Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Instalações
O que é Software de Gestão de Instalações?
O software de gestão de instalações ajuda as empresas a gerenciar o ciclo de vida de edifícios industriais, como armazéns, centros de distribuição, locais de fabricação, refinarias de petróleo ou plantas de processamento. Este tipo de software fornece fluxos de trabalho para identificar e monitorar todas as instalações utilizadas por uma empresa. Ele também auxilia as equipes de manutenção na definição e implementação de inspeções e reparos para manter cada local em boas condições.
Ao contrário de softwares genéricos de gestão de manutenção, como sistemas de gestão de manutenção computadorizados (CMMS) e software de gestão de ativos empresariais (EAM), um sistema de gestão de instalações foca exclusivamente na manutenção de instalações. Este tipo de software não deve ser confundido com software de gestão de propriedades específico para o setor imobiliário.
Quais Tipos de Software de Gestão de Instalações Existem?
O software de gestão de instalações pode ser categorizado com base em como é vendido, implantado e utilizado.
Independente ou parte de EAM
Muitas soluções de software EAM e CMMS incluem recursos para gestão de instalações, mas também existem sistemas projetados especificamente para isso.
Nuvem ou no local
Enquanto a maioria das soluções de gestão de instalações são baseadas em nuvem, alguns sistemas legados são hospedados nas instalações do cliente. Em alguns casos, o software de gestão de instalações pode ser implantado tanto no local quanto como um modelo de software como serviço (SaaS).
Agnóstico ou específico para a indústria
A maioria das soluções de gestão de instalações fornece recursos para múltiplas indústrias, mas alguns sistemas focam em apenas um setor, como varejo, manufatura ou saúde.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Gestão de Instalações?
A seguir estão alguns recursos principais do software de gestão de instalações que ajudam as empresas a otimizar o uso de suas instalações:
Gestão de ativos: Ao contrário do software CMMS e EAM, que foca em ativos fixos, o software de gestão de instalações foca em edifícios e estruturas construídas que uma empresa pode usar para realizar operações. Cada edifício possui vários sistemas embutidos em sua estrutura, como ventilação, ar condicionado e elétrico.
Gestão de ordens de serviço: A manutenção de instalações requer operações como inspeções e reparos, gerenciadas usando ordens de serviço. As ordens de serviço definem que tipo de atividade deve ser realizada, como e por quem. Os técnicos recebem ordens atribuídas a eles com base em suas qualificações e disponibilidade. Os gerentes agendam e monitoram o progresso de todas as ordens por equipe, local ou funcionário.
Rastreamento de custos e despesas: O software de gestão de instalações ajuda os usuários a rastrear custos de manutenção, como o tempo gasto por técnicos em várias operações e o custo das peças de reposição e consumíveis necessários para manter as instalações. Alguns exemplos são equipamentos de iluminação industrial ou materiais de construção necessários para reparar edifícios.
Gestão de compras e fornecedores: Os gerentes de instalações trabalham com fornecedores de peças e acessórios e, às vezes, terceirizam algumas operações de manutenção para outras empresas. Portanto, é fundamental para eles encontrar fornecedores confiáveis e acessíveis que forneçam produtos e serviços de alta qualidade.
Análise: Métricas e análises ajudam os gerentes de instalações a monitorar a eficiência das atividades de manutenção e rastrear seus custos. O software de gestão de instalações também pode usar dados capturados por sensores e medidores em vários locais.
Quais são os Benefícios do Software de Gestão de Instalações?
Usar software para gerenciar instalações tem múltiplos benefícios, sendo o mais importante:
Redução de custos de manutenção: Usar um software para planejar operações de manutenção pode melhorar a alocação de recursos e a produtividade dos funcionários, traduzindo-se em reduções de custos. Algumas economias incluem tempo de resposta reduzido para solicitações de serviço e aumento do tempo de atividade das instalações.
Melhorar operações: Manter instalações pode ser uma tarefa assustadora, especialmente quando as empresas possuem vários locais espalhados pelo país ou até mesmo pelo mundo. Funcionalidades como gestão de inventário e agendamento de manutenção facilitam para os gerentes de instalações planejar e gerenciar operações.
Otimizar o desempenho das instalações: O software de gestão de instalações pode reduzir o tempo de inatividade e as interrupções nas instalações, o que leva a um melhor desempenho e aumento da produtividade. Por exemplo, um armazém que não pode ser usado em plena capacidade prejudica a capacidade da empresa de enviar e receber produtos rapidamente.
Quem Usa Software de Gestão de Instalações?
Gerentes de instalações: Os gerentes de ativos fixos dependem dos dados de gestão de instalações para identificar problemas potenciais e agendar manutenção proativamente. Os gerentes usam este tipo de software para criar e implementar um programa de manutenção, que define cronogramas de manutenção e processos de ordens de serviço.
