Mehr über Bildschirmfreigabesoftware erfahren
Was ist Bildschirmfreigabesoftware?
Bildschirmfreigabe ist der Prozess des Anzeigens oder Teilens des Zugriffs auf das Fenster oder den Desktop eines Benutzers zum Zweck der Zusammenarbeit, Präsentation, IT-Unterstützung und so weiter. Bildschirmfreigabetools ermöglichen es einem Benutzer, seinen Bildschirm auf den Laptop oder das mobile Gerät eines anderen Benutzers, einer Gruppe während einer Videokonferenz oder sogar auf einem öffentlichen digitalen Display im Büro zu präsentieren.
Die meisten Bildschirmfreigabetools sind als sekundäre Funktion umfassender Softwarelösungen verfügbar, typischerweise Videokonferenzsoftware. Abhängig von der Art der Software ist die Bildschirmfreigabe eine Funktion, die oft einen größeren beabsichtigten Anwendungsfall unterstützt. Bildschirmfreigabe wird häufig in kollaborativen Umgebungen verwendet, aber auch während Präsentationen, Produktdemos und Mitarbeiterschulungen. Wenn ein Produkt eine eigenständige Bildschirmfreigabelösung ist, sind seine unterstützenden Funktionen oft spezifisch für einen bestimmten Anwendungsfall.
Welche Arten von Bildschirmfreigabesoftware gibt es?
Es gibt viele verschiedene Bildschirmfreigabelösungen. Einige dieser Produkte erlauben Bildschirmfreigabe als Funktion der Gesamtlösung, während andere sich auf Bildschirmfreigabe als Hauptfunktion konzentrieren. Da die Nachfrage nach dieser Art von Software gestiegen ist, ist es wichtig, dass Käufer den Unterschied zwischen Bildschirmfreigabe als eigenständiges Produkt und Bildschirmfreigabe als Funktion eines größeren Produkts verstehen.
Eigenständige Bildschirmfreigabesoftware
Viele Bildschirmfreigabelösungen stellen diese Funktionalität in den Vordergrund ihres Produkts. Eigenständige Bildschirmfreigabetools konzentrieren sich typischerweise auf einen bestimmten Anwendungsfall, wie Teamzusammenarbeit und Verkaufsdemos. Während Bildschirmfreigabe die Hauptfunktion dieser eigenständigen Lösungen ist, kommen sie oft mit sekundären Funktionen, um ihren beabsichtigten Anwendungsfall zu unterstützen. Aus diesem Grund müssen Käufer sicherstellen, dass ein eigenständiges Bildschirmfreigabetool gut zu ihrem speziellen Anwendungsfall passt.
Bildschirmfreigabe als Funktion
Bildschirmfreigabe ist eine beliebte Funktion innerhalb anderer Software, insbesondere in Videokonferenzsoftware und visuellen Kollaborationsplattformen. Visuelle Kollaborationsplattformen bieten flexible digitale Arbeitsbereiche zum Whiteboarden, Anhängen von Dokumenten und Kommunizieren mit Teamkollegen. Im Fall von visuellen Kollaborationsplattformen haben Benutzer oft die Möglichkeit, ihren Bildschirm in einen gemeinsamen Arbeitsbereich, auf ein anderes Gerät im Raum oder über einen Videokonferenz-Feed zu teilen.
Was sind die häufigsten Funktionen von Bildschirmfreigabesoftware?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen innerhalb der Bildschirmfreigabesoftware, die Benutzern bei der Zusammenarbeit, Präsentation, Fernunterstützung und anderen praktischen Aufgaben helfen können:
Videokonferenzen: Bildschirmfreigabesoftware ermöglicht es Benutzern oft, über Videokanäle zu kommunizieren. Da die meisten Bildschirmfreigabeoptionen an eine größere Videokonferenzplattform angeschlossen sind, werden diese Funktionen oft zusammen gefunden. Selbst eigenständige Bildschirmfreigabelösungen beinhalten eine leichte Videokonferenzfunktion, um Benutzern die Kommunikation zu ermöglichen.
