Scopri di più su Software per la gestione delle buste paga
Che cos'è il software per le buste paga?
Il software per le buste paga consente alle aziende di tutte le dimensioni di gestire e ottimizzare i processi di gestione delle buste paga e garantire che i dipendenti vengano pagati in modo tempestivo e accurato. Tiene conto della tariffa salariale e calcola quanto un dipendente dovrebbe essere pagato per un periodo di paga. Questi sistemi aiutano i dipartimenti delle risorse umane (HR) ad automatizzare i processi di gestione delle buste paga, a tracciare il numero di ore lavorate, a monitorare il tempo e la presenza e a consentire ai dipendenti di inviare richieste di ferie. I team contabili utilizzano il software per le buste paga per supportare una contabilità accurata e gestire le spese. Questo software calcola anche salari, tasse e detrazioni pre e post imposta, oltre ad aiutare le organizzazioni a rispettare le varie tasse statali e federali e i requisiti di sicurezza sociale. I clienti che utilizzano il software per le buste paga spesso sfruttano il software per le buste paga multicountry. Gli strumenti per le buste paga si integrano anche con una varietà di altri strumenti come il software HR core, il software contabile, il software per l'amministrazione dei benefici e il software per il tempo e la presenza.
Quali tipi di software per le buste paga esistono?
Esistono due tipi principali di sistemi per le buste paga basati sull'installazione e l'operazione. Questi sono soluzioni basate su cloud e soluzioni on-premises. È anche importante distinguere tra software di gestione delle buste paga e software di elaborazione delle buste paga.
Software per le buste paga basato su cloud
Il software per le buste paga basato su cloud, o online, può memorizzare programmi e dati su un database remoto o sistema cloud accessibile da qualsiasi computer con una connessione internet. Il software per le buste paga aiuta a calcolare gli stipendi dalle ore registrate nei sistemi di monitoraggio del tempo e della presenza. Le aziende ottengono maggiore flessibilità in termini di funzionalità, controllo e costi rispetto all'utilizzo di un sistema on-premises o all'esternalizzazione delle buste paga a un'agenzia. Le soluzioni per le buste paga basate su cloud consentono inoltre alle aziende di gestire i propri dati, permettendo loro di proteggere meglio le informazioni dei propri dipendenti. Poiché questi strumenti sono basati su cloud, l'integrità dei dati è affidabile poiché i fornitori sono noti per utilizzare tecnologie di sicurezza all'avanguardia insieme a backup regolari.
Software per le buste paga on-premises
Il software per le buste paga on-premises ha molte delle stesse funzionalità delle soluzioni basate su cloud, tranne che viene normalmente installato e implementato sul server di un'azienda o sui computer dei dipendenti. Di conseguenza, è necessario un team IT per mantenere e gestire il sistema, il che porta a costi operativi più elevati rispetto a una piattaforma basata su cloud.
Gestione o elaborazione delle buste paga
Il software di gestione delle buste paga definisce e gestisce le regole di pagamento, traccia il tempo lavorato, accumula e gestisce il tempo di ferie dei dipendenti, calcola i bonus se applicabili e gestisce le detrazioni delle buste paga, per citarne alcuni. L'elaborazione delle buste paga gestisce tutte le attività coinvolte nel pagamento effettivo dei dipendenti, come l'emissione di assegni o il trasferimento di fondi tramite deposito diretto.
Quali sono le caratteristiche comuni del software per le buste paga?
Ci sono diverse caratteristiche incluse nel software per le buste paga che beneficiano i team HR, contabili, i dipendenti e l'azienda nel suo complesso. Le caratteristiche più importanti sono ulteriormente discusse di seguito.
Calcolare e pagare gli stipendi dei dipendenti: Probabilmente la funzione più cruciale di qualsiasi sistema per le buste paga è gestire ed eseguire le buste paga. Al centro di questa funzione, ciò comporta garantire che ogni dipendente sia compensato correttamente e in tempo tramite il metodo di pagamento preferito. Questa caratteristica fornisce la base per tutte le altre funzionalità aggiuntive del software per le buste paga. I team HR possono pagare accuratamente i dipendenti in una varietà di modi con pochi clic. I team delle buste paga gestiscono ed elaborano le buste paga attraverso una piattaforma, piuttosto che passare da un programma all'altro.
