Scopri di più su Software di registrazione eventi e biglietteria
Che cos'è il software di registrazione e biglietteria per eventi?
Il software di registrazione e biglietteria per eventi aiuta aziende e individui a creare un processo di registrazione o biglietteria semplificato per eventi. Questo software può essere utilizzato per una varietà di eventi, tra cui fiere, conferenze, raccolte fondi, workshop, webinar, festival e altro ancora. Gli strumenti e le funzionalità uniche di una soluzione di registrazione per eventi variano a seconda del tipo di evento o dell'azienda per cui il prodotto è stato progettato. In generale, tutte le soluzioni di registrazione e biglietteria per eventi forniscono agli utenti la possibilità di creare e personalizzare pagine di destinazione o portali specifici per l'evento che i potenziali partecipanti possono utilizzare per acquistare un biglietto o registrarsi per un evento. Questi strumenti consentono anche agli organizzatori di eventi di visualizzare e gestire l'elenco dei partecipanti.
Prima di scegliere una soluzione di registrazione e biglietteria per eventi, ci sono alcune considerazioni da fare. Alcune soluzioni sono più semplici di altre, fornendo solo un modo per i partecipanti di registrarsi per un evento gratuito inviando il loro nome e le informazioni di contatto. Questi prodotti sono spesso gratuiti se l'evento non ha un prezzo del biglietto. Altre soluzioni facilitano la vendita di biglietti e la raccolta di pagamenti dai partecipanti. Questi prodotti spesso addebitano una tariffa per ogni biglietto venduto, che potrebbe essere una tariffa fissa o una percentuale di ciascun biglietto.
Inoltre, il tipo e la dimensione dell'evento determinano la complessità del processo di registrazione o biglietteria. Eventi più piccoli, come incontri di networking o cocktail party, potrebbero richiedere uno strumento semplice che invii inviti e tenga traccia di quanti ospiti rispondono. Eventi più grandi e complessi — come conferenze o festival — richiederanno probabilmente una soluzione più sofisticata con funzionalità che includono registrazioni di gruppo e sconti, gestione dell'alloggio, mappe dei posti a sedere e tipi di biglietti multipli.
Vantaggi chiave del software di registrazione e biglietteria per eventi
- Fornisce ai partecipanti un processo online semplice per registrarsi e pagare gli eventi prima dell'evento
- Semplifica i processi di registrazione agli eventi integrando prodotti di registrazione e biglietteria con altri software
- Traccia registrazioni, vendite e rimborsi in tempo reale
- Aumenta il reddito di un evento fornendo una piattaforma semplice che trasforma i potenziali partecipanti in ospiti
Perché utilizzare il software di registrazione e biglietteria per eventi?
Il software di registrazione e biglietteria per eventi è essenziale per eseguire qualsiasi tipo di evento che richieda ai partecipanti di acquistare biglietti o registrarsi in anticipo. Questi prodotti rendono facile per i partecipanti iscriversi a un evento online piuttosto che acquistare biglietti per telefono o da una posizione fisica.
Allo stesso modo, il software di registrazione e biglietteria per eventi semplifica il processo di pianificazione per gli organizzatori di eventi. Sul back-end, queste soluzioni aiutano gli organizzatori a tenere traccia di quanti partecipanti si sono registrati per un evento, una metrica chiave per misurare il successo di un evento. Con le funzionalità di marketing e le integrazioni presenti nel software di registrazione e biglietteria per eventi, gli organizzatori possono invitare ospiti a un evento tramite email, SMS e social media, raggiungendo innumerevoli potenziali partecipanti con un clic di un pulsante. Questi prodotti possono massimizzare notevolmente la partecipazione agli eventi rendendo il più semplice possibile per i potenziali partecipanti conoscere e registrarsi per l'evento. Un software completo di registrazione e biglietteria per eventi può anche fornire agli organizzatori strumenti per gestire i rimborsi e app mobili per la scansione dei biglietti il giorno dell'evento.
Chi utilizza il software di registrazione e biglietteria per eventi?