Audiokonferenzen: Diese Software ermöglicht es Benutzern, über Audiokanäle zu kommunizieren. Ähnlich wie bei der Videokonferenzfunktion sind Bildschirmfreigabetools oft mit Audiokonferenzfähigkeiten gepaart. Im Fall von Videokonferenzplattformen haben Benutzer normalerweise die Möglichkeit, Audiokonferenzen ohne Video-Feed auszuwählen, haben aber dennoch die Möglichkeit, ihren Bildschirm oder Desktop zu teilen.
Gruppen-Live-Chat: Bildschirmfreigabesoftware bietet einen Live-Chat-Feed während einer Bildschirmfreigabesitzung. Live-Chat ist besonders nützlich, wenn Benutzer Bildschirmfreigabesoftware zur Zusammenarbeit nutzen. In diesem Fall können Teilnehmer den präsentierten Inhalt diskutieren, ohne den Sprecher zu unterbrechen. Dies ist eine beliebte Funktion, die in Bildschirmfreigabelösungen zu finden ist, die in umfassendere Videokonferenzplattformen integriert sind.
Präsentator wechseln: Bildschirmfreigabelösungen ermöglichen es Präsentatoren, die Präsentatorenzugriffsrechte an einen anderen Benutzer in einem Anruf zu übergeben. Diese Funktion hat kontextuelle Vorteile, abhängig davon, wofür der Benutzer die Bildschirmfreigabe nutzt. Im Fall der Zusammenarbeit ermöglicht das Wechseln von Präsentatoren mehreren Personen, Informationen von einem einzigen Foliensatz zu teilen, ohne die Geräte zu wechseln.
Live-Vorschau: Bildschirmfreigabesoftware bietet Benutzern eine Live-Vorschau dessen, was die Zuschauer sehen werden. Dies ermöglicht es Präsentatoren sicherzustellen, dass sie die Informationen teilen, die sie beabsichtigen, bevor sie ihren Bildschirm sichtbar machen. Dies ist eine nützliche Funktion, die dazu beitragen kann, die Privatsphäre der Benutzer zu schützen.
Benachrichtigungsblocker: Diese Software blockiert Benachrichtigungen von anderen Anwendungen, die während einer Bildschirmfreigabesitzung erscheinen. Diese Funktion ist besonders beliebt in verkaufsspezifischen eigenständigen Tools, da Vertriebsmitarbeiter nicht möchten, dass Benachrichtigungen mitten in Kundengesprächen erscheinen. Darüber hinaus ist dies hilfreich während wichtiger Präsentationen, Webinare und Mitarbeiterschulungen, bei denen Benachrichtigungen eine unerwünschte Ablenkung wären.
Fernzugriff: Bildschirmfreigabelösungen ermöglichen es Benutzern, den Zuschauern die Kontrolle über Cursor oder Werkzeuge auf dem freigegebenen Bildschirm zu geben. Ähnlich wie bei Benachrichtigungsblockern sind Fernzugriffsfunktionen in verkaufsspezifischen Bildschirmfreigabetools für B2B- und B2C-Softwareanbieter beliebt. Fernzugriff ermöglicht es Kunden, mit potenzieller Software in einem Anruf mit einem Vertreter zu interagieren, ohne dass sie etwas auf ihrem eigenen Gerät herunterladen müssen. Zusätzlich zum Verkauf ist dies eine sehr nützliche Funktion für IT-Support, da der Vertreter in der Lage sein wird, auf das Gerät zuzugreifen und technische Probleme schneller zu lösen.
Passwortschutz: Bildschirmfreigabesoftware bietet Passwortschutz, um auf Bildschirmfreigabesitzungen zuzugreifen. Dies ist oft eine sekundäre Funktion innerhalb von Videokonferenzplattformen. Passwortschutz stellt sicher, dass nur beabsichtigte Teilnehmer an einem bestimmten Anruf teilnehmen.
