Saiba Mais Sobre Software de Faturamento
O que é Software de Faturamento?
Software de faturamento e emissão de faturas oferece uma gama de funcionalidades que são críticas para a coleta de receita, o objetivo final de todos os negócios bem-sucedidos. Essas soluções de faturamento podem variar em amplitude de capacidades ou direcionar diferentes profissões e tamanhos de negócios, mas cada uma oferece a capacidade de simplificar e automatizar o fluxo de trabalho de faturas e faturamento. Coletar pagamentos de clientes pode ser um desafio, então melhorar o processo de faturamento e aumentar a facilidade de coleta para ajudar a garantir pagamentos pontuais é sempre benéfico.
O software de faturamento permite que os usuários criem uma fatura que eventualmente será enviada a um cliente para coletar o pagamento. Frequentemente, as soluções de faturamento oferecem modelos de fatura pré-construídos para usuários que procuram layouts de fatura básicos e diretos. Eles também podem oferecer um criador de faturas para empresas interessadas em criar faturas personalizadas, que podem ser marcadas e personalizadas para atender aos critérios de uma empresa. Uma vez que a fatura é criada, os usuários podem optar por imprimir e enviar a fatura pelo correio; no entanto, a emissão de faturas online é mais amplamente utilizada no mundo dos negócios de hoje.
Os usuários podem definir lembretes de fatura que alertam o cliente de que uma data de vencimento de pagamento está se aproximando, garantindo que eles estejam cientes do que devem e ajudando a antecipar o processo de coleta. Os clientes podem responder a solicitações de pagamento no local, seja através de um gateway de pagamento ou diretamente através da fatura, com uma variedade de diferentes métodos de pagamento. Isso inclui cartão de crédito ou outras formas de pagamentos eletrônicos, que podem ser configurados para ocorrer mensalmente ou em uma base de assinatura.
Para empresas baseadas em projetos e serviços, a funcionalidade de rastreamento de tempo é oferecida para registrar horas trabalhadas e faturar por essas horas de acordo. As taxas horárias podem ser ajustadas com base no projeto ou no funcionário; despesas associadas a esse projeto e funcionário também podem ser documentadas. Uma vez que essa informação é registrada, as faturas podem ser enviadas e os pagamentos coletados.
O faturamento se encaixa no ecossistema geral de software de contabilidade e é apenas um aspecto da gestão financeira. Essas soluções geralmente se integram com outras ferramentas de contabilidade, ERP ou CRM para obter maiores insights e transparência nos processos de negócios. À medida que uma empresa cresce sua base de clientes, o software de faturamento fornece um local central para todas as necessidades de fatura e coleta, permitindo que as empresas se mantenham organizadas e no controle de suas finanças e gestão geral de receita.
Por que Usar Software de Faturamento?
As razões para usar software de faturamento parecem simples à primeira vista; na realidade, as soluções de faturamento oferecem uma gama de vantagens para departamentos de contabilidade e empresas. Os problemas de negócios que o software de faturamento e emissão de faturas resolve variam desde a organização básica de faturas, até a coleta automatizada, registro e rastreamento mais simples, e até mesmo melhorias nas relações com os clientes.
Melhor Organização – Quando uma empresa tem vários clientes, pode ser desafiador acompanhar todas as faturas. É aí que o software de faturamento e emissão de faturas entra em jogo. As soluções de faturamento fornecem um local central para todas as faturas, para que os contadores nunca precisem correr para encontrar documentação sobre contas pagas ou não pagas. Este hub de faturamento garante que as empresas possam acompanhar melhor todos os clientes e onde eles estão com seus pagamentos. Isso ajuda as empresas a melhorar as relações com os clientes através da capacidade de seguir rotineiramente e solicitar pagamentos quando eles são devidos. Também ajuda os departamentos de contas a receber a rastrear todas as finanças recebidas para uma melhor contabilidade geral. Se uma empresa não está usando um sistema de gerenciamento de pagamentos, como um software de faturamento e emissão de faturas, então os departamentos de contabilidade passarão horas apenas tentando organizar faturas, quanto mais entendê-las.
