Une symphonie sonne mieux lorsqu'un orchestre la joue.
Est-ce la même chose quand vous la sifflez seul ? Probablement pas. Votre sifflement solitaire n'est pas aussi doux ou lyrique que l'orchestre. Regardez un orchestre jouer. Vous verrez comment les musiciens échangent des signaux visuels, coordonnent les entrées des morceaux et suivent le rythme du chef d'orchestre. C'est la vraie affaire ; c'est la collaboration.
Le monde des affaires d'aujourd'hui considère la collaboration non pas comme un mot à la mode mais comme un élément crucial de la stratégie commerciale. Ce changement de mentalité a fait exploser l'innovation créative à chaque tournant.
Mais comment les équipes performantes comblent-elles les lacunes d'information et collaborent-elles dans des environnements à distance ? Elles se tournent vers des outils puissants comme Microsoft 365 pour créer et gérer des projets, communiquer et collaborer.
Les outils de collaboration Microsoft rassemblent des équipes géographiquement dispersées pour se connecter et travailler vers des objectifs communs. Les employés éloignés utilisent ces outils pour augmenter la productivité sans être présents dans le même espace physique.
Quels sont les outils de collaboration Microsoft ?
Les outils de collaboration Microsoft incluent plusieurs solutions logicielles de base qui aident les équipes à distance à créer, partager, stocker, protéger, communiquer et collaborer efficacement. Ces solutions incluent Microsoft 365, Teams, Outlook, PowerPoint, OneDrive, Word et Excel.
Les outils de collaboration Office 365 construisent des relations de travail saines entre les employés afin qu'ils puissent partager des informations efficacement et atteindre les objectifs commerciaux. Comme les instruments d'un orchestre unifient différentes tonalités, ces outils maintiennent votre équipe en harmonie.
Importance des outils de collaboration pour les équipes à distance
Le travail à distance ne consiste pas seulement à travailler en pyjama ou à répondre à des e-mails depuis des locations de vacances. Les environnements à distance offrent une plus grande flexibilité et vous obligent à réimaginer les flux de travail, repenser les réunions et réévaluer comment vous atteignez les objectifs commerciaux.
96%
des répondants responsables de la productivité des employés s'appuient sur des technologies clés pour garantir les avantages pour les employés et les entreprises.
Source : Statista
Le bon logiciel de collaboration va loin. Voici comment des produits logiciels de collaboration à distance efficaces font toute la différence.
Facilite une communication claire
Les barrières de fuseau horaire et de langue ne font pas le poids lorsque les organisations utilisent des outils de communication à distance. Vous n'avez peut-être pas un collègue qui passe par votre bureau, mais vous pouvez toujours discuter avec lui en ligne.
S'ils sont en plein milieu de quelque chose lorsque vous envoyez des messages, ils répondront une fois qu'ils seront libres de regarder vos messages. Une telle flexibilité vous laisse également beaucoup de place pour un travail en profondeur.
Si vous pensez que la collaboration d'équipe à distance n'a pas de place pour les conversations en temps réel, vous vous trompez.
Imaginez qu'il y ait un projet urgent qui nécessite que tous les membres de l'équipe se connectent et interagissent immédiatement. L'équipe peut utiliser les outils de communication synchrone suivants pour échanger des informations et avoir des discussions en temps réel.
- Appels téléphoniques
- Messages texte
- Logiciel de visioconférence
- Logiciel de messagerie instantanée professionnelle
Si votre équipe préfère travailler en asynchrone, c'est très bien aussi. De nombreuses suites logicielles de collaboration à distance offrent des outils de communication asynchrone pour vous aider à partager des informations sans attendre de réponses instantanées.
- Applications de feedback
- Logiciel de base de connaissances
- Logiciel de gestion de projet
- Logiciel de capture d'écran et vidéo
La communication intermittente est la meilleure option pour les équipes à distance qui souhaitent maintenir leur énergie, rester productives et échanger des idées efficacement.
Cependant, les collaborateurs à distance doivent être attentifs au ton, à la manière et à la fréquence de leurs messages. Faites attention à l'utilisation de l'argot et des variantes abrégées, car elles peuvent ne pas transmettre le message souhaité avec clarté.
