Saiba Mais Sobre Sistemas de Gestão da Qualidade (SGQ)
O que é Software de Gestão da Qualidade?
Um sistema de gestão da qualidade (SGQ) simplifica a cadeia de suprimentos ao manter os principais componentes dos processos de garantia da qualidade. Esses componentes incluem planejamento da qualidade, controle de qualidade, garantia da qualidade e melhoria da qualidade. Isso permite que as empresas melhorem a qualidade dos processos de negócios, fornecendo um sistema mais eficiente para atividades de qualidade da cadeia de suprimentos.
A gestão da qualidade ajuda as empresas a automatizar processos de conformidade de qualidade e alinhá-los com padrões da indústria, regulamentações e requisitos dos clientes. Embora esse tipo de software geralmente se concentre na qualidade do produto, alguns fornecedores também oferecem recursos para automatizar o controle de qualidade para empresas de serviços profissionais.
O que significa SGQ?
SGQ significa sistema de gestão da qualidade, às vezes referido como software de gestão da qualidade empresarial (EQMS).
Quais tipos de Software de Gestão da Qualidade existem?
O software de gestão da qualidade pode ser oferecido como um produto independente ou como um módulo de outro software, como sistemas ERP ou gestão ambiental, de qualidade e segurança.
Um SGQ é usado em várias indústrias, incluindo manufatura, TI, automotiva, médica, alimentícia e várias indústrias de serviços. Cada indústria tem um sistema de gestão padrão que indica que uma empresa mantém um padrão de qualidade para sua indústria. Alguns exemplos de indústrias com padrões de qualidade distintos são:
Automotiva: A força-tarefa internacional automotiva desenvolveu seu próprio SGQ que se aplica explicitamente à indústria automotiva. Este SGQ foca em áreas como segurança do carro, gestão de garantias e redução de desperdício de material automotivo.
SGQ Médico: A indústria de saúde desenvolveu um SGQ que possui requisitos padronizados para dispositivos médicos. Isso ajuda no design, produção, instalação e manutenção de todos os dispositivos médicos.
Alimentação: A indústria alimentícia desenvolveu um SGQ padronizado que tenta combater os perigos de segurança alimentar dentro da cadeia alimentar. Ter um SGQ alimentar certificado em vigor comunica aos clientes que os ingredientes que entram em seus alimentos são seguros e de alta qualidade.
Qual é um serviço popular de SGQ para melhorar a qualidade do software?
Dependendo das suas necessidades ou das necessidades específicas da empresa, a G2 oferece várias plataformas populares de SGQ voltadas para diversas necessidades, desde conformidade regulatória até automação e escalabilidade. Alguns desses principais concorrentes são:
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ETQ Reliance QMS: Ideal por sua flexibilidade e escalabilidade em ambientes baseados em nuvem, oferece gestão de auditorias e várias ferramentas de conformidade.
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Qualio: Este software é ótimo para empresas de tecnologia, fornecendo recursos de conformidade com foco em implantação na nuvem, processos de auditoria e documentação.
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MasterControl QMS: Forneceu soluções de SGQ para controle de documentos, CAPA e gestão de auditorias para garantir conformidade com padrões FDA e ISO.
Estes são apenas alguns dos poucos Softwares de Gestão da Qualidade (SGQ) que podem ajudar a melhorar a qualidade do software.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Gestão da Qualidade?
A funcionalidade de gestão da qualidade a seguir pode ajudar os usuários a definir, implementar e monitorar atividades de gestão da qualidade total:
Controle de documentos: Muitas vezes, as empresas precisam manter um repositório de documentos que abrigam as melhores práticas e procedimentos. Um SGQ pode ajudar a centralizar a documentação importante que permite aos trabalhadores acessar processos e procedimentos essenciais de negócios. Isso ajuda a promover a colaboração, melhorar a tomada de decisões e, em última análise, economizar o tempo dos trabalhadores.
Gestão de riscos: O SGQ permite que os usuários avaliem riscos padronizando a documentação de avaliação de riscos. Isso fornece procedimentos, instruções e registros para qualquer gestão de riscos.
Gestão de inspeções e auditorias internas: O SGQ permite que as empresas realizem auditorias internas de forma tranquila. Dentro de um SGQ, os usuários podem agendar auditorias e alertar os trabalhadores apropriados para completar as auditorias prontamente. Um SGQ também pode armazenar formulários de auditoria e criar relatórios que analisam os dados da auditoria.