Aufnahme: Diese Software ermöglicht es Benutzern, Bildschirmfreigabesitzungen zur späteren Überprüfung aufzuzeichnen. Einige Produkte senden sogar automatisch eine Aufnahme eines Anrufs an die Teilnehmer, sobald die Sitzung endet.
In-Browser-Anwendung: Bildschirmfreigabesoftware ermöglicht es Benutzern, auf Software innerhalb eines Webbrowsers zuzugreifen.
Was sind die Vorteile von Bildschirmfreigabesoftware?
Praktisch: Bildschirmfreigabesoftware ist vielseitig und multifunktional. Sie hat eine breite Palette praktischer Anwendungen und ist ideal für virtuelle Meetings, Präsentationen, Schulungen, technischen Support und Projektzusammenarbeit.
Kosteneffektiv: Bildschirmfreigabesoftware ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu senken, indem sie sich virtuell mit Kunden und Anbietern treffen, ohne die Effektivität und Qualität einer Präsentation oder Demonstration zu beeinträchtigen. Dies gilt sowohl intern als auch, wenn Mitarbeiter zwischen den Büros eines Unternehmens reisen, sei es national oder international. Mit der richtigen Technologie können diese Reisen reduziert oder vollständig eliminiert werden.
Spart Zeit: Bildschirmfreigabesoftware hilft, die Hin- und Her-Kommunikation, Nachfass-E-Mails und mehrere Anrufe, die Mitarbeiter oft erleben, zu reduzieren. Wenn Benutzer in Echtzeit kommunizieren und zusammenarbeiten können, reduziert dies die Notwendigkeit für umfangreiche, zeitaufwändige Nachfass-Kommunikationsmethoden.
Erhöhte Produktivität: Bildschirmfreigabe ermöglicht es Benutzern, auf einfache und produktive Weise zusammenzuarbeiten. Sie verbessert die Kommunikation und Effizienz, was zu effektiveren Meetings führt, die sowohl Zeit als auch Geld sparen können.
Wer nutzt Bildschirmfreigabesoftware?
Vertriebsmitarbeiter: Ein spezifischer Anwendungsfall, den einige Bildschirmfreigabelösungen ansprechen, sind Verkaufsdemonstrationen. Sowohl B2B- als auch B2C-Softwareverkäufer können Bildschirmfreigabetools nutzen, um potenziellen Kunden, Analystenfirmen und anderen Interessierten aus der Ferne detaillierte Demos ihrer Produkte zu geben. Bildschirmfreigabetools, die speziell für Verkaufsdemos gedacht sind, beinhalten oft Funktionen wie Benachrichtigungsblocker, die Möglichkeit, Teilnehmern zu erlauben, mit ihrem Bildschirm zu interagieren, und Anrufaufzeichnung.
Teammitglieder: Der häufigste und branchenunabhängige Anwendungsfall für Bildschirmfreigabetools ist die Teamzusammenarbeit. Remote- und ko-lokalisierte Teams nutzen die Bildschirmfreigabefunktionalität für Präsentationen, Co-Autorenschaft und eine Vielzahl anderer Zwecke. Bildschirmfreigabetools sind von Natur aus flexibel, sodass Benutzer viel Freiheit haben, zu bestimmen, wofür sie sie verwenden möchten.
IT-Abteilungen: Die Möglichkeit zur Bildschirmfreigabe ist besonders wichtig für IT-Abteilungen, die Fernunterstützung anbieten, da einige Bildschirmfreigabesoftware es Benutzern ermöglicht, die Desktop-Kontrolle an ihre Technikteams zu übergeben, um technische Probleme zu diagnostizieren und zu lösen. Dies gilt insbesondere für Remote-Mitarbeiter, die möglicherweise keinen persönlichen Zugang zur IT-Abteilung ihres Unternehmens haben.
Personalabteilungen (HR): Bildschirmfreigabe ist ein sehr nützliches Werkzeug für Personalabteilungen, da sie häufig neue Mitarbeiterorientierungen, Schulungen und Leistungsbewertungen durchführen. Bei der Arbeit mit Remote-Mitarbeitern ist es hilfreich für Personalabteilungen, die Möglichkeit zu haben, Dokumente zu präsentieren und Material in Echtzeit gemeinsam zu überprüfen.
