalizzazioni estese a seconda dell'industria dell'acquirente. Oltre ai costi iniziali elevati, mantenere il sistema può richiedere personale qualificato o servizi aggiuntivi del fornitore.
Quali aziende dovrebbero acquistare la gestione dei progetti di capitale?
Le aziende acquistano questo tipo di software quando hanno superato i sistemi legacy, i fogli di calcolo e altre soluzioni software che non forniscono funzionalità robuste per i progetti di capitale.
Aziende ad alta intensità di asset: I produttori o i grandi rivenditori devono costruire e mantenere strutture e macchinari o attrezzature sofisticate come un forno industriale o il sistema di nastri trasportatori di un centro di distribuzione.
Governi e settore pubblico: I grandi progetti infrastrutturali possono essere gestiti solo utilizzando la gestione dei progetti di capitale, rendendo questo software fondamentale per qualsiasi agenzia governativa coinvolta in tali progetti.
Consulenti: Le aziende di servizi professionali utilizzano questo tipo di software per implementare e gestire grandi progetti per conto dei loro clienti. Ad esempio, un'azienda di vendita al dettaglio può esternalizzare il progetto a un consulente esterno invece di costruire un centro di distribuzione.
Come acquistare la gestione dei progetti di capitale
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per la gestione dei progetti di capitale
Poiché creare un RFI per software complesso può essere un'iniziativa impegnativa, gli acquirenti dovrebbero cercare di concentrarsi sulle caratteristiche essenziali e critiche di cui hanno bisogno in una soluzione di gestione dei progetti di capitale. Ad esempio, la gestione delle risorse è cruciale, mentre uno strumento di chat può essere meno vitale.
Confrontare i prodotti di gestione dei progetti di capitale
Creare una lista lunga
Una lista lunga può essere creata scegliendo soluzioni basate su criteri specifici per l'acquirente. Ad esempio, il modello di erogazione cloud può essere un fattore decisivo per le aziende che non vogliono investire in IT.
Creare una lista corta
La lista corta è il risultato dell'eliminazione della maggior parte delle alternative per mantenere due o tre finalisti. Poiché i prodotti nella lista lunga solitamente forniscono funzionalità simili, i criteri per creare una lista corta devono essere più specifici. Ad esempio, i fornitori possono essere eliminati se non hanno un'esperienza e una competenza estese nell'industria dell'acquirente.
Condurre dimostrazioni
Le dimostrazioni dovrebbero essere utilizzate per differenziare ulteriormente tra i prodotti. A tal fine, dovrebbero essere abbastanza dettagliate da mostrare le caratteristiche critiche come la pianificazione del progetto, ma non troppo complicate da confondere gli acquirenti.
Idealmente, le dimostrazioni dovrebbero seguire uno script creato dall'acquirente che simula le sue operazioni quotidiane, dalla definizione e revisione del programma e del progetto all'implementazione del progetto e dei compiti e alla chiusura del progetto.
Selezione della gestione dei progetti di capitale
Scegliere un team di selezione
Il team di selezione dovrebbe includere i dipendenti chiave coinvolti nella gestione dei progetti di capitale, come gestori di programma e portafoglio, project manager, supervisori, contabili ed esecutivi. Poiché i progetti di capitale possono includere centinaia di utenti, non è realistico coinvolgere tutti, ma dovrebbero essere autorizzati a fornire feedback e esprimere preoccupazioni.
Negoziazione
Mentre le negoziazioni tendono a concentrarsi sul prezzo del software, gli acquirenti dovrebbero considerare il ritorno sull'investimento (ROI) della soluzione. Il costo iniziale della gestione dei progetti di capitale può essere elevato, ma questo tipo di software può anche portare a notevoli risparmi sui costi e guadagni di produttività a medio e lungo termine. Un software più conveniente può essere allettante, ma solitamente non fornisce funzionalità robuste, e il suo ROI potrebbe non essere più alto.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe includere tutti gli stakeholder, i controller finanziari e i CFO. Oltre al software e ai servizi forniti dal fornitore, gli acquirenti dovrebbero assicurarsi che il contratto contenga un piano dettagliato dell'implementazione, informazioni sulla sicurezza e conformità del software e accordi sui livelli di servizio.
Tendenze nella gestione dei progetti di capitale
Consolidamento del mercato
La complessità del software rende difficile lo sviluppo, il che spiega perché la maggior parte dei giocatori sono fornitori medi e grandi. Per questo motivo, i fornitori spesso scelgono di unire le forze attraverso fusioni e acquisizioni.
Specializzazione verticale
I fornitori tendono a specializzarsi in settori industriali specifici con diverse esigenze di gestione dei progetti di capitale. Ad esempio, le aziende manifatturiere hanno bisogno di funzionalità per gestire la costruzione di impianti o magazzini, mentre le aziende di servizi pubblici possono aver bisogno di funzionalità per asset lineari come le linee elettriche.