Calcolare e detrarre le ritenute: Un buon sistema per le buste paga elabora le informazioni fiscali e aiuta le organizzazioni a rispettare gli obblighi fiscali e le leggi. Il software per le buste paga calcola e detrae le ritenute, come le tasse sulle buste paga, le assicurazioni, i contributi pensionistici, ecc. Questo tipo di software regola la retribuzione dei dipendenti in base allo stato di ritenuta che hanno fornito sui loro moduli IRS W-4 e genera un modulo W-2 alla fine dell'anno. Il software per le buste paga calcola anche l'importo delle tasse sulle buste paga dovute e effettua automaticamente i pagamenti alle autorità fiscali. Elabora anche altre detrazioni delle buste paga, come i pignoramenti salariali e le detrazioni volontarie.
Elaborare i dati di tempo e presenza: Per le aziende che pagano i dipendenti a salario orario, la capacità di tracciare il tempo e la presenza può essere la capacità più vantaggiosa del software per le buste paga. Questo software combina la gestione delle buste paga e la registrazione del tempo, eliminando tutti i problemi creati dal monitoraggio delle schede orarie dei dipendenti. Questo tipo di sistema monitora le assenze, i giorni di malattia, le ore lavorate, gli straordinari e altri fattori. Quindi, il software sincronizza senza problemi queste informazioni per elaborare efficacemente le buste paga.
Generare report sulle buste paga: Le buste paga devono sempre essere contabilizzate nei registri aziendali. Il software per le buste paga consente a queste aziende di esportare report finanziari, riducendo quindi il tempo dedicato all'elaborazione delle buste paga. Inoltre, utilizzano altri software contabili che si integrano con il software per le buste paga per creare automaticamente un nuovo elemento di spesa quando si eseguono le buste paga, eliminando le voci duplicate. L'intelligenza artificiale (AI) contabile e le tecnologie di automazione aiutano anche a ridurre le frodi da parte di fornitori e dipendenti. Il software per le buste paga aiuta generando vari report e riepiloghi. Questo software è spesso in grado di generare report come dichiarazioni salariali, report sui benefici o riepiloghi delle ferie. Ancora più utili sono i sistemi che consentono ai dipendenti di accedere e stampare moduli come le loro buste paga o dichiarazioni W-2. Il software per le buste paga genera una moltitudine di report per dipendenti orari e salariati, fornendo anche modelli di report in modo che i manager possano rapidamente e facilmente scoprire quali sono i costi delle buste paga per un determinato periodo. Queste caratteristiche consentono ai team delle buste paga di rivedere e analizzare altri fatti importanti come il numero di dipendenti, i saldi delle ferie (PTO) e i dipendenti più e meno pagati.
Rispettare le leggi locali e nazionali sul lavoro e le normative sulla privacy: La conformità fiscale rappresenta un vero problema per le aziende il cui personale e i cui appaltatori si trovano negli Stati Uniti o all'estero. Ci sono migliaia di giurisdizioni fiscali solo negli Stati Uniti, con tasse che si presentano in una varietà di forme, rendendo la conformità alle regole fiscali un lavoro complicato e dispendioso in termini di tempo per il personale delle buste paga. Le funzionalità di gestione della conformità aggiornano automaticamente il software per le buste paga quando vengono emanate modifiche a qualsiasi legge sull'occupazione locale, statale o federale per aiutare a garantire che le voci di tempo, i dati delle buste paga e le dichiarazioni fiscali siano in linea con le leggi nelle aree in cui un'azienda opera. Questa caratteristica ha anche la capacità di aggiornare le regole nel sistema delle buste paga per segnalare automaticamente le voci non conformi e spiegare cosa è necessario per correggerle con ogni esecuzione delle buste paga. Inoltre, per la presentazione dei moduli fiscali, alcuni software per le buste paga sono in grado di compilare automaticamente i moduli e inviare promemoria quando è il momento di presentare. Questa caratteristica salva i team delle buste paga dal compito tedioso di richiedere proroghe o pagare penali per aver mancato una scadenza.
