Migliori Fornitori di Servizi di Receptionist Virtuale

Cosa sono i fornitori di servizi di receptionist virtuale?

Come funzionano i receptionist virtuali?

Chi utilizza i servizi di receptionist virtuale?

Receptionist virtuale vs assistenti virtuali 

Sebbene i receptionist virtuali e gli assistenti virtuali siano entrambi servizi di supporto remoto, differiscono nei loro ruoli, ambito di lavoro, area di competenza, interazione con i clienti e utilizzo aziendale.

Receptionist virtuali

Le aziende utilizzano comunemente i receptionist virtuali per supporto aggiuntivo nella gestione del volume delle chiamate e del servizio clienti professionale senza avere un team interno. Il ruolo principale è prendere le chiamate in entrata. I loro compiti sono generalmente più focalizzati sulla reception: filtrare le chiamate, prendere messaggi, indirizzare i clienti alle parti appropriate e programmare appuntamenti. I receptionist virtuali dovrebbero avere buone capacità di comunicazione e servizio clienti, oltre a una comprensione di base dell'azienda.

Assistenti virtuali

Gli assistenti virtuali supportano le aziende e i loro team interni. Puoi usarli per una vasta gamma di servizi, come svolgere compiti amministrativi, gestire email, contabilità, ricerca e gestione dei canali social. Per svolgere questi compiti, gli assistenti virtuali hanno un set di competenze diversificato. Sono spesso orientati ai dettagli, competenti con diverse piattaforme software e hanno forti capacità organizzative e amministrative.

Benefici del receptionist virtuale

Ci sono diversi vantaggi nell'assumere un servizio di receptionist virtuale, come la disponibilità 24/7, la flessibilità e il risparmio sui costi. Questi servizi sono particolarmente utili per i proprietari di piccole e medie imprese in crescita.

• Disponibilità 24/7: Molti receptionist virtuali forniscono servizi tutto il giorno, anche durante i fine settimana, le festività e dopo l'orario di lavoro, consentendo alle aziende di rispondere alle richieste dei clienti in ogni momento.
• Aumento della produttività: Uno dei focus per i receptionist virtuali è eliminare i lead non qualificati e i chiamanti spam, e spostare i lead qualificati e le chiamate dei clienti attuali alle persone giuste. Questo garantisce che il personale interno sia concentrato sulle attività aziendali principali.
• Risparmio sui costi: Rispetto all'assunzione di un receptionist a tempo pieno, i receptionist virtuali sono meno costosi a lungo termine. Con questi servizi, risparmi sui costi di formazione, colloqui, attrezzature, benefici per i dipendenti e spazio ufficio.
• Supporto multilingue: I receptionist virtuali multilingue servono una clientela diversificata. Possono comunicare facilmente con i chiamanti indipendentemente dalla loro lingua. Questo espande il mercato e sottolinea la vostra dedizione all'inclusività globale.
• Miglioramento dell'esperienza del cliente: I receptionist virtuali qualificati gestiscono tutte le chiamate in modo professionale e tempestivo. Questo aumenta la soddisfazione del cliente, portando a tassi di riferimento e di fidelizzazione più elevati.
• Maggiore acquisizione di lead: Un alto volume di lead esaurisce rapidamente le risorse interne. I receptionist virtuali assicurano che non ci siano chiamate perse, risposte ritardate o opportunità sprecate di convertire potenziali clienti.

Sfide nel lavorare con un servizio di receptionist virtuale

Alcune sfide devono essere affrontate quando si impiega un servizio di receptionist virtuale, come il costo iniziale di assunzione, l'interazione personale limitata e la potenziale incomprensione.

• Perdita del tocco personale: Stabilire un rapporto e costruire connessioni personali con i clienti può talvolta essere meno efficace quando si utilizzano receptionist virtuali rispetto a quando si conducono interazioni dirette con i dipendenti.
• Preoccupazioni sui costi: Alcune piccole imprese possono preferire strumenti gratuiti e a basso costo come segreterie telefoniche e alberi telefonici anche se i chiamanti solitamente non gradiscono queste soluzioni. Inoltre, se il servizio è addebitato in base ai minuti di utilizzo, un alto volume di chiamate può aumentare i costi rispetto all'assunzione di un receptionist in loco.
• Limitazioni dei compiti: Gestire un carico di lavoro pesante o lavorare su troppi compiti può comportare un rischio di inefficienza. Ci sono anche limitazioni in termini di gestione della posta fisica, fornitura di servizi per gli ospiti in loco o altre responsabilità in presenza.
• Controllo limitato: Esternalizzare la posizione riduce la supervisione diretta delle operazioni quotidiane, il che può essere un adattamento per alcune aziende.
• Potenziale incomprensione: Un receptionist virtuale può essere meno informato sulle sfumature dell'azienda rispetto a un receptionist in loco, portando a malintesi o informazioni inaccurate.

Costo dei servizi di receptionist virtuale

Il costo di un servizio di receptionist virtuale dipende da fattori come il volume delle chiamate o dei compiti, il livello di specializzazione richiesto, il servizio scelto e il modello di prezzo. Puoi aspettarti di trovare servizi adatti nella fascia di prezzo da $50 a $300. Tuttavia, vale la pena notare che sono disponibili opzioni a prezzi ancora più bassi, così come servizi premium che possono superare i $300 di costo.

I prezzi sopra indicati sono una stima basata su dati internet. Controlla sempre con il team di vendita per ottenere i prezzi più aggiornati.

Le diverse strutture di prezzo per i servizi di receptionist virtuale sono discusse qui.

