Scopri di più su Software per suite d'ufficio
Che cos'è il software per suite d'ufficio?
Le suite d'ufficio sono state un prodotto essenziale per aziende di tutte le dimensioni per molti anni. I tre componenti comuni di una suite d'ufficio includono software per la creazione di documenti, software per fogli di calcolo e software per presentazioni. Sebbene questi tre prodotti siano il pane quotidiano di una tipica suite d'ufficio, spesso esistono prodotti aggiuntivi all'interno di una suite. Altre aggiunte comuni includono software per email, software per comunicazioni interne e software per la collaborazione su contenuti cloud. Le aziende devono valutare quali strumenti necessitano per la loro attività in modo da poter acquistare il software per suite d'ufficio ideale.
Le aziende dovrebbero anche considerare i vari modelli di prezzo associati al software per suite d'ufficio. Ad esempio, molti fornitori di suite d'ufficio ora offrono modelli di abbonamento. Un modello di abbonamento è un modello di business che consente ai clienti di pagare un prezzo ricorrente per l'accesso illimitato a una suite. Il prezzo ricorrente viene pagato su un periodo di tempo specifico o indefinitamente. Questo è ideale per le aziende che preferiscono pagare il loro software in piccoli incrementi invece di acquistare immediatamente il software completo, che è un'altra opzione. Le aziende dovrebbero tenere presente che la maggior parte delle suite d'ufficio non consente la scelta selettiva dei prodotti. In altre parole, nella maggior parte dei casi, ciò che viene fornito con la suite rimane con la suite. Le aziende che richiedono solo strumenti specifici potrebbero dover richiedere un prezzo speciale al fornitore.
Molte suite sono open-source o gratuite da scaricare. Le suite d'ufficio open-source sono ideali per le aziende con un budget limitato. Di solito, le soluzioni open-source includono ancora i principali componenti di una suite d'ufficio e sono spesso compatibili con altre soluzioni di suite d'ufficio. Sebbene compatibili con altre suite d'ufficio, i prodotti open-source potrebbero non sempre convertire i documenti allo stesso livello delle soluzioni a pagamento per suite d'ufficio. Le aziende che convertono diversi tipi di file dovrebbero considerare questo prima di implementare una soluzione open-source gratuita.
Vantaggi chiave del software per suite d'ufficio
- Crea documenti basati su testo, fogli di calcolo e presentazioni
- Converti più formati di file
- Collabora su documenti tra organizzazioni
Perché utilizzare il software per suite d'ufficio?
Il software per suite d'ufficio è una soluzione fondamentale per molte aziende e aiuta a potenziare la produttività dell'ufficio e la creazione di documenti. Dai demo di prodotto alla creazione di contenuti, il software per suite d'ufficio è uno strumento essenziale per quasi ogni settore.
Produttività — Tutte le suite d'ufficio aiutano i professionisti a produrre contenuti. Un grande vantaggio del software per suite d'ufficio è il numero di cose che un utente può realizzare all'interno di un singolo prodotto della suite. Ad esempio, il software per fogli di calcolo, uno dei tre componenti principali, ha migliaia di casi d'uso. Un team contabile può utilizzare un foglio di calcolo per tenere traccia delle finanze giornaliere di un'azienda mentre un ricercatore può utilizzare il software per fogli di calcolo per creare tabelle pivot per confrontare i dati. Le suite d'ufficio aiutano ogni dipartimento di un'azienda a essere più produttivo.
Collaborazione — Oltre ad aiutare le aziende a essere più produttive, le suite d'ufficio promuovono la collaborazione, sia all'interno di un team che tra i dipartimenti. Molte suite d'ufficio offrono funzionalità di collaborazione che consentono a più utenti di creare e modificare documenti contemporaneamente. Inoltre, quando una singola piattaforma di suite d'ufficio è integrata in un'azienda, gli utenti possono facilmente condividere documenti con altri. La capacità di collaborare senza problemi sul lavoro aumenta la produttività tra i dipartimenti.