Automação de Faturamento – Antes da automação de faturamento, as empresas geralmente tinham que criar faturas em um software básico de criação de documentos (como o Microsoft Word), imprimir a fatura e enviá-la pelo correio a um cliente. Esse cliente geralmente tinha que escrever um cheque e enviá-lo de volta para a empresa. No entanto, o software de faturamento e emissão de faturas permite que os usuários automatizem esse processo do início ao fim. Os usuários podem criar faturas online e enviá-las aos clientes instantaneamente por e-mail ou portal do cliente. Essa emissão de faturas online permite que os clientes paguem instantaneamente através do aplicativo, e a empresa recebe seu dinheiro instantaneamente. Essa automação economiza tempo e esforço das empresas e permite capacidades de rastreamento aumentadas. O maior problema de negócios sendo resolvido com a automação de faturamento é tentar eliminar pagamentos atrasados ou perdidos por parte dos clientes. Ao fazer isso, as empresas podem coletar dinheiro a tempo e ajudar a melhorar o crescimento da receita mês a mês, trimestre a trimestre e ano a ano para aumentar a valorização.
Facilidade de Registro e Rastreamento – Ao integrar o software de faturamento e emissão de faturas com o software de contabilidade, os usuários podem facilmente acompanhar registros contábeis de ponta a ponta. O software de faturamento especificamente rastreia todas as despesas e registros desde a criação da fatura até o pagamento pelo cliente. Isso proporciona mais transparência para as empresas e permite uma contabilidade precisa até o final do ciclo de faturamento. Essas soluções também fornecem insights sobre a situação financeira dos clientes, o que é um grande benefício quando os clientes estão configurados para faturamento por assinatura.
Melhorias nas Relações com os Clientes – Enviar alertas pontuais para clientes com saldos pendentes não é apenas uma boa maneira de garantir pagamentos pontuais; é também uma maneira de entrar em contato e construir relações com os clientes. Pode-se acreditar que essas notificações são irritantes, mas na realidade, os clientes querem pagar a tempo, então ser proativo nesse cenário é útil. Além disso, os portais de clientes oferecem uma maneira para os contadores de ambos os lados da fatura conversarem rapidamente, bem como uma maneira para as empresas fornecerem um atendimento ao cliente rápido. Ao se manterem em cima das consultas de faturamento, as empresas podem manter relações positivas com os clientes e receber pagamentos pontuais.
Quem Usa Software de Faturamento?
O software de faturamento e emissão de faturas é usado por vários funcionários diferentes dentro de uma organização. O principal papel que utiliza soluções de faturamento são os contadores. Contador é um título amplo, mas frequentemente contadores internos são responsáveis por contas a pagar e contas a receber, o que significa que eles são obrigados a coletar pagamentos de clientes. Aqueles especificamente encarregados da coleta podem ser considerados coordenadores de faturamento ou especialistas em cobrança. Algumas grandes empresas podem empregar analistas de faturamento para ajudar a prever e orçar com base no histórico de faturamento e receita.
Para serviços profissionais, um gerente de projeto pode ser responsável por faturar os clientes. Isso é feito com base em projetos específicos, quanto tempo foi gasto em um projeto e o custo por hora para o cliente. O gerente de projeto pode ser encarregado de trabalhar com o cliente e garantir que os pagamentos pontuais sejam recebidos, independentemente do progresso do projeto.
No mundo da saúde, faturistas e codificadores médicos são responsáveis por coletar pagamentos pendentes. Esta é uma forma de coleta de faturamento muito mais complexa e regulamentada devido a reivindicações de seguro e as complicações incluídas com esse lado do negócio. Para práticas privadas menores, o médico ou o administrador do escritório pode ser responsável por arquivar reivindicações de seguro e coletar pagamentos. Outras práticas podem terceirizar para serviços de faturamento médico.
Proprietários de pequenas empresas podem ser os responsáveis por coletar pagamentos se a empresa não for grande o suficiente para ter sua própria equipe de contabilidade. Frequentemente, esses usuários terão uma ferramenta de contabilidade para pequenas empresas que oferece faturamento online e modelos de fatura. Essas soluções são construídas para aqueles que não têm a expertise de contadores ou especialistas em cobrança.