Técnicos: Os membros da equipe de manutenção realizam operações como inspeções e reparos para prevenir ou corrigir problemas relacionados às instalações. Alguns exemplos são a substituição de componentes de HVAC ou a consolidação da estrutura do edifício.
Gerentes de projetos de capital: Investir em novas instalações pode ser muito caro, e as empresas precisam garantir que maximizem seu investimento. Como a construção de uma instalação é um projeto de capital, os gerentes de projeto precisam garantir que o edifício seja usado em capacidade ideal.
Quais são as Alternativas ao Software de Gestão de Instalações?
Alternativas ao software de gestão de instalações podem substituir este tipo de software, parcial ou completamente:
CMMS: Enquanto o CMMS foca principalmente em ativos fixos, como equipamentos industriais, este tipo de software frequentemente inclui recursos para gestão de instalações. O CMMS geralmente foca em pequenas e médias empresas que precisam gerenciar menos instalações com um baixo nível de complexidade. Por exemplo, um pequeno armazém é muito mais fácil de manter do que um centro de distribuição, e o CMMS pode ser uma boa opção para o primeiro, mas não para o último.
Software de gestão de ativos empresariais (EAM): O EAM fornece recursos avançados para gestão de ativos e instalações, que são voltados para indústrias complexas, como petróleo e gás, mineração, produtos químicos e farmacêuticos.
Software Relacionado ao Software de Gestão de Instalações
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de gestão de instalações incluem:
Software de rastreamento de ativos: O rastreamento de ativos refere-se a pequenas ferramentas usadas para manter instalações, como dispositivos móveis ou equipamentos de limpeza e desinfecção. Empresas que operam várias instalações podem usar centenas de ferramentas para manutenção, por isso é crucial integrar com o software de rastreamento de ativos.
Software de gestão de desempenho de ativos: Este software ajuda as empresas a otimizar o uso de qualquer tipo de ativo, desde equipamentos e maquinário pesado até instalações industriais e armazéns. Enquanto o software de gestão de instalações inclui análises para rastrear o desempenho, o software de gestão de desempenho de ativos usa aprendizado de máquina para fornecer insights avançados e previsões.
Software de planejamento de espaço de varejo: A gestão de espaço de varejo, também conhecida como software de planograma, ajuda os varejistas a otimizar lojas físicas e seus componentes, como prateleiras e estantes. Como a gestão de instalações nem sempre inclui recursos de planograma, os varejistas podem precisar usar soluções de planejamento de espaço de varejo.
IWMS: Sistemas integrados de gestão de locais de trabalho (IWMS) simplificam e automatizam atividades de manutenção para espaços de escritório. Como as instalações geralmente incluem escritórios para pessoal administrativo, o IWMS e o software de gestão de instalações precisam ser usados juntos.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Gestão de Instalações?
Qualquer empresa que possua ou gerencie instalações pode se beneficiar do uso deste tipo de software, mas o software de gestão de instalações é mais benéfico para os seguintes tipos de empresas:
Fabricantes: A maioria dos fabricantes possui pelo menos um local de produção, que geralmente inclui um armazém usado para armazenar matérias-primas e produtos acabados.
Varejistas: As empresas de varejo precisam gerenciar dois tipos principais de instalações — lojas e armazéns. Enquanto as lojas geralmente têm um armazém, os varejistas podem ter instalações espalhadas por vários locais em vários países.
Empresas de logística: Como o armazenamento é uma parte crítica da gestão da cadeia de suprimentos, as empresas de logística precisam garantir que todos os seus locais estejam otimizados para ajudar no armazenamento, envio e recebimento de mercadorias.
Prestadores de serviços: Muitas empresas que possuem instalações optam por terceirizar a manutenção para prestadores de serviços especializados. Essas empresas de serviços usam software de gestão de instalações para manter locais em nome de seus clientes.
Como Comprar Software de Gestão de Instalações
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão de Instalações
Uma boa lista de requisitos deve incluir toda a funcionalidade necessária pelo comprador para gerenciar instalações de forma eficiente. Os requisitos precisam ser detalhados o suficiente para cobrir as necessidades específicas dos compradores e não muito genéricos. Por exemplo, o rastreamento de custos de manutenção é muito vago e deve esclarecer quais tipos de custos o comprador precisa rastrear e como.
Comparar Produtos de Gestão de Instalações
Crie uma lista longa
Uma lista longa deve incluir todas as soluções que fornecem funcionalidade de gestão de instalações, seja como um produto independente ou como parte de um sistema mais extenso. Compradores que não precisam gerenciar ativos fixos devem focar exclusivamente em software para gestão de instalações.
