Scopri di più su Software di gestione delle assenze
Che cos'è il software di gestione delle assenze?
Il software di gestione delle assenze semplifica il processo che consente ai dipendenti di prendersi del tempo libero dal lavoro. Conosciuto anche come software di gestione delle ferie o software di gestione del tempo libero, le soluzioni di gestione delle assenze aiutano i manager e i dipartimenti delle risorse umane a gestire le richieste di tempo libero per vacanze, malattia o altre circostanze. I dati provenienti dal software di gestione delle assenze aiutano le aziende a capire quando i dipendenti saranno fuori ufficio, quanto tempo libero ciascun dipendente ha utilizzato e se le politiche interne vengono rispettate. Per i dipendenti, questi sistemi semplificano il processo di gestione dei loro saldi di tempo libero e l'approvazione del tempo libero. I prodotti software di gestione delle assenze sono venduti come soluzione autonoma o come modulo integrato di una suite software HR più ampia.
Quali tipi di software di gestione delle assenze esistono?
Generalmente, i prodotti software di gestione delle assenze fanno parte di una suite HR più ampia o sono venduti come soluzione autonoma.
Modulo della suite HR
Le suite HR modulari possono includere un modulo per la gestione delle assenze dei dipendenti tra gli altri moduli, come HR di base, buste paga o gestione delle prestazioni.
Prodotti autonomi
Le soluzioni puntuali sono soluzioni specializzate che si concentrano specificamente sulla gestione delle assenze. Le soluzioni di gestione delle assenze autonome tendono ad avere set di funzionalità più robusti poiché il loro obiettivo principale è la gestione delle ferie dei dipendenti. Questi prodotti spesso si integrano con altri software.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di gestione delle assenze?
Di seguito sono riportate alcune caratteristiche principali all'interno del software di gestione delle assenze:
Portale self-service per i dipendenti: I singoli dipendenti possono gestire le loro assenze utilizzando portali self-service integrati nel software di gestione delle assenze. I sistemi self-service consentono ai dipendenti di richiedere diversi tipi di giorni liberi, come giorni di malattia o di vacanza. Possono quindi monitorare lo stato della richiesta e accedere ad altre informazioni come quanti giorni liberi hanno ancora a disposizione.
Dashboard del manager: Per semplificare la gestione del tempo libero dei dipendenti, la maggior parte delle soluzioni di gestione delle assenze fornisce un dashboard amministrativo che i manager possono utilizzare per monitorare le assenze di un team o di un'intera organizzazione. I manager possono utilizzare un calendario centralizzato per monitorare quali giorni i dipendenti si prendono liberi e approvare o rifiutare le richieste. I report analitici garantiscono che i manager abbiano le informazioni necessarie per mantenere livelli di personale adeguati.
Politiche di congedo personalizzate: Ogni organizzazione ha una politica di congedo diversa. Le soluzioni di gestione delle assenze consentono agli amministratori di personalizzare il software in base alle regole uniche della loro organizzazione, come il numero di giorni di vacanza a cui ciascun dipendente ha diritto. Gli amministratori possono regolare tali parametri in base a diversi fattori, come il titolo di lavoro o la regione di un dipendente. Essere in grado di personalizzare queste politiche aiuta a garantire che i dipendenti e i manager aderiscano alle regole interne e mantengano la conformità con le normative locali o regionali. Molte soluzioni possono anche gestire circostanze di assenza speciali, come un'assenza a lungo termine ai sensi del Family Medical Leave Act (FMLA).
Flusso di lavoro di approvazione flessibile: Le richieste di tempo libero potrebbero dover essere indirizzate attraverso più manager. I prodotti di gestione delle assenze con flussi di lavoro personalizzati consentono agli amministratori di designare quali manager devono approvare le richieste di congedo. Quel flusso di lavoro può cambiare a seconda del dipartimento o del dipendente.
Elenco dei dipendenti: Alcuni prodotti di gestione delle assenze consentono agli amministratori di creare profili dei dipendenti con informazioni dettagliate su ciascun membro del team, come il titolo della posizione, il dipartimento, la sede dell'ufficio e il manager. Questi dati possono aiutare le organizzazioni a personalizzare le loro politiche di assenza utilizzando una varietà di fattori. Le capacità di archiviazione cloud in alcuni prodotti consentono inoltre agli amministratori di archiviare registri digitali per ciascun dipendente.
Report: Gli strumenti di reportistica personalizzati offrono ai manager informazioni su come i loro dipendenti stanno utilizzando le politiche di congedo dell'organizzazione. I report che mostrano quanti giorni di vacanza o di malattia ciascun dipendente ha utilizzato o quanti giorni liberi i dipendenti non hanno utilizzato possono aiutare i manager a identificare le tendenze organizzative o a elaborare politiche future. Questi report possono essere generalmente esportati in modo che possano essere condivisi.