Ação corretiva e preventiva (CAPA): As CAPAs podem ajudar a fornecer uma estrutura para o que está no cerne das ineficiências de uma empresa. Um SGQ ajuda a gerenciar e rastrear CAPAs, roteando-as automaticamente para gerentes de qualidade, que podem rapidamente construir um fluxo de trabalho para identificar prontamente a causa principal do problema. Com o tempo, os dados coletados podem ser analisados para determinar áreas de melhoria de processos, como mudanças de equipamentos ou materiais, redesenho de processos ou iniciativas de segurança.
Gestão de mudanças: O software de gestão da qualidade pode tornar a gestão de mudanças mais eficiente e simplificada dentro de uma empresa. Com um recurso de gestão de mudanças, os usuários podem resumir qual mudança está ocorrendo dentro de seus negócios e, em seguida, criar os planos de ação necessários. Isso ajuda os usuários a determinar o impacto de uma mudança específica e fornece fluxos de trabalho para todas as equipes que precisam fazer as mudanças necessárias.
Conformidade: As empresas precisam rastrear a conformidade regulatória relacionada à gestão da qualidade para seus negócios. Como os requisitos regulatórios podem variar por indústria ou localização, as empresas usam software de gestão da qualidade para identificar e monitorar leis e padrões aplicáveis às suas operações. Existem também padrões da indústria estabelecidos por organizações como a American Society for Quality, a International Organization for Standardization ou a agência Food and Drug Administration (FDA) nos EUA.
Para garantir a conformidade com regulamentações e padrões, o software SGQ inclui recursos para:
- Um repositório de dados de conformidade que é atualizado regularmente para fornecer as informações mais recentes e documentar mudanças
- Gestão de políticas de qualidade define e implementa procedimentos e processos de trabalho em conformidade com padrões e regulamentações
- Funcionalidade de auditoria para identificar não conformidades ou políticas e procedimentos desatualizados para controle de qualidade
Outros Recursos dos Sistemas de Gestão da Qualidade (SGQ): Capacidades de Avaliações, Capacidades de Certificações, Capacidades de Avaliação de Fornecedores, Capacidades de Fluxos de Trabalho
Qual é o melhor software de gestão da qualidade para empresas de tecnologia?
Com base em análises de especialistas da G2, estes são alguns dos melhores softwares de gestão da qualidade para empresas de tecnologia:
Essas ferramentas são projetadas para ajudar empresas de tecnologia a manter altos padrões, garantir conformidade e melhorar a qualidade do produto.
Quais são os Benefícios do Software de Gestão da Qualidade?
Implementar um SGQ é uma das melhores maneiras de garantir a melhoria contínua da qualidade dos produtos e serviços de uma empresa. Os usuários devem pensar em um SGQ como uma loja única para recursos de garantia da qualidade e como uma maneira de permitir reações eficientes a quaisquer oportunidades e obstáculos que os funcionários possam encontrar.
Documentação melhorada: Um dos benefícios mais significativos de implementar um SGQ é a documentação melhorada de todos os processos e procedimentos de negócios. Ter todos os documentos críticos em um local melhora a visibilidade e ajuda a mitigar riscos potenciais.
Procedimentos unificados: Ter um local central para gestão da qualidade ajuda a definir os padrões da empresa e estabelece como cada processo de trabalho é realizado para se encaixar no sistema de qualidade do negócio. Como cada empresa tem seu próprio conjunto de documentação, valores e conformidade, deve haver um sistema de qualidade unificado que estabeleça como cada ação se encaixa na estrutura do negócio.
Manter relações fortes com os clientes: Um SGQ permite que as empresas atualizem as melhores práticas de negócios que se correlacionam diretamente com as demandas dos clientes. Sempre que uma empresa identifica reclamações consistentes de clientes, os usuários podem atualizar os procedimentos de acordo. Isso resulta em maior satisfação do cliente e melhor retenção de negócios.
Economizar tempo: Em última análise, um SGQ é destinado a manter uma abordagem consistente de práticas de negócios em toda a empresa. Isso significa manter a consistência nas atividades do projeto, o que melhorará o uso de recursos e tempo dentro da empresa. O software de gestão da qualidade pode ajudar as empresas a economizar tempo em várias atividades, como desenvolvimento de novos produtos, manufatura e manutenção.
Quem Usa Software de Gestão da Qualidade?
