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Che cos'è il software di pianificazione dei dipendenti?
Il software di pianificazione dei dipendenti aiuta i proprietari di aziende, i manager e il personale delle risorse umane a gestire gli orari dei dipendenti. Questo software aiuta ad automatizzare e semplificare il processo di creazione e monitoraggio degli orari dei dipendenti. Fornisce anche funzionalità di comunicazione che consentono la comunicazione in tempo reale su una varietà di dispositivi, inclusi iPhone, dispositivi Android, tablet e computer. Per tenere i dipendenti aggiornati sul programma in tempo reale, i manager e i dipendenti riceveranno messaggi di testo, notifiche push ed email che delineano il programma settimanale per tutti i dipendenti.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di pianificazione dei dipendenti?
I sistemi di pianificazione dei dipendenti forniscono alle aziende soluzioni amministrative facili da usare per semplificare la gestione degli orari dei lavoratori a turni e dei dipendenti orari.
Panoramica degli orari di lavoro dei dipendenti: Simile a un cruscotto, la panoramica fornisce una visione trasparente di tutti i turni settimanali, bisettimanali, mensili e non ripetitivi. I manager possono filtrare per visualizzare i turni in base a criteri specifici come la disponibilità dei dipendenti, i turni, le sedi e l'orario. Questa funzionalità fornisce alla gestione una trasparenza completa su tutti i turni programmati, riempiti, aperti o incompleti. In questo modo il processo di pianificazione può essere semplificato per la pianificazione dei turni da parte del pianificatore dell'azienda.
Modelli di pianificazione: I modelli di pianificazione forniscono una soluzione rapida e facile da usare per pianificare i dipendenti per turni ripetitivi. Questi possono spesso essere creati una volta e salvati per il riutilizzo, riducendo così il tempo necessario per creare orari ripetitivi.
Comunicazione: Gli strumenti di pianificazione dei dipendenti collegano la gestione e i dipendenti tramite funzionalità di comunicazione come email, messaggistica istantanea o applicazioni mobili. Qualsiasi dipendente o manager può connettersi utilizzando il proprio dispositivo mobile e comunicare con i membri del proprio team per prendere turni, programmare turni, fare scambi di turni e altro ancora.
Scambio di turni: Le funzionalità di scambio di turni consentono ai dipendenti di prendere qualsiasi turno disponibile o scambiare con i loro colleghi quando sono malati o altrimenti impossibilitati a fare un turno.
Automatizzare l'assegnazione dei turni: Il software di pianificazione dei dipendenti spesso fornisce ai manager l'opzione di automatizzare l'assegnazione dei turni per abbinare i dipendenti disponibili ai turni aperti. Questa funzionalità di pianificazione automatica può essere modificata in qualsiasi momento per gestire gli orari di lavoro in modo da semplificare il processo di gestione dei fogli di presenza per i dipendenti.
Gestione delle assenze: I sistemi di pianificazione dei dipendenti forniscono ai manager gli strumenti per gestire le richieste di ferie e assenze del personale e per coprire le assenze dell'ultimo minuto.
Profili dei dipendenti: I profili dei dipendenti memorizzano informazioni pertinenti riguardanti ciascun dipendente, come informazioni di contatto, disponibilità, licenze e certificazioni, storia lavorativa e istruzione.
Conformità: Gli strumenti di pianificazione dei dipendenti aiutano le aziende a mantenere la conformità riguardo alle regole sugli straordinari quando creano gli orari.
Reportistica e analisi: Le soluzioni di pianificazione dei dipendenti forniscono informazioni sui dati degli orari e del tempo e sui costi del lavoro. Aiutano le aziende a quantificare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare meglio le prestazioni.
Previsione del lavoro: Il software utilizza dati storici di pianificazione dei dipendenti per prevedere le esigenze di pianificazione. Questa funzionalità anticipa la domanda e i costi del lavoro per proiettare accuratamente le esigenze di pianificazione dei dipendenti.
Integrazioni: Il software di pianificazione dei dipendenti spesso si integra con software per le buste paga, software HR di base, e software di monitoraggio del tempo per centralizzare e ottimizzare le operazioni di tempo e pagamento.
Quali sono i vantaggi del software di pianificazione dei dipendenti?
