Meilleur Logiciel de conformité RH
Le logiciel de conformité RH aide les entreprises, les gestionnaires et les professionnels ou départements des ressources humaines à se tenir à jour avec toutes les réglementations commerciales RH et les lois de conformité. Ces solutions permettent aux entreprises de comprendre la législation et les règles de conformité étatiques et fédérales complexes et en constante évolution. Les solutions de conformité RH aident également les entreprises à communiquer et à appliquer les politiques de l'entreprise et les politiques législatives à leurs employés. De plus, ces outils automatisent souvent les flux de travail de gestion de documents classifiés et les rapports.
Traditionnellement, les solutions de conformité se sont concentrées uniquement sur la conformité financière pour la paie, par exemple, mais ces dernières années, elles se sont élargies pour offrir des solutions plus holistiques. Aujourd'hui, le logiciel de conformité RH couvre généralement la paie, les avantages sociaux, les risques et la sécurité, le recrutement et les relations avec les employés. La plupart des fournisseurs ne proposent pas de solutions couvrant tous les domaines, mais se spécialisent plutôt dans des lois de conformité spécifiques telles que l'ACA, les avantages sociaux ou les petites entreprises. Le logiciel de conformité RH est souvent fourni en tandem avec d'autres logiciels RH, y compris le logiciel d'intégration, le logiciel de gestion du temps et des présences, ou le logiciel de gestion des avantages sociaux, pour n'en nommer que quelques-uns. Le logiciel de conformité RH peut également être vendu comme une solution autonome. De plus, certaines solutions de conformité RH fournissent des intégrations de logiciel RH de base ou de logiciel de paie pour automatiser les rapports de paie et maintenir efficacement la conformité.
Pour être inclus dans la catégorie Conformité RH, un produit doit :
Surveiller les réglementations de conformité Fournir des documents RH personnalisables pour différents types de politiques Classer, archiver et gérer les documents pertinents Fournir aux administrateurs les outils pour communiquer les risques de conformité aux employésMeilleur Logiciel de conformité RH en un coup d'œil
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Qu'est-ce que le logiciel de conformité RH ?
Les départements RH font face à des risques importants de conformité et d'application lorsqu'ils gèrent toutes les politiques internes et externes. Les professionnels et les gestionnaires RH utilisent des logiciels de conformité RH pour se tenir à jour avec les réglementations gouvernementales fédérales, étatiques et locales en constante évolution, les lois sur l'emploi, les politiques de l'entreprise, etc. Grâce à l'utilisation de cette technologie, les professionnels RH sont en mesure de maintenir et de gérer la conformité réglementaire, de déterminer comment elle impacte la performance de l'entreprise et d'améliorer les programmes de conformité de leurs entreprises.
Alors que de nouvelles législations comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE continuent de s'élargir, les organisations doivent rester au fait de ces lois en constante augmentation et expansion pour maintenir la conformité. La technologie réglementaire (regtech) a généralement été considérée comme une sous-catégorie de la technologie financière (fintech) car elle aide les institutions financières à respecter les réglementations de conformité financière. La regtech a connu une augmentation de popularité au cours des dernières années, en partie grâce à la montée des produits fintech perturbateurs ainsi qu'au rôle essentiel que joue la regtech dans la HRtech. La regtech et la HRtech continueront de se fusionner à mesure que des législations comme le RGPD influencent la manière dont les organisations peuvent stocker, traiter et gérer les informations des employés.
La technologie de conformité RH peut aider les entreprises, les gestionnaires et les professionnels RH à prendre des décisions plus éclairées. Le logiciel de conformité RH est souvent intégré aux systèmes RH de base, aux systèmes d'information des ressources humaines (SIRH) ou aux systèmes de gestion des ressources humaines (SGRH), ou est proposé comme une solution complémentaire. Ces solutions de conformité fournissent aux utilisateurs un centre centralisé pour gérer tous les problèmes, activités et tâches liés à la conformité. Le logiciel de conformité RH maintient des informations à jour sur les lois spécifiques à l'industrie, facilitant ainsi la conformité des entreprises à l'industrie. Le logiciel de conformité RH rationalise l'organisation des documents des employés, la conformité des salaires et des avantages sociaux, la sécurité des informations sensibles et la réduction des erreurs pouvant entraîner une non-conformité involontaire.