Tipos de Software de Faturamento
Software de faturamento médico – Software de faturamento médico é usado por hospitais, consultórios médicos, instalações de saúde domiciliar e outras instituições médicas para criar, distribuir e gerenciar contas e faturas pelos serviços que prestam aos pacientes.
Devido aos requisitos únicos da indústria médica e para incentivar a conformidade com regulamentos de privacidade médica, como a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA), é recomendado que as instituições médicas utilizem solução de software de faturamento médico em vez de software de faturamento e emissão de faturas mais geral que pode ser usado em qualquer indústria. Essas ferramentas oferecem funcionalidades específicas que são especialmente úteis para faturistas e codificadores médicos, que precisam codificar prontuários de pacientes após o tratamento e iniciar reivindicações de seguro.
As ferramentas de faturamento médico são frequentemente configuradas para integrar facilmente com outras ferramentas que são fundamentais para o funcionamento de um hospital ou prática médica, como ferramentas EHR e software de gestão de prática médica. As ferramentas de gestão de prática médica também frequentemente incluem recursos nativos de faturamento e emissão de faturas, eliminando a necessidade de uma ferramenta de faturamento médico independente. A decisão de usar um produto de faturamento médico independente ou uma ferramenta de gestão de prática médica depende em grande parte do número de médicos, pacientes e procedimentos realizados dentro da prática, com escritórios ou práticas de médio a grande porte estando no nível de maturidade para considerar uma ferramenta mais abrangente.
Software de faturamento jurídico – Software de faturamento jurídico é uma ferramenta crítica e fundamental para qualquer escritório de advocacia. Este software permite que advogados calculem horas faturáveis e gerem faturas para garantir que o pagamento esteja sendo solicitado pelos serviços prestados. O software de faturamento jurídico pode ser usado por advogados que trabalham de forma independente, escritórios de advocacia inteiros ou por departamentos jurídicos dentro de uma organização maior.
Os escritórios de advocacia geralmente cobram por hora, e como tal, os recursos de rastreamento de tempo são importantes para se observar neste tipo de software de faturamento e emissão de faturas. Essas ferramentas fornecem recursos de faturamento focados em questões jurídicas, como funcionalidade de taxa de retenção e taxa dividida, bem como a capacidade de criar padrões de usuário com base no papel do trabalho da pessoa cujo tempo está sendo faturado. Além disso, eles fornecem recursos nativos de codificação de atividades que se alinham diretamente com os códigos de atividades baseados em tarefas uniformes da American Bar Association. Automatizar a uniformidade das informações de faturamento ajuda a servir mais facilmente clientes e empresas que desejam rastrear benchmarks de custo jurídico ou rastrear mais de perto despesas jurídicas. O que teria sido uma tarefa administrativa amplamente manual no passado, ou com ferramentas de faturamento mais gerais, torna-se simplificado e automatizado com o software de faturamento jurídico.
O tipo de software de faturamento jurídico que é certo para você ou sua empresa dependerá em grande parte do tipo de operação jurídica que você conduz. Praticantes solo, pequenos escritórios e grandes escritórios terão necessidades variadas quando se trata dos recursos de software de faturamento e emissão de faturas jurídicas. Os recursos de faturamento jurídico são frequentemente incluídos em software de gestão de prática jurídica, que fornece ferramentas para gerenciar as operações diárias de um escritório de advocacia (incluindo funcionalidade para gestão de casos e gestão de clientes, entre outros recursos) além do faturamento jurídico.
Software de faturamento para pequenas empresas – Em uma pequena empresa, o tempo é um dos recursos mais valiosos, e as equipes de contabilidade sempre poderiam usar mais dele. Pequenas empresas frequentemente dependem de um único contador, ou pequena equipe, para gerenciar faturamento e emissão de faturas, contas a pagar e a receber, e equilibrar o livro razão geral da empresa, entre uma infinidade de outras tarefas para manter as finanças em ordem. Software de faturamento para pequenas empresas pode ajudar a aliviar parte da pressão quando se trata de simplificar processos de faturamento e coleta.
