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Strumenti di Collaborazione Microsoft: Come Potenziare i Team Remoti

Maggio 13, 2022
da Sudipto Paul

Una sinfonia suona meglio quando un'orchestra la suona.

È lo stesso quando la fischietti da solo? Probabilmente no. Il tuo fischio solitario non è così dolce o lirico come l'orchestra. Guarda un'orchestra suonare. Vedrai come i musicisti si scambiano segnali visivi, coordinano gli ingressi dei pezzi e seguono il ritmo del direttore. Questa è la vera essenza; questa è collaborazione.

Il mondo degli affari di oggi vede la collaborazione non come una parola d'ordine ma come un elemento cruciale della strategia aziendale. Questo cambiamento di mentalità ha fatto esplodere l'innovazione creativa ad ogni angolo.

Ma come fanno i team ad alte prestazioni a colmare le lacune informative e collaborare in ambienti remoti? Si affidano a strumenti potenti come Microsoft 365 per creare e gestire progetti, comunicare e collaborare.

Gli strumenti di collaborazione Microsoft riuniscono team geograficamente dispersi per connettersi e lavorare verso obiettivi comuni. I dipendenti lontani utilizzano questi strumenti per aumentare la produttività senza essere presenti nello stesso spazio fisico.

Gli strumenti di collaborazione di Office 365 costruiscono relazioni sane sul posto di lavoro tra i dipendenti in modo che possano condividere informazioni in modo efficiente e raggiungere obiettivi aziendali. Come gli strumenti di un'orchestra unificano diverse tonalità, questi strumenti mantengono il tuo team in armonia.

Importanza degli strumenti di collaborazione per i team remoti

Il lavoro remoto non è solo lavorare in pigiama o rispondere alle email da case vacanza. Gli ambienti remoti offrono maggiore flessibilità e richiedono di reimmaginare i flussi di lavoro, ripensare le riunioni e rivalutare come raggiungere gli obiettivi aziendali.

96%

dei rispondenti responsabili della produttività dei dipendenti si affidano a tecnologie chiave per garantire benefici ai dipendenti e all'azienda.

Fonte: Statista

Il giusto software di collaborazione fa molta strada. Ecco come i prodotti software di collaborazione remota efficienti fanno la differenza.

Facilita la comunicazione chiara

Le barriere di fuso orario e lingua non hanno alcuna possibilità quando le organizzazioni utilizzano strumenti di comunicazione remota. Potresti non avere un collega che si ferma al tuo cubicolo, ma puoi comunque chattare con lui online.

Se sono nel mezzo di qualcosa mentre invii messaggi, risponderanno una volta che saranno liberi di guardare i tuoi messaggi. Tale flessibilità ti lascia anche molto spazio per un lavoro profondo.

Se pensi che la collaborazione del team remoto non abbia spazio per conversazioni in tempo reale, ti sbagli.

Immagina che ci sia un progetto urgente che richiede a tutti i membri del team di connettersi e interagire immediatamente. Il team può utilizzare i seguenti strumenti di comunicazione sincrona per scambiare informazioni e avere discussioni in tempo reale.

Se il tuo team preferisce lavorare in modo asincrono, va bene anche questo. Molte suite di software di collaborazione remota offrono strumenti di comunicazione asincrona per aiutarti a condividere informazioni senza l'aspettativa di risposte immediate.

La comunicazione intermittente è l'opzione migliore per i team remoti che vogliono mantenere l'energia, rimanere produttivi e scambiare idee in modo efficace.

Tuttavia, i collaboratori remoti devono essere consapevoli del tono, del modo e della frequenza dei loro messaggi. Fai attenzione a usare slang e varianti abbreviate, poiché potrebbero non trasmettere il messaggio previsto con chiarezza.

