Saiba Mais Sobre Software de Rastreamento de Ativos
O que é Software de Rastreamento de Ativos?
O software de rastreamento de ativos gerencia as localizações físicas e a disponibilidade de ativos fixos e equipamentos. Empresas intensivas em ativos usam soluções de rastreamento de ativos para otimizar fluxos de trabalho para alocação de ativos, melhorar a gestão de inventário e monitorar o status de seus ativos. Este software ajuda as organizações a localizar e substituir ativos físicos perdidos ou desaparecidos e aqueles que não podem mais ser usados ou têm valor.
Quais Tipos de Software de Rastreamento de Ativos Existem?
As ferramentas de rastreamento de ativos são muito semelhantes, e há muito poucas variações deste tipo de software, sendo as mais importantes:
Standalone ou complementos
O software de rastreamento de ativos é fornecido como um produto independente ou como parte de um software CMMS ou software de gestão de ativos empresariais (EAM). Quando entregue separadamente, o software de rastreamento de ativos é integrado a outros softwares de gestão de ativos.
Indústria agnóstica ou focada em verticais
Embora a maioria das ferramentas de rastreamento de ativos ofereça recursos semelhantes, algumas delas se concentram em indústrias específicas, como manufatura ou petróleo e gás.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Rastreamento de Ativos?
Cria registros de ativos (ou listas de ativos): Registros de ativos (ou listas de ativos) são listagens completas dos recursos físicos de uma empresa ou entidade. O software de rastreamento de ativos ajuda a listar e rastrear a data em que os ativos foram adquiridos, calcular seu valor e identificar suas localizações físicas a qualquer momento.
Gerencia categorias de ativos: À medida que um ativo é comprado, vendido ou não possui mais valor, ele precisa ser corretamente registrado no balanço patrimonial e nas demonstrações de fluxo de caixa de uma organização. É por isso que o software de rastreamento de ativos deve ter a capacidade de classificar e gerenciar diferentes categorias de ativos, como fixos, correntes e não correntes. Dependendo do tipo de ativo que uma empresa possui, ele pode ser registrado como uma entrada de caixa, saída de caixa ou totalmente baixado do balanço patrimonial se não tiver mais valor monetário.
Rastreia vários tipos de ativos em múltiplas localizações físicas: O software de rastreamento de ativos pode rastrear o movimento físico dos ativos etiquetando-os com múltiplas tecnologias. Essas tecnologias de etiquetagem geralmente incluem etiquetas RFID, códigos QR e códigos de barras. À medida que uma etiqueta de ativo é escaneada, sua localização e o usuário que a verificou seriam atualizados e armazenados no software, que mostra exatamente onde cada ativo está e esteve. Este recurso ajuda a gestão a revisar movimentos anteriores de ativos para planejamento futuro e melhoria contínua.
Inclui tecnologia de sistema de informação geográfica (GIS) para rastrear ativos: O GIS coleta e analisa muitos tipos diferentes de dados para criar visualizações usando mapas. Esses mapas contêm localizações, rotas, características geográficas e outras informações espaciais que os gestores de ativos podem usar para uma análise mais aprofundada dos dados para descobrir padrões, resolver problemas e tomar decisões mais inteligentes.
Quais são os Benefícios do Software de Rastreamento de Ativos?
O software de rastreamento de ativos oferece muitos benefícios aos seus usuários em toda a organização, com ativos fixos, digitais ou de TI sendo armazenados e transferidos entre localizações físicas. Alguns dos benefícios mais importantes estão abaixo.
Registros de ativos precisos: Este software ajuda a manter uma lista detalhada de ativos empresariais, que inclui informações relevantes sobre os ativos, como o proprietário, localização, condição atual e status de garantia. Este registro permite que a empresa saiba consistentemente o valor atual, preço, status e depreciação de cada ativo, para citar alguns.