Altre caratteristiche del software per le buste paga: Capacità di integrazione API, Capacità di pagamento automatico delle tasse, Capacità mobile, Capacità di presentazione delle tasse
Quali sono i vantaggi del software per le buste paga?
Le soluzioni software per le buste paga di solito includono le seguenti caratteristiche, tutte in grado di migliorare l'elaborazione, i flussi di lavoro e i sistemi dell'azienda:
Calcola i calcoli delle buste paga e le detrazioni: Il software per le buste paga calcola i salari lordi e le detrazioni delle buste paga gestendo ed elaborando le buste paga garantendo che ogni dipendente sia compensato correttamente e in tempo tramite il metodo di pagamento preferito. Questo software calcola anche e detrae le ritenute, come le tasse sulle buste paga, le assicurazioni, i contributi pensionistici, ecc.
Genera buste paga accurate: Il software per le buste paga dovrebbe generare una copia digitale, cartacea o entrambe delle buste paga o delle buste paga dei dipendenti, che generalmente mostrano i salari lordi per il periodo di paga, le tasse e qualsiasi altra detrazione che il datore di lavoro è tenuto a fare per legge. Questo include anche eventuali altre detrazioni personali come i contributi al piano pensionistico o al fondo pensione, le assicurazioni, i pignoramenti o i contributi di beneficenza.
Automatizza le attività: L'automazione delle buste paga può semplificare le operazioni quotidiane come la raccolta dei dati, la convalida, la protezione e la rendicontazione di fine anno.
Memorizza i dati: Un altro vantaggio del software per le buste paga è la capacità di memorizzare i dati, come le buste paga e i report annuali in un database sicuro e facilmente accessibile.
Chi utilizza il software per le buste paga?
Il software per le buste paga è utilizzato principalmente dai team HR, contabili e finanziari. Le ragioni più importanti e rilevanti per cui questi team utilizzano il software per le buste paga sono fornite di seguito.
Risorse umane (HR): I team HR si affidano al software per le buste paga per automatizzare i complicati processi di gestione delle buste paga e per garantire che i loro dipendenti siano pagati accuratamente e in tempo, ogni volta. I team contabili devono supportare una contabilità accurata mentre navigano tra diversi codici fiscali, configurano modelli di buste paga, emettono assegni fuori ciclo e apportano modifiche post-paga. Il software per le buste paga assiste i team HR in tutte queste attività, in modo più efficiente e accurato.
Contabilità e finanza: I team contabili e finanziari utilizzano il software per le buste paga principalmente per l'elaborazione e la rendicontazione. Questo software offre loro un'applicazione all-in-one che aiuta a eliminare l'inserimento di dati duplicati e garantisce che il libro mastro rifletta l'attività più accurata e recente. La maggior parte del software per le buste paga si sincronizza con il software contabile, il che consente di inserire automaticamente le informazioni sulle buste paga, garantendo una corretta rendicontazione fiscale e il tracciamento delle rimesse, che sono denaro inviato o trasferito a un'altra parte.
Dipendenti: La maggior parte del software per le buste paga fornisce portali online che danno ai dipendenti accesso alle informazioni sui loro stipendi su richiesta. Alcuni esempi di queste informazioni includono detrazioni fiscali, trattenute 401(k) e altre suddivisioni dei benefici. In alcuni casi, i dipendenti sono abilitati a configurare i propri account, rivedere e firmare la documentazione per i nuovi assunti direttamente tramite il software.