Sei consigli per una migliore comunicazione del team remoto:

  1. Mostra empatia e compassione durante le conversazioni
  2. Incoraggia le chat non lavorative durante i collegamenti virtuali del team
  3. Promuovi eventi di team building online per sviluppare relazioni
  4. Programma riunioni video o incontri con i membri
  5. Investi nei giusti strumenti per la comunicazione del team remoto
  6. Usa argomenti da "distributore d'acqua" per incoraggiare dialoghi su argomenti non lavorativi

Garantisce una collaborazione trasparente

Tutti vogliono un ambiente di lavoro sano, felice e piacevole. È difficile far accadere queste cose senza trasparenza.

Le organizzazioni utilizzano applicazioni di collaborazione remota per condividere informazioni liberamente e creare apertura a ogni livello. Questa cultura trasparente genera successo a lungo termine, migliora il morale dei dipendenti, riduce lo stress e aumenta la produttività.

Quindi, come puoi mantenere le collaborazioni trasparenti? Usa software di collaborazione e produttività per catturare i dettagli delle riunioni, gli aggiornamenti dei progetti e le iniziative aziendali.

L'idea qui è chiara: i dipendenti remoti dovrebbero essere in grado di accedere a un registro ricercabile per capire cosa sta succedendo tra i team.

Non devono necessariamente essere in una riunione per conoscere le decisioni. Questa mentalità promuove l'inclusione tra i dipendenti e li aiuta a collaborare con successo.

Puoi anche utilizzare la capacità analitica integrata degli strumenti di collaborazione per monitorare lo stato del progetto, dare priorità alle scadenze e analizzare la capacità lavorativa dei diversi team.

Stimola la creatività e l'innovazione

Ricordi la tua orchestra? Non l'abbiamo dimenticata e nemmeno tu dovresti.

Se l'orchestra si esibisce in un evento virtuale, dovrebbe seguire le stesse regole degli eventi in presenza? Se rifiutano pratiche migliori aggrappandosi alle solite regole di esibizione, falliranno nell'innovare e alla fine diventeranno vittime di errori di giudizio o bias cognitivi.

Ecco perché è meglio non seguire ciecamente le stesse regole degli uffici fisici nei luoghi di lavoro remoti.

L'innovazione rapida deriva dall'adattamento strategico a nuove circostanze. Non esiste una formula di innovazione valida per tutti, ma le organizzazioni dovrebbero essere aperte a:

  • Promuovere una cultura dell'innovazione permettendo a tutti di sperimentare senza paura e non usando il ritorno sull'investimento (ROI) per misurare gli sforzi tutto il tempo
  • Concentrarsi sulle idee a tutti i livelli mantenendole anonime e guidando discussioni su modi per svolgere meglio i compiti
  • Rompere i silos informativi incoraggiando i team a condividere aggiornamenti sul lavoro in corso e ad essere aperti al feedback
  • Modernizzare lo stack tecnologico di collaborazione per scoprire buone idee senza sforzo ed eseguirle in modo efficiente

74%

dei decisori considerano gli strumenti di gestione del lavoro collaborativo necessari per il successo dell'innovazione e dell'agilità del team.

Fonte: Atlassian

Migliora l'efficienza e la produttività del team

I dipendenti che visitano regolarmente gli uffici possono ottenere una sala riunioni e organizzare sessioni di brainstorming improvvisate. Potresti non essere in grado di fare lo stesso in un ambiente remoto. Solo perché devi programmare queste sessioni in anticipo non significa che sei condannato a perdere produttività o efficienza.

La produttività del team remoto dipende da quanto bene puoi eliminare le ridondanze e migliorare il coinvolgimento. Ecco alcuni modi per rompere i silos e aumentare l'efficienza del team in un ambiente remoto:

Sviluppa una forza lavoro più sana

Una cultura del lavoro remoto basata sui valori migliora anche il benessere dei dipendenti. I supervisori minimizzano i livelli di stress e migliorano le condizioni di salute quando c'è maggiore fiducia tra loro e i loro dipendenti. Questa forza lavoro sana utilizza i giusti strumenti di collaborazione per rimanere concentrata e produttiva, e ottenere risultati in tempo.

36,7%

degli americani affermano che lavorare da casa ha avuto un impatto positivo sulla loro salute mentale.