Custos reduzidos: O software de rastreamento de ativos reduz custos implementando manutenção proativa em ativos que, de outra forma, exigiriam quantias mais significativas de capital se falhassem no futuro. Este software também pode monitorar o status e a localização dos ativos para ajudar a prevenir o roubo por funcionários e contabilizar automaticamente ativos fantasmas e removê-los do livro razão geral (GL). Este benefício ajuda a evitar o pagamento excessivo de impostos e a substituição desnecessária de ativos.
Melhoria na gestão de inventário: O software de rastreamento de ativos ajuda a contar automaticamente o inventário e automatizar a compra de mais produtos quando um nível baixo de estoque é acionado. Isso ajuda a reduzir contagens manuais de inventário, que são demoradas, caras e abrem a porta para possíveis erros de contagem ou informações imprecisas devido a erro humano.
Aumento da visibilidade: O software de rastreamento de ativos dá aos gestores e trabalhadores a visibilidade necessária para aumentar a produtividade e eficiência e reduzir tanto a perda de propriedade quanto o tempo de busca à medida que os itens se movem por todas as etapas das operações diárias. Também ajuda a localizar, gerenciar e rastrear ativos, pessoas e equipamentos em todo o mundo. Esta visibilidade simplifica e automatiza fluxos de trabalho e processos que reduzem o tempo de inatividade, desperdício enquanto melhora a produtividade.
Melhoria na precisão dos dados: Os dados coletados e analisados através do software de rastreamento de ativos podem ajudar os gestores a tomar decisões informadas e identificar oportunidades e ineficiências nos processos. Este software ajuda com isso coletando e analisando dados em tempo real enquanto os mantém contidos e acessíveis através de um repositório central.
Quem Usa Software de Rastreamento de Ativos?
Todos os funcionários que usam ou gerenciam ativos e equipamentos podem se beneficiar do uso deste tipo de software, mas o rastreamento de ativos é crítico para os seguintes papéis:
Gestores de ativos: Este tipo de software é usado por técnicos de manutenção e supervisores para rastreamento de ativos. Isso inclui a localização física de equipamentos e ferramentas, seu valor, status e informações de garantia. O trabalho de manutenção depende dos registros de ativos e do posicionamento GIS fornecido pelas soluções de rastreamento de ativos. O rastreamento preciso melhora a gestão de manutenção e reduz o tempo de inatividade.
Técnicos de campo: Funcionários responsáveis por atividades de serviço de campo podem usar o rastreamento de ativos para gerenciar a disponibilidade de ativos e suas localizações físicas. Em alguns casos, como serviços de gestão de instalações, os técnicos de serviço de campo não podem realizar manutenção sem ferramentas e equipamentos, tornando o rastreamento de ativos crítico para seu trabalho.
Gestores de operações: Gestores de produção e armazém usam o rastreamento de ativos para otimizar operações com base na disponibilidade de cada peça de equipamento. Por exemplo, empilhadeiras são usadas para descarregar caminhões e mover itens pesados entre locais de um armazém. Como as empresas de logística têm um número limitado de empilhadeiras, os gestores de armazém precisam otimizar seu desempenho planejando e monitorando seu uso.
Contadores: Contadores também podem usar software de rastreamento de ativos para depreciação de ativos ou as mudanças no valor do ativo durante seu ciclo de vida. Ativos e sua manutenção são um componente crítico do custo total de produtos e serviços.
Quais são as Alternativas ao Software de Rastreamento de Ativos?
Alternativas ao software de rastreamento de ativos podem substituir este tipo de software, parcial ou totalmente:
CMMS: CMMS é uma boa alternativa quando os compradores precisam de funcionalidade para gestão do ciclo de vida de ativos, não apenas rastreamento de ativos. Usar CMMS apenas para rastreamento de ativos não é recomendado. A única exceção é quando uma empresa usa CMMS em múltiplas localizações, e algumas delas usam o sistema apenas para rastreamento de ativos.
Software de gestão de ativos de TI: Departamentos de TI podem teoricamente usar software de rastreamento de ativos, mas se beneficiariam mais adotando soluções de gestão de ativos de TI projetadas para suas necessidades específicas. Além do rastreamento, ativos de TI como hardware e software requerem atualizações regulares e políticas e procedimentos relacionados à privacidade e segurança.