• Modelli a pagamento per minuto ti addebitano in base al tempo che un receptionist virtuale trascorre prendendo chiamate per tuo conto. Il costo qui è fortemente influenzato dalla tua selezione di servizi e dal numero di chiamate. 
• Modelli a pagamento per chiamata ti addebitano per ogni chiamata che il receptionist prende, indipendentemente dalla sua durata. L'importo addebitato per una chiamata di tre minuti è uguale a una chiamata di 30 minuti.
• Abbonamenti mensili offrono un pacchetto prepagato di minuti. Il tuo abbonamento mensile determina il numero di funzionalità, il numero di chiamate o minuti e il tipo di assistenza.
• Prezzi a livelli ti permettono di scegliere il livello di servizio che meglio si adatta al tuo budget e alle tue esigenze. I livelli inferiori o i piani base costano meno e potrebbero includere alcuni servizi come risposta alle chiamate, segreteria telefonica o programmazione. Dall'altro lato, i livelli superiori offrono funzionalità avanzate come supporto multilingue, analisi dei dati e servizi di call center a un prezzo premium.

Ritorno sull'investimento (ROI) per i servizi di receptionist virtuale

Sebbene i receptionist virtuali non contribuiscano direttamente al fatturato, migliorano il ROI influenzando positivamente diversi aspetti chiave della tua azienda.

• Acquisizione di lead: Con un receptionist virtuale che si occupa di tutte le chiamate aziendali, hai meno possibilità di perdere opportunità e una maggiore possibilità di acquisire nuovi clienti.
• Risparmio di tempo: Il tuo team principale risparmia molto tempo quando non deve gestire chiamate o svolgere compiti di reception di base. Questo tempo risparmiato può essere diretto verso compiti che contribuiscono al fatturato.
• Risparmio sui costi: Puoi ridurre significativamente i costi generali esternalizzando il ruolo di receptionist. Confronta il costo del servizio con la spesa per l'assunzione di un receptionist interno a tempo pieno (inclusi stipendio, benefici, spazio di lavoro e attrezzature) per calcolare il denaro che risparmierai.
• Risoluzione più rapida delle richieste: Una prima impressione professionale combinata con una risoluzione tempestiva delle richieste eleva l'esperienza del cliente, risultando in più lead convertiti e fidelizzazione dei clienti.
• Scalabilità e flessibilità: Un servizio di receptionist virtuale si adatta alla tua azienda. Puoi persino cambiare il tuo abbonamento per ridurre le spese durante i periodi di bassa attività per guidare l'efficienza e l'efficacia dei costi. 

Come scegliere il miglior servizio di receptionist virtuale per la tua azienda

Per scegliere il giusto servizio di receptionist virtuale per la tua azienda che si allinei con le tue esigenze, valori e obiettivi, segui la lista di controllo qui sotto: 

• Identifica le tue esigenze: Per cominciare, prendi nota delle tue esigenze aziendali. Valuta il volume e la natura delle chiamate in entrata, le lingue richieste e qualsiasi competenza o conoscenza specifica del settore.
• Ricerca diversi fornitori di servizi: Esplora vari fornitori di servizi di receptionist virtuale per trovare quelli che funzionano per le tue esigenze aziendali. Cerca aziende con un comprovato track record, recensioni positive e raccomandazioni da fonti fidate. Assicurati che i receptionist virtuali siano esperti nel tuo settore, abbiano forti capacità di comunicazione e possano adattarsi facilmente alla tua voce di marca.
• Valuta i servizi offerti: Rivedi la gamma di servizi forniti e la loro flessibilità a scalare. Questo include risposta alle chiamate, presa di messaggi, programmazione di appuntamenti e elaborazione degli ordini.
• Rivedi la tecnologia e l'infrastruttura: Assicurati che il servizio di receptionist virtuale possa comunicare in modo affidabile, mantenere i dati al sicuro e lavorare senza problemi con i tuoi sistemi esistenti, come il software CRM.
• Opta per demo o periodi di prova: Identifica come vari servizi si adattano alla tua azienda iscrivendoti a periodi di prova o demo. Considera la qualità del servizio, la reattività, i pacchetti di pagamento, le spese di installazione, gli abbonamenti e eventuali costi aggiuntivi.
• Esamina i termini del contratto: Prima di impegnarti in un servizio, assicurati di comprendere i termini e le condizioni, le politiche di cancellazione, la durata del contratto e qualsiasi clausola relativa agli accordi sul livello di servizio.

Domande da porre a un servizio di receptionist virtuale prima di assumere

Quando segui la lista di controllo sopra, poni queste domande prima di concludere l'accordo.

• Cosa è incluso nel pacchetto?
• I receptionist virtuali forniscono supporto 24 ore su 24 o lavorano in orari di lavoro predeterminati?
• Il fornitore può scalare con la crescita della nostra azienda?
• Il servizio può essere personalizzato?
• Gli script delle chiamate possono essere personalizzati?
• Quale esperienza ha il fornitore con i servizi di receptionist virtuale? Da quanto tempo l'azienda opera in questo settore?
• Quali misure sono in atto per proteggere i dati aziendali e dei clienti?
• Che tipo di analisi delle chiamate sono in atto? Che tipo di report posso aspettarmi di ricevere? Con quale frequenza?
• Che tipo di tecnologia utilizza il fornitore?
• Quali sono i passaggi per gestire i problemi tecnici?
• Quali feedback hanno dato altri clienti, specialmente quelli nel mio settore? C'è uno studio di caso che posso esaminare?

Ricercato e scritto da Marina Schlosser

Rivisto e modificato da Aisha West