Recursos do Software de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM)
Os sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial geralmente fornecem os mesmos recursos básicos. No entanto, produtos ECM para indústrias específicas geralmente incluirão soluções de recursos específicas.
Recursos de Gerenciamento de Arquivos
Suporte a tipos de arquivos — Suporta o armazenamento de múltiplos tipos de arquivos. Isso inclui, mas não se limita a, arquivos baseados em texto, PDFs, imagens, vídeos e arquivos de áudio.
Metadados — Adiciona automaticamente metadados descritivos como tamanho do arquivo e data de upload, insere campos de metadados padrão como palavras-chave e permite a criação de campos e vocabulário personalizados.
Digitalização OCR — Facilita a estruturação de dados não estruturados através de software OCR ou outros processos automatizados de arquivamento/marcação para documentos digitalizados.
Versionamento — Rastreia versões que mudam incrementalmente do mesmo arquivo.
Colaboração — Suporta a colaboração simultânea de vários usuários na criação, anotação e revisão de documentos.
Montagem de documentos — Gera automaticamente documentos com base em modelos e envio de formulários.
Criação de formulários — Suporta a criação e gerenciamento de formulários de usuário submetíveis.
Portais e sites — Fornece a capacidade de criar portais e sites de usuários.
Disposição — Arquiva, exclui ou revoga automaticamente o acesso a arquivos que atingiram o fim de seu ciclo de vida.
Busca — Simplifica e facilita a descoberta de arquivos através de uma busca simples ou avançada.
Interface web — Permite o acesso a documentos através de uma interface web sem exigir que um cliente a instale em um dispositivo.
Aplicativos móveis — Fornece aplicativos para iOS, Android e Windows Phone com funcionalidade que permite aos usuários realizar as mesmas funções que fariam em um PC.
Recursos de Fluxo de Trabalho
Automação de processos — Automatiza processos internos especificando uma série de condições e ações, que podem ser personalizáveis para as complexidades das necessidades de uma organização e é fácil de configurar e executar.
Condições — Fornece um mecanismo de fluxo de trabalho que é relevante e personalizável para condições que são necessárias para executar regras.
Gerenciamento de registros — Fornece as ferramentas e funcionalidades necessárias para manter evidências de atividades empresariais e cumprir com requisitos governamentais ou padrões da indústria.
Gerenciamento de casos — Fornece funcionalidade especializada para agrupar conteúdo estruturado e não estruturado, automatizar processos adaptativos e multipessoais e definir prazos para casos abertos. Também permite tanto a conclusão e fechamento de casos quanto o armazenamento e auditoria futura das informações associadas.
Recursos de Administração
Gerenciamento de usuários, funções e acesso — Concede acesso a dados, recursos, objetos, etc., selecionados com base nos usuários, funções de usuário, grupos, etc.
Login único — Facilita a integração e desligamento de membros da equipe com provedores de identidade baseados em Active Directory/SAML.
Políticas e controles — Fornece a capacidade de controlar o acesso a arquivos/pastas por usuário ou grupo, permissões de compartilhamento externo, políticas de edição, restrições de localização de dispositivos, etc.
Limites de armazenamento — Facilita a administração de limites de armazenamento por usuário ou grupo.
Zonas de armazenamento — Suporta a escolha de qual centro de dados seus arquivos devem ser armazenados.
Segurança — Armazena e transfere arquivos em um ambiente seguro.
Recursos de Plataforma
Internacionalização — Permite que organizações multinacionais usem ferramentas de forma eficaz em vários idiomas e moedas.
Desempenho e confiabilidade — Garante que o software esteja consistentemente disponível (tempo de atividade) e permite que os usuários concluam tarefas rapidamente porque não estão esperando que o software responda a uma ação que tomaram.
Relatórios e auditoria — Fornece acesso a relatórios predefinidos e personalizados para monitorar a atividade do usuário e armazenamento.
Integração com sistema de registro — Integra-se com outros sistemas de registro, como CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
APIs — Permite integração personalizada com sistemas externos.