Software de rastreamento de ferramentas: O software de rastreamento de ferramentas é uma versão leve do rastreamento de ativos, que ajuda as empresas a rastrear pequenos equipamentos e ferramentas em vez de ativos fixos. Por exemplo, uma empresa de limpeza precisa rastrear ferramentas como aspiradores de pó, lavadoras de pressão ou máquinas de limpeza de pisos.
Software de rastreamento de frotas: Embora veículos sejam ativos fixos, rastreá-los é desafiador porque estão sempre em movimento. O GIS é, portanto, crítico para monitorar veículos, bem como motoristas em tempo real. Além disso, as empresas precisam rastrear a quilometragem dos veículos para determinar seu desempenho e agendar manutenção preventiva.
Software Relacionado ao Software de Rastreamento de Ativos
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de rastreamento de ativos incluem:
Software de controle de inventário: Além de ativos e equipamentos, as empresas também precisam gerenciar o inventário de peças de reposição e acessórios necessários para manutenção e reparos. A gestão de inventário é crucial quando as empresas têm múltiplas localizações com um alto volume de inventário.
Software de gestão de oficina: Este tipo de software foca nas necessidades de pequenos fabricantes com operações básicas, como montagem e embalagem. O equipamento usado por essas empresas não é complexo o suficiente para justificar um investimento em software CMMS, tornando o rastreamento de ativos a escolha ideal.
Software de calibração: Os funcionários usam software de calibração para garantir que equipamentos e ferramentas funcionem dentro dos parâmetros padrão definidos pelo fabricante dos ativos. A calibração requer ferramentas de medição que também podem ser gerenciadas usando software de rastreamento de ativos.
Software de gestão de serviços de campo: Empresas que usam ativos para operações de campo precisam integrar seu software de rastreamento de ativos com a gestão de serviços de campo. Isso permite que os despachantes agendem trabalhos com base na disponibilidade de seus ativos e técnicos.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Rastreamento de Ativos?
Qualquer empresa que use equipamentos e ferramentas pode usar este tipo de software, mas ele é benéfico principalmente para empresas intensivas em ativos, como:
Fabricantes: Empresas de manufatura usam ativos para produção e precisam saber quais ativos são usados onde e como. O planejamento das operações de produção depende muito da disponibilidade do equipamento necessário para fabricar produtos.
Varejistas: Varejistas e distribuidores dependem de equipamentos como empilhadeiras para garantir que as lojas sejam abastecidas de forma eficiente. Também é essencial que os varejistas monitorem o uso de ativos em múltiplas localizações, como lojas e armazéns.
Provedores de serviços de reparo: Empresas de serviços profissionais que se concentram em manutenção e reparos precisam rastrear as ferramentas e equipamentos usados para realizar o trabalho. Em alguns casos, eles também podem monitorar os ativos de seus clientes.
Como Comprar Software de Rastreamento de Ativos
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Rastreamento de Ativos
Os requisitos devem se concentrar na funcionalidade de rastreamento de ativos, não em recursos mais amplos para gestão e manutenção de ativos. Recursos específicos da indústria também são importantes, como aplicativos móveis para serviços de campo ou integração com sistemas ERP para manufatura.
Comparar Produtos de Software de Rastreamento de Ativos
Crie uma lista longa
Uma lista longa inclui softwares que fornecem recursos principais para rastreamento de ativos, como gestão de inventário, ordens de serviço, escaneamento de código de barras, registros de ativos e histórico de manutenção.
Crie uma lista curta
A lista curta pode ser criada eliminando produtos da lista longa com base em vários critérios. Por exemplo, o rastreamento GIS nem sempre é incluído, e técnicos de campo precisam de aplicativos móveis que possam ser usados online e offline. Os compradores também podem usar referências e avaliações de usuários para eliminar produtos da lista longa.