Software correlato al software per le buste paga
Diverse soluzioni software beneficiano i dipartimenti contabili e finanziari, che si integrano anche con, o forniscono funzionalità simili al software per le buste paga. Alcuni esempi di queste categorie di software sono elencati di seguito:
Software HR core: Il software HR core, noto anche come software di gestione del capitale umano (HCM), memorizza le informazioni sui dipendenti all'interno di un sistema centrale di registrazione. I sistemi HR core vengono utilizzati per gestire le informazioni sui dipendenti, come i dati sulle buste paga e i benefici, all'interno di un database HR centralizzato e facilmente accessibile. Questi sistemi tecnologici HR sono stati a lungo commercializzati come sistemi di informazione sulle risorse umane (HRIS) o sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS), ma sono stati recentemente sostituiti dal termine popolare, HCM.
Le aziende utilizzano il software HR core per mantenere i profili dei dipendenti, memorizzare documenti rilevanti dei dipendenti e identificare tendenze con una visione olistica dell'organizzazione. I sistemi HR core sono più comunemente implementati nei dipartimenti HR, consentendo ai manager HR di tracciare i record dei dipendenti e riportare tendenze chiave alla direzione. Molte soluzioni HR core offrono opzioni self-service in modo che i dipendenti possano aggiornare i loro benefici o le informazioni di contatto senza interrompere i flussi di lavoro HR. Il software HR core è spesso implementato come parte di una suite di gestione HR integrata o offre integrazioni con applicazioni HR di terze parti per aumentare il suo valore in più funzioni HR.
Software per l'amministrazione dei benefici: Il software per l'amministrazione dei benefici aiuta le organizzazioni a pianificare e amministrare i pacchetti di benefici per i dipendenti e garantire la conformità con le normative governative. I sistemi di amministrazione dei benefici vengono utilizzati per gestire i benefici dei dipendenti, come i piani assicurativi e le opzioni azionarie, e facilitare i periodi di iscrizione aperta tramite un dashboard amministrativo. Le organizzazioni utilizzano anche questi programmi per visualizzare e regolare i pacchetti di benefici dei dipendenti. I prodotti per l'amministrazione dei benefici offrono frequentemente portali per i dipendenti e opzioni self-service per consentire ai dipendenti di visualizzare, gestire e aggiornare le informazioni e i documenti personali.
Questi sistemi sono più comunemente utilizzati dai dipartimenti HR, consentendo ai manager HR di amministrare i pacchetti di benefici e incoraggiare un uso sano tra i dipendenti. Con il software per l'amministrazione dei benefici, le organizzazioni identificano i benefici che forniscono il maggior valore ai dipendenti e riducono i costi complessivi. Il software per l'amministrazione dei benefici aiuta anche le aziende a rimanere conformi alle normative federali e locali, tra cui l'Affordable Care Act (ACA) e l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).
Software per il tempo e la presenza: Il software per il tempo e la presenza è utilizzato dalle aziende e dai dipartimenti HR per semplificare il monitoraggio del tempo. Queste soluzioni gestiscono i dati sul tempo e la presenza dell'azienda calcolando automaticamente tutte le ore lavorate, nonché il tempo di ferie, le festività, i giorni di malattia e gli straordinari. Le soluzioni per il tempo e la presenza offrono una varietà di metodi per timbrare l'entrata e l'uscita, inclusi orologi, web, telefoni e tablet, per citarne alcuni. Alcune soluzioni potrebbero fornire funzionalità aggiuntive, tra cui la pianificazione e la visibilità sulle cause e le tendenze degli straordinari. Nel frattempo, alcuni strumenti per il tempo e la presenza offrono anche portali self-service per i dipendenti per la visibilità su tutti i dettagli delle schede orarie.
Software contabile: Il software contabile aiuta le aziende a ottimizzare e automatizzare i processi di gestione finanziaria, garantendo registri accurati e aumentando l'efficienza operativa nei processi ricorrenti come la fatturazione e la riconciliazione. I prodotti contabili variano in complessità e funzionalità; molte soluzioni sono ottimizzate per l'uso da parte di aziende di una certa dimensione. A seconda della scala del prodotto, il software contabile può includere funzionalità per l'elaborazione delle buste paga, la fatturazione, la riconciliazione, la gestione delle fatture e delle spese e la rendicontazione finanziaria. Inoltre, alcune soluzioni contabili includono funzionalità specifiche per settore, come la contabilità di progetto per le aziende di servizi professionali o la contabilità dei fondi per le organizzazioni non profit.