Chi utilizza il software per suite d'ufficio?
Le suite d'ufficio sono un elemento fondamentale dell'ufficio, quindi praticamente ogni professionista trae vantaggio dall'utilizzo di questo software. Sebbene alcuni utenti possano beneficiare di un prodotto specifico all'interno di una piattaforma rispetto a un altro, la varietà di casi d'uso rende le suite d'ufficio attraenti per tutti. Tuttavia, contabili, creatori di contenuti e team di vendita di solito traggono il massimo vantaggio dalle suite d'ufficio.
Contabili — I contabili utilizzano quotidianamente il software per fogli di calcolo per gestire le finanze di un'azienda. I fogli di calcolo sono ideali per tracciare e calcolare le finanze e spesso forniscono funzionalità e opzioni di estensione per migliorare il flusso di lavoro del contabile. I contabili possono anche utilizzare il software per la creazione di documenti per creare report di spesa per presentare i loro risultati ad altri dipartimenti.
Creatori di contenuti — Il software per la creazione di documenti avvantaggia i creatori di contenuti basati su testo. Consente la collaborazione tra i team per l'editing dei contenuti e la revisione dei testi, rendendo la creazione di contenuti più efficiente e collaborativa. Oltre alla creazione di documenti, i creatori di contenuti potrebbero anche utilizzare il software per fogli di calcolo per organizzare idee di contenuto e per compilare dati relativi a un pezzo di contenuto.
Vendite — Il software per presentazioni è comunemente utilizzato dai team di vendita per presentare proposte di vendita. Sebbene molti team di vendita possano optare per una soluzione di presentazione autonoma, l'aspetto collaborativo delle piattaforme di suite d'ufficio rende le suite d'ufficio più attraenti. I team di vendita spesso utilizzano strumenti per la creazione di documenti e strumenti per fogli di calcolo per l'organizzazione dei lead, la gestione delle informazioni sui potenziali clienti e altro ancora.
Tipi di software per suite d'ufficio
Sebbene le piattaforme di suite d'ufficio siano tipicamente consolidate nelle loro offerte di prodotti all'interno della suite, le aziende hanno molte opzioni di acquisto tra cui scegliere.
Basato su abbonamento — Le suite d'ufficio basate su abbonamento sono sempre più comuni e consentono la collaborazione cloud, rendendo questa scelta attraente. Le aziende possono pagare il software in modo incrementale invece che tutto in una volta. Un altro vantaggio delle suite d'ufficio basate su cloud con un modello di abbonamento è che gli aggiornamenti del software sono automatici e vengono distribuiti più spesso. Questo allevia i compiti dei dipartimenti IT e rende l'esperienza utente più positiva.
Acquisto una tantum — Sebbene non sia così comune, le aziende possono scegliere di acquistare versioni specifiche di una piattaforma di suite d'ufficio per una tariffa una tantum. Sebbene questa opzione consenta agli utenti di possedere il prodotto invece di abbonarsi, la tariffa è tipicamente alta. Se gli utenti necessitano di accedere a una versione aggiornata del prodotto, devono acquistare un aggiornamento o acquistare nuovamente il prodotto. Inoltre, eventuali problemi con il prodotto potrebbero dover essere gestiti internamente e non dal fornitore del software.
Open-source — Le suite d'ufficio open-source sono gratuite da scaricare, il che è un'opzione attraente per le piccole imprese o le aziende con un budget limitato. Le aziende devono considerare quali sono le loro esigenze poiché le opzioni open-source spesso non hanno le stesse funzionalità delle opzioni a pagamento.
Oltre alle diverse opzioni di modello di prezzo, le aziende possono scegliere tra una suite d'ufficio on-premise o online.
On-premise — Le suite d'ufficio on-premise sono installate sul computer di un utente in loco e sono anche conosciute come prodotti SaaS (software come servizio). Gli utenti potrebbero voler considerare soluzioni di gestione delle operazioni SaaS se considerano l'opzione on-premise.