Principaux avantages du logiciel de conformité RH
- Maintenir la conformité aux politiques fédérales, étatiques et de l'entreprise pour la paie, les avantages sociaux, les risques et la sécurité, le recrutement, les relations avec les employés, etc.
- Créer des notifications et des alertes pour les mises à jour législatives et réglementaires pertinentes
- Suivre les changements et les mises à jour des documents et fichiers des employés
- Sécuriser en toute sécurité tous les documents et données des employés
- Automatiser les rapports pour les législations et règles pertinentes
- Créer des rôles et des permissions spécifiques avec différents niveaux d'accès
Pourquoi utiliser un logiciel de conformité RH ?
Le logiciel de conformité RH aide les organisations, les départements RH et le personnel RH à maintenir la conformité, à gérer les changements réglementaires complexes et à améliorer les pratiques RH. Si les entreprises ne parviennent pas à maintenir correctement la conformité, des erreurs et des problèmes peuvent entraîner les conséquences suivantes :
Pénalités — Les pénalités sont sévères pour toute erreur de conformité, y compris les erreurs et omissions, les formulaires manquants ou l'existence de formulaires qui auraient dû être supprimés, les incohérences, l'emploi illégal, etc. Le logiciel de conformité RH aidera les départements RH à éviter les erreurs de conformité et à maintenir la cohérence dans tous les documents. Par exemple, la technologie de conformité alertera les RH lorsque des formulaires doivent être supprimés suite à une résiliation d'employé. Les pénalités de non-conformité pourraient coûter aux employeurs entre 25 $ par employé et par jour pour les erreurs de déclaration de nouvelle embauche jusqu'à plus de 1 500 000 $ par an pour les pénalités 1099.
Qui utilise le logiciel de conformité RH ?
Les grandes, petites et moyennes entreprises doivent se conformer à une législation étatique et fédérale en constante évolution et aux politiques de l'entreprise. Le logiciel de conformité RH fournit aux entreprises, aux départements RH et au personnel RH des solutions rationalisées pour gérer et maintenir soigneusement toute la conformité au sein de l'organisation. Ces solutions peuvent inclure la formation à la conformité RH, la gestion des audits RH, les manuels des employés, et plus encore.
Les petites et moyennes organisations, en particulier, peuvent avoir du mal à suivre la conformité RH à mesure que de nouvelles législations sont continuellement introduites. Surtout lorsque l'équipe RH est petite (ou même composée d'une seule personne), leur capacité devient rapidement limitée. Le logiciel de conformité RH est essentiel pour maintenir la conformité dans tous les départements de la manière la plus rationalisée et simplifiée possible.
Types de logiciels de conformité RH
La conformité RH couvre une variété de domaines pour aider les entreprises et les départements RH à maintenir la conformité à l'échelle de l'entreprise. Bien que certains fournisseurs proposent des solutions complètes qui traitent tous les domaines de la conformité RH, la plupart des fournisseurs se concentrent sur une solution de conformité spécifique telle que les avantages sociaux ou la paie. Voici une liste des domaines que le logiciel de conformité RH aborde :
Conformité des avantages sociaux — Les programmes d'avantages sociaux doivent se conformer à une législation spécifique. Le logiciel de conformité RH aide les directeurs de programme à maintenir la conformité avec les dernières réglementations de la Loi sur les soins abordables (ACA), le compte de dépenses flexible (FSA), le compte d'épargne santé (HSA), la Loi sur la sécurité des revenus de retraite des employés de 1974 (ERISA) et la Loi sur la réconciliation budgétaire omnibus consolidée (COBRA). Ces solutions se concentrent sur les préoccupations de conformité suivantes : Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA), Loi sur le congé familial et médical (FMLA), Loi sur la non-discrimination des informations génétiques (GINA), Loi sur la réautorisation du programme d'assurance santé pour enfants (CHIPRA), Loi sur la parité en santé mentale et l'équité en matière de dépendance (MHPAEA), et Loi sur les normes de travail équitables (FLSA).