Six conseils pour une meilleure communication d'équipe à distance :
- Montrez de l'empathie et de la compassion lors des conversations
- Encouragez les discussions non professionnelles lors des connexions d'équipe virtuelles
- Promouvez des événements de renforcement d'équipe en ligne pour développer des relations
- Planifiez des réunions vidéo ou des rattrapages avec les membres
- Investissez dans les bons outils pour la communication d'équipe à distance
- Utilisez des sujets de discussion autour de la fontaine à eau pour encourager les dialogues sur des sujets non professionnels
Assure une collaboration transparente
Tout le monde veut un environnement de travail sain, heureux et agréable. Il est difficile de faire en sorte que ces choses se produisent sans transparence.
Les organisations utilisent des applications de collaboration à distance pour partager des informations librement et créer de l'ouverture à tous les niveaux. Cette culture de transparence favorise le succès à long terme, améliore le moral des employés, réduit le stress et augmente la productivité.
Alors, comment pouvez-vous garder les collaborations transparentes ? Utilisez des logiciels de collaboration et de productivité pour capturer les détails des réunions, les mises à jour de projet et les initiatives à l'échelle de l'entreprise.
L'idée ici est claire : les employés à distance devraient pouvoir accéder à un enregistrement consultable pour comprendre ce qui se passe dans les équipes.
Ils n'ont pas nécessairement besoin d'être dans une réunion pour connaître les décisions. Cet état d'esprit favorise l'inclusion parmi les employés et les aide à collaborer avec succès.
Vous pouvez également utiliser la capacité d'analyse intégrée des outils de collaboration pour suivre l'état des projets, prioriser les délais et analyser la capacité de travail des différentes équipes.
Stimule la créativité et l'innovation
Vous vous souvenez de votre orchestre ? Nous ne l'avons pas oublié et vous ne devriez pas non plus.
Si l'orchestre se produit lors d'un événement virtuel, doit-il suivre les mêmes règles que lors des événements en personne ? S'ils rejettent de meilleures pratiques en s'accrochant aux règles de performance habituelles, ils échoueront à innover et deviendront finalement victimes d'erreurs de jugement ou de biais cognitifs.
C'est pourquoi il est préférable de ne pas suivre aveuglément les mêmes règles que les bureaux physiques dans les lieux de travail à distance.
L'innovation rapide vient de l'adaptation stratégique à de nouvelles circonstances. Il n'existe pas de formule d'innovation universelle, mais les organisations devraient être ouvertes à :
- Promouvoir une culture de l'innovation en laissant tout le monde expérimenter sans crainte et ne pas utiliser le retour sur investissement (ROI) pour mesurer les efforts tout le temps
- Se concentrer sur les idées de tous les niveaux en les gardant anonymes et en dirigeant des discussions sur les moyens d'améliorer les tâches
- Casser les silos d'information en encourageant les équipes à partager des mises à jour de travail en cours et à être ouvertes aux retours
- Moderniser la pile technologique de collaboration pour découvrir de bonnes idées sans effort et les exécuter efficacement
74%
des décideurs considèrent les outils de gestion du travail collaboratif comme nécessaires pour l'innovation et le succès de l'agilité de l'équipe.
Source : Atlassian
Améliore l'efficacité et la productivité de l'équipe
Les employés qui visitent régulièrement les bureaux peuvent obtenir une salle de réunion et organiser des séances de brainstorming impromptues. Vous ne pouvez peut-être pas faire la même chose dans un environnement à distance. Ce n'est pas parce que vous devez planifier ces séances à l'avance que vous êtes condamné à une perte de productivité ou d'efficacité.
