Scopri di più su Software di gestione dei casi HR
Che cos'è il software di gestione dei casi HR?
Il software di gestione dei casi HR aiuta le organizzazioni a gestire le relazioni con i dipendenti attraverso un sistema di ticketing che consente di risolvere rapidamente i problemi dei dipendenti. È ideale per domande, preoccupazioni, problemi, segnalazione di incidenti e raccolta di suggerimenti per migliorare i processi aziendali. In sintesi, è il pilastro della fornitura di servizi HR.
Una delle sue funzioni chiave è la mitigazione del rischio. Documentare gli incidenti e lasciare una chiara traccia di audit aiuta a proteggere le aziende dai costi legali e dalle multe per non conformità. Aiuta a raccogliere dati per creare approfondimenti attuabili evidenziando tendenze, indicando potenziali aree problematiche, supervisionando i flussi di lavoro, documentando e gestendo gli incidenti, migliorando così l'esperienza dei dipendenti.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di gestione dei casi HR?
Di seguito sono elencate le caratteristiche principali della gestione dei casi HR che aiutano gli utenti a presentare casi, accedere alle informazioni e creare un flusso di lavoro HR fluido:
Dashboard: Al centro di tutto c'è una dashboard completa che consente agli utenti di vedere cosa deve essere fatto. Deve essere facile da configurare in base al ruolo o al compito.
Gestione dei casi: Al centro di tutte le operazioni c'è la capacità di creare, inviare, gestire, lavorare e risolvere i casi HR. Automatizza il processo di gestione dei casi HR e risparmia tempo. Dall'onboarding all'offboarding, affronta l'intero ciclo di vita del dipendente gestendo diversi tipi di casi. Come il software di help desk, la maggior parte delle soluzioni utilizza un sistema di ticketing per tracciare e registrare facilmente le richieste e i suggerimenti dei dipendenti. Questo aiuta a stabilire le migliori pratiche di gestione dei casi HR.
Ecco le funzioni chiave di gestione dei casi da esaminare:
Portale dei casi: Come hub centrale per l'intero centro servizi, il portale consente agli utenti di vedere, gestire o lavorare sui casi. È il più importante di tutti gli strumenti di gestione dei casi. Le autorizzazioni sono spesso basate sul ruolo, consentendo ai dipendenti di vedere semplicemente quali lavoratori HR hanno accesso amministrativo.
Gestione degli accordi sul livello di servizio (SLA): Molti dipartimenti hanno un SLA che stabilisce una scadenza per risolvere i problemi dei lavoratori. Un gestore SLA consente agli utenti di tracciare gli SLA sia su base individuale che per l'intero dipartimento. È essenziale per la gestione dei servizi HR.
Gestione degli incidenti: Quando si verificano problemi, è importante raccogliere ogni dettaglio e ottenere la documentazione adeguata. Le organizzazioni devono essere protette dalle responsabilità, e la gestione degli incidenti lo rende possibile. Avere un sistema sicuro per segnalare comportamenti scorretti sul posto di lavoro è essenziale.
Traccia di audit: Quando si gestiscono casi importanti, specialmente quelli relativi a molestie, incidenti, problemi di conformità o persino potenziali casi legali, è essenziale sapere chi è stato coinvolto. Registrando le azioni di ogni utente, è facile rintracciare tutti i coinvolti e apportare le modifiche necessarie. Questo è particolarmente importante quando si cerca di mantenere la conformità.
Base di conoscenza: Una base di conoscenza consente agli utenti di cercare informazioni piuttosto che passare ore a rispondere a domande comuni. Assicurandosi che sia aggiornata, ricercabile e ben organizzata, gli utenti possono aiutarsi da soli quando si tratta di domande sulla politica HR. Quando tutti sono coinvolti, le iniziative HR prosperano.
Gestione delle email: Gli amministratori potrebbero essere tenuti a gestire un carico di lavoro enorme. Creare modelli di email è particolarmente utile per affrontare gli stessi tipi di situazioni giorno dopo giorno. Gli amministratori HR possono utilizzare modelli preimpostati per comunicare e risolvere i problemi senza uscire dal programma.