Sfide con il software per le buste paga
Anche con tutti i vantaggi e le caratteristiche che le soluzioni software per le buste paga offrono, possono ancora presentare una serie di sfide.
Errore umano: Sebbene il software per le buste paga elimini gran parte del lavoro manuale e dispendioso in termini di tempo, c'è ancora spazio per l'errore umano. Gran parte dei dati iniziali deve essere inserita manualmente per avviare il sistema, quindi, quando si integrano nuovi dipendenti, la possibilità di errori umani è una possibilità. Il software per le buste paga può aiutare a eliminare molte delle possibilità di errore nelle buste paga, ma non è assolutamente infallibile.
Curva di apprendimento: Molti sistemi per le buste paga cercano di essere user-friendly, ma c'è ancora una curva di apprendimento nell'utilizzo di questo software. Più avanzate sono le funzionalità di un software, più c'è da imparare e più tempo ci vorrà per diventare completamente efficienti nell'utilizzo del sistema.
Quali aziende dovrebbero acquistare il software per le buste paga?
Aziende di praticamente qualsiasi dimensione, in qualsiasi settore, possono trovare un software per le buste paga che si adatta al loro budget e alle loro esigenze. Ci sono numerose piattaforme costruite esclusivamente per piccole e medie imprese o grandi aziende di dimensioni aziendali. Alcuni software per le buste paga sono persino disponibili gratuitamente o offrono un periodo di prova gratuito in modo che le aziende con budget più ridotti possano beneficiare del software per le buste paga.
Come acquistare il software per le buste paga
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software per le buste paga
Quando si seleziona un software per le buste paga, è importante prima considerare la dimensione dell'azienda, quali funzionalità sono necessarie e quindi familiarizzare con i diversi tipi di software disponibili. Ci sono una varietà di opzioni quando si tratta di prodotti software per le buste paga, inclusi quelli progettati per le esigenze aziendali delle piccole e medie imprese.
Confrontare i prodotti software per le buste paga
Creare una lista lunga
Lo scopo principale del software per le buste paga è rendere la vita più facile a tutti; questo include la creazione di buste paga, la rendicontazione, la raccolta dei dati e il pagamento degli stipendi dei dipendenti. È importante prima creare una lista lunga di soluzioni che riuniscono tutte queste funzionalità e compiti in un unico sistema. Gli acquirenti possono considerare di includere software che offrono un'app mobile per gestire le buste paga in movimento.
Creare una lista corta
Dopo aver esaminato e ricercato il software nella lista lunga, l'acquirente può accorciare questa lista in base al budget disponibile. Il software per le buste paga è disponibile per adattarsi a tutti i budget, mentre alcune applicazioni generali per le buste paga possono essere scaricate gratuitamente o acquistate a un prezzo inferiore.
Gli acquirenti devono tenere presente, tuttavia, che più un software è specializzato, più diventa costoso. Questo è il caso perché la base di utenti per il software specializzato è solitamente relativamente piccola. Se l'azienda desidera qualcosa di specifico per il loro settore o personalizzato per l'azienda, devono essere preparati a pagare un premio.
Condurre dimostrazioni
Come regola generale, le aziende dovrebbero assicurarsi di dimostrare tutti i prodotti che finiscono nella loro lista corta. Durante le dimostrazioni, gli acquirenti dovrebbero porre domande specifiche relative alle funzionalità a cui tengono di più, ad esempio, si potrebbe chiedere di essere guidati su come eseguire le buste paga, creare report personalizzati o aggiungere un nuovo dipendente al sistema delle buste paga.
Un altro fattore da considerare è quanto sia user-friendly il software nella gestione e nel monitoraggio delle buste paga. Spesso, il software per le buste paga costruito per le piccole imprese è più user-friendly ma ha meno funzionalità rispetto al software aziendale.