O software de gestão da qualidade é mais benéfico para as seguintes personas:
Profissionais de controle de qualidade: Os membros da equipe de garantia da qualidade precisam de software SGQ para se manterem atualizados com as últimas mudanças nas regulamentações e definir e implementar processos de controle de qualidade. Eles também usam SGQ para rastrear a implementação desses processos em outros departamentos, como produção e desenvolvimento de produtos.
Gerentes de produção: Este tipo de software ajuda os gerentes de produção a implementar e monitorar procedimentos de qualidade durante todas as atividades de manufatura. Os processos de qualidade podem variar significativamente dependendo do tipo de produto.
Equipes de desenvolvimento de produtos: Os dados do SGQ podem ajudar a desenvolver novos produtos e melhorar produtos existentes. Dados históricos fornecem insights sobre os prós e contras de um produto do ponto de vista da qualidade, o que ajuda os gerentes de produto a desenvolver produtos melhores.
Quais são as Alternativas ao Software de Gestão da Qualidade?
Alternativas ao software de gestão da qualidade podem substituir esse tipo de software, parcial ou totalmente:
Sistemas ERP: Sistemas ERP só podem substituir o software de gestão da qualidade quando fornecem todos ou a maioria dos recursos de garantia da qualidade descritos acima. Soluções ERP que incluem apenas funcionalidades limitadas, como gestão de inspeções, não podem substituir totalmente o software de gestão da qualidade e não devem ser consideradas como alternativas.
Software de gestão ambiental, de qualidade e segurança: Este tipo de software combina funcionalidades para gestão da qualidade e módulos de gestão ambiental, saúde e segurança (EHS).
Software Relacionado ao Software de Gestão da Qualidade
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de gestão da qualidade incluem:
Software de gestão do ciclo de vida do produto (PLM): O software PLM gerencia dados durante o desenvolvimento de um produto desde a concepção até o processo de fabricação, manutenção e descarte. Em essência, um PLM está intimamente relacionado a um SGQ, já que ambos os softwares lidam com a simplificação de processos de negócios e tornam o processo de produção mais eficiente. Enquanto um PLM pode ajudar a gerenciar dados de produção, um SGQ pode facilitar mais ações corretivas e preventivas para garantir que os dados sejam precisos e estejam em conformidade com os requisitos padrão. Integrar os dois pode ajudar a melhorar o design e o monitoramento da produção.
Plataformas GRC: As plataformas GRC ajudam as empresas a garantir a conformidade com muitas regulamentações, padrões e políticas internas. Embora esse tipo de software possa gerenciar a documentação sobre requisitos de qualidade, ele não fornece os recursos para definir e implementar atividades de controle de qualidade, como inspeção e ações corretivas.
Sistemas ERP: O planejamento e a programação da produção são feitos usando sistemas ERP, mas esse tipo de software nem sempre inclui funcionalidades para controle de qualidade. Mesmo quando o ERP fornece módulos de gestão da qualidade, eles podem não ser suficientes para operações complexas e indústrias altamente regulamentadas.
Software de sistema de execução de manufatura (MES): O MES ajuda os fabricantes a monitorar a qualidade no chão de fábrica. Os fabricantes usam SGQ para definir procedimentos de garantia da qualidade implantados no chão de fábrica usando soluções MES. O MES monitora a produção em tempo real e fornece métricas de qualidade usadas por gerentes de qualidade para identificar não conformidades.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Gestão da Qualidade?
A gestão da qualidade é essencial para todas as empresas, mas crítica para os seguintes tipos de empresas:
Fabricantes: A qualidade do produto pode ser uma vantagem competitiva essencial na manufatura, especialmente em indústrias como bens de consumo, onde muitas empresas estão fazendo produtos semelhantes. Um número crescente de consumidores prefere pagar mais por melhor qualidade, e os fabricantes precisam de software de gestão da qualidade para atender às expectativas de seus clientes. Mesmo empresas que se concentram menos na qualidade e mais na redução de custos ainda precisam cumprir as regulamentações de qualidade para evitar multas ou ações legais.
Empresas altamente regulamentadas: As empresas em alguns setores enfrentam regulamentações mais rigorosas porque suas atividades podem colocar em risco a saúde e a segurança de seus funcionários, clientes e do público. Alguns exemplos são as indústrias de petróleo e gás, mineração, construção, saúde, produtos químicos e alimentos ou bebidas.
