Mehr über Business Instant Messaging Software - Geschäftliche Sofortnachrichten-Software erfahren
Was ist Business Instant Messaging Software?
Business Instant Messaging Software bietet Nutzern Plattformen für Sofortnachrichten, die direkte und Gruppenkommunikation innerhalb einer Organisation ermöglichen. Diese Tools zielen darauf ab, schnelle Gespräche zwischen Teammitgliedern zu erleichtern. Business Messaging Tools machen die Kommunikation mit Kollegen so einfach wie das Chatten mit Freunden in sozialen Medien oder per Textnachricht. Die meisten Optionen für Business Instant Messaging beinhalten Emoji- und GIF-Funktionen, um authentische und natürliche Gespräche am Arbeitsplatz zu fördern.
Hauptvorteile von Business Instant Messaging Software
- Bieten sofortige Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Teammitgliedern
- Ermöglichen es Teams, unabhängig vom Standort in Verbindung zu bleiben
- Machen Nachrichten leicht durchsuchbar
- Bieten einen weniger formellen virtuellen Raum für die Teamkommunikation
- Verbinden eine Organisation horizontal und vertikal
Warum Business Instant Messaging Software verwenden?
Die meisten modernen Unternehmen nutzen irgendeine Art von Business Instant Messaging Software. Sie bieten eine Fülle von Vorteilen und sind ein fester Bestandteil des modernen Software-Stacks.
Schnell — Business Messaging Tools unterstützen Mitarbeiter, indem sie Sofortnachrichten in die Belegschaft bringen. Teams können schnell miteinander kommunizieren und so die Zusammenarbeit zwischen Remote-Mitarbeitern, über Teams hinweg oder zwischen Büros erleichtern.
Informell — Die Etikette bei E-Mails ist bekanntlich schwer zu meistern und kann für einfache Fragen unnötig formell wirken. Business Messaging Tools ermöglichen es Teams, übermäßig professionelles Verhalten beiseite zu lassen und sich auf den Inhalt statt auf die Etikette zu konzentrieren.
Mobil — Alle wettbewerbsfähigen Business Instant Messaging Produkte bieten eine robuste, intuitive mobile Anwendung, die mit ihrem Desktop-Angebot kombiniert wird. Heute erfordert das Geschäft, dass Menschen jederzeit erreichbar sind, um ihre Kollegen zu unterstützen. Business Instant Messaging Plattformen sind einfach zu bedienen, sowohl bei der Arbeit als auch unterwegs.
Anpassungsfähig — Sofortnachrichten fühlen sich für die meisten Nutzer mittlerweile natürlich an. Millennials bilden nun den Großteil der Belegschaft, und Business Instant Messaging Software ist ein natürlicher Schritt für diese Generation. Die Akzeptanzraten sind hoch, da sich Business Messenger vertraut anfühlen.
Wer nutzt Business Instant Messaging Software?
Organisationen in verschiedenen Branchen nutzen Business Instant Messenger, um ihre Mitarbeiter zu verbinden. Die Software bietet Nutzern eine schnelle, effiziente Methode, um mit Kollegen über alle Themen zu kommunizieren. Diese Plattformen bieten eine zeiteffiziente Alternative zu passiven Medien wie E-Mails oder aufdringlichen persönlichen Meetings. Die von Business Instant Messaging Software gebotenen Vorteile sind für Unternehmen jeder Größe nützlich – von drei Personen bis zu 3.000 Personen. Ob bei der Koordination von Schichten in einem Psychologielabor einer Universität oder bei Meetings in einem Fortune 500-Unternehmen, effiziente Kommunikation ist entscheidend.
Arten von Business Instant Messaging Software
Eigenständig — Viele Business Instant Messenger sind eigenständige Produktintegrationen. Spezielle Business Instant Messaging Tools bieten manchmal zusätzliche Funktionen wie Videokonferenzen, begrenzte VoIP-Fähigkeiten und Mitarbeiterverzeichnisse, um ein umfassendes Kommunikationszentrum zu schaffen.
Eingebettet — Sofortnachrichten können als zusätzliche Funktion in anderen Softwaretypen oder größeren Kollaborationssuiten enthalten sein. Business Instant Messaging Funktionalität findet sich oft in Mitarbeiter-Intranet-Software, Mitarbeiter-Engagement-Software oder virtuellen Arbeitsbereichen. Andere Arten von Kommunikationssoftware, wie Videokonferenzsoftware, können ebenfalls Sofortnachrichten bieten.