Online — Le suite d'ufficio online operano nel cloud e non sono scaricate sul computer di un utente. Invece, un utente accede ai suoi strumenti di suite d'ufficio nel suo browser. Questa scelta è ideale per la collaborazione basata sul web; tuttavia, le soluzioni basate sul web possono avere funzionalità limitate.
Caratteristiche del software per suite d'ufficio
A seconda dei prodotti all'interno della suite, il software per suite d'ufficio offre una vasta gamma di funzionalità. Le caratteristiche complessive delle applicazioni principali delle piattaforme vanno dagli strumenti collaborativi alle funzionalità che aumentano l'efficienza dell'utente.
Modelli — Le applicazioni consentono agli utenti di iniziare un documento da zero così come di accedere a strumenti esistenti. Ad esempio, gli utenti possono creare una presentazione con la struttura delle diapositive, i caratteri e i colori disponibili.
Collaborazione cloud — Gli strumenti di collaborazione cloud differiscono a seconda del tipo di piattaforma di suite. Tipicamente, la collaborazione cloud consente a più utenti di modificare un'applicazione contemporaneamente. Molte applicazioni includono anche annotazioni, note e strumenti di chat che consentono agli utenti di comunicare tra loro all'interno di un'applicazione.
Conversione di file — I file possono essere convertiti tra le applicazioni. Ad esempio, un utente può creare un documento all'interno di uno strumento per fogli di calcolo e spostare facilmente i dati all'interno del foglio di calcolo in uno strumento di presentazione all'interno della stessa piattaforma. Inoltre, molti strumenti della suite consentono agli utenti di convertire file creati al di fuori delle applicazioni della piattaforma.
Dashboard — Le soluzioni basate sul web offrono una dashboard che ospita ogni applicazione per un facile accesso. Alcune soluzioni on-premise offrono anche questa funzionalità.
Tendenze relative al software per suite d'ufficio
Più applicazioni principali — Sebbene i tre componenti principali di una suite d'ufficio siano stati gli stessi per molto tempo, molte suite d'ufficio stanno espandendo i componenti principali poiché la domanda di diverse applicazioni aumenta. In particolare, gli strumenti di collaborazione su contenuti cloud stanno diventando un elemento fondamentale all'interno di molte piattaforme di suite d'ufficio. Gli strumenti di collaborazione su contenuti cloud consentono agli utenti di condividere facilmente contenuti all'interno di altre applicazioni in una soluzione di archiviazione cloud designata.
Problemi potenziali con il software per suite d'ufficio
Applicazioni non utilizzate — Le suite d'ufficio vengono acquistate come un'intera suite. Ciò significa che gli utenti che non richiedono il software per fogli di calcolo non possono escludere tale strumento dalla loro suite per ridurre il prezzo. Questo significa che molte aziende finiscono per acquistare un'intera suite con strumenti non utilizzati. Prima di impegnarsi in una suite, le aziende dovrebbero valutare se alcuni strumenti inclusi rimarranno inutilizzati e se vale la pena acquistare la suite.
Software e servizi correlati al software per suite d'ufficio
Ci sono diversi prodotti simili sul mercato che aiutano le aziende a combinare più di un'applicazione o modulo per un flusso di lavoro semplificato.
Software per suite di gestione delle risorse umane — Le suite di gestione delle risorse umane sono una serie di moduli che aiutano i professionisti delle risorse umane a centralizzare i processi comuni delle risorse umane. Tuttavia, le suite di gestione delle risorse umane consentono agli utenti di acquistare i moduli separatamente.
Software CRM tutto-in-uno — Gli strumenti CRM tutto-in-uno combinano una serie di strumenti di interazione con i clienti all'interno di una singola piattaforma. Simile al software per suite d'ufficio, gli strumenti individuali all'interno della piattaforma non possono essere acquistati separatamente.
Software per la gestione dei progetti — Il software per la gestione dei progetti offre diversi strumenti per aiutare le aziende a gestire i progetti e semplificare il flusso di lavoro dei progetti.