Selezione del software per le buste paga
Scegliere un team di selezione
È importante che i membri del team contabile, delle buste paga e delle risorse umane, nonché i manager che utilizzeranno questo software siano coinvolti nel processo di selezione. Ogni azienda è diversa e gli utenti sono probabilmente nella posizione migliore per offrire un'opinione informata su quale sia la scelta migliore per le esigenze particolari dell'azienda.
Dopo aver scelto un software, gli acquirenti devono ricordare che non devono essere bloccati con questa selezione per sempre; la maggior parte delle piattaforme consente componenti aggiuntivi o modifiche. Tuttavia, questa decisione non dovrebbe essere presa alla leggera perché, indipendentemente dal software scelto, sarà un grande impegno di tempo e denaro. Per vedere un ritorno sull'investimento (ROI), gli acquirenti non possono cambiare idea pochi mesi dopo e cambiare di nuovo software.
Negoziazione
Negoziare un contratto software è importante per minimizzare i rischi, sia in termini di protezione delle prestazioni, protezione della sicurezza, o semplicemente assicurarsi che entrambe le parti siano in completo accordo su cosa aspettarsi l'una dall'altra.
Se l'azienda ha il flusso di cassa, potrebbe chiedere uno sconto in cambio di un pagamento annuale anticipato, e molti fornitori di software sono felici di fare quell'accordo. Altre volte, un fornitore di software può offrire un uso illimitato se gli acquirenti pagano in anticipo invece di pagare un prezzo mensile o trimestrale.
Gli acquirenti dovrebbero anche determinare se avranno bisogno di aiuto per implementare il software per le buste paga o integrarlo con un altro sistema. Di solito, la prima offerta di un fornitore di software includerà alcuni servizi di implementazione in un determinato periodo di tempo. Gli acquirenti possono chiedere che questi servizi vengano rimossi se possono gestirlo da soli, o se una terza parte può farlo a un costo inferiore.
Devono anche decidere per quanto tempo avranno bisogno di questo software. Se l'azienda utilizzerà il software per anni e anni, l'acquirente può negoziare termini più lunghi che a volte risultano in prezzi più favorevoli.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe basarsi su tutte le informazioni raccolte in precedenza. Le aziende dovrebbero cercare di dare priorità alle esigenze e selezionare la soluzione che soddisfa la maggior parte, se non tutte, delle loro esigenze. Le aziende devono ricordare che non esiste un software perfetto, ma ce n'è uno che è il migliore per la loro attività.
Tendenze del software per le buste paga
Intelligenza artificiale (AI)
L'AI e l'automazione potrebbero cambiare le buste paga nei prossimi anni e potrebbero prendere il controllo dell'intero processo di gestione delle buste paga. I chatbot stanno attualmente aprendo la strada nell'AI. Questi programmi conversazionali conducono conversazioni online con i dipendenti per rispondere a domande, risolvere problemi, completare transazioni o fungere da helpdesk per le buste paga. L'AI aiuta anche ad automatizzare i calcoli salariali e orari e semplifica il processo di calcolo delle detrazioni fiscali. Questa automazione libera tempo per i dipendenti e gestisce compiti banali come la revisione di innumerevoli fogli di calcolo e l'esecuzione di numerosi calcoli.
Adozione del cloud
Le buste paga sono l'aspetto più intensivo di dati delle risorse umane. Le aziende che utilizzano un sistema di gestione delle buste paga basato su cloud possono accedere ai loro dati e alla piattaforma software da qualsiasi luogo, piuttosto che utilizzare un sistema software interno. Tutto ciò di cui l'azienda ha bisogno è una connessione internet per accedere al cloud. Il software per le buste paga nel cloud semplifica i processi e riduce lo sforzo manuale, poiché i suoi sistemi vengono costantemente sottoposti a backup. I sistemi di gestione delle buste paga basati su cloud sono anche facilmente scalabili man mano che un'azienda cresce. Se un'organizzazione sperimenta una crescita rapida, non deve preoccuparsi di sostituire il proprio sistema di gestione delle buste paga esistente. Investire in sistemi basati su cloud che crescono con un'azienda consente loro di beneficiare continuamente della sua funzionalità.