Software im Zusammenhang mit Bildschirmfreigabesoftware
Verwandte Lösungen, die zusammen mit Bildschirmfreigabesoftware verwendet werden können, umfassen:
Videokonferenzsoftware: Da Benutzer von Videokonferenzsoftware bereits über einen Video-Feed verbunden sind, ist es das Nächstbeste, auch die Bildschirmfreigabefunktionalität einzuschließen, damit Benutzer visuelle Informationen leichter austauschen können. Die überwiegende Mehrheit der Videokonferenztools wird auch Bildschirmfreigabe als Standardfunktion in ihrem Angebot enthalten. Die beliebtesten Bildschirmfreigabeoptionen sind oft diejenigen, die in Videokonferenzsoftware integriert sind, da viele kostenlose Optionen bieten und einfach zu implementieren sind. Für einige Käufer ist die Fähigkeit, HD-Videogespräche zu hosten, sei es für ein kleines Team oder als Konferenzanruf, eine kritische Funktion für ihr Geschäft.
Visuelle Kollaborationsplattformen: Viele visuelle Kollaborationsplattformen beinhalten auch eine Bildschirmfreigabefunktion, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihren Bildschirm innerhalb einer unendlichen Leinwand zu hosten. Da visuelle Kollaborationsplattformen darauf abzielen, ein zentraler Hub für alle Kollaborationsbedürfnisse eines Unternehmens zu sein, passt die Bildschirmfreigabefunktionalität gut zu der Vielzahl anderer Funktionen, die diese Art von Tools bieten. Da visuelle Kollaborationsplattformen jedoch hauptsächlich für den internen Gebrauch gedacht sind, sollten Benutzer, die ihren Bildschirm mit externen Kunden oder Stakeholdern teilen möchten, in Betracht ziehen, Videokonferenztools oder eigenständige Bildschirmfreigabelösungen zu verwenden.
Remote-Desktop-Software: Eine der Hauptfunktionen von Remote-Desktop-Software ist die Bildschirmfreigabe. Anstatt jedoch in kollaborativen Kontexten verwendet zu werden, werden Remote-Desktop-Tools von IT-Technikern genutzt, um Benutzern bei Computerproblemen aus der Ferne zu helfen. Zusätzlich zur Bildschirmfreigabe bieten Remote-Desktop-Lösungen Funktionen wie Fernzugriffskontrolle und Integrationen mit Helpdesk-Ticketing-Systemen.
Digitale Beschilderungssoftware: Bildschirmfreigabesoftware funktioniert oft sehr ähnlich wie digitale Beschilderungssoftware, da beide es Benutzern ermöglichen, ein bestimmtes Bild oder eine Nachricht auf einem bestimmten Bildschirm anzuzeigen. Digitale Beschilderungstools streamen jedoch nicht den Inhalt eines Bildschirms auf einen anderen, was bei Bildschirmfreigabesoftware der Fall ist. Stattdessen zieht digitale Beschilderungssoftware Bilder und Videos aus einem bestimmten Content-Management-System, um sie auf einem oder mehreren digitalen Displays anzuzeigen. Allerdings verlassen sich diejenigen mit einmaligen digitalen Beschilderungslösungen für Büros manchmal auf Bildschirmfreigabetools.
Herausforderungen mit Bildschirmfreigabesoftware
Verbindungsprobleme: Diese Technologie ist auf eine starke und leistungsfähige Internetverbindung angewiesen, um Verzögerungen, Pufferungen oder Verbindungsprobleme zu vermeiden. Es wird empfohlen, die Systemanforderungen für die Software zu überprüfen, um sicherzustellen, dass ausreichende Bandbreite verfügbar ist. Typischerweise wird empfohlen, dass Benutzer eine Internetgeschwindigkeit von 50-150 Kilobit pro Sekunde (kbps) haben, um Bildschirmfreigabesoftware erfolgreich zu nutzen.