Branchenspezifisch — Einige Business Instant Messenger sind für bestimmte Branchen mit ihren einzigartigen Bedürfnissen entwickelt. Zum Beispiel beinhalten Business Instant Messaging Tools für die Fertigung und den Außendienst oft Push-to-Talk (PTT) Software, damit Remote-Mitarbeiter mehrere sofortige Kommunikationskanäle haben. Es gibt auch klinische Kommunikations- und Kollaborationsplattformen und HIPAA-konforme Messaging-Software, die speziell für Gesundheitsorganisationen entwickelt wurden. Diese Plattformen berücksichtigen die Vertraulichkeit von Patienten. Einige beliebte, allgemeine Business Messenger haben begonnen, branchenspezifische Lösungen zu schaffen oder Compliance in ihr Produkt zu integrieren, damit sie für bestimmte Branchen verfügbar sind.
Funktionen von Business Instant Messaging Software
Business Instant Messaging Software teilen einige grundlegende Funktionen über alle Produkte hinweg. Da der Markt immer wettbewerbsintensiver wird, haben einige Anbieter zusätzliche Kommunikations- und Produktivitätsfunktionen hinzugefügt, um ihr Produkt hervorzuheben.
Sofortnachrichten — Sofortige, direkte Nachrichten sind die Hauptfunktion von Business Messenger-Anwendungen. Nutzer können sofort direkte oder Gruppen-Nachrichten senden. Je nach den Berechtigungen des Administrators können zusätzliche Gruppen von Nutzern oder Administratoren erstellt werden.
Statusaktualisierungen — Nutzer können einen Status an ihr Profil anhängen, um ihre Verfügbarkeit anzuzeigen.
Aktivitäts-Feed — Ein Aktivitäts-Feed ist verfügbar, um Nutzer über neue direkte Nachrichten, die an sie gesendet wurden, oder neue Nachrichten in Gruppen zu informieren. Der Feed zeigt manchmal Antworten auf vom Nutzer erstellte Beiträge an.
Benachrichtigungen — Business Messaging Tools bieten Benachrichtigungen, wenn ein Nutzer eine direkte Nachricht erhält oder eine Nachricht in einer Gruppe gepostet wird. Zusätzlich können Nutzer Benachrichtigungen ausschalten oder bestimmte Berechtigungen für Benachrichtigungen festlegen.
Emojis — Business Messaging Apps sind oft mit Emojis ausgestattet. Einige Anwendungen erlauben es Nutzern sogar, ihre eigenen zu erstellen.
Suche — Eine Suchleiste ermöglicht es Nutzern, mit Schlüsselwörtern alte Nachrichten leicht zu finden.
Dateifreigabe — Einer der Hauptvorteile von Business Messaging ist die Möglichkeit, Dateien und Dokumente einfach und schnell zu teilen. Nutzer können Links zu in der Cloud gehosteten Dokumenten senden oder Dateien anhängen, die auf einem Desktop gespeichert sind. Einige Tools integrieren sich sogar mit Dateirepositorien für eine nahtlose Dateifreigabe.
Umfragen und Abstimmungen — Business Messenger bieten oft einfache Umfrage- und Abstimmungsfunktionen, die es Nutzern ermöglichen, schnell Entscheidungen innerhalb der App zu treffen.
Zusätzliche Funktionen von Business Instant Messaging
Konferenzen — Es gibt verstärkte Bemühungen, Audio- und Videokonferenzfunktionen in Business Instant Messaging Produkte zu integrieren. Wenn Nutzer schnell zwischen textbasierten und audiobasierten Kommunikationen wechseln können, werden Probleme effizienter gelöst und Fragen beantwortet.
Wissensdatenbank-Integration — Einige Wissensmanagement-Tools dienen als Verbindungen zwischen Business Instant Messaging Apps und Wissensdatenbanken. Diese Art der Integration verknüpft Fragen mit Antworten und sendet beides an eine durchsuchbare Wissensdatenbank.
Automatische Übersetzung — Einige Business Messaging Anwendungen können Nachrichten automatisch von einer Sprache in eine andere übersetzen, mithilfe von Maschinenübersetzungssoftware.
Bildschirmfreigabe — Business Messenger mit Videokonferenzfähigkeit erlauben oft die Bildschirmfreigabe zwischen Konferenzteilnehmern.