La productivité des équipes à distance dépend de la façon dont vous pouvez éliminer les redondances et améliorer l'engagement. Voici quelques moyens de briser les silos et d'augmenter l'efficacité de l'équipe dans un environnement à distance :
- Utilisez un logiciel de gestion des flux de travail pour créer des flux de travail personnalisés
- Exploitez un logiciel de collaboration de contenu cloud pour partager des informations plus rapidement
- Créez des canaux de messagerie spécifiques pour partager des ressources d'information à temps
- Équipez votre équipe de canaux de communication dédiés pour les clients
- Limitez les réunions intensives en temps et l'utilisation des e-mails lorsque vous le pouvez
Développe une main-d'œuvre plus saine
Une culture de travail à distance basée sur des valeurs améliore également le bien-être des employés. Les superviseurs minimisent les niveaux de stress et améliorent les conditions de santé lorsqu'il y a une plus grande confiance entre eux et leurs employés. Cette main-d'œuvre en bonne santé utilise les bons outils de collaboration pour rester concentrée et productive, et livrer des résultats à temps.
36,7%
des Américains disent que le travail à domicile a eu un impact positif sur leur santé mentale.
Source : Business Wire
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Types d'outils de collaboration Microsoft
La collaboration nécessite une communication constante entre les membres de l'équipe, quel que soit leur emplacement. Les outils de collaboration Office 365 aident les équipes à :
- Travailler vers une vision commune
- Discuter ensemble d'idées innovantes
- Comprendre les responsabilités individuelles
- Peser les changements et décisions de projet
Brianna Bajwa
Analyste de recherche senior chez G2
Gestion de projet
Microsoft Project & Portfolio Management vous aide à planifier, gérer et livrer des projets sans effort. Utilisez cet outil pour suivre les éléments des grands projets avec plusieurs collaborateurs. Ce logiciel propose :
- Outils et approches pour permettre aux équipes de travailler de manière flexible
- Vues centralisées pour visualiser des feuilles de route de projet interactives
- Tableaux de bord interactifs qui utilisent Microsoft Power Business Intelligence (BI) pour visualiser des insights
- Fonctionnalités de planification pour simplifier la planification de projet et rationaliser la formation
- Modèles personnalisés qui éliminent le besoin de créer des plans de projet à partir de zéro
Ce que les utilisateurs aiment :
« Microsoft Project & Portfolio Management offre une vue de page d'accueil centrale pour toutes les tâches de projet, et il prend en charge la gestion multi-projets. Il existe de nombreuses approches de flux de travail différentes à choisir et il y a une fonctionnalité très spéciale qui permet aux membres de l'équipe de remplir des feuilles de temps. C'est un bon outil de gestion de projet pour les projets compliqués ou les grandes organisations. »
– Revue de Microsoft Project & Portfolio Management, Jack C.
Visioconférence
Microsoft Teams permet à votre équipe à distance de se rencontrer en ligne, d'améliorer le travail d'équipe et de construire de meilleures relations. Les entreprises utilisent Microsoft Teams pour se rencontrer via des salles virtuelles et s'engager dans des conversations en face à face avec des collègues. Ce logiciel propose :
- Chat pour que les employés puissent s'engager pendant les réunions en ligne
- Enregistrements qui permettent aux équipes de sauvegarder des sessions pour référence future
- Sous-titres en direct qui ajoutent de la clarté aux conversations en cours
- Arrière-plans personnalisés pour permettre aux travailleurs de minimiser les distractions pendant les visioconférences
- Levez la main pour que les participants puissent poser des questions sans interruption
- Coach de prise de parole qui évalue le rythme des orateurs et renforce leur confiance
- Liste des participants pour partager les noms des participants à la réunion pour les activités de suivi
Ce que les utilisateurs aiment :
« Microsoft Teams est de loin la meilleure application sur le marché pour la messagerie, les appels et la collaboration. L'interface de l'application est très simple et facile à utiliser. Nous l'utilisons au bureau pour toutes les communications (sauf celles par e-mail). Il est vraiment rapide et efficace d'utiliser Teams comme plateforme de messagerie instantanée. »
– Revue de Microsoft Teams, Zaheer A.
Vous pouvez également utiliser Microsoft Skype pour les appels Internet professionnels. Avec ce logiciel de visioconférence, vous pouvez :
- Participer à des appels individuels ou de groupe avec des appels audio et vidéo haute définition (HD)
- Utiliser la messagerie intelligente pour réagir aux messages ou répondre aux mentions
- Partager des écrans pour présenter des photos ou des présentations lors des réunions
- Enregistrer des appels pour capturer des moments spéciaux et des événements clés de l'entreprise
- Garder les conversations privées avec un chiffrement de bout en bout
Messagerie instantanée
Les espaces de bureau physiques facilitent la façon dont vous vous liez avec vos coéquipiers et obtenez des réponses rapides aux besoins urgents. Les environnements à distance peuvent être délicats pour ceux qui aiment obtenir des réponses immédiatement.