Para manter uma pequena empresa à tona, práticas de faturamento eficientes e monitoradas de perto são essenciais. Essas ferramentas frequentemente oferecem recursos para rastreamento de tempo, datas de vencimento de faturas e lembretes, calculadoras de impostos e mais. Essas automações, tarefas modeladas e lembretes ajudam um contador ocupado que está potencialmente sobrecarregado. O software de faturamento para pequenas empresas é tipicamente uma solução pontual (uma ferramenta que fornece apenas recursos de faturamento), mas também existem ferramentas de contabilidade para pequenas empresas que introduzem automações no processo de gestão financeira de ponta a ponta de uma pequena empresa, incluindo o processo de faturamento e coleta.
Existem vários produtos de software de faturamento gratuitos, ou produtos que oferecem um teste gratuito, que podem ser benéficos para uma empresa menor que está apenas começando e não sabe a extensão das ferramentas necessárias ou está procurando limitar despesas. Essas ofertas são tipicamente versões simplificadas com um foco pesado em simplicidade e facilidade de uso.
Software de faturamento baseado em inventário – Empresas que vendem bens físicos podem querer considerar a compra de uma ferramenta de software de faturamento baseada em inventário. Como mencionado acima, muitos produtos de software de faturamento são voltados para faturamento de horas ou serviços. No entanto, empresas que mantêm um inventário e vendem bens podem querer considerar uma ferramenta de faturamento baseada em inventário com recursos específicos para seu caso de uso.
Recursos do Software de Faturamento
Os recursos do software de faturamento e emissão de faturas têm muitos benefícios; no entanto, a maioria se relaciona à solução simples de que esses produtos ajudam a minimizar pagamentos atrasados ou perdidos, bem como otimizar e automatizar o processo geral de coleta. A seguir estão todas as razões pelas quais as empresas devem adotar software de faturamento:
Criação de faturas – O software de faturamento oferece aos usuários uma criação de faturas fácil e simples, enquanto antes do software de faturamento, os usuários eram obrigados a construir cada fatura manualmente. Em vez desse processo intensivo de trabalho, os modelos de fatura no software de faturamento permitem uma criação de faturas rápida e simplificada. Ao fornecer modelos de fatura pré-construídos, os usuários podem criar rapidamente uma fatura para ser enviada a um cliente.
Se alguém deseja personalizar uma fatura, pode incluir uma variedade de informações personalizadas, como um logotipo, endereço comercial, cores da marca da empresa e qualquer outra informação necessária no formulário. Informações adicionais da fatura podem incluir recibos para comprovar despesas e taxas de impostos, entre outros campos. Cada uma dessas personalizações ajuda a garantir que uma empresa receba todas as informações formais necessárias para faturar um cliente.
Faturamento online – Antes do software de faturamento, as empresas tinham que não apenas criar manualmente suas faturas, mas também enviá-las pelo correio. Isso levaria um tempo considerável e tornaria as coletas para o final do mês, final do trimestre e final do ano demoradas. Se uma empresa preferir imprimir faturas e enviá-las pelo correio, muitos produtos oferecem a capacidade de imprimir; com o uso do software de faturamento, as empresas podem enviar instantaneamente uma fatura a um cliente através do faturamento online. Isso permite a emissão simultânea de faturas para clientes em todo o mundo. As empresas podem coletar rapidamente, porque os clientes podem enviar o pagamento diretamente através da fatura, não importa sua localização. Isso é particularmente conveniente para empresas globais porque o software de faturamento pode registrar registros financeiros em todas as moedas e converter para um total geral. A simplificação do processo de faturamento é um grande benefício para as empresas e uma razão chave pela qual as empresas escolhem o software de faturamento.
Lembretes automatizados – Se um advogado ou um gerente de projeto tem um cliente, pode não ser um fardo ligar para esse cliente e perguntar sobre o pagamento de contas todos os meses; para empresas com centenas ou milhares de clientes, pode ser um grande incômodo. O software de faturamento permite que os usuários configurem alertas automatizados que enviam lembretes aos clientes antes que seus pagamentos estejam atrasados. Ao configurar esses alertas automatizados para todos os clientes, a equipe de contabilidade de uma empresa nunca precisa se preocupar em lembrar quem eles têm ou não incomodado para pagar suas contas. Além disso, ninguém precisa tirar tempo do seu dia para ligar e incomodar um cliente por dinheiro. Esses lembretes automatizados ajudam a garantir que uma empresa perca menos pagamentos de seus clientes.