Avvisi: Vari tipi di notifiche automatiche possono aiutare a ricordare ai dipendenti o ai manager diversi eventi legati alle assenze. Ad esempio, gli amministratori possono impostare il sistema per inviare una notifica a un manager quando un dipendente richiede un'assenza non pianificata, il che può aiutare il team ad adattarsi in assenza di quel dipendente. Gli avvisi e-mail automatici consentono ai dipendenti di rimanere informati sullo stato delle loro richieste di vacanza o sui loro saldi di congedo.
Integrazioni: La maggior parte dei sistemi di gestione delle assenze può integrarsi con altri strumenti software. Le integrazioni del calendario aiutano ad aumentare la visibilità delle assenze dei membri del team in modo che i manager siano più propensi a ricordare chi sarà assente in determinati giorni. Molte soluzioni forniscono la possibilità di inviare notifiche tramite diversi canali, come e-mail o software di messaggistica istantanea aziendale. Alcuni prodotti si integrano anche con il software HR di base per semplificare la condivisione dei dati su ciascun dipendente.
App mobile: Alcune soluzioni includono un'app mobile che i dipendenti possono utilizzare per richiedere tempo libero o controllare la loro idoneità al tempo libero, in base a quanti giorni hanno già utilizzato.
Quali sono i vantaggi del software di gestione delle assenze?
Semplifica la registrazione: Monitorare manualmente le assenze dei dipendenti può richiedere molto tempo e risorse che i team HR e i manager potrebbero utilizzare meglio altrove. Forse il più grande vantaggio del software di gestione delle assenze è l'automazione di quei processi in modo che le richieste dei dipendenti, i saldi di congedo e il tempo libero pianificato siano tutti gestiti nel software. Le soluzioni di gestione delle assenze archiviano anche registri accurati delle assenze dei dipendenti, migliorando l'accessibilità di tali informazioni.
Migliora la comunicazione: Sia i manager che i dipendenti devono sapere quando i membri del team stanno pianificando di essere fuori ufficio. Le funzioni di reportistica e i dashboard nelle soluzioni di gestione delle assenze offrono a tutti nell'organizzazione una visione in tempo reale di chi prenderà tempo libero e quando sarà fuori. Avere queste informazioni rende più facile per i manager pianificare e apportare aggiustamenti alla forza lavoro in modo che i progetti possano ancora essere completati in tempo.
Rende il tempo libero più accessibile: I collaboratori individuali vogliono sentirsi come se la loro azienda stesse supportando la loro capacità di fare del loro meglio, e parte di ciò è permettere loro di prendersi del tempo per il benessere personale, sia che si tratti di ricaricarsi o di riprendersi da una malattia. Perché i dipendenti possano prendere congedi, i sistemi che consentono il tempo libero devono essere accessibili e facili da usare. I dipendenti non vorranno navigare in una serie bizantina di moduli solo per andare in vacanza. Avere un sistema di gestione delle assenze semplificato dimostra che un'organizzazione vuole rendere il tempo libero accessibile ai dipendenti e supportare il benessere dei dipendenti, cosa che molti lavoratori apprezzeranno.
Aiuta a mantenere la conformità: Man mano che le organizzazioni crescono e aggiungono diverse unità aziendali o dipartimenti, può diventare sempre più difficile garantire che le persone in tutta l'organizzazione aderiscano alle politiche interne e alle normative esterne. Dal punto di vista del tempo libero, ciò significa mantenere la conformità con le politiche di congedo e le indennità a cui ciascun dipendente ha diritto, a seconda del loro ruolo specifico e della posizione geografica. Significa anche garantire che l'azienda rispetti eventuali leggi o regolamenti applicabili relativi ai congedi dei dipendenti. La personalizzabilità delle soluzioni di gestione delle assenze significa che le organizzazioni possono configurarle secondo i parametri desiderati e quindi automatizzare gran parte del controllo della conformità, poiché gli amministratori eseguono report periodici per garantire che stiano mantenendo la conformità con regolamenti come FMLA o l'Americans with Disabilities Act (ADA).
Chi utilizza il software di gestione delle assenze?
Dipendenti: Generalmente, i prodotti di gestione delle assenze includono un modo per i dipendenti di richiedere tempo libero, sia attraverso un modulo di richiesta di tempo libero, un portale self-service o un'integrazione con un altro strumento. I dipendenti utilizzano anche il software di gestione delle assenze per gestire i loro saldi di congedo e visualizzare il tempo libero programmato in arrivo.