Collaborazione: L'HR può indirizzare le richieste ad altri dipartimenti o taggarle su casi che richiedono collaborazione. Le domande sulla busta paga possono andare alla contabilità, mentre le richieste di help desk vengono inviate all'IT. Le notifiche rendono possibile rispettare le scadenze.
Sicurezza: Funzionalità come la crittografia dei dati, le autorizzazioni basate sul ruolo e l'accesso a determinati controlli o informazioni, e le misure antifrode aiutano l'organizzazione a mantenere al minimo i rischi informatici.
Quali sono i vantaggi del software di gestione dei casi HR?
Risolve i problemi dei dipendenti: Risolvere o anche solo identificare problemi complessi può rendere i dipendenti riluttanti a farsi avanti, specialmente se il processo è difficile. Il software di gestione dei casi HR aiuta a gestire i conflitti prima che si intensifichino, aumentando la fidelizzazione dei dipendenti. La gestione standardizzata dei casi rende più facile ottenere il supporto necessario in ufficio.
Promuove un migliore autoservizio: È facile sopraffare i lavoratori amministrativi con le stesse domande. Con una corretta gestione delle conoscenze, gli utenti possono cercare domande comuni nella base di conoscenza, risolvendo piccoli problemi senza occupare il tempo e le risorse di qualcun altro. Oppure, nel caso in cui un problema sia rapido da risolvere, la standardizzazione della gestione dei casi semplifica i processi HR.
Evidenzia le sfide sul posto di lavoro: Tracciando e registrando le informazioni, è facile generare report e vedere dove i dipendenti si bloccano. C'è un particolare elemento del tuo stack tecnologico che non funziona bene? I dipendenti fraintendono costantemente le regole relative ai benefici o alla politica aziendale? È più facile vedere queste tendenze quando è tutto esposto in modo completo. Questo permette ai membri del team di farsi avanti e innovare.
Escalation rapida: Quando sorgono problemi seri, non possono passare inosservati. Dando agli utenti la possibilità di taggare problemi di alta allerta, possono essere estratti dal flusso di lavoro e ricevere la giusta priorità.
Migliora l'efficienza HR: Soprattutto, la gestione dei casi HR aiuta il dipartimento a gestire rapidamente i problemi minori, permettendo loro di dedicare più tempo ai problemi che richiedono pensiero astratto e ottimizzazione del posto di lavoro.
Chi utilizza il software di gestione dei casi HR?
Rappresentanti HR: Come principali utenti del software, i rappresentanti HR si occuperanno principalmente di tracciare, gestire e risolvere i casi. Potrebbero anche aggiornare le informazioni sulla base di conoscenza e utilizzare il sistema di segnalazione degli incidenti per proteggere l'azienda dalle responsabilità.
Dipendenti: I dipendenti sono gli utenti più importanti del sistema. I membri del team saranno quelli che presenteranno casi, faranno domande, aggiungeranno suggerimenti per il posto di lavoro o segnaleranno comportamenti scorretti.
Team interrelati: A volte, i lavoratori hanno domande a cui l'amministrazione non può rispondere. Che si tratti di una preoccupazione che deve essere segnalata al personale delle strutture o della manutenzione o di una domanda sulla busta paga o sulla contabilità, altri lavoratori dovranno collaborare e interagire con il sistema.
Leadership: Che si tratti del capo del dipartimento HR o di un membro del C-suite, i dirigenti devono vedere i report per capire quanto bene funziona il sistema, l'efficacia del dipartimento HR nel suo complesso e le potenziali aree di rischio all'interno dell'organizzazione.
Software correlato al software di gestione dei casi HR
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software di gestione dei casi HR includono:
Sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS) e software di gestione del capitale umano (HCM): Per le organizzazioni che utilizzano suite, è essenziale assicurarsi che ogni pezzo di tecnologia sia compatibile. Questo include l'uso di software HRMS & HCM, o sistema di informazione delle risorse umane (HRIS). Avere la possibilità di esportare e condividere dati aiuta a tenere d'occhio la salute complessiva dell'azienda. Avere la possibilità di condividere senza problemi i dati dei casi garantisce uno stack tecnologico più sicuro.