KI-Assistenten — KI-Assistenten sind manchmal in Business Messaging Apps enthalten. Sie leiten Nutzer zu Verhaltensweisen basierend auf den Nachrichten, die sie gesendet haben. Zum Beispiel, wenn ein Nutzer einem anderen schreibt, dass sie sich zu einem bestimmten Datum oder einer bestimmten Uhrzeit treffen müssen, kann ein eingebetteter KI-Assistent eine Eingabeaufforderung öffnen, damit der Nutzer ein Ereignis in seinen Kalender einträgt.
Trends im Zusammenhang mit Business Instant Messaging Software
Hinzufügung von Konferenzfunktionen — Traditionell verließen sich Unternehmen auf ein Tool für Sofortnachrichten und ein anderes für Video- und Audiokonferenzen. Dies war vorteilhaft, da Konferenzen oft externe Teilnehmer ohne Zugang zu internen Tools beinhalten. Allerdings erkennen immer mehr Unternehmen die Vorteile von Videokonferenzen und VoIP für interne Anwendungsfälle. Es ist unpraktisch für Nutzer, die in einer Anwendung ein Gespräch führen, zu einer anderen zu wechseln, selbst wenn es ein fruchtbarerer Austausch wäre, wenn sie es täten.
Infolgedessen suchen mehr Unternehmen nach Sofortnachrichtentools, die Möglichkeiten für Sprach- und Videokonferenzen bieten. Mehr Business Messenger beinhalten Videokonferenz- und VoIP-Fähigkeiten in ihrem Angebot, wenn auch nicht die besten ihrer Art, da sie nicht die Hauptfunktion des Produkts sind. Dies könnte sich ändern, da mehr Anbieter Audio- und Videokonferenzen innerhalb ihrer Produkte priorisieren.
Potenzielle Probleme mit Business Instant Messaging Software
Kontextuelle Unangemessenheit — Die Bequemlichkeit von Sofortnachrichten am Arbeitsplatz ist oft ein Vorteil. So nützlich Business Instant Messaging Software auch ist, sie ist nicht immer der effizienteste oder angemessenste Kanal für bestimmte Situationen. Probleme können auftreten, wenn Einzelpersonen keine klaren Unterscheidungen getroffen haben, wann es angemessen ist, einen Business Messenger über E-Mail oder einen anderen Kommunikationskanal zu verwenden. Während einzeilige E-Mails leicht in einem Instant Messenger übermittelt werden könnten, sind langformatige Nachrichten mit potenziellen externen Teilnehmern auf einer Business Instant Messaging Plattform nicht geeignet.
Dieses potenzielle Problem kann vermieden werden, indem klare Richtlinien implementiert werden, die identifizieren, welche Kommunikationskanäle in einer bestimmten Situation verwendet werden sollten. Unternehmen und Organisationen sollten diese Richtlinien in ihren Onboarding- und Schulungsprozess einbeziehen und sie in einer Wissensdatenbank zur Referenz bereitstellen. Einzelpersonen, die die geeigneten Kanäle nicht nutzen, sollten sanft daran erinnert werden, diese Gewohnheiten zu ändern.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Business Instant Messaging Software
Produktivitäts-Bots — Es gibt Produktivitäts-Bots, die für spezifische Instant Messaging Software entwickelt wurden, um deren Funktionalität zu erweitern. Produktivitäts-Bots können als KI-Assistenten dienen, wenn ein Produkt keinen eingebetteten hat, oder nützliche Funktionen bieten, die Nutzern auf der nativen Plattform sonst nicht zur Verfügung stehen. Zum Beispiel können Produktivitäts-Bots Umfragen oder Abstimmungen zu Produkten hinzufügen, die sie nicht nativ anbieten, oder die App mit anderen Tools verbinden.
Mitarbeiter-Intranet — Einige Mitarbeiter-Intranet-Lösungen bieten ein Business Instant Messaging Tool innerhalb ihres Produkts. Wenn keines bereitgestellt wird, integrieren sich Produkte oft mit anderen beliebten Business Messaging Optionen, um diese Lücke zu schließen. Nutzer profitieren davon, dass Instant Messaging Tools innerhalb ihres Intranets bereitgestellt werden, da das Intranet als konsolidierte Kollaborations- und Kommunikationssuite dienen kann.