Sicherheitsbedenken: Ein Hauptsicherheitsbedenken im Zusammenhang mit Bildschirmfreigabesoftware ist die Möglichkeit, vertrauliche oder sensible Informationen durch Benutzerfehler preiszugeben. Viele Anwendungen geben dem Benutzer die Möglichkeit, auszuwählen, welchen Bildschirm, Desktop oder welches Fenster sie während eines Meetings teilen möchten. Es ist jedoch sehr einfach, den falschen Bildschirm oder das falsche Fenster auszuwählen, wodurch das Publikum Zugang zu privaten Informationen erhält. Dies ist ein noch größeres Anliegen, wenn die Desktop-Kontrolle an einen unzuverlässigen Benutzer übergeben wird.
Wie kauft man Bildschirmfreigabesoftware?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Bildschirmfreigabesoftware
Egal, ob ein Unternehmen gerade erst beginnt, Bildschirmfreigabesoftware zu erkunden, oder nach einer passenderen Lösung für seine Bedürfnisse sucht, g2.com kann Käufern helfen, sich über den Markt zu informieren und sie bei der Auswahl des besten Softwareprodukts für ihr Unternehmen zu unterstützen.
Der erste Schritt bei der Entscheidung, welche Art von Bildschirmfreigabesoftware ein Käufer in Betracht ziehen sollte, besteht darin, die Bedürfnisse der Organisation als Ganzes zu bewerten. Verwendet die Organisation bereits diese Art von Software? Wenn ja, was funktioniert und was nicht? Ist dies das erste Mal, dass die Organisation Bildschirmfreigabesoftware verwenden wird? In diesem Fall müssen Käufer bestimmen, wie sie planen, diese Software zu implementieren und welche Funktionen die Organisation benötigt. Einige zu berücksichtigende Punkte sind unten aufgeführt:
Unternehmensgröße: Käufer müssen sicherstellen, dass die Produkte, die sie betrachten, zur Größe und zum Bedarf der Organisation passen. Beim Kauf von Software ist es wichtig sicherzustellen, dass das Produkt die entsprechende Skalierbarkeit hat, um sich an sich ändernde Bedürfnisse anzupassen.
Eigenständig oder Funktion: Wie oben erwähnt, ist es für Käufer wichtig, zu bestimmen, ob Bildschirmfreigabe als Teil eines umfassenden Produkts benötigt wird oder ob dies die einzige Funktion ist, die sie benötigen.
Vergleich von Bildschirmfreigabesoftwareprodukten
Erstellen Sie eine Longlist
Der erste Schritt, um die perfekte Softwarelösung zu finden, besteht darin, eine vorläufige Liste von Produkten zu erstellen, die den allgemeinen Bedürfnissen des Käufers entsprechen. Der nächste Schritt besteht darin, die Liste zu verkleinern, indem spezifische Funktionen ausgewählt werden, die für den Käufer unverzichtbar oder erforderlich sind. G2.com bietet Informationen über die beste Bildschirmfreigabesoftware, die es Käufern ermöglicht, Optionen zu filtern sowie Benutzerbewertungen zu nutzen, um die Produktliste auf eine relevantere Auswahl einzugrenzen.
Erstellen Sie eine Shortlist
Das Erstellen einer Shortlist von Softwareprodukten ist ein wichtiger Schritt im Kaufprozess. Während es entmutigend sein kann, sich durch verschiedene Produkte zu filtern, können Benutzer Hilfe erhalten, indem sie die Vergleichsfunktion von G2 nutzen. Diese Funktion wird Produkte der Wahl nebeneinander anzeigen, damit der Käufer leicht bestimmen kann, welche Software die wichtigen Punkte auf der Liste erfüllt.