C'est là que la messagerie instantanée est utile. Avec la messagerie instantanée de Microsoft Teams, vous pouvez réduire le nombre d'e-mails, accélérer la communication et terminer les projets plus rapidement. Le logiciel propose les capacités suivantes :
- Chats individuels ou de groupe pour discuter d'idées en privé ou avec l'équipe
- Variété de publications pour permettre aux équipes d'initier des conversations et de partager des annonces
- Édition de texte enrichi pour aider les équipes à transmettre des messages clairs avec des surlignages de texte, des puces, des liens et des citations
- Traduction de chat pour offrir une traduction de message en ligne afin de garder tout le monde sur la même longueur d'onde
- Notifications prioritaires pour afficher des notifications et des annonces urgentes
- Mentions pour alerter les membres de l'équipe sur des éléments d'action spécifiques
Collaboration en temps réel sur les documents
Si vous utilisez des chaînes d'e-mails pour communiquer des modifications de documents, vous devez éliminer ce processus. Les chaînes d'e-mails rendent l'édition confuse et la collaboration peu pratique pour tout le monde.
Microsoft Editor vous aide à vérifier les erreurs grammaticales, à détecter les fautes d'orthographe et à évaluer la tonalité dans Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Cet outil offre des suggestions intelligentes dans plus de 20 langues.
Outils de collaboration Microsoft 365 couramment utilisés :
- Microsoft Word est un logiciel de traitement de texte pour la création et la publication de documents et de pages Web n'importe où, à tout moment, sur tous les appareils.
- Microsoft Excel est un logiciel de tableur utilisé pour organiser des données et obtenir des insights avec des graphiques et des diagrammes. Ce logiciel vous permet de collaborer avec d'autres, d'ajouter des données à partir de photos et de vous connecter à des sources de données Power BI.
- Microsoft PowerPoint est un logiciel de présentation qui vous permet de concevoir des diapositives significatives et des illustrations 3D.
Collaboration de contenu cloud
Les heures de travail à distance ne sont pas les mêmes pour chaque employé. Par exemple, quelqu'un travaillant depuis Chicago commence sa journée lorsque quelqu'un à Mumbai termine la sienne. C'est pourquoi les équipes à distance ont besoin de stockage cloud pour le partage de fichiers.
Microsoft OneDrive for Business permet de stocker, d'accéder et de partager des documents et fichiers professionnels de n'importe où. Voyons ce que vous pouvez faire avec OneDrive :
- Synchroniser, partager et collaborer sur des présentations, vidéos, documents et mémos
- Créer des liens de partage pour fournir un accès aux fichiers aux personnes à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise
- Ajouter une structure de métadonnées pour trouver facilement des fichiers dans les bibliothèques
- Télécharger des fichiers jusqu'à 100 Go pour les stocker et recevoir des commentaires à leur sujet
- Synchroniser les rapports d'administration pour auditer et surveiller tous les environnements de l'application de synchronisation OneDrive
- Renforcer la protection des fichiers avec une authentification multi-facteurs et des codes à usage unique (OTP)
Ce que les utilisateurs aiment :
« Il excelle à s'intégrer sans effort avec les programmes Office 365 comme Word, Excel et PowerPoint.
Les utilisateurs peuvent facilement ouvrir, modifier et enregistrer des documents depuis OneDrive dans les applications Office 365 sans lancer le programme dans une fenêtre séparée. »
– Revue de Microsoft OneDrive for Business, Giorgi K.
Intranet des employés
Les entreprises veulent que leurs communications avec les employés soient privées et sécurisées. Elles utilisent un logiciel d'intranet des employés pour offrir un réseau de communication où les employés peuvent collaborer, partager et communiquer.