Conduza demonstrações
Uma demonstração deve se concentrar na funcionalidade crítica para o comprador, não em recursos genéricos fornecidos pela maioria das soluções de rastreamento de ativos. Idealmente, os compradores devem ver como o sistema gerencia operações semelhantes às deles. Rastrear ativos em uma única localização pode ser muito diferente de monitorar equipamentos usados no campo.
Outros fatores a considerar são a facilidade de uso do sistema, sua compatibilidade com hardware como leitores de código de barras, ou a capacidade de gerar relatórios personalizados.
Seleção de Software de Rastreamento de Ativos
Escolha uma equipe de seleção
A equipe de seleção inclui gestores de ativos e os membros da equipe de manutenção que usarão o software. Dependendo da indústria do comprador, outros gestores podem estar envolvidos, como gestores de produção na manufatura ou gestores de projetos em serviços profissionais.
Negociação
Embora o preço e incentivos como descontos possam ser essenciais na negociação, a funcionalidade deve ter precedência sobre o custo. Software que não cobre os principais requisitos do comprador pode ser acessível, mas a empresa pode precisar investir em tecnologia adicional. Por exemplo, se a solução não fornecer rastreamento GIS, o comprador terá que comprar software separado para GIS.
Decisão final
Os gestores de ativos devem tomar a decisão final selecionando o software que fornece os melhores recursos para a empresa.
Quanto Custa o Software de Rastreamento de Ativos?
Os custos diretos compreendem licenças de software, implementação, personalização, suporte e serviços. Os custos indiretos referem-se ao impacto financeiro da migração para um novo sistema e despesas associadas ao software. Por exemplo, os compradores podem precisar comprar dispositivos móveis robustos ou leitores de código de barras para otimizar o uso de seu software de rastreamento de ativos.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
O ROI positivo é alcançado quando os benefícios excedem os custos do sistema. Para calcular o ROI, os compradores precisam estimar o valor numérico dos benefícios e depois compará-lo com o custo total. Por exemplo, se os técnicos gastam menos tempo procurando equipamentos, o benefício realizado pode ser estimado multiplicando o tempo economizado em horas e o salário médio por hora.
Implementação do Software de Rastreamento de Ativos
Como o Software de Rastreamento de Ativos é Implementado?
Dependendo da complexidade do sistema, o rastreamento de ativos pode ser implementado pelas equipes internas dos compradores ou através de colaboração com o fornecedor e seus parceiros. Empresas médias e grandes com múltiplas localizações se beneficiam do uso de uma abordagem faseada para a implementação. Isso significa que cada local é implementado seguindo um cronograma predeterminado, não ao mesmo tempo.
Quem é Responsável pela Implementação do Software de Rastreamento de Ativos?
A equipe de implementação deve sempre incluir gestores de ativos do comprador e gestores de projetos do fornecedor. Gestores de TI e outros executivos também podem estar envolvidos, assim como consultores externos com experiência em implementação.
Como é o Processo de Implementação do Software de Rastreamento de Ativos?
A equipe de implementação trabalha em estreita colaboração com o fornecedor para planejar a implantação. O plano inclui etapas como migração de dados, testes de software, treinamento e a data de entrada em operação. Todos os dados de ativos de sistemas ou fontes de dados anteriores são consolidados e limpos antes de serem importados para o novo sistema.
Quando Deveria Implementar o Software de Rastreamento de Ativos?
Embora não haja um momento ideal para implementar o rastreamento de ativos, é recomendado que os compradores evitem períodos de pico quando os ativos são usados em capacidade máxima. A empresa não pode se dar ao luxo de interromper suas operações. O momento para implementar o rastreamento de ativos também depende de outros projetos de implantação de software. Por exemplo, uma empresa que implanta um sistema CMMS ou EAM em múltiplas localizações e uma ferramenta de rastreamento de ativos separada em outro local deve sincronizar a implementação em todas as unidades de negócios.
Tendências do Software de Rastreamento de Ativos
Consolidação do mercado
Muitos produtos de software de rastreamento de ativos evoluem para soluções CMMS ou são adquiridos por fornecedores de CMMS.
