Migliori Software di conformità ACA

Il software di conformità all'Affordable Care Act (ACA) consente ai datori di lavoro di grandi dimensioni (ALE) che operano negli Stati Uniti di mantenere la conformità durante tutto l'anno con i requisiti del mandato del datore di lavoro dell'Affordable Care Act. I responsabili delle risorse umane (HR) e gli amministratori dei benefici utilizzano queste piattaforme per monitorare lo stato dei dipendenti con ore variabili, garantire offerte di copertura tempestive e appropriate, generare moduli IRS accurati e gestire gli obblighi di segnalazione federale. Per raggiungere questo obiettivo, le piattaforme di conformità ACA tracciano automaticamente i periodi di misurazione e stabilità, applicano una logica di codifica complessa per determinare i codici di conformità mensili e producono sia i moduli 1095-C per i dipendenti che le trasmissioni 1094-C per i datori di lavoro, inclusa la presentazione elettronica di questi documenti all'IRS.

Queste piattaforme sono particolarmente critiche per le aziende con 50 o più dipendenti equivalenti a tempo pieno, forze lavoro stagionali o popolazioni con ore variabili dove il monitoraggio manuale sarebbe soggetto a errori ed esporrebbe l'organizzazione a significative sanzioni IRS.

Il software di conformità ACA è vitale per evitare costose sanzioni mantenendo una buona posizione con l'IRS e riducendo il carico amministrativo durante i cicli di segnalazione annuali. Il software di conformità ACA spesso si integra con software HCM per il censimento dei dipendenti e i dati orari, e con software di amministrazione dei benefici per le informazioni sull'iscrizione e la copertura. Il software di conformità ACA è uno dei diversi tipi di software di conformità HR.

Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria di conformità ACA, un prodotto deve:

Tracciare l'idoneità dei dipendenti attraverso i periodi di misurazione, amministrativi e di stabilità per determinare lo stato a tempo pieno in conformità con le normative ACA Calcolare l'accessibilità della copertura utilizzando i metodi di safe harbor dell'IRS per verificare la conformità e prevenire l'esposizione a sanzioni Auto-popolare i codici 1095-C (righe 14, 15, 16) con logica di codifica integrata basata sui dati di copertura e idoneità Generare moduli 1094-C e 1095-C preparati con convalida per una segnalazione accurata all'IRS e agli stati Presentare documenti elettronici all'IRS e alle agenzie statali attraverso il sistema ACA Information Returns (AIR) Mantenere dati e documenti storici ACA e offrire registri per supporto audit