Fonte: Business Wire

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Tipi di strumenti di collaborazione Microsoft

La collaborazione richiede una comunicazione costante tra i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione. Gli strumenti di collaborazione di Office 365 aiutano i team a:

  • Lavorare verso una visione condivisa
  • Discutere idee innovative insieme
  • Comprendere le responsabilità individuali
  • Valutare i cambiamenti e le decisioni del progetto

“Strumenti come Microsoft 365 si concentrano su scenari di team ibridi e offrono molteplici funzionalità di collaborazione piuttosto che servire solo come soluzioni a punto singolo.”

Brianna Bajwa
Analista di ricerca senior presso G2

Gestione dei progetti

Microsoft Project & Portfolio Management ti aiuta a pianificare, gestire e consegnare progetti senza sforzo. Usa questo strumento per tracciare i dettagli dei grandi progetti con più collaboratori. Questo software offre:

  • Strumenti e approcci per consentire ai team di lavorare in modo flessibile
  • Viste centralizzate per visualizzare roadmap di progetto interattive
  • Dashboard interattivi che utilizzano Microsoft Power Business Intelligence (BI) per visualizzare approfondimenti
  • Funzionalità di pianificazione per semplificare la pianificazione dei progetti e ottimizzare la formazione
  • Modelli personalizzati che eliminano la necessità di creare piani di progetto da zero
Cosa piace agli utenti:

“Microsoft Project & Portfolio Management offre una vista della home page centrale per tutte le attività del progetto e supporta la gestione multi-progetto. Ci sono molti approcci di flusso di lavoro diversi tra cui scegliere e c'è una funzione molto speciale che consente ai membri del team di compilare schede orarie. Questo è un buon strumento di gestione dei progetti per progetti complicati o grandi organizzazioni.”

Recensione di Microsoft Project & Portfolio Management, Jack C.

Videoconferenza

Microsoft Teams consente al tuo team remoto di incontrarsi online, migliorare il lavoro di squadra e costruire relazioni migliori. Le aziende utilizzano Microsoft Teams per incontrarsi tramite stanze virtuali e impegnarsi in conversazioni faccia a faccia con i colleghi. Questo software offre:

  • Chat in modo che i dipendenti possano interagire durante le riunioni online
  • Registrazioni che consentono ai team di salvare le sessioni per riferimento futuro
  • Sottotitoli in diretta che aggiungono chiarezza alle conversazioni in corso
  • Sfondi personalizzati per consentire ai lavoratori di ridurre le distrazioni durante le videoconferenze
  • Alza la mano in modo che i partecipanti possano fare domande senza interruzioni
  • Coach del relatore che valuta il ritmo dei relatori e aumenta la loro fiducia
  • Elenco dei partecipanti per condividere i nomi dei partecipanti alla riunione per attività di follow-up
Cosa piace agli utenti:

“Microsoft Teams è senza dubbio la migliore applicazione sul mercato per messaggistica, chiamate e collaborazione. L'interfaccia dell'app è molto semplice e facile da usare. La usiamo in ufficio per tutte le comunicazioni (eccetto quelle via email). È davvero veloce ed efficace usare Teams come piattaforma di messaggistica istantanea.”

Recensione di Microsoft Teams, Zaheer A.

Puoi anche utilizzare Microsoft Skype per chiamate internet aziendali. Con questo software di videoconferenza, puoi:

  • Partecipare a chiamate uno a uno o di gruppo con chiamate audio e video ad alta definizione (HD)
  • Usare la messaggistica intelligente per reagire ai messaggi o rispondere alle menzioni
  • Condividere schermi per presentare foto o presentazioni durante le riunioni
  • Registrare le chiamate per catturare momenti speciali ed eventi aziendali chiave
  • Mantenere la conversazione privata con crittografia end-to-end (crittografia)

Messaggistica istantanea

Gli spazi fisici degli uffici facilitano il modo in cui ti leghi con i compagni di squadra e ottieni risposte rapide a requisiti urgenti. Gli ambienti remoti possono essere complicati per coloro che amano ottenere risposte immediatamente.