Manager: L'approvazione delle richieste di tempo libero spesso spetta ai manager. Utilizzano le soluzioni di gestione delle assenze per visualizzare le richieste dei dipendenti e approvarle o rifiutarle. I dashboard di reportistica per i manager offrono loro una panoramica delle assenze dei dipendenti in arrivo e delle tendenze su argomenti come l'assenteismo o i congedi per malattia.
Specialisti HR: Il team delle risorse umane avrà probabilmente un ruolo nella definizione delle politiche di congedo all'interno del software di gestione delle assenze e nella comunicazione di tali politiche ai dipendenti per garantire la conformità e aiutare i dipendenti a comprendere i benefici a loro disposizione. Il personale delle risorse umane potrebbe utilizzare il software di gestione delle assenze per monitorare le assenze in tutta l'organizzazione per cercare tendenze più ampie e determinare se è necessario apportare aggiornamenti alle politiche.
Quali sono le alternative al software di gestione delle assenze?
Le alternative al software di gestione delle assenze possono sostituire questo tipo di software, parzialmente o completamente:
Software di gestione del tempo e delle presenze: Il software per il monitoraggio delle presenze e delle ore lavorate dei dipendenti include tipicamente funzionalità per la gestione dei congedi dei dipendenti. A seconda della soluzione, le funzionalità di gestione delle assenze potrebbero non essere così robuste come in un prodotto progettato esclusivamente per gestire le richieste di congedo e organizzare i dati sulle assenze dei dipendenti.
Software correlato al software di gestione delle assenze
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software di gestione delle assenze includono:
Software HR di base: Questi sistemi di registrazione contengono volumi di dati su ciascun dipendente, alcuni dei quali possono essere preziosi per mantenere i registri delle assenze dei dipendenti e determinare quali politiche di congedo si applicano a diversi dipendenti. I sistemi di gestione delle assenze possono integrarsi con il software HR di base per facilitare il trasferimento senza soluzione di continuità di questi dati dei dipendenti tra i sistemi.
Software di messaggistica istantanea aziendale: Le integrazioni con il software di messaggistica istantanea aziendale consentono ai prodotti di gestione delle assenze di inviare notifiche sulle assenze dei dipendenti attraverso un canale diverso.
Software di posta elettronica: I promemoria su quando i dipendenti saranno assenti o gli avvisi sullo stato della richiesta di assenza di un dipendente possono essere inviati tramite e-mail.
Software di calendario: Per una visione più ampia di quali dipendenti saranno assenti durante determinati periodi, può essere utile guardare una vista del calendario che mostra le assenze pianificate in arrivo per diversi dipendenti. Mentre alcuni prodotti di gestione delle assenze hanno calendari integrati a questo scopo, molti si integrano anche con software di calendario di terze parti in modo che i manager possano vedere rapidamente chi sarà fuori ufficio mentre controllano il resto del loro programma giornaliero.
Sfide con il software di gestione delle assenze
Le soluzioni di gestione delle assenze possono presentare le proprie sfide.
Mantenere la conformità: Alcune aziende potrebbero avere politiche di congedo relativamente semplici da monitorare. Negli ultimi anni, molte aziende sono passate a un tempo libero "illimitato", il che significa che i dipendenti possono prendersi tutto il tempo libero che desiderano pur continuando a soddisfare le loro responsabilità lavorative, quindi c'è meno necessità di monitorare le assenze per i singoli lavoratori. In altri casi, le aziende possono concedere ai dipendenti che sono stati in azienda più a lungo o a quelli con determinati titoli di lavoro giorni liberi aggiuntivi. Le soluzioni di gestione delle assenze possono essere generalmente configurate in modo da rispondere ai requisiti specifici di un'azienda, ma gli acquirenti devono indagare sulla flessibilità di un sistema per garantire che soddisfi le loro esigenze. È anche importante per le organizzazioni verificare se eventuali leggi locali, statali o nazionali relative al tempo libero dei dipendenti, come FMLA o ADA, si applicano alla loro attività e incorporare tali requisiti nel loro sistema di gestione delle assenze. Dovrebbero anche considerare la sua flessibilità per affrontare il tempo libero imprevisto, come per una richiesta di indennizzo dei lavoratori.
Integrazioni: I prodotti software di gestione delle assenze possono aiutare ad automatizzare il monitoraggio dei congedi dei dipendenti, ma aggiungere un altro pezzo di software allo stack esistente di un'azienda può anche aggiungere complessità extra per i dipendenti. Una cosa che può aiutare a far diventare il software di gestione delle assenze parte dei flussi di lavoro normali è se il prodotto ha integrazioni robuste con altri prodotti che i dipendenti utilizzano, come la loro piattaforma di messaggistica, il software di calendario o il sistema HR di base. I dati sulle assenze sono anche importanti per le buste paga, quindi è importante avere un modo per integrare senza problemi il sistema di gestione delle assenze con il sistema di buste paga. Le integrazioni forti con le soluzioni esistenti dell'azienda sono una componente essenziale di un sistema di gestione delle assenze efficace.