Microsoft SharePoint est un logiciel d'intranet mobile intelligent que les équipes à distance utilisent pour partager et accéder à des connaissances, du contenu et des applications. Voici comment vous pouvez tirer parti des différentes fonctionnalités de cette plateforme :
- Partager des données, des actualités et des ressources pour rationaliser le travail d'équipe
- S'engager avec les employés avec des sites de communication et des ressources communes
- Obtenir des insights à partir de la gestion de contenu riche de SharePoint et des conversations sur Yammer
- Simplifier les flux de travail opérationnels avec les bibliothèques SharePoint, Microsoft Power Automate et Power Apps
Ce que les utilisateurs aiment :
« Vous pouvez créer un site en utilisant SharePoint et décider de l'accès en tant qu'administrateur. L'accès dépend du type d'accès que vous fournissez à un client ou à un membre de l'équipe. La chose la plus utile à propos de SharePoint est la liste. Vous pouvez créer un nombre de listes selon votre utilisation. Vous pouvez également connecter Microsoft Excel et SharePoint pour exporter des données de liste ou établir des connexions entre eux. »
– Revue de Microsoft SharePoint, Dinesh S.
Styles de collaboration utilisant Microsoft 365
Les solutions Microsoft Office 365 permettent aux équipes à distance de s'adapter à différents types de collaborations, telles que :
- Collaboration d'entreprise qui alimente la communication intra-organisationnelle. Les entreprises utilisant ce mode de collaboration exploitent les applications Office 365 pour faire des annonces importantes, partager des mises à jour d'entreprise, accueillir de nouveaux arrivants et parler des avantages de l'entreprise.
- Collaboration d'équipe qui aide les équipes à distance à échanger des idées, suivre les progrès et gérer les activités. Les équipes distribuées exploitent les solutions Microsoft 365 pour créer des espaces de collaboration pour que tout le monde puisse mieux clôturer les projets à temps.
- Collaboration sociale utilisant Microsoft Teams et Yammer facilite l'hébergement de communautés sociales, l'organisation d'événements et la communication avec les membres de la communauté.
- Collaboration externe qui nécessite que les entreprises utilisent plusieurs outils, selon les objectifs variés. Les programmes Microsoft 365 tels qu'Outlook, Yammer et Microsoft Teams sont excellents pour communiquer et collaborer avec des parties prenantes externes.
Qu'est-ce que Microsoft 365 ?
Microsoft 365 offre des services de collaboration de nouvelle génération pour les équipes cherchant à prospérer dans un environnement de travail hybride. Les employés à distance restent productifs avec leur suite d'applications. Voyez comment les applications Microsoft 365 peuvent vous aider à répondre aux besoins de productivité de l'entreprise.
Ce que les utilisateurs aiment :
"Microsoft 365, anciennement Office 365, est un excellent programme rempli de fonctionnalités et compatible avec tous les autres programmes que j'utilise. Il est livré avec la suite de produits Microsoft Office, y compris Word, Excel, PowerPoint, SlideShow, e-mail, 1 To de stockage standard et des options de mise à niveau flexibles. Il dispose également d'une sécurité robuste pour empêcher les autres d'accéder à votre compte. Que vous soyez en ligne et dans un avion, en appel de vente dans le hall d'un client potentiel, ou hors ligne au milieu de nulle part, vous pouvez toujours accéder à tout ce que vous avez dans Microsoft 365. Qu'est-ce qu'il n'y a pas à aimer !?"
– Revue de Microsoft 365, Timothy B.
Ce que les utilisateurs n'aiment pas :
"J'ai presque utilisé toutes les versions de Microsoft Office de 2007 à Microsoft Office 2021 Home and Business. Actuellement, j'utilise Office 365. Le seul inconvénient de Microsoft Office 365 est qu'il est un peu plus cher que les autres produits Microsoft."
– Revue de Microsoft SharePoint, Shubham A.
Microsoft Teams pour la collaboration
Microsoft Teams est votre logiciel de prédilection lorsque vous voulez qu'une équipe à distance travaille sans se sentir éloignée. La communication et la collaboration faciles que Teams offre gardent vos employés à distance dans la boucle. Une fois que votre équipe s'inscrit à Microsoft Teams, elle obtiendra quatre autres applications Office 365 :
- Site en ligne Microsoft SharePoint
- Boîte aux lettres Microsoft Exchange Online
- Calendrier Microsoft Outlook
- Carnet Microsoft OneNote
Maintenant, voyons comment les outils de collaboration Microsoft Teams rationalisent le travail et maintiennent la productivité.