È qui che la messaggistica istantanea torna utile. Con la messaggistica istantanea di Microsoft Teams, puoi ridurre il numero di email, accelerare la comunicazione e completare i progetti più velocemente. Il software offre le seguenti capacità:

  • Chat uno a uno o di gruppo ti aiutano a discutere idee in privato o con il team
  • Varietà di post consente ai team di avviare conversazioni e condividere annunci
  • Modifica del testo ricco aiuta i team a fornire messaggi chiari con evidenziazioni di testo, elenchi puntati, link e citazioni
  • Traduzione della chat offre traduzione in linea dei messaggi per mantenere tutti sulla stessa pagina
  • Notifiche di priorità mostrano notifiche e annunci urgenti
  • Menzioni avvisano i membri del team su elementi di azione specifici

Collaborazione in tempo reale sui documenti

Se stai usando catene di email per comunicare modifiche ai documenti, devi eliminare quel processo. Le catene di email rendono la modifica confusa e la collaborazione scomoda per tutti.

Microsoft Editor ti aiuta a controllare errori grammaticali, individuare errori di ortografia e valutare la tonalità su Microsoft Word, Excel e PowerPoint. Questo strumento offre suggerimenti intelligenti in più di 20 lingue.

Strumenti di collaborazione Microsoft 365 comunemente usati:

  • Microsoft Word è un software di elaborazione testi per la creazione e la pubblicazione di documenti e pagine web ovunque, in qualsiasi momento, su tutti i dispositivi.
  • Microsoft Excel è un software di fogli di calcolo utilizzato per organizzare dati e ottenere approfondimenti con grafici e tabelle. Questo software ti consente di collaborare con altri, aggiungere dati da foto e connetterti a fonti di dati Power BI.
  • Microsoft PowerPoint è un software di presentazione che ti consente di progettare diapositive significative e illustrazioni 3D.

Collaborazione su contenuti cloud

Le ore di lavoro remoto non sono le stesse per ogni dipendente. Ad esempio, qualcuno che lavora da Chicago inizia la sua giornata quando qualcuno a Mumbai la termina. Ecco perché i team remoti richiedono archiviazione cloud per la condivisione di file.

Microsoft OneDrive for Business rende possibile archiviare, accedere e condividere documenti e file aziendali da qualsiasi luogo. Vediamo cosa puoi fare con OneDrive:

  • Sincronizzare, condividere e collaborare su presentazioni, video, documenti e promemoria
  • Creare link di condivisione per fornire accesso ai file a persone all'interno o all'esterno dell'azienda
  • Aggiungere struttura di metadati per trovare facilmente file tra le librerie
  • Caricare file fino a 100 GB per archiviarli e ricevere feedback su di essi
  • Sincronizzare i rapporti amministrativi per controllare e monitorare tutti gli ambienti dell'app di sincronizzazione OneDrive
  • Rafforzare la protezione dei file con autenticazione a più fattori e codici di accesso monouso (OTP)
Cosa piace agli utenti:

“Eccelle nell'integrarsi senza sforzo con i programmi di Office 365 come Word, Excel e PowerPoint.

Gli utenti possono facilmente aprire, modificare e salvare documenti da OneDrive all'interno delle app di Office 365 senza avviare il programma in una finestra separata.”

Recensione di Microsoft OneDrive for Business, Giorgi K.

Intranet aziendale

Le aziende vogliono che le loro comunicazioni con i dipendenti siano private e sicure. Utilizzano software di intranet aziendale per offrire una rete di comunicazione in cui i dipendenti possono collaborare, condividere e comunicare.