I sistemi di pianificazione dei dipendenti possono aiutare a ridurre i costi e liberare il personale da compiti di gestione dei dipendenti potenzialmente complicati. Utilizzando questo software, le aziende possono automatizzare le attività amministrative che altrimenti richiederebbero molto capitale umano. Liberando i manager dall'obbligo di creare manualmente gli orari dei dipendenti, il software di pianificazione consente loro di concentrarsi su altri compiti importanti legati alla gestione di un'azienda. Consente inoltre ai dipendenti di controllare, gestire o cambiare i turni da qualsiasi luogo, rendendo obsoleti gli orari cartacei creati manualmente.
Semplifica la gestione della pianificazione dei dipendenti: Il software aiuta le aziende, la gestione e il personale delle risorse umane a semplificare i processi di pianificazione dei dipendenti, che includono la creazione di orari, il monitoraggio del tempo e la comunicazione con i dipendenti. Utilizza un orologio per aiutare i dipendenti a timbrare facilmente l'entrata e l'uscita. Gli strumenti di pianificazione dei dipendenti possono anche mostrare chiaramente i turni aperti come dettato dalle esigenze di pianificazione dell'azienda, che possono essere accessibili con la sua app mobile.
Elimina i conflitti di personale: Le soluzioni di pianificazione dei dipendenti eliminano i conflitti negli orari che potrebbero essere creati da errori umani. I problemi comuni che si verificano includono la doppia prenotazione dei dipendenti per lo stesso turno e la pianificazione di dipendenti che non sono disponibili a lavorare. Questo software può eliminare tali incomprensioni.
Chi utilizza il software di pianificazione dei dipendenti?
Manager: Un manager di un'azienda che utilizza regolarmente lavoratori orari o a turni sarebbe in grado di organizzare, implementare e assegnare i turni utilizzando il software di pianificazione dei dipendenti. Sarebbero i principali amministratori che stabiliscono gli orari settimana per settimana secondo le necessità specifiche dell'azienda e assegnano i dipendenti ai turni se non c'è un capo turno.
Capo turno: I capi turno sono spesso incaricati di assegnare specifici dipendenti a lavorare in determinati turni e orari. Lavorerebbero in collaborazione con il manager per assegnare e organizzare gli orari.
Dipendente orario o a turni: Un dipendente orario o un lavoratore a turni sarebbe incaricato di segnalare la propria disponibilità al manager o al capo turno in modo che possano assegnare gli orari. Il dipendente seguirebbe quindi l'orario assegnato e lavorerebbe le ore per cui è stato programmato. Se per qualche motivo un dipendente non fosse in grado di fare un turno, potrebbe coordinarsi con i suoi colleghi tramite il software di pianificazione dei dipendenti per trovare qualcuno che copra il suo turno e potrebbe facilmente cambiare il turno tramite il software.
Quali sono le alternative al software di pianificazione dei dipendenti?
Le alternative a uno strumento di pianificazione dei dipendenti possono sostituire questo tipo di software, parzialmente o completamente:
Software di fogli di calcolo: Questo può essere utilizzato per organizzare, catalogare e mantenere i dati in grafici e tabelle, e può essere applicato specificamente alla creazione di orari per i dipendenti. Anche se questo potrebbe essere un modo leggermente obsoleto per creare orari rispetto al software di pianificazione dei dipendenti, per le aziende che hanno un budget limitato, questa può essere una buona alternativa.
Software di pianificazione per ristoranti: Questo software specifico per l'industria è progettato per aiutare i ristoranti e altre aziende del settore della ristorazione a organizzare il loro orario di lavoro. Questo può essere utilizzato come alternativa a sistemi di pianificazione dei dipendenti più generali.
Software di pianificazione del personale medico: Questo software specifico per l'industria automatizza e ottimizza il processo di creazione e mantenimento degli orari dei dipendenti sanitari. Questo è simile al software di pianificazione dei dipendenti ma categorizzato separatamente per lo scopo di gestione del personale medico. Quindi questo può essere utilizzato come alternativa al software di pianificazione dei dipendenti per le industrie specifiche della sanità.
Software correlato alla pianificazione dei dipendenti
Software di monitoraggio del tempo: Le soluzioni di pianificazione dei dipendenti possono funzionare in combinazione con il software di monitoraggio del tempo per monitorare, segnalare e calcolare il tempo trascorso su compiti, progetti e altre attività lavorative. Queste soluzioni esportano i dati in strumenti di fatturazione e spesso si integrano con software di contabilità o buste paga.
Software di gestione della forza lavoro: Quando i datori di lavoro cercano di ottimizzare gli sforzi della loro forza lavoro, possono utilizzare il software di gestione della forza lavoro al posto o in aggiunta alle soluzioni di pianificazione dei dipendenti.