Führen Sie Demos durch
Sobald der Käufer die Produktliste eingegrenzt hat, besteht der nächste Schritt darin, eine Demo durchzuführen. Demos ermöglichen es Käufern, ein Produkt und seine Funktionen im Detail zu sehen. Um sicherzustellen, dass ein Käufer das Beste aus einer Demo herausholt, ist es wichtig, vorbereitet zu sein. Käufer sollten ein Geschäftsszenario bereit haben, das jedes in Betracht gezogene Produkt vollständig testet. Darüber hinaus sollten Käufer nach Kosten, Anbietersupport und allen Bedenken bezüglich des Produkts fragen. Eine angemessene Vorbereitung erleichtert es einem Käufer, Produkte nach Abschluss der Demos zu vergleichen.
Auswahl von Bildschirmfreigabesoftware
Wählen Sie ein Auswahlteam
Bildschirmfreigabesoftware ist sehr praktisch und wird in vielen Unternehmen weit verbreitet eingesetzt. Mit diesem Wissen wäre ein guter Ausgangspunkt, drei bis fünf Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen (wie IT, Management, Vertrieb usw.) auszuwählen, um Teil des Auswahlteams zu sein. Je vielfältiger das Auswahlteam ist, desto besser kann ein Unternehmen beurteilen, wie gut ein Produkt ihre Bedürfnisse erfüllt.
Verhandlung
Sobald das Auswahlteam seine Softwareauswahl eingegrenzt hat, ist es an der Zeit, Anpassungsoptionen, Preise und die Art der Unterstützung, die vom Anbieter benötigt wird, zu besprechen. Es ist immer wichtig, Preisoptionen zu besprechen, auch wenn sie auf der Website eines Anbieters aufgeführt sind. Viele Softwareanbieter bieten Rabatte und individuelle Preisoptionen basierend auf dem, was der Käufer kaufen möchte.
Endgültige Entscheidung
Sobald ein Käufer die endgültige Entscheidung über ein Produkt getroffen hat und bereit ist, mit einem Kauf fortzufahren, wird empfohlen, eine endgültige Demo durchzuführen, nach einem Testlauf zu fragen und zu bestimmen, welche nächsten Schritte zu unternehmen sind, wenn das Produkt letztendlich nicht ihren Bedürfnissen entspricht. Diese Schritte können einem Käufer ein zusätzliches Gefühl von Sicherheit und Vertrauen bei der endgültigen Entscheidung geben.
Trends bei Bildschirmfreigabesoftware
Digitale Kollaborationssoftware, insbesondere Bildschirmfreigabesoftware, ist seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie im Jahr 2020 auf dem Vormarsch. Abgesehen davon, dass viele diese Software für den persönlichen Gebrauch nutzen, um Zeit mit der Familie zu verbringen, suchen viele Unternehmen nach der besten Bildschirmfreigabesoftware, um den Bedürfnissen ihrer Remote-Teams gerecht zu werden. Funktionen wie Desktopfreigabe, Kollaborationstools, Dateifreigabe und Messaging-Tools sind oft Teil des Angebots eines umfassenden Produkts. Diese Funktionen sind stark nachgefragt, da sich Unternehmen an den sich ändernden Arbeitsplatz anpassen.
Die neue virtuelle Belegschaft
Die Nachfrage nach Bildschirmfreigabesoftware nahm zu Beginn der Pandemie stark zu und verlangsamt sich nicht. Unternehmen bewerten weiterhin ihre Softwarebedürfnisse, was darauf hindeutet, dass Unternehmen planen, Remote-Arbeit als langfristige Option für bestehende und zukünftige Mitarbeiter zu integrieren, was die Notwendigkeit schafft, eine dauerhafte Softwarelösung zu finden.
Abgesehen von der Bildschirmfreigabe suchen viele Unternehmen nach Produkten, die Webkonferenzfähigkeiten bieten, die Möglichkeit, Online-Meetings in verschiedenen Größen zu hosten, Breakout-Meeting-Räume zu initiieren, und ein Produkt zu finden, das auf einer Vielzahl von Betriebssystemen und Geräten funktioniert, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter in der Lage ist, die Software zu nutzen, um seine individuellen Bedürfnisse zu erfüllen.