Microsoft SharePoint è un software di intranet mobile intelligente che i team remoti utilizzano per condividere e accedere a conoscenze, contenuti e applicazioni. Ecco come puoi sfruttare le diverse funzionalità di questa piattaforma:

  • Condividere dati, notizie e risorse per semplificare il lavoro di squadra
  • Coinvolgere i dipendenti con siti di comunicazione e risorse comuni
  • Ottenere approfondimenti dalla gestione dei contenuti ricchi di SharePoint e dalle conversazioni su Yammer
  • Semplificare i flussi di lavoro operativi con le librerie di SharePoint, Microsoft Power Automate e Power Apps
Cosa piace agli utenti:

“Puoi creare un sito utilizzando SharePoint e decidere l'accesso come amministratore. L'accesso dipende dal tipo di accesso che fornisci a un cliente o a un membro del team. La cosa più utile di SharePoint è l'elenco. Puoi creare un numero di elenchi in base al tuo utilizzo. Puoi anche connettere Microsoft Excel e SharePoint per esportare dati di elenco o creare connessioni tra di loro.”

Recensione di Microsoft SharePoint, Dinesh S.

Stili di collaborazione utilizzando Microsoft 365

Le soluzioni Microsoft Office 365 consentono ai team remoti di adattarsi a diversi tipi di collaborazioni, come:

  • Collaborazione aziendale alimenta la comunicazione intra-organizzativa. Le aziende che utilizzano questa modalità di collaborazione sfruttano le applicazioni di Office 365 per fare annunci importanti, condividere aggiornamenti aziendali, accogliere nuovi arrivati e parlare dei benefici aziendali.
  • Collaborazione di team aiuta i team remoti a scambiare idee, monitorare i progressi e gestire le attività. I team distribuiti sfruttano le soluzioni Microsoft 365 per creare spazi di collaborazione per tutti per chiudere meglio i progetti in tempo.
  • Collaborazione sociale utilizzando Microsoft Teams e Yammer rende facile per le aziende ospitare comunità sociali, organizzare eventi e comunicare con i membri della comunità.
  • Collaborazione esterna richiede alle aziende di utilizzare più strumenti, a seconda degli scopi variabili. I programmi Microsoft 365 come Outlook, Yammer e Microsoft Teams sono ottimi per comunicare e collaborare con stakeholder esterni.

Cos'è Microsoft 365?

Microsoft 365 offre servizi di collaborazione di nuova generazione per i team che cercano di prosperare in un ambiente di lavoro ibrido. I dipendenti remoti rimangono produttivi con la loro suite di applicazioni. Dai un'occhiata a come le applicazioni Microsoft 365 possono aiutarti a soddisfare le esigenze di produttività aziendale.

Cosa piace agli utenti:

"Microsoft 365, precedentemente Office 365, è un eccellente programma ricco di funzionalità e compatibile con ogni altro programma che utilizzo. Viene fornito con la suite di prodotti Microsoft Office, inclusi Word, Excel, PowerPoint, SlideShow, email, 1 TB di archiviazione standard e opzioni di aggiornamento flessibili. Offre anche una sicurezza robusta per tenere gli altri fuori dal tuo account. Che tu sia online e su un aereo, in una chiamata di vendita nella hall di un potenziale cliente o offline nel mezzo del nulla, puoi comunque accedere a tutto ciò che hai in Microsoft 365. Cosa non c'è da amare!?"

Recensione di Microsoft 365, Timothy B.

Cosa non piace agli utenti:

"Ho quasi usato tutte le versioni da Microsoft Office 2007 a Microsoft Office 2021 Home and Business. Attualmente sto usando Office 365. L'unica cosa che non mi piace di Microsoft Office 365 è che è un po' più costoso rispetto agli altri prodotti Microsoft."

Recensione di Microsoft SharePoint, Shubham A.

Microsoft Teams per la collaborazione

Microsoft Teams è il tuo software di riferimento quando vuoi che un team remoto lavori senza sentirsi remoto. La facile comunicazione e collaborazione che Teams fornisce mantiene i tuoi dipendenti remoti nel loop. Una volta che il tuo team si iscrive a Microsoft Teams, otterranno altre quattro applicazioni di Office 365:

  1. Sito online di Microsoft SharePoint
  2. Casella di posta di Microsoft Exchange Online
  3. Calendario di Microsoft Outlook
  4. Taccuino di Microsoft OneNote

Ora, vediamo come gli strumenti di collaborazione di Microsoft Teams semplificano il lavoro e mantengono la produttività.

