Mehr über Mitarbeiter-Intranet-Software erfahren
Was ist Mitarbeiter-Intranet-Software?
Mitarbeiter-Intranet-Software bietet Organisationen eine Kollaborationssuite innerhalb eines privaten, sicheren Netzwerks. Diese Tools können als zentraler Punkt des Kollaborationssoftware-Stacks eines Unternehmens dienen und Funktionen wie Messaging, Dateifreigabe, Benutzerprofil-Erstellung und Aufgabenverteilung auf einer gebrandeten Plattform kombinieren. Benutzer können mit einem Single Sign-On (SSO) Login auf das Intranet zugreifen, und Personen außerhalb der Organisation können die Plattform nicht nutzen, es sei denn, sie erhalten Zugangsdaten.
Hauptvorteile der Mitarbeiter-Intranet-Software
- Zugriff auf Unternehmensdokumente und Mediendateien
- Erstellen Sie ein Zentrum für Kommunikation und Zusammenarbeit
- Informationen unternehmensweit verbreiten
- Integration mit externen Softwarelösungen, um sie von einer Oberfläche aus zugänglich zu machen
Warum Mitarbeiter-Intranet-Software verwenden?
Konsolidierung — Unternehmensintranets sind mit Funktionen ausgestattet, die speziell vom jeweiligen Unternehmen bestimmt werden, sodass die Software maßgeschneidert für eine bestimmte Organisation ist. Dies ermöglicht es Unternehmen, die Funktionen und die Funktionalität, die sie normalerweise aus mehreren Lösungen erhalten würden, zu konsolidieren und in einer einzigen Plattform zu bündeln. Obwohl der Aufbau und die Wartung des Intranets teuer sein können, kann ein Unternehmen auf lange Sicht mehr Geld sparen, indem es eine Plattform für seine Kommunikationsbedürfnisse erstellt, anstatt mehrere Lizenzen für eine Handvoll Produkte zu kaufen.
Sicherheit — Angesichts der Menge an Informationen, die innerhalb von Intranets verarbeitet werden, müssen Benutzer häufig eine Multi-Faktor-Authentifizierung einrichten, um auf das Portal zuzugreifen. Diese Tools sind oft sicherer als andere Anwendungen, bei denen Benutzer keine zusätzlichen Anmeldeinformationen bereitstellen müssen, um ihre Identität zu beweisen. Da Benutzer sich nur ein Login merken müssen, um auf alle ihre Kommunikationskanäle zuzugreifen, besteht ein geringeres Risiko, dass eine Sicherheitsverletzung aufgrund einer Schwachstelle in einer Anwendung auftritt.
Kommunikation — Viele Unternehmen mit sozialen Intranets konsolidieren alle ihre Kommunikations- und Kollaborationskanäle entweder nativ oder über Integrationen in ihr Intranet. Benutzer werden reaktionsschneller und engagierter, da sie nur ein Portal für alle ihre Kommunikationskanäle überprüfen müssen. Es ist auch einfacher für Unternehmen, Informationen an ihr gesamtes Unternehmen zu verbreiten, da sie sich darauf verlassen können, dass die Mitarbeiter das Intranet überprüfen.
Produktivität — Da Intranets mehrere Funktionalitäten in einem Produkt konsolidieren, verbringen Mitarbeiter weniger Zeit mit dem Wechsel zwischen Anwendungen und Kommunikationskanälen. Einige Intranets können sogar native oder integrierte Content-Management-Funktionen bündeln, sodass Benutzer nahtlos kommunizieren und Inhalte innerhalb einer Anwendung teilen können.
Mitarbeiterengagement — Einige Intranets legen großen Wert auf Mitarbeiterengagement. Diese Tools bieten zusätzliche Funktionen wie die Einholung von Mitarbeiterfeedback und die Anerkennung von Mitarbeitern, sodass Mitarbeiter über Pulsbefragungen auf Unternehmensänderungen reagieren können.
Wer nutzt Mitarbeiter-Intranet-Software?
Mitarbeiter-Intranets sind ein beliebtes Grundelement für große Organisationen, die viel maßgeschneiderte Funktionalität innerhalb eines gebrandeten Portals benötigen. Während Intranets von jeder Organisation genutzt werden können, sind sie besonders häufig bei bestimmten Arten von Institutionen anzutreffen.
Bildung — Die meisten Universitäten haben ihr eigenes Intranet, über das sowohl Mitarbeiter als auch Studenten auf Nachrichten, Studienmaterialien und Anträge auf Unterlagen zugreifen können. Wie das Intranet aussieht und welche Funktionen es enthält, hängt von der Art der Mitgliedschaft des Benutzers ab. Studenten haben Zugriff auf ein anderes Set von Funktionen im Vergleich zu Professoren und Administratoren.