Como Comprar Software de Gestão da Qualidade
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão da Qualidade
Os requisitos para gestão da qualidade devem se concentrar na especificidade de cada comprador, como sua indústria ou o tipo de produto que fabricam. Por exemplo, a fabricação de alimentos requer controle de qualidade avançado porque a mistura errada de ingredientes pode causar sérios problemas de saúde. Os requisitos de qualidade também podem variar dependendo do tipo de operações, como desenvolvimento de produtos, produção, armazenamento e logística.
Empresas globais precisam cumprir regulamentações que se aplicam às suas localizações e mercados onde operam. Enquanto alguns padrões da indústria são aplicados globalmente, outros são específicos de um continente ou país em particular.
Comparar Produtos de Software de Gestão da Qualidade
Crie uma lista longa
Existem dezenas de soluções de SGQ, e uma lista longa pode ser criada eliminando aquelas que não são adequadas para o comprador. Por exemplo, uma empresa de saúde não se beneficiará de software SGQ que se concentra em manufatura ou petróleo e gás. Outros critérios para eliminar fornecedores do processo de seleção são sua presença geográfica ou o modelo de entrega do software (nuvem vs. local).
Crie uma lista curta
Para criar uma lista curta, os compradores precisam eliminar mais fornecedores da lista longa, o que requer mais informações. A lista de requisitos mencionada acima geralmente é enviada aos fornecedores da lista longa, que fornecem detalhes sobre como eles suportam cada critério. As respostas dos fornecedores são comparadas pelos compradores, o que lhes permite escolher as melhores opções.
As empresas devem entender claramente como a funcionalidade de gestão da qualidade é entregue. Os recursos podem ser incluídos no sistema, fornecidos por meio de integração com outras soluções ou podem exigir personalização e alterações no código-fonte do software. Funcionalidades críticas, como gestão de inspeções e ações corretivas, devem ser entregues prontamente (incluídas na versão padrão do sistema).
O custo do software e dos serviços profissionais relacionados também pode ser um critério usado para criar uma lista curta, mas não deve ser o mais importante. Os compradores precisam evitar sacrificar funcionalidades ou serviços para economizar dinheiro.
Conduza demonstrações
Os produtos da lista curta geralmente fornecem recursos semelhantes, e os compradores precisam ver demonstrações ao vivo de cada produto para validar as capacidades de cada solução. Todas as demonstrações devem seguir um roteiro predefinido que simula as atividades de controle de qualidade mais importantes do comprador.
Também é essencial focar em regulamentações ou padrões críticos para a empresa, como os requisitos da FDA para empresas de processamento de alimentos ou ISO 13485 para fabricantes de dispositivos médicos.
Seleção de Software de Gestão da Qualidade
Escolha uma equipe de seleção
A equipe de seleção deve incluir gerentes de qualidade, especialistas em conformidade e membros da equipe de desenvolvimento de produtos. Consultores externos são frequentemente envolvidos devido à sua experiência em uma área ou indústria específica, como manufatura ou cadeia de suprimentos.
Negociação
Embora o preço do software seja um fator vital de negociação, é preferível comparar os custos e os benefícios do software. Em vez de obter um desconto em licenças de software, os compradores devem negociar por recursos avançados que não estão incluídos no sistema padrão, como análises preditivas de qualidade ou serviços estendidos, como suporte e treinamento ilimitados. Isso permitirá que a empresa apoie melhor seus funcionários envolvidos nos processos de garantia da qualidade e melhore a satisfação do cliente ao entregar produtos e serviços melhores.
Decisão final
Embora os executivos geralmente tomem a decisão final, isso deve ser um esforço de equipe, e os gerentes precisam garantir que os funcionários estejam cientes dos prós e contras do software. A adesão dos usuários precisa ser alcançada antes da decisão final, não durante a implementação.
Quanto Custa o Software de Gestão da Qualidade?
Existem dois tipos de custos relacionados ao software de gestão da qualidade:
Custos diretos: Isso inclui licenças de software, treinamento, implementação e serviços de consultoria oferecidos pelo fornecedor.
Custos indiretos: Esses custos referem-se aos custos envolvidos no treinamento de funcionários para familiarizá-los com as regulamentações e padrões que a empresa precisa cumprir. As empresas também podem precisar contratar novos funcionários com ampla experiência no uso do software ou de um sistema semelhante.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
Os principais benefícios de usar software de gestão da qualidade são dois:
- Economias realizadas pela redução de defeitos e evitando multas e penalidades por não conformidade
- Aumento de vendas e retenção de clientes ao fornecer produtos e serviços confiáveis
Para calcular o ROI do software, os compradores precisam estimar o valor financeiro de ambos os custos e benefícios. Por exemplo, o custo de contratar um gerente de qualidade pode ser de $100.000 por ano. Uma empresa que fabrica bens no valor de $1.000.000 todos os meses e reduz seus defeitos em 5% economizará $600.000 anualmente.