Crea e gestisci spazi di lavoro condivisi

Uno spazio di lavoro Teams è aperto a tutti in un'azienda. Ora, puoi creare canali per tutti i team in cui i membri discutono problemi e risolvono questioni di progetto. Creare canali basati su clienti, progetti e geografie potrebbe essere utile, anche.

Ogni canale viene fornito con schede per condividere file e avviare conversazioni. Al minimo, uno spazio di lavoro Team deve avere un canale e due schede per discussioni e condivisione di file per essere valido. Le schede di condivisione file utilizzano SharePoint per navigare gli utenti al sito di comunicazione specifico del team.

Puoi anche integrare altre applicazioni in modo che i dipendenti possano lavorare direttamente all'interno di Teams.

Modifica i file senza sforzo

La cosa migliore di Microsoft Teams è che ti consente di creare o caricare file MS Word, Excel o PowerPoint dall'interno dell'applicazione. Sarai ancora in grado di organizzare e modificare le cose come fai di solito.

Il vero vantaggio qui è il tempo che risparmi non dovendo passare tra le applicazioni. Inoltre, i membri del team possono modificare i documenti in tempo reale, il che significa feedback più rapidi, modifiche migliorate e completamento del progetto.

Effettua una chiamata quando ne hai bisogno

Ci saranno momenti in cui i progetti non andranno avanti a meno che non ti incontri con i compagni di squadra e gestisci gli ostacoli. È qui che entrano in gioco le funzionalità di chat e chiamata di Microsoft Teams.

Che tu voglia inviare un messaggio veloce, partecipare a una discussione uno a uno o condividere schermi durante le chiamate, Microsoft Teams ti copre. Puoi anche utilizzare la funzione Team Chat per controllare i compagni di squadra o aumentare il morale del team con eventi virtuali.

5 migliori pratiche per le riunioni di Microsoft Teams:

  1. Invia inviti via email in anticipo per dare ai partecipanti il tempo di prepararsi
  2. Condividi l'agenda in anticipo per impostare le aspettative tra i partecipanti
  3. Accendi i video per coinvolgere i team remoti e valutare le espressioni
  4. Registra le riunioni per fare riferimento a discussioni importanti
  5. Usa OneNote per prendere appunti, domande e elementi di azione

Pianifica meglio il tuo tempo

Microsoft Outlook si integra automaticamente con il calendario di Teams, quindi rimani aggiornato su riunioni, eventi e compiti. Outlook ti consente di programmare riunioni utilizzando la funzione di chiamata, come qualsiasi altro software di calendario.

Mantieni i dati sicuri

Microsoft Teams crittografa tutto, inclusi messaggi di chat, audio, video e file. Questa robusta crittografia dei file aiuta a prevenire accessi non autorizzati e mantiene i tuoi file al sicuro. L'autenticazione a più fattori di Teams aggiunge un ulteriore livello di sicurezza ai file.

15 funzionalità di Microsoft Teams da utilizzare per il lavoro remoto:

  1. Menzioni
  2. Feed di attività
  3. Assistente bot
  4. Controllo degli accessi
  5. Modalità insieme
  6. Pianificazione delle riunioni
  7. Avvisi personalizzabili
  8. Conferenze audio
  9. Funzionalità di accessibilità
  10. Condivisione di file e schermo
  11. Riunioni di Microsoft Teams
  12. Autenticazione a più fattori
  13. Integrazioni Microsoft 365
  14. Chat uno a uno e di gruppo
  15. Ricerca di contatti e conversazioni

Come collaborare utilizzando Microsoft Office 365

I team remoti si trovano di fronte a molteplici scenari di collaborazione durante il ciclo di vita di un progetto. A seconda di come vuoi collaborare, Microsoft 365 offre molteplici modi per iniziare.