Gesundheitswesen — Gesundheitsdienstleister benötigen Softwaretools, die HIPAA-konform sind, und bündeln oft alle erforderlichen Kommunikationsfunktionen in einem Intranet der Einfachheit halber. Mitarbeiter-Intranets für Gesundheitsdienstleister bieten oft eine HIPAA-konforme Messaging-Software und klinische Kommunikations- und Kollaborationssoftware nativ innerhalb einer Plattform.
Non-Profit-Organisationen — Viele Non-Profit-Organisationen benötigen spezifische Softwarefunktionen, die sie sonst in verschiedenen Softwarelösungen nicht finden können. Stattdessen entscheiden sie sich dafür, alle benötigten Funktionen in ein Intranet-Portal für Administratoren, Mitarbeiter und Freiwillige zu integrieren. Während es viele Non-Profit-Software-Lösungen gibt, ermöglicht ein Intranet Organisationen, nur die benötigten Funktionen zu integrieren und all diese Funktionalitäten an einem Ort zu bündeln.
Funktionen der Mitarbeiter-Intranet-Software
Mitarbeiter-Intranet-Lösungen können, aber sind nicht darauf beschränkt, die unten aufgeführten Funktionen umfassen:
Interne Kommunikation — Ermöglicht Benutzern, an 1:1- oder Gruppendiskussionen über Instant Messaging oder Kommentare teilzunehmen.
Push-Benachrichtigungen — Die Plattform ermöglicht es Administratoren, unternehmensweite Benachrichtigungen oder Nachrichten zu senden.
Kalender — Bietet oder integriert einen Kalender, in dem Unternehmen Veranstaltungen planen können. Dies kann auch Kalender für Einzelpersonen umfassen.
Inhaltsfreigabe — Die Plattform bietet einen Newsfeed, in dem Unternehmen Inhalte teilen und diskutieren können.
Zusätzliche Funktionen des Mitarbeiter-Intranets
Pulsbefragungen — Verteilen Sie kurze, anpassbare, kulturfokussierte Umfragen oder Abstimmungen an Mitarbeiter, um die verschiedenen Faktoren des Mitarbeiterengagements zu messen, einschließlich Arbeits-, Umwelt- und Gehaltszufriedenheit.
Peer-Anerkennung — Senden und empfangen Sie Anerkennung in Form von digitalen Abzeichen, Auszeichnungen oder Nachrichten an Kollegen, Mitarbeiter und Manager. Anerkennung wird in Echtzeit auf der Plattform in einem Live-Aktivitätsfeed angezeigt.
Potenzielle Probleme mit Mitarbeiter-Intranet-Software
Redundanz — Während einige Mitarbeiter-Intranets speziell für ein bestimmtes Unternehmen entwickelt werden, werden viele als sofort einsatzbereite Lösungen verkauft, die nicht viel Einrichtung erfordern. Diese Produkte können jedoch Funktionen bieten, die entweder nicht auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zutreffen oder bereits von einer anderen Softwarelösung bereitgestellt werden.
Dies ist oft der Fall bei Intranets, die eine interne Kommunikationskomponente bieten. Unternehmen verwenden oft bereits ein beliebtes internes Kommunikationstool, bevor sie ein Intranet implementieren, und es sei denn, das Intranet kann damit integriert werden, werden den Benutzern redundante Funktionen präsentiert. Dies kann für Mitarbeiter verwirrend sein, oder eine gesamte Funktion des Intranets wird ignoriert, was die Kosteneffizienz verringert.
Kosten — Mitarbeiter-Intranets werden typischerweise von sehr großen Organisationen eingesetzt, die einen einzigen Raum benötigen, um Kommunikation zu ermöglichen und ihre Wissensdatenbank zu hosten. Infolgedessen können sie sehr teuer sein, und mittelgroße Organisationen haben möglicherweise nicht das Kapital, um die Kosten eines Intranets zu tragen, selbst wenn sie eines benötigen.
Während einige Produkte speziell auf den mittleren Markt ausgerichtet sind, müssen Intranets dennoch skalieren, wenn eine Organisation wächst. Die Kosten für Entwicklung und Wartung eines sozialen Intranets zusammen können potenzielle Unternehmen abschrecken. Viele Unternehmen entscheiden sich stattdessen dafür, einen Stapel von Kommunikationstools zu verwenden, die zusammen ein Intranet simulieren können.