Créez et gérez des espaces de travail partagés
Un espace de travail Teams est ouvert à tout le monde dans une entreprise. Maintenant, vous pouvez créer des canaux pour toutes les équipes où les membres discutent des problèmes et résolvent les problèmes de projet. La création de canaux basés sur les clients, les projets et les géographies pourrait également s'avérer utile.
Chaque canal est doté d'onglets pour partager des fichiers et initier des conversations. Au minimum, un espace de travail d'équipe doit avoir un canal et deux onglets pour les discussions et le partage de fichiers pour être viable. Les onglets de partage de fichiers utilisent SharePoint pour naviguer les utilisateurs vers le site de communication spécifique à l'équipe.
Vous pouvez également intégrer d'autres applications afin que les employés puissent travailler directement depuis Teams.
Modifiez les fichiers sans effort
La meilleure chose à propos de Microsoft Teams est qu'il vous permet de créer ou de télécharger des fichiers MS Word, Excel ou PowerPoint depuis l'application. Vous pourrez toujours organiser et modifier les choses comme vous le faites habituellement.
Le véritable avantage ici est le temps que vous économisez en n'ayant pas à basculer entre les applications. De plus, les membres de l'équipe peuvent modifier les documents en temps réel, ce qui signifie des retours plus rapides, des changements améliorés et l'achèvement des projets.
Appelez quand vous en avez besoin
Il y aura des moments où les projets ne progresseront pas à moins que vous ne rencontriez vos coéquipiers et ne gériez les obstacles. C'est là que les fonctionnalités de chat et d'appel de Microsoft Teams entrent en jeu.
Que vous souhaitiez envoyer un message rapide, avoir une discussion en tête-à-tête ou partager des écrans pendant les appels, Microsoft Teams vous couvre. Vous pouvez également utiliser la fonction de chat d'équipe pour vérifier vos coéquipiers ou renforcer le moral de l'équipe avec des événements virtuels.
5 meilleures pratiques pour les réunions Microsoft Teams :
- Envoyez des invitations par e-mail tôt pour donner aux participants le temps de se préparer
- Partagez l'ordre du jour à l'avance pour définir les attentes parmi les participants
- Allumez les vidéos pour vous engager avec les équipes à distance et évaluer les expressions
- Enregistrez les réunions pour vous référer à des discussions importantes
- Utilisez OneNote pour prendre des notes, des questions et des éléments d'action
Planifiez mieux votre temps
Microsoft Outlook s'intègre automatiquement au calendrier Teams, vous permettant de rester au courant des réunions, événements et tâches. Outlook vous permet de planifier des réunions en utilisant la fonction d'appel, comme tout autre logiciel de calendrier.
Gardez les données sécurisées
Microsoft Teams chiffre tout, y compris les messages de chat, l'audio, la vidéo et les fichiers. Ce chiffrement robuste des fichiers aide à prévenir l'accès non autorisé et à garder vos fichiers en sécurité. L'authentification multi-facteurs de Teams ajoute une couche de sécurité supplémentaire aux fichiers.
15 fonctionnalités de Microsoft Teams à utiliser pour le travail à distance :
- Mentions
- Flux d'activité
- Assistant bot
- Contrôle d'accès
- Mode ensemble
- Planification de réunions
- Alertes personnalisables
- Conférence audio
- Fonctionnalités d'accessibilité
- Partage de fichiers et d'écran
- Réunions Microsoft Teams
- Authentification multi-facteurs
- Intégrations Microsoft 365
- Chats individuels et de groupe
- Recherche de contacts et de conversations
Comment collaborer en utilisant Microsoft Office 365
Les équipes à distance rencontrent plusieurs scénarios de collaboration au cours du cycle de vie d'un projet. Selon la façon dont vous souhaitez collaborer, Microsoft 365 offre plusieurs façons de commencer.