  1. Lavora con colleghi selezionati per ricevere nuove prospettive sui progetti. La collaborazione selettiva porta a progressi più rapidi e chiari. Puoi sempre condividere la versione finale con il tuo team una volta pronta.
  2. Collabora con i team per ridurre l'attrito del progetto e sviluppare idee senza sforzo. I team remoti utilizzano Microsoft Teams per organizzare file, partecipare a riunioni e lavorare insieme. L'idea è semplice: fare le cose indipendentemente dal fatto che tu stia lavorando dall'ufficio o da remoto.
  3. Inizia nel cloud per creare una base per il successo del team. Con Microsoft OneDrive, puoi facilmente riunire file e documenti per il tuo team da accedere ovunque. Questa mobilità ha due benefici immediati. Primo, elimina la necessità di passare attraverso email o versioni multiple per scoprire cosa sta succedendo. Il tuo team avrà sempre la versione più aggiornata a portata di mano. Secondo, non sei più legato al tuo computer d'ufficio per lavorare.
  4. Inizia come un team per mantenere i tuoi membri globali nel loop. Microsoft Teams rende super facile creare gruppi, che sia per un progetto speciale o per membri che lavorano sotto lo stesso manager. Puoi utilizzare lo spazio di Teams su Microsoft per archiviare file, programmare riunioni e rimanere sincronizzati.
  5. Co-autore in tempo reale quando hai bisogno di lavorare insieme a colleghi fidati. La co-autoria su Microsoft 365 significa che non devi aspettare feedback o commenti. Usa le @menzioni per invitare qualcuno a dare un'occhiata al tuo file. I colleghi possono modificare i file su desktop e dispositivi mobili. Inoltre, puoi sempre vedere le modifiche più aggiornate.

Come scegliere il miglior strumento di collaborazione Microsoft

Senza lo strumento giusto, un team remoto può perdere informazioni e lasciar cadere la palla su compiti cruciali. Ecco perché è importante capire quali strumenti di collaborazione Microsoft 365 si allineano con le tue esigenze. Dai un'occhiata a questi diversi approcci per evitare il caos della collaborazione e trovare il miglior strumento per il tuo team.

Approccio basato sui casi d'uso

L'approccio basato sui casi d'uso è il più semplice di tutti. Ti dice di scegliere strumenti che hanno funzionalità di supporto per le tue esigenze di collaborazione. Ad esempio, sarai meglio con Microsoft Teams quando vuoi chattare con il team o SharePoint quando vuoi condividere documenti.

Tuttavia, questo approccio non ti dice come soddisfare diverse esigenze aziendali con strumenti di collaborazione.

Casi d'uso degli strumenti di collaborazione Microsoft 365:

  • Microsoft Outlook per programmare eventi e bloccare i calendari
  • Microsoft Exchange Online per conversare via email
  • Microsoft OneNote per annotare idee e organizzare informazioni
  • Microsoft Project Management per tracciare e ottimizzare i progetti
  • Microsoft SharePoint per condividere risorse e accedere ad applicazioni
  • Microsoft Teams per comunicare con i team tramite chat e video

Approccio basato sul progetto

L'approccio basato sul progetto studia i requisiti della fase attuale del progetto per suggerire strumenti. Supponiamo che il tuo team stia attualmente facendo brainstorming di idee: puoi usare OneNote per catturarle.

Questo approccio è ottimo per trovare strumenti per risolvere sfide aziendali, ma distribuisce i dati su più repository. Poiché usi strumenti diversi per affrontare i problemi, ti mancherà un registro coerente del progetto.

Approccio basato sulle persone

Questo approccio suggerisce di scegliere strumenti dopo aver identificato gli stakeholder e i migliori mezzi per comunicare con loro. Se hai bisogno di comunicare con gruppi più grandi in tutta l'azienda, utilizzerai Microsoft Outlook.

Ognuno di questi approcci ha sia pro che contro. Se non sei ancora sicuro degli strumenti da utilizzare ogni giorno per la collaborazione remota, cerca di capire le preferenze di tutti gli stakeholder.

È meglio valutare se un cambiamento improvviso nel software di collaborazione influenzerà i risultati del progetto e se è realistico aspettarsi che i dipendenti utilizzino strumenti specifici per i compiti.