Estimativas – Semelhante à construção de faturas, muitas soluções de faturamento permitem que os usuários criem estimativas através do uso de modelos pré-construídos e muitas opções de personalização. O benefício de criar estimativas dentro do software de faturamento é que, se o cliente aceitar a estimativa, o usuário pode transformar a estimativa em uma fatura rápida e perfeitamente, sem ter que recriar todas as informações na fatura. Ao registrar o histórico de estimativas, as empresas podem rastrear taxas de aceitação e reavaliar táticas de precificação e desconto para otimizar a conquista de novos negócios.
Faturamento recorrente – Para clientes de longo prazo, as empresas podem usar software de faturamento para configurar pagamentos recorrentes que cobram automaticamente os clientes em uma cadência acordada. Se os clientes tiverem enviado um cartão de crédito como pagamento preferido, ele será automaticamente processado pela empresa em cada data correta. Isso facilita tanto para a empresa quanto para o cliente, já que eles podem se preocupar menos em fazer e receber o pagamento e confiar no software para fazer o trabalho por eles. Para empresas que usam um modelo de receita baseado em assinatura, essas soluções são frequentemente consideradas software de gestão de assinaturas; no entanto, há alguma sobreposição entre os dois.
Rastreamento de tempo faturável – Em vez de exigir que os usuários registrem suas horas faturáveis em uma planilha ou solução complementar, o software de faturamento frequentemente oferece capacidades de rastreamento de tempo. Isso permite que os funcionários registrem as horas exatas que trabalham em projetos específicos e depois cobrem a taxa apropriada para esse serviço. Isso permite uma visão de alto nível do projeto como um todo e quanto está custando ao cliente. Essa funcionalidade é usada em software PSA, mas oferece capacidades adicionais de gestão de projetos e recursos.
Opções de faturamento flexíveis – Os recursos de gestão de assinaturas dentro do software de faturamento aprimoram essas soluções ao oferecer facilmente diferentes pacotes de preços para certos clientes e estruturas de faturamento únicas. Essas opções de preços flexíveis facilitam a vida das equipes de vendas e contadores ao fornecer raciocínio, detalhes de valor único e o nível de desconto que estão oferecendo aos clientes como um todo.
Para serviços profissionais ou empresas baseadas em projetos, essas opções de faturamento flexíveis são muito importantes. Os administradores podem definir taxas de faturamento para funcionários ou projetos específicos em vez de ter uma taxa padrão em todas as unidades de negócios. Além disso, as empresas podem optar por faturar em certos marcos dentro do projeto, mesmo que não esteja completo. Isso é particularmente conveniente ao despender materiais para o cliente. Essa funcionalidade flexível é prevalente em software PSA.
Rastreamento e relatórios de pagamento – Quando uma empresa alertou um cliente sobre um pagamento necessário e eles ainda não cumprem seus acordos contratuais, o software de faturamento facilita o entendimento de quem está em falta. Em vez de vasculhar planilhas ou livros para saber quem pagou e quem não pagou durante aquele período de pagamento, o software de faturamento oferece relatórios de pagamento para obter uma visão rápida dos clientes em falta. Além disso, esses relatórios de pagamento podem fornecer insights sobre quem possivelmente pagou a mais sua fatura e ganhou um crédito, ou quais clientes requerem um reembolso.
Relatórios de receita – O software de faturamento pode ajudar as empresas a registrar e rastrear receita. Frequentemente, essas soluções se integram com uma ferramenta de CRM ou contabilidade que ajuda a rastrear detalhes financeiros de ponta a ponta. Ao saber quais contas pagaram suas contas e a situação financeira geral da empresa, as empresas podem construir orçamentos, prever e dar uma visão clara de seu status de receita. Os dados de faturamento podem alimentar ferramentas de gestão de desempenho corporativo (CPM) para ajudar a realizar tais projeções.