Come acquistare il software di gestione delle assenze
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di gestione delle assenze
Ci sono molte questioni da considerare quando si decide di implementare il software di gestione delle assenze in un'azienda o in un dipartimento. Ogni azienda e team ha esigenze uniche e dovrà considerare alcuni o tutti i seguenti aspetti: dimensioni dell'azienda e numero di membri del team, personalizzazione, esigenze di reportistica, politiche interne.
Confronta i prodotti software di gestione delle assenze
Crea una lista lunga
Un elenco iniziale di potenziali soluzioni di gestione delle assenze dovrebbe includere tutti i prodotti che soddisfano i requisiti di funzionalità di base dell'azienda. A questo punto, gli acquirenti dovrebbero mirare a ottenere un'idea delle funzionalità delle soluzioni potenziali, come moduli di richiesta, dashboard per i manager, portali self-service per i dipendenti e funzionalità di reportistica. Gli acquirenti dovrebbero anche determinare le loro funzionalità indispensabili, che per le soluzioni di gestione delle assenze probabilmente includeranno quanto è personalizzabile il prodotto e se soddisferà le esigenze specifiche di un'organizzazione.
Crea una lista corta
Dopo aver creato una lista lunga, è il momento di esaminare ogni prodotto in modo più dettagliato per determinare se sembra che soddisferà le esigenze dei dipendenti e dei manager dell'azienda. Questo dovrebbe includere la valutazione delle funzionalità aggiuntive di ciascun prodotto oltre a quelle identificate come essenziali per determinare se quella funzionalità aggiuntiva automatizzerebbe ulteriormente il processo di monitoraggio delle assenze dei dipendenti.
Conduci demo
Quando arriva il momento di contattare i venditori per una demo, gli acquirenti dovrebbero avere un'idea delle funzionalità offerte da ciascun prodotto e essere pronti a valutare quanto bene funzionano quelle funzionalità. Un aspetto chiave da considerare durante la demo del software di gestione delle assenze è l'usabilità, poiché i dipendenti e i manager saranno più propensi a utilizzare il sistema se l'interfaccia del software è intuitiva. I dipendenti non vogliono navigare in un sistema complicato solo per ottenere un giorno libero, e i manager non vogliono un dashboard che non dica loro immediatamente ciò di cui hanno bisogno in termini di chi sarà assente in un determinato giorno. Le demo possono anche aiutare a valutare i tipi di report che il software di gestione delle assenze può generare, poiché i report dettagliati spesso non sono disponibili sui siti web dei prodotti rivolti al pubblico. I report dovrebbero essere personalizzabili, relativamente facili da generare e devono mostrare una varietà di metriche che i manager possono incorporare nei loro processi di pianificazione della forza lavoro.
Selezione del software di gestione delle assenze
Scegli un team di selezione
Quando si sceglie una soluzione di gestione delle assenze, è importante coinvolgere tutti i soggetti interessati che potrebbero utilizzare il prodotto per garantire la scelta del prodotto che soddisferà le esigenze di tutti. Questo probabilmente include i manager, che sarebbero responsabili dell'analisi delle tendenze delle assenze dei dipendenti. Anche il personale delle risorse umane potrebbe voler essere coinvolto poiché le politiche HR verranno implementate utilizzando il prodotto di gestione delle assenze. Potrebbe anche includere la leadership aziendale se i dirigenti C-suite utilizzeranno i dati sulle assenze per prendere decisioni strategiche più ampie.
Negoziazione
Dopo aver individuato un prodotto preferito, è il momento di negoziare un pacchetto di prezzi. Gli acquirenti devono considerare il modello di prezzo del software, ad esempio se il venditore addebita una tariffa mensile fissa o, più comunemente, addebita una tariffa basata su quanti posti utente l'acquirente ha bisogno. Gli acquirenti dovrebbero anche notare se possono negoziare per aggiungere più posti utente a un pacchetto che altrimenti soddisferebbe le loro esigenze. Potrebbero anche considerare di negoziare uno sconto in cambio della firma di un contratto pluriennale.
Decisione finale
La decisione finale è probabilmente nelle mani dei manager, che sono i più direttamente responsabili della gestione delle richieste di congedo dei dipendenti, nonché del personale HR che deve amministrare le politiche di assenza dell'azienda. Tutte le parti dovrebbero considerare se il software è in grado di semplificare il processo di richiesta, gestione e monitoraggio delle assenze.