Vantaggi di Microsoft 365

Il futuro della collaborazione remota risiede nella capacità dei dipendenti di passare senza problemi tra le applicazioni. Ad esempio, potresti dover chattare con un collega, partecipare a una videochiamata e poi collaborare con lui su un documento.

Microsoft Office 365 ti consente di fare tutto questo e altro all'interno di una singola finestra. Dai un'occhiata a questi vantaggi per decidere da solo.

Facile da usare

Che tu stia cercando di utilizzare canali, chat di gruppo o gestire risorse in un unico posto, Microsoft 365 rende tutto super facile con la sua interfaccia user-friendly.

Le applicazioni intuitive ti aiutano a lavorare più velocemente e in modo più intelligente, così puoi concentrarti su ciò che conta di più.

Fai tutto da un unico posto

Microsoft 365 include tutte le funzionalità che immagini per una collaborazione remota efficiente. Oltre alle app di produttività Microsoft, Office 365 offre soluzioni di archiviazione e sincronizzazione cloud per i team per rimanere sulla stessa pagina indipendentemente dalla loro posizione.

Inoltre, avrai accesso a hub di collaborazione omnicanale per i tuoi dipendenti per passare senza sforzo tra le app di produttività remota.

Rimani efficiente con nuove funzionalità

Le applicazioni di Microsoft Office 365 sono in continua evoluzione. Stanno aggiungendo più funzionalità e capacità di integrazione ai loro prodotti software ogni giorno, consentendo ai remoti di funzionare meglio.

Controlla il negozio di app di Teams per cercare nuove app adatte alla tua azienda.

Migliora il ROI della collaborazione remota

Le organizzazioni moderne vogliono che i dipendenti seguano metodi di collaborazione semplificati per essere produttivi. Le applicazioni di Microsoft Office 365 consentono ai tuoi team di adattarsi a diversi stili di lavoro e minimizzare le sfide del lavoro ibrido.

163%

ROI con meno di sei mesi di tempo di recupero ottenuto dalle aziende che adottano Microsoft Office 365.

Fonte: Amaxra

Piani tariffari di Microsoft 365

Microsoft 365 offre tre piani tariffari per il tuo team per connettersi e collaborare senza sforzo. Questi piani vanno da $7,20 a $26,40 per utente al mese.

1. Microsoft 365 Business Basic

Le piccole e medie imprese utilizzano questo piano per aumentare la produttività e l'efficienza con funzionalità come:

  • Email aziendale
  • Sicurezza standard
  • 1 TB di archiviazione cloud
  • Supporto telefonico e web 24x7
  • Chat, chiamate e riunioni con fino a 300 partecipanti
  • Accesso web e mobile per le applicazioni MS 365

2. Microsoft 365 Business Standard

Questo piano è adatto per organizzazioni più grandi che cercano di trasformare la collaborazione aziendale con funzionalità come:

  • Sicurezza avanzata
  • Controllo degli accessi e dei dati
  • Protezione dalle minacce informatiche
  • Tutto in Business Basic

3. Microsoft 365 Business Premium

Le aziende di livello enterprise con esigenze di sicurezza robuste utilizzano questo piano per rimanere produttive e fare di più ogni giorno. Questo piano offre:

  • Ospitalità di webinar
  • Tutto in Business Standard
  • Registrazione e reportistica dei partecipanti
  • Gestione degli appuntamenti dei clienti
  • Funzionalità desktop premium per le applicazioni MS 365

Lavora da remoto con Microsoft 365

Che tu abbia una forza lavoro remota temporanea o permanente, gli strumenti di produttività di Office 365 ti aiutano a migliorare la collaborazione, la comunicazione e l'efficienza.

Le app di Office offrono un'esperienza connessa combinando ogni strumento che il lavoro remoto richiede. Ecco perché i team virtuali utilizzano gli strumenti di collaborazione Microsoft per lavorare da qualsiasi luogo.

Ricorda l'orchestra? Sii come loro, crea la tua sinfonia e suona con tutto il cuore. Porta a termine il lavoro con Microsoft 365.

Sudipto Paul
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Sudipto Paul

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