Software HR di base: Il core HR, altrimenti noto come sistemi di informazione delle risorse umane (HRIS), può integrarsi con i sistemi di pianificazione dei dipendenti per trasferire le informazioni sui profili dei dipendenti. Questo potrebbe includere disponibilità, informazioni di contatto, licenze e certificazioni, storia lavorativa e istruzione, per citarne alcuni.
Software per le buste paga: Il software di pianificazione dei dipendenti fornisce integrazioni per le buste paga per semplificare il processo di calcolo delle informazioni sui pagamenti dei dipendenti. Il software per le buste paga garantisce che i dipendenti siano pagati in modo tempestivo e accurato in base agli orari dei dipendenti creati e al tempo lavorato.
Sfide con il software di pianificazione dei dipendenti
Straordinari eccessivi: Se non vengono messe protezioni sull'uso degli straordinari dei dipendenti, le aziende potrebbero incontrare un aumento del lavoro straordinario tra alcuni dipendenti. Se le aziende sono preoccupate per questo, dovrebbero assicurarsi che la soluzione di pianificazione dei dipendenti fornisca salvaguardie contro l'uso eccessivo degli straordinari.
Scambio di turni: Alcuni dipendenti apprezzeranno la libertà di gestire i propri orari e la possibilità di scambiare turni quando applicabile. Altri dipendenti potrebbero dimenticare i turni scambiati o potrebbero scambiare turni che tecnicamente non sono qualificati per lavorare, risultando in una ridotta produttività.
Pianificazione dell'ultimo minuto: Sebbene le funzionalità di previsione nel software di pianificazione dei dipendenti dovrebbero facilitare il processo di creazione degli orari, i manager non dovrebbero aspettare fino all'ultimo minuto per pianificare i turni. Datori di lavoro, manager e dipendenti trarranno tutti beneficio da un orario chiaro che viene fatto in tempo, e qualsiasi cambiamento dell'ultimo minuto sarà molto più gestibile rispetto alla creazione di un orario al volo.
Confusione sui turni: Sebbene gli strumenti di pianificazione dei dipendenti semplifichino l'intero processo, i manager dovrebbero mantenere un occhio su tutti gli orari, assicurandosi che non ci siano problemi o conflitti dell'ultimo minuto dovuti a scambi di orari o altri cambiamenti. Solo perché il software fornisce un canale di comunicazione costante non significa che i manager debbano presumere che i dipendenti non commetteranno errori quando scambiano turni o coprono per un altro collega.
Quali aziende dovrebbero acquistare il software di pianificazione dei dipendenti?
Sebbene le soluzioni di pianificazione dei dipendenti possano essere utilizzate da aziende di qualsiasi dimensione, sono tipicamente impiegate da organizzazioni che si affidano a dipendenti orari e part-time in settori come l'ospitalità, la produzione, il settore medico, i call center e il commercio al dettaglio.
Come acquistare il software di pianificazione dei dipendenti
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di pianificazione dei dipendenti
Ci sono molti potenziali requisiti da considerare quando si decide di acquistare e implementare il software di pianificazione dei dipendenti in tutta un'azienda o all'interno di un dipartimento specifico. A seconda del settore e dell'azienda particolare, gli acquirenti dovrebbero considerare la dimensione del team, il budget di acquisto e la funzionalità specifica del software quando sviluppano un elenco di requisiti.
La prima cosa che un'azienda deve capire è quanti dipendenti avrebbero bisogno di utilizzare il software, sia per garantire che il prodotto scelto possa supportare tutti i loro dipendenti sia per avere un'idea di quanto costerà, poiché il costo di molti prodotti varia a seconda di quanti utenti l'acquirente deve supportare. Un'altra considerazione è quali funzionalità del software di pianificazione sarebbero più importanti per l'azienda. Oltre alla funzionalità di pianificazione di base, gli acquirenti dovrebbero considerare se altre funzionalità come lo scambio di turni, la messaggistica, i rapporti analitici e la compatibilità mobile sono importanti.
Infine, gli acquirenti dovrebbero avere un budget in mente quando cercano di investire in un sistema di pianificazione dei dipendenti. Se l'azienda sta considerando di investire in altri software HR per gestire la loro forza lavoro, potrebbe essere necessario considerare una soluzione di pianificazione dei dipendenti più economica.