- Travaillez avec des pairs sélectionnés pour recevoir de nouvelles perspectives sur les projets. La collaboration sélective conduit à des progrès plus rapides et plus clairs. Vous pouvez toujours partager la version finale avec votre équipe une fois qu'elle est prête.
- Partenariat avec des équipes pour minimiser les frictions de projet et développer des idées sans effort. Les équipes à distance utilisent Microsoft Teams pour organiser des fichiers, assister à des réunions et travailler ensemble. L'idée est simple : faire les choses que vous travailliez depuis le bureau ou à distance.
- Commencez dans le cloud pour créer une base pour que l'équipe réussisse. Avec Microsoft OneDrive, vous pouvez facilement rassembler des fichiers et des documents pour que votre équipe puisse y accéder de n'importe où. Cette mobilité a deux avantages immédiats. Premièrement, elle élimine le besoin de passer par des e-mails ou plusieurs versions pour savoir ce qui se passe. Votre équipe aura toujours la version la plus à jour à portée de main. Deuxièmement, vous n'êtes plus lié à votre ordinateur de bureau pour travailler.
- Commencez en équipe pour garder vos membres mondiaux dans la boucle. Microsoft Teams rend super facile la création de groupes, que ce soit pour un projet spécial ou pour des membres travaillant sous le même manager. Vous pouvez utiliser l'espace Teams sur Microsoft pour stocker des fichiers, planifier des réunions et rester synchronisé.
- Co-auteur en temps réel lorsque vous devez travailler aux côtés de pairs de confiance. La co-création sur Microsoft 365 signifie que vous n'avez pas à attendre des retours ou des commentaires. Utilisez les @mentions pour inviter quelqu'un à jeter un œil à votre fichier. Les pairs peuvent modifier des fichiers sur des ordinateurs de bureau et des appareils mobiles. De plus, vous pouvez toujours voir les changements les plus à jour.
Comment choisir le meilleur outil de collaboration Microsoft
Sans le bon outil, une équipe à distance peut perdre des informations et laisser tomber des tâches cruciales. C'est pourquoi il est important de comprendre quels outils de collaboration Microsoft 365 s'alignent sur vos besoins. Jetez un œil à ces différentes approches pour éviter le chaos de la collaboration et trouver le meilleur outil pour votre équipe.
Approche par cas d'utilisation
L'approche par cas d'utilisation est la plus simple de toutes. Elle vous dit de choisir des outils qui ont des fonctionnalités de support pour vos besoins de collaboration. Par exemple, vous serez mieux avec Microsoft Teams lorsque vous souhaitez discuter avec l'équipe ou SharePoint lorsque vous souhaitez partager des documents.
Cependant, cette approche ne vous dit pas comment répondre à différents besoins commerciaux avec des outils de collaboration.
Cas d'utilisation des outils de collaboration Microsoft 365 :
- Microsoft Outlook pour planifier des événements et bloquer des calendriers
- Microsoft Exchange Online pour converser par e-mails
- Microsoft OneNote pour noter des idées et organiser des informations
- Gestion de projet Microsoft pour suivre et rationaliser les projets
- Microsoft SharePoint pour partager des ressources et accéder à des applications
- Microsoft Teams pour communiquer avec les équipes via chat et vidéo
Approche par projet
L'approche par projet étudie les exigences actuelles de l'étape du projet pour suggérer des outils. Supposons que votre équipe soit actuellement en train de brainstormer des idées – vous pouvez utiliser OneNote pour les capturer.
Cette approche est excellente pour trouver des outils pour résoudre des défis commerciaux, mais elle disperse les données dans plusieurs référentiels. Puisque vous utilisez différents outils pour résoudre des problèmes, vous manquerez d'un enregistrement de projet cohérent.
Approche basée sur les personas
Cette approche vous suggère de choisir des outils après avoir identifié les parties prenantes et les meilleurs moyens de communiquer avec elles. Si vous devez communiquer avec de grands groupes à travers l'entreprise, vous utiliserez Microsoft Outlook.
Chacune de ces approches a à la fois des avantages et des inconvénients. Si vous n'êtes toujours pas sûr des outils à utiliser au quotidien pour la collaboration à distance, essayez de comprendre les préférences de toutes les parties prenantes.