Crie uma lista curta
Uma lista curta pode ser criada eliminando produtos da lista longa usando critérios de alto nível, como o modelo de entrega. Compradores que desejam apenas uma solução em nuvem devem excluir produtos que precisam ser hospedados em suas instalações. Funcionalidade específica para a indústria também pode ser usada para eliminar produtos. Por exemplo, um varejista deve considerar apenas produtos que fornecem recursos para sua indústria e excluir soluções que incluem funcionalidade genérica.
Conduza demonstrações
As demonstrações devem seguir um roteiro predefinido que simula os processos de manutenção do comprador. Para garantir que os resultados das demonstrações possam ser comparados objetivamente, os compradores devem usar o mesmo roteiro para todos os fornecedores pré-selecionados. Além disso, os membros da equipe de seleção que participam das demonstrações devem avaliar cada critério usando um sistema consistente.
Finalmente, a funcionalidade crítica deve ter maior importância do que os requisitos genéricos. Por exemplo, o planejamento de espaço é essencial para os varejistas, enquanto a integração com a contabilidade não é obrigatória. Também é essencial avaliar quão intuitivo é o software, quais KPIs e análises ele fornece e como pode ser usado em dispositivos móveis.
Seleção de Software de Gestão de Instalações
Escolha uma equipe de seleção
A equipe de seleção inclui pelo menos um executivo, como o diretor de operações, que geralmente é o principal patrocinador do projeto. Isso significa que eles são responsáveis por definir o escopo do projeto de seleção, obter e gerenciar o orçamento necessário para a aquisição e monitorar o progresso de todas as etapas de seleção.
Negociação
Negociar com fornecedores pode ser difícil, especialmente quando eles fornecem software semelhante. Nesse caso, os principais diferenciais entre os fornecedores são o preço do software e sua capacidade de apoiar os compradores durante e após a implementação. Ao escolher entre soluções com funcionalidade e preços semelhantes, fatores como suporte ao cliente podem ser o fator decisivo.
Decisão final
A decisão final deve considerar todos os fatores mencionados acima, mas dar maior prioridade aos requisitos que mais importam para o comprador. Por exemplo, um varejista deve focar mais na funcionalidade para planejamento de espaço, enquanto os atacadistas estão mais preocupados em gerenciar dezenas ou centenas de armazéns e centros de distribuição.
Quanto Custa o Software de Gestão de Instalações?
O preço da licença pode variar dependendo do modelo de entrega. Licenças perpétuas são necessárias para software no local, enquanto soluções em nuvem ou SaaS são vendidas como um modelo de assinatura. Licenças perpétuas são mais caras, mas não precisam ser renovadas, e assinaturas são mais acessíveis, mas seu custo cumulativo pode ser substancial a longo prazo. Outros custos estão relacionados a serviços profissionais, como implementação ou reengenharia de processos de negócios. Enquanto o suporte ao cliente básico geralmente está incluído, os compradores normalmente precisam pagar mais por suporte 24/7 ou global.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
Os compradores podem rastrear o ROI do software comparando seus custos e benefícios. Como o custo inicial do software pode ser significativo e os benefícios não são realizados imediatamente, pode levar de um a três anos para que o software gere um ROI positivo.
Implementação do Software de Gestão de Instalações
Como o Software de Gestão de Instalações é Implementado?
A implementação de uma solução de gestão de instalações deve começar com um processo de descoberta para garantir que o fornecedor entenda claramente quais recursos são necessários em qual local. Embora este processo seja simples quando o comprador possui menos locais, torna-se muito mais complicado quando a empresa utiliza várias instalações.
Quem é Responsável pela Implementação do Software de Gestão de Instalações?
A equipe de seleção geralmente é responsável pelo processo de implementação, pois já tem uma boa ideia do que a empresa precisa e como o novo software pode ajudar. Enquanto implementações simples podem ser feitas internamente, implantações complexas requerem o envolvimento de fornecedores ou seus parceiros, consultores externos ou gerentes de projeto.
Como é o Processo de Implementação do Software de Gestão de Instalações?
A implementação do software de gestão de instalações pode variar significativamente com base no número e tipo de instalações. Uma abordagem em fases é recomendada para múltiplos locais, enquanto instalações industriais complexas requerem uma equipe de gestão de projetos e um cronograma claramente definido.
Quando Deveria Implementar o Software de Gestão de Instalações?
Para novas instalações, a implementação do software deve ser feita antes de a empresa começar a usar os edifícios. Novas instalações são raras, e na maioria das vezes, o software precisa ser implantado em locais existentes, que geralmente têm algum tipo de software ou uma mistura de soluções para manutenção. Nesse caso, a gestão de instalações deve ser implementada quando as instalações estão fechadas para manutenção ou durante a temporada mais ociosa.
Tendências do Software de Gestão de Instalações
IoT e gêmeos digitais
Novas tecnologias, como a internet das coisas, podem ser usadas para conectar instalações, facilitando o monitoramento de múltiplos locais em tempo real.