Software di base di conoscenza: Sebbene questa sia una caratteristica comune in molte app di gestione dei casi HR, è ancora fondamentale considerarla. Se c'è un software di base di conoscenza preesistente, gli utenti dovrebbero cercare di capire quanto bene i sistemi interagiscono. Quando i dipendenti devono cercare informazioni in troppi luoghi, tendono a rinunciare.
Software di conformità HR: Quando si tratta di tracciare le certificazioni dei dipendenti, la loro longevità e le loro date di scadenza, il software di conformità HR è necessario per garantire la protezione dell'organizzazione da ripercussioni legali e finanziarie da parte dell'Occupational Safety and Health Administration (OSHA), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA) o altre normative del settore.
Software di onboarding: I nuovi assunti in particolare hanno molte domande. Avranno bisogno di un rapido accesso a documenti importanti e di un supporto extra all'inizio.
Software di single sign-on (SSO): Gli utenti possono ridurre i potenziali punti di accesso deboli dando ai lavoratori un unico luogo per accedere a tutto ciò di cui hanno bisogno. Se la sicurezza è una preoccupazione seria, trovare un software SSO compatibile allevia molte paure.
Software di gestione delle prestazioni: Quando si tracciano potenziali problemi, avere dati storici sulle prestazioni fornisce il contesto adeguato in situazioni serie.
Sfide con il software di gestione dei casi HR
Ci sono diverse sfide da considerare quando si guarda al software di gestione dei casi HR. Alcune di esse includono:
Implementazione: Le aziende devono assicurarsi che tutti, dal CEO all'intern, sappiano come utilizzare questo prodotto. Non è un'opzione che la comunicazione fallisca, specialmente quando si tratta di segnalare comportamenti scorretti. Gli utenti devono anche prevedere un budget per il tempo di formazione. Se le persone sono abituate a fare domande al personale, ci vorrà del tempo per adattarsi a un sistema formalizzato. È importante configurare il layout per essere il più fluido possibile e prestare molta attenzione all'interfaccia utente e assicurarsi che sia utilizzabile.
Problemi con lo stack tecnologico: Che abbia un'API o collabori con HCM o HRIS popolari, dovrebbe essere compatibile con ogni programma che tocca. Ancora una volta, la sensibilità dei dati e l'urgenza delle richieste significa che deve integrarsi senza problemi nel flusso di lavoro. Testare la tecnologia con lavoratori di diversi dipartimenti è particolarmente utile.
Sicurezza informatica: Date le implicazioni legali derivanti dai rapporti sugli incidenti, mantenere i dati sicuri è una priorità assoluta. I dettagli sensibili delle vite personali delle persone devono essere protetti, sia che si tratti di formare gli utenti a individuare potenziali problemi, investire in un database a prova di errore, o semplicemente considerare la tecnologia SSO e altre integrazioni importanti.
Come acquistare il software di gestione dei casi HR
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di gestione dei casi HR
Non c'è un RFI efficace senza prima fare un esame approfondito del flusso di lavoro dell'azienda. Quali ostacoli specifici al successo dell'azienda rimuove? Dove l'HR trascorre la maggior parte del suo tempo? Dove si bloccano i membri del team? Una volta completata questa analisi, è più facile determinare le caratteristiche essenziali. Forse questo significa che un portale sicuro e anonimo per le segnalazioni è ciò di cui gli utenti hanno più bisogno, o forse è una semplice questione di automatizzare i ticket per rendere il dipartimento più efficace.