Portais de clientes – Algumas soluções de faturamento oferecem um portal de clientes ou um fórum para contadores de ambas as partes se comunicarem entre si para resolver problemas. Diferentes departamentos também recebem um local centralizado para visualizar e entender detalhes de faturamento. As empresas podem tornar as informações e opções de pagamento claras para os clientes através dos métodos indicados pelo produto de software de faturamento. Além da comunicação básica, um portal de clientes fornece um local para os clientes verem todo o seu histórico de transações e quaisquer pagamentos pendentes. Se um cliente precisar de uma cópia de uma fatura ou recibo específico, em vez de enviar uma solicitação para esse documento, ele pode simplesmente baixá-lo de seu portal. Isso economiza tempo tanto para a empresa quanto para o cliente. Essa transparência também é particularmente benéfica para gerentes de projeto que estão faturando um cliente por tarefas ou marcos específicos, bem como rastreando despesas. O cliente pode ter uma visão exata do progresso do projeto e do que está sendo cobrado.
Faturamento móvel – Muitas soluções de faturamento oferecem um aplicativo móvel para que os usuários possam enviar e receber faturas em movimento. Isso é particularmente útil para empresas de serviços, para que quando um projeto ou trabalho for concluído, o funcionário possa enviar uma fatura imediatamente após a conclusão. Ao enviá-la de um telefone móvel, o funcionário não precisa registrar as informações posteriormente; em vez disso, ele envia a fatura e a recebe no local. Isso é um economizador de tempo inestimável para pequenas empresas.
Tendências de Software de Faturamento
A indústria de software de faturamento não deu muitos passos progressivos em termos de inovação nos últimos anos; no entanto, algumas tendências básicas no mundo do software como um todo são relativas ao software de faturamento e emissão de faturas, incluindo aplicativos baseados em nuvem e móveis, bem como integrações.
No futuro, as soluções de faturamento podem incluir tecnologia blockchain. Os registros em blockchain ajudariam a melhorar a velocidade das transações de empresa para empresa. Além disso, ajudaria nas preocupações de segurança ao manter os termos de um contrato criptografados, bem como o valor da transação privado. O blockchain pode ajudar os usuários de faturamento a otimizar registros de livros-razão automatizando a etapa entre faturamento e livro-razão geral. O pagamento seria automaticamente colocado em um livro-razão blockchain e as informações registradas. Isso ajudaria a melhorar o fechamento financeiro e tornaria a vida dos contadores muito mais fácil no final dos meses, trimestres e anos.
Software e Serviços Relacionados ao Software de Faturamento
Existem várias categorias de software relacionadas que se integram e trabalham em conjunto com software de faturamento e emissão de faturas. Software de contabilidade é o mais óbvio de todas as integrações de faturamento. Ao conectar software de faturamento e contabilidade, as empresas podem melhorar práticas de rastreamento e registro e automatizar ainda mais tarefas contábeis tediosas. Empresas menores podem optar por utilizar software de contabilidade para pequenas empresas que oferece toda a funcionalidade contábil necessária para lojas menores, incluindo criação de faturas e faturamento online. Além disso, sistemas ERP podem fornecer módulos de faturamento dentro das soluções de contabilidade oferecidas.
Sistemas de CRM podem se conectar a soluções de faturamento para fornecer insights sobre contas exatas e seu histórico de faturamento, bem como indicar quaisquer pagamentos pendentes que possam ter. Isso é conveniente porque fornece transparência entre as unidades de negócios, alinhando equipes de vendas e contabilidade. As vendas também podem utilizar software CPQ, que pode ser impactado pelo faturamento no sentido de que as cotações fornecidas por uma solução CPQ podem ser transformadas em uma fatura. Novamente, isso ajuda a otimizar processos para vendas e contabilidade.
Para empresas de serviços profissionais, conectar rastreamento de tempo e faturamento é crítico porque frequentemente cobram por hora. Fornecer insights sobre a quantidade de tempo que um funcionário dedicou a um projeto específico e quanto ele ganhou para a empresa com base nesse rastreamento de tempo é um processo de negócios crucial. Frequentemente, capacidades de tempo e faturamento são combinadas em software de automação de serviços profissionais (PSA), que pode enviar faturas diretamente da ferramenta.
O software de gestão de assinaturas oferece funcionalidade de faturamento recorrente para empresas que usam um modelo de assinatura para receita. Esses pagamentos serão processados automaticamente. Isso é particularmente conveniente para empresas de comércio eletrônico que dependem de assinaturas anuais ou mensais.