Para alcançar um ROI positivo, o valor financeiro dos benefícios deve exceder os custos de usar o SGQ.
Implementação do Software de Gestão da Qualidade
Como o Software de Gestão da Qualidade é Implementado?
A complexidade da implementação do SGQ varia dependendo do tamanho da empresa, da indústria e do tipo de produtos e serviços que ela fornece. Pequenas empresas com procedimentos padrão de controle de qualidade tendem a implementar o SGQ por conta própria, com a ajuda do fornecedor. Empresas médias e grandes são mais propensas a trabalhar com um gerente de projeto dedicado do fornecedor, o que pode retardar o processo de implementação, mas aumenta suas chances de sucesso.
Se o comprador também estiver substituindo outras soluções relacionadas, como ERP, é essencial sincronizar a implementação de ambos os sistemas para garantir que sejam compatíveis e que os processos de gestão da qualidade sejam consistentes em todos os sistemas.
Quem é Responsável pela Implementação do Software de Gestão da Qualidade?
A implementação do SGQ é planejada e executada pelo comprador com o suporte do fornecedor ou de um de seus parceiros. Empresas médias e grandes podem se beneficiar de ter um gerente de projeto dedicado para a implementação e às vezes trabalham com consultores externos com ampla experiência em gestão da qualidade.
A execução do plano de implementação envolve todos os membros da equipe de controle de qualidade e outros departamentos que podem se beneficiar do uso do sistema, como produção, logística e desenvolvimento de produtos. Os funcionários que fizeram parte do processo de seleção também devem estar envolvidos na implementação, pois já estão um pouco familiarizados com o novo sistema.
Como é o Processo de Implementação do Software de Gestão da Qualidade?
O processo de implementação deve revisar e melhorar os processos e fluxos de trabalho relacionados à garantia da qualidade. Isso impactará todas as outras fases da implementação, conforme segue:
Migração de dados: A migração de dados de sistemas legados e outras fontes de dados deve se concentrar nas informações necessárias para os novos ou melhorados processos. Dados históricos desatualizados e procedimentos obsoletos não devem ser transferidos para o novo sistema.
Configuração do sistema: Isso é sobre adaptar a solução SGQ aos processos da empresa, não o contrário. Embora o SGQ forneça recursos padrão para funcionalidades como gestão de inspeções, os compradores frequentemente os modificam com base em seus fluxos de trabalho.
Treinamento: O treinamento não deve se concentrar exclusivamente em recursos e como a funcionalidade ajuda os usuários a melhorar a qualidade e colaborar com outros departamentos, como vendas.
Go live: O go-live não deve acontecer até que todos os processos de controle de qualidade tenham sido claramente definidos e o sistema configurado de acordo.
Quando Deveria Implementar o Software de Gestão da Qualidade?
Não há um momento perfeito para a implementação, mas os compradores devem evitar temporadas de pico quando isso pode interromper significativamente suas atividades. A implementação deve ser planejada com meses de antecedência para permitir tempo para migração de dados, integração e treinamento.
Quando os compradores também planejam implementar outros softwares relacionados, como ERP ou EHS, é preferível implementar todos os sistemas simultaneamente. Se isso não for possível, as empresas devem sincronizar seus planos para implementar várias soluções de software e revisar processos de negócios em vários sistemas.
Tendências do Software de Gestão da Qualidade
Sustentabilidade
O software de gestão da qualidade está se concentrando mais em melhorar as práticas de sustentabilidade. Isso inclui melhorar as maneiras como as empresas podem reduzir o desperdício e sua pegada de carbono. O objetivo geral é reduzir o impacto humano no meio ambiente e praticar uma melhor responsabilidade social corporativa.
Mídias sociais
Os softwares de gestão da qualidade estão minerando cada vez mais dados de clientes de sites de mídias sociais e incorporando-os em seus SGQ. Isso permite que as empresas vejam menções sobre seus produtos e o que os clientes estão falando, ajudando assim a atender às expectativas dos clientes e melhorar seus produtos.