Chiunque sia coinvolto nella pianificazione o gestione di eventi può beneficiare del software di registrazione e biglietteria per eventi. Questi prodotti sono utilizzati da aziende di vari settori e implementati per una varietà di eventi, dalle conferenze alle lezioni ai cocktail party. Quando un'organizzazione decide di ospitare un evento aziendale, di solito il team di marketing è incaricato della pianificazione e dell'esecuzione dell'evento.
Il software di registrazione e biglietteria per eventi è comunemente utilizzato da aziende di gestione eventi, che possono essere incaricate di pianificare grandi conferenze o festival che si svolgono con maggiore frequenza rispetto a un evento unico. Le sedi che ospitano regolarmente eventi, come sale da concerto, club comici e impianti sportivi, possono anche utilizzare il software di registrazione e biglietteria per eventi.
Tipi di software di registrazione e biglietteria per eventi
Sebbene la maggior parte delle soluzioni di registrazione e biglietteria per eventi possa essere utilizzata per una varietà di eventi, alcuni prodotti sono più adatti per occasioni o aziende specifiche. Quando si considerano diversi strumenti di biglietteria, pianificare in anticipo per funzionalità uniche che una persona specifica potrebbe richiedere durante il processo di registrazione.
Biglietteria — Alcuni software di registrazione e biglietteria per eventi offrono agli utenti la possibilità di creare e progettare una biglietteria digitale. Oltre a vendere biglietti, queste soluzioni spesso forniscono funzionalità come pacchetti stagionali, abbonamenti, codici promozionali e posti riservati. A causa di queste caratteristiche speciali, il software di biglietteria è più adatto per sedi di eventi, come teatri.
Inviti online — Quando un'azienda ospita un evento professionale come una cena VIP, una raccolta fondi, un happy hour o una festa di Natale, potrebbe preferire utilizzare uno strumento di registrazione meno robusto. Ci sono alcuni prodotti che consentono alle aziende di progettare inviti eleganti, condividerli con una lista di ospiti e tenere traccia delle risposte. Queste soluzioni forniscono funzionalità come design predefiniti, gestione della lista degli ospiti e tracciamento degli RSVP.
Eventi aziendali — Gli eventi aziendali come fiere e conferenze possono includere una sala espositiva, discorsi principali e sessioni di approfondimento. Per soddisfare queste esigenze, alcuni software di registrazione e biglietteria per eventi consentono agli organizzatori di creare diversi tipi di biglietti in modo che i partecipanti possano partecipare a più eventi nella stessa conferenza.
Caratteristiche del software di registrazione e biglietteria per eventi
Creazione di eventi — Lo scopo principale del software di registrazione e biglietteria per eventi è la creazione di un sito web, una pagina di destinazione, una biglietteria o un portale specifico per l'evento che contenga un modulo personalizzabile per raccogliere registrazioni.
Email marketing — Una volta creata una pagina di registrazione per l'evento, le funzionalità di email marketing aiutano gli organizzatori a diffondere la notizia. La funzionalità degli strumenti di email marketing può variare da un semplice link web a un invito elettronico completamente progettato.
Posti riservati — Alcune soluzioni di biglietteria forniscono una funzionalità di mappa dei posti a sedere che consente ai partecipanti di riservare un posto specifico all'interno della sede. Questa funzionalità è particolarmente adatta per eventi nelle arti performative, eventi sportivi, cerimonie di premiazione e cene di raccolta fondi.
Elaborazione dei pagamenti — I prodotti software di registrazione e biglietteria per eventi possono facilitare la raccolta dei pagamenti utilizzando un sistema di elaborazione dei pagamenti integrato in cui i fondi vengono raccolti per conto dell'organizzatore e forniti a loro. Questi spesso si collegano a software di gateway di pagamento esterni; o si integrano con il conto commerciante dell'organizzatore.