Confronta i prodotti di software di gestione dei casi HR
Crea una lista lunga
Lascia che il prezzo passi in secondo piano per un momento. Nel mondo ideale, quali capacità renderebbero l'ufficio più fluido? Gli utenti devono cercare di trovare una soluzione che si adatti a un tasso esponenziale: separare le caratteristiche di lusso, forse una gestione SLA più attraente e migliore rispetto alle priorità, una solida base di dati sicuri. È una buona pratica includere sia grandi nomi che alcuni fornitori più piccoli e specializzati.
Crea una lista corta
Cosa può permettersi ragionevolmente l'organizzazione quest'anno? O il prossimo? Qual è la capacità di scalare che devi avere rispetto al potenziale di accogliere una crescita oltre le aspettative? Soprattutto, è importante guardare indietro alle priorità: separare i 5-10 requisiti principali e confrontare i prodotti fianco a fianco sui parametri e le capacità che contano di più.
Conduci demo
Tale software di uso generale richiede che una grande varietà di dipendenti sia coinvolta durante il processo: dirigenti, team leader, il dipartimento HR e dipendenti da più punti nel flusso di lavoro. Se si integra con un altro dipartimento, è cruciale coinvolgere i membri di quell'area per testarlo. Ancora una volta, tale software essenziale deve essere utilizzabile e almeno in parte intuitivo.
Selezione del software di gestione dei casi HR
Scegli un team di selezione
Il team di selezione dovrebbe rappresentare i diversi utenti del software. Inizia con almeno una persona del C-suite, il capo dell'HR e forse alcuni altri leader di team. Successivamente, passa agli amministratori che utilizzeranno maggiormente la tecnologia. Aggiungi dipendenti e lavoratori di qualsiasi dipartimento che deve interagire con il software, come contabilità, IT, gestione delle strutture e altri. Per quanto riguarda le dimensioni, dipende dalle dimensioni dell'azienda, ma 5-10 è un buon intervallo di 10-20 per casi complessi. (In quei casi, suddividerli in sottogruppi può essere utile.)
Negoziazione
Determinare il prezzo del software di gestione dei casi HR può essere difficile. Gli utenti devono cercare di ottenere almeno diverse offerte per avere un'idea di quale sia un'aspettativa ragionevole.
Decisione finale
In definitiva, il team HR utilizzerà il software di più, quindi deve essere al centro della decisione. Se non rende l'amministrazione più veloce e facile, allora fallisce nel suo obiettivo principale. Considera di aggiungere alcuni altri capi dipartimento per rappresentare gli interessi di altri dipendenti. Garantisce che il team trovi il miglior software di gestione dei casi HR.
Quanto costa il software di gestione dei casi HR?
Molte soluzioni dedicate alla gestione dei casi hanno prezzi personalizzati basati su diversi fattori, tra cui la dimensione dell'azienda, la complessità del flusso di lavoro e lo stack tecnologico esistente. Non molte offrono prove gratuite. Le soluzioni di gestione dei casi HR possono anche far parte di una soluzione più ampia come software HRMS & HCM. In quei casi, il prezzo può variare a seconda dei moduli necessari e di eventuali componenti aggiuntivi.
Ritorno sull'investimento (ROI)
Quando si guarda al ROI per il software di gestione dei casi HR, ci sono diversi modi per calcolare il ROI:
Tempo del personale: Quante ore al giorno, settimana o anno vengono risparmiate per il personale HR? Un semplice calcolo delle ore risparmiate moltiplicate per lo stipendio del dipendente funziona abbastanza bene.
Spese legali: Mitigare il rischio è forse il più grande vantaggio di un sistema di gestione dei casi HR. Quanto denaro viene speso per consultare avvocati? Quante ore fatturabili stanno accumulando?
Conformità: A seconda del settore, le spese di conformità potrebbero costare una quantità di denaro inimmaginabile.
Produttività: Quando i dipendenti hanno accesso a una base di conoscenza aggiornata e a una buona gestione dei documenti, stanno risparmiando tempo a tutti. Invece di dover contattare l'HR, che potrebbe dover contattare un altro dipartimento, possono andare direttamente alla risposta. Semplificare le preoccupazioni burocratiche comuni può risparmiare tempo durante il flusso di lavoro.