Relations avec les employés — Ce type de logiciel de conformité RH aide les organisations à gérer les changements réglementaires complexes et à se préparer aux audits de l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP). Ils fournissent également une supervision des programmes d'action positive (AAP) avec des plans conformes, une gestion, une formation et une analyse quantitative pour soutenir les décisions en matière de talents et réduire les pénalités et amendes.
Travail et emploi — La vérification correcte de l'éligibilité des employés est nécessaire pour confirmer l'identité d'une nouvelle embauche et vérifier qu'elle est éligible à l'emploi. Le logiciel de conformité RH aide le personnel RH à collecter, organiser et maintenir toute la documentation d'éligibilité à l'emploi.
Paie — Les processus de paie doivent se conformer à la législation locale, étatique et fédérale. La conformité de la paie supervise tous les aspects de la production de la paie, y compris la capture et le calcul des données de paie. Ces solutions de conformité RH gèrent également les spécifications des lois fédérales et étatiques, adaptant les efforts de conformité à l'emplacement de l'organisation ou de l'employé. Elles se concentrent sur les préoccupations de conformité suivantes : FLSA, Loi sur les contributions d'assurance fédérale (FICA), Loi sur l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA), et Loi Sarbanes-Oxley (SOX).
Risques et sécurité — Les départements et professionnels RH utilisent le logiciel de conformité RH pour surveiller, gérer et appliquer la sécurité au travail dans toute l'organisation. Ces solutions se concentrent sur les préoccupations de conformité suivantes : Administration de la sécurité et de la santé des mines (MSHA), et Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA).
Recrutement — Les organisations et les départements RH doivent maintenir la conformité avec les réglementations étatiques et fédérales lors du recrutement et de l'embauche de nouveaux talents. La conformité au recrutement peut être particulièrement difficile à gérer pour les petites et moyennes entreprises avec seulement de petites équipes RH ou des membres du personnel RH individuels. Ces solutions se concentrent sur les préoccupations de conformité suivantes : Loi sur la protection du crédit à la consommation (CCPA), FLSA, Égalité des chances en matière d'emploi/action positive (EEO/AA), Département du travail, Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP).
Logiciels et services liés au logiciel de conformité RH
Les solutions suivantes s'intégreront soit avec le logiciel de conformité RH, soit fourniront la conformité dans le cadre de leur solution commerciale.
Logiciel RH de base — Le logiciel RH de base est souvent mis en œuvre dans le cadre d'une suite de gestion RH intégrée et fournit soit des fonctionnalités de conformité RH, soit s'intègre avec la technologie de conformité RH pour garantir la conformité dans tous les secteurs nécessaires.
Logiciel de paie — Les solutions de paie aident les équipes RH et comptables à automatiser les processus de paie pour gagner du temps et garantir une comptabilité précise et conforme.
Logiciel d'administration des avantages sociaux — Le logiciel d'administration des avantages sociaux aide les organisations et les départements RH à administrer des packages d'avantages sociaux compétitifs tout en maintenant la conformité.
Logiciel PEO — Les solutions d'organisation professionnelle d'employeurs (PEO) sont généralement utilisées par les petites et moyennes entreprises (PME) qui pourraient ne pas avoir de département RH autonome. Ces solutions aident les petites entreprises à accéder à des solutions RH évolutives et abordables tout en maintenant la conformité.