Confrontare i prodotti di software di pianificazione dei dipendenti
Creare una lista lunga
Un elenco iniziale di potenziali soluzioni di pianificazione dei dipendenti dovrebbe includere qualsiasi prodotto che soddisfi i requisiti di funzionalità di base dell'azienda. A questo punto, gli acquirenti dovrebbero solo mirare a ottenere un'idea delle opzioni che almeno soddisfano le esigenze essenziali, come essere in grado di pianificare e monitorare i turni dei dipendenti con facilità e facilitare una comunicazione efficiente tra il manager e il dipendente.
Creare una lista corta
Dopo aver creato una lista lunga, è il momento di esaminare ogni prodotto in modo più dettagliato per determinare se sembra che soddisferà le esigenze dei dipendenti e dei manager dell'azienda. Questo dovrebbe includere la valutazione delle funzionalità aggiuntive di ciascun prodotto oltre a quelle identificate come essenziali per determinare se quella funzionalità aggiuntiva automatizzerebbe ulteriormente il processo di creazione e condivisione degli orari dei dipendenti.
Condurre dimostrazioni
Quando arriva il momento di contattare i venditori per una dimostrazione, gli acquirenti dovrebbero avere un'idea delle funzionalità offerte da ciascun prodotto ed essere pronti a valutare quanto bene funzionano quelle funzionalità. Un aspetto chiave da considerare durante la dimostrazione per la pianificazione dei dipendenti è l'accessibilità, poiché i dipendenti e i manager dovranno cambiare e aggiornare gli orari secondo necessità, indipendentemente dal tempo, dal luogo o dal dispositivo utilizzato. Un altro aspetto da considerare è l'usabilità, poiché la piattaforma sarà utilizzata dalla maggior parte del personale dell'azienda.
Selezione del software di pianificazione dei dipendenti
Scegliere un team di selezione
Quando si sceglie un software di pianificazione dei dipendenti, è importante coinvolgere tutti i soggetti interessati che potrebbero utilizzare il prodotto per garantire che il software soddisfi le esigenze di tutti. Questo probabilmente include datori di lavoro o manager che sarebbero responsabili della creazione degli orari per i loro dipendenti, o manager di turno specificamente poiché gestiscono i team. È possibile che i capi turno facciano parte del processo di selezione, ma poiché i manager sarebbero più probabilmente gli implementatori del software, i membri del team di selezione sarebbero a loro discrezione.
Negoziazione
Dopo aver individuato un prodotto preferito, è il momento di negoziare un pacchetto di prezzi. Gli acquirenti devono considerare il modello di prezzo del software, come se il venditore addebita una tariffa mensile fissa o, più comunemente, addebita una tariffa basata su quanti utenti utilizzerebbero il prodotto. Gli acquirenti possono anche negoziare per aggiungere più utenti al pacchetto in modo da soddisfare le esigenze specifiche della loro azienda. Inoltre, l'acquirente può considerare di negoziare uno sconto in cambio di contratti pluriennali.
Decisione finale
La decisione finale sarà probabilmente presa dal team di gestione, o in particolare dai manager di turno, come principali utenti del software di pianificazione dei dipendenti. Tuttavia, anche i dipendenti dovrebbero essere considerati, poiché alla fine deve essere deciso se questo software semplificherebbe e automatizzerebbe il processo di pianificazione dei dipendenti.
Quanto costa il software di pianificazione dei dipendenti?
Il costo per i sistemi di pianificazione dei dipendenti può variare in base a come viene acquistato. Il modello di prezzo più comune utilizzato dai venditori è per utente o dipendente al mese. Alcuni prodotti hanno versioni gratuite del software sotto forma di prova con restrizioni sugli utenti o consentendo solo funzionalità di pianificazione dei dipendenti di base. In generale, l'acquirente dovrebbe essere preparato a pagare circa $2-$4 per utente o dipendente per il software di pianificazione dei dipendenti in base ai costi stimati medi. Normalmente, questi costi vengono pagati su base mensile, anche se alcuni software possono avere piani annuali.
Ritorno sull'investimento (ROI)
Quando si considera il ROI per il software di pianificazione dei dipendenti, le aziende dovrebbero considerare quanto tempo stanno risparmiando e quanto denaro stanno guadagnando automatizzando il processo di pianificazione dei dipendenti per i turni. Il tempo viene risparmiato per il manager o il capo turno, poiché invece di dover dedicare ore a creare manualmente gli orari ogni settimana per i loro dipendenti orari, è automatizzato e può essere completato in pochi minuti. Il tempo che i manager risparmiano può essere utilizzato in modo più produttivo su altri compiti legati alla gestione dell'azienda.