Il est préférable d'évaluer si un changement soudain de logiciel de collaboration aura un impact sur les résultats du projet et s'il est réaliste d'attendre des employés qu'ils utilisent des outils spécifiques pour les tâches.
Avantages de Microsoft 365
L'avenir de la collaboration à distance réside dans la capacité des employés à passer sans effort d'une application à l'autre. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de discuter avec un collègue, d'assister à un appel vidéo, puis de collaborer avec lui sur un document.
Microsoft Office 365 vous permet de faire tout cela et plus encore dans une seule fenêtre. Jetez un œil à ces avantages pour décider par vous-même.
Facile à utiliser
Que vous cherchiez à utiliser des canaux, des chats de groupe ou à gérer des ressources en un seul endroit, Microsoft 365 rend tout super facile avec son interface conviviale.
Les applications intuitives vous aident à travailler plus rapidement et plus intelligemment afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte le plus.
Faites tout depuis un seul endroit
Microsoft 365 regroupe toutes les fonctionnalités que vous imaginez pour une collaboration à distance efficace. En plus des applications de productivité Microsoft, Office 365 propose des solutions de stockage et de synchronisation cloud pour que les équipes restent sur la même longueur d'onde, quel que soit leur emplacement.
De plus, vous aurez accès à des hubs de collaboration omnicanaux pour que vos employés puissent passer sans effort d'une application de productivité à distance à l'autre.
Restez efficace avec de nouvelles fonctionnalités
Les applications Microsoft Office 365 évoluent continuellement. Elles ajoutent chaque jour plus de fonctionnalités et de capacités d'intégration à leurs produits logiciels, permettant aux équipes à distance de mieux fonctionner.
Consultez la boutique d'applications Teams pour rechercher de nouvelles applications adaptées à votre entreprise.
Améliorez le retour sur investissement de la collaboration à distance
Les organisations modernes veulent que les employés suivent des méthodes de collaboration rationalisées pour être productifs. Les applications Microsoft Office 365 permettent à vos équipes d'accommoder différents styles de travail et de minimiser les défis du travail hybride.
163%
Retour sur investissement avec un temps de remboursement inférieur à six mois obtenu par les entreprises qui adoptent Microsoft Office 365.
Source : Amaxra
Plans tarifaires de Microsoft 365
Microsoft 365 propose trois plans tarifaires pour que votre équipe puisse se connecter et collaborer sans effort. Ces plans varient entre 7,20 $ et 26,40 $ par utilisateur et par mois.
1. Microsoft 365 Business Basic
Les petites et moyennes entreprises utilisent ce plan pour augmenter la productivité et l'efficacité avec des fonctionnalités telles que :
- E-mail professionnel
- Sécurité standard
- 1 To de stockage cloud
- Support téléphonique et web 24h/24 et 7j/7
- Chat, appel et réunion avec jusqu'à 300 participants
- Accès web et mobile pour les applications MS 365
2. Microsoft 365 Business Standard
Ce plan est adapté aux grandes organisations cherchant à transformer la collaboration commerciale avec des fonctionnalités telles que :
- Sécurité avancée
- Contrôle d'accès et des données
- Protection contre les menaces de cybersécurité
- Tout dans Business Basic
3. Microsoft 365 Business Premium
Les entreprises avec des besoins de sécurité robustes utilisent ce plan pour rester productives et en faire plus chaque jour. Ce plan propose :
- Hébergement de webinaires
- Tout dans Business Standard
- Inscription et rapport des participants
- Gestion des rendez-vous clients
- Fonctionnalités de bureau premium pour les applications MS 365
Travaillez à distance avec Microsoft 365
Que vous ayez une main-d'œuvre à distance temporaire ou permanente, les outils de productivité Office 365 vous aident à améliorer la collaboration, la communication et l'efficacité.
Les applications Office offrent une expérience connectée en combinant tous les outils nécessaires au travail à distance. C'est pourquoi les équipes virtuelles utilisent les outils de collaboration Microsoft pour travailler de n'importe où.
Souvenez-vous de l'orchestre ? Soyez comme eux, créez votre symphonie et jouez de tout votre cœur. Faites le travail avec Microsoft 365.

Sudipto Paul
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