Biglietteria — Per eventi con biglietto, le funzionalità di biglietteria consentono agli organizzatori di controllare l'aspetto e il metodo di consegna dei biglietti acquistati dai partecipanti. Se l'evento richiede che i biglietti vengano scansionati all'ingresso, gli organizzatori potrebbero fornire ai partecipanti più opzioni per ricevere il loro biglietto tramite email, ritiro sul posto o opzioni di stampa a casa.
Elenco dei partecipanti — Gli strumenti di gestione dell'elenco dei partecipanti aiutano gli organizzatori di eventi a mantenere il loro elenco di partecipanti registrati. Con queste funzionalità, gli organizzatori possono eseguire attività come contattare i partecipanti, modificare le registrazioni e gestire i rimborsi.
Registrazione in loco — Alcuni prodotti di registrazione e biglietteria per eventi offrono un'app specifica che consente ai partecipanti di registrarsi in loco il giorno dell'evento.
Integrazioni — Le soluzioni di registrazione e biglietteria per eventi possono integrarsi con altri software per aiutare a centralizzare i dati dei clienti e gli sforzi di marketing. Le integrazioni comuni includono software di email marketing, software CRM e social media.
Tendenze relative al software di registrazione e biglietteria per eventi
App mobili — Le app mobili sono una tendenza in crescita tra il software di registrazione e biglietteria per eventi, e gli utenti hanno gradualmente iniziato ad aspettarsele nei prodotti che utilizzano. Le soluzioni di registrazione per eventi possono fornire un'app personalizzabile rivolta ai partecipanti in cui gli organizzatori possono condividere informazioni sull'evento. Altri prodotti offrono app di check-in mobile per la scansione dei biglietti alla porta.
Riconoscimento facciale — Per facilitare check-in più veloci e aumentare la sicurezza degli eventi, alcuni organizzatori stanno aggiungendo il riconoscimento facciale al processo di registrazione. Con la tecnologia di riconoscimento facciale, i partecipanti possono optare durante la registrazione online e stampare il loro badge in pochi secondi all'evento.
Software e servizi correlati al software di registrazione e biglietteria per eventi
Piattaforme di gestione eventi — Le piattaforme di gestione eventi sono una soluzione completa e all-in-one per pianificare e gestire eventi dall'inizio alla fine. Oltre alla registrazione degli eventi, questi prodotti forniscono funzionalità di elaborazione dei pagamenti e marketing.
App mobili per eventi — Le aziende utilizzano il software di app mobili per eventi per creare un'app mobile personalizzata per il loro evento. Queste soluzioni sono progettate per consentire agli utenti di costruire e progettare app specifiche per eventi senza la necessità di codifica. Queste app sono utilizzate dai partecipanti per controllare orari, mappe, informazioni sui relatori e qualsiasi altra informazione che gli organizzatori pensano possa essere necessaria a un ospite durante l'evento.
Software di intelligenza per conferenze — Una volta che un partecipante si è registrato per un evento, potrebbe voler sapere chi altro parteciperà. Gli organizzatori di eventi utilizzano il software di intelligenza per conferenze per fornire opportunità ai partecipanti di interagire tra loro e pianificare le loro attività durante un evento. Questi prodotti di solito includono funzionalità di matchmaking che aiutano i partecipanti a contattare e programmare incontri con altri ospiti.
Software di gestione delle sedi — Il software di gestione delle sedi è specificamente progettato per le sedi che pianificano eventi in loco. È principalmente utilizzato da aziende nel settore dell'ospitalità, come hotel, ristoranti e centri congressi. Questi prodotti si concentrano sull'abilitare le sedi a vendere il loro spazio per eventi con funzionalità come gestione delle strutture, budgeting e fatturazione.
Servizi di gestione eventi — Se un'organizzazione non ha il tempo o le risorse per dedicarsi alla pianificazione o alla gestione della logistica per un evento da sola, potrebbe scegliere di assumere un'azienda di servizi di gestione eventi. I servizi di gestione eventi assistono le aziende con compiti come la ricerca di una sede, la gestione della registrazione degli eventi, la progettazione dei layout degli eventi e il marketing dell'evento.
