Más Información Sobre Software de Instrucciones de Trabajo
¿Qué es el Software de Instrucciones de Trabajo?
El software de instrucciones de trabajo, también conocido como instrucciones de trabajo visuales o software de instrucciones de trabajo digitales, permite a los usuarios crear y distribuir instrucciones paso a paso para procedimientos empresariales, permitiendo a las empresas optimizar sus flujos de trabajo. Mientras que herramientas como el software de gestión del conocimiento ofrecen una base de conocimiento para artículos de texto y otros tipos de medios informativos, las soluciones de instrucciones de trabajo permiten a los usuarios crear guías detalladas para procesos específicos, completas con consejos, imágenes y videos.
Las guías de instrucciones son universalmente útiles, pero las industrias que requieren tareas mecánicas y prácticas encuentran más valor en plataformas dedicadas a instrucciones de trabajo. Industrias como la manufactura, el petróleo y gas, y el servicio de campo son solo algunas que se benefician más de las instrucciones de trabajo visuales. Algunos proveedores de instrucciones de trabajo incluso ofrecen complementos específicos para la industria que incluyen características que se adaptan a las necesidades de sus casos de uso.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Instrucciones de Trabajo?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software de instrucciones de trabajo que pueden ayudar a los usuarios a crear guías prácticas paso a paso para sus procedimientos empresariales:
Creación de guías visuales: Los usuarios pueden crear guías visuales que consisten en texto, listas de verificación, fotos y videos que explican cómo llevar a cabo ciertas tareas. Se pueden crear nuevas guías para cada procedimiento diferente que tenga una empresa, y todas estas guías pueden almacenarse en un lugar central para que todos los empleados puedan acceder a ellas.
Monitoreo del rendimiento: Si se requiere que los empleados usen la plataforma de instrucciones de trabajo de la empresa para seguir guías y marcar tareas a medida que se completan, los gerentes pueden usar estos datos en tiempo real para monitorear el rendimiento y la eficiencia a nivel de empleado, equipo y negocio.
Análisis e informes: Las plataformas de instrucciones de trabajo pueden recopilar datos basados en la actividad de los empleados en la plataforma para ayudar a los usuarios a crear informes sobre producción, capacitación, tiempo de inactividad, etc.
Grabación de pantalla: Si una tarea debe realizarse en una computadora, los administradores pueden grabar su pantalla para demostrar cómo se debe completar una tarea y agregar la grabación de pantalla a la guía específica para esa tarea.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Instrucciones de Trabajo?
Además de ayudar a estandarizar los procedimientos empresariales, el software de instrucciones de trabajo tiene otros beneficios, incluyendo el ahorro de tiempo y el aumento de la moral de los empleados.
Estandariza procesos: Las plataformas de instrucciones de trabajo digitalizan y recopilan documentos o procedimientos en papel que han sido documentados y colocados en fuentes dispersas a lo largo de la empresa. Esta plataforma se convierte en la única fuente de verdad para las instrucciones, proporcionando guías sobre cómo completar la mayoría, si no todas, las tareas.
Ahorra tiempo en documentar procedimientos: Debido a que este software está diseñado para satisfacer las necesidades de gerentes y trabajadores, proporciona las herramientas necesarias, como plantillas y herramientas de autoría y publicación, para documentar y distribuir rápidamente y con precisión los procedimientos de trabajo.
Reduce la reentrenamiento: Debido a que las guías se recopilan en una biblioteca central en las plataformas de instrucciones de trabajo, los empleados pueden acceder a ellas en cualquier momento para revisar procedimientos que aprendieron en el pasado. Además, a medida que los procedimientos cambian dentro de una organización, los administradores pueden actualizarlos dentro de la plataforma de instrucciones de trabajo en lugar de informar y capacitar individualmente a los empleados.
Reduce los errores de los empleados: Los empleados también pueden tener estas guías abiertas mientras completan tareas en tiempo real, para asegurarse de seguir cada paso correctamente y evitar errores. Esto es especialmente útil para los trabajadores que son aprendices visuales. Poder ver una lista de verificación o videos que muestran cómo llevar a cabo una tarea resonará mejor con estos trabajadores que simplemente ser informados sobre qué hacer.
Aumenta la moral: Las guías visuales dan a los empleados la autonomía para aprender a su propio ritmo. Les permite revisar procedimientos con los que no se sienten seguros, tomándose más tiempo en algunas secciones mientras avanzan más rápido en otras. Tener este sentido de control sobre su propia capacitación ayuda a aumentar la moral.
¿Quién Usa el Software de Instrucciones de Trabajo?
Existen algunos casos de uso diferentes para el software de instrucciones de trabajo, como se menciona a continuación:
Estaciones de trabajo de manufactura y ensamblaje: Las instrucciones de trabajo electrónicas son beneficiosas para los trabajadores de primera línea que trabajan con sus manos en tareas repetitivas de manufactura y ensamblaje. A menudo, estas tareas son sensibles al tiempo ya que hay numerosas personas involucradas en la creación de un solo producto, y las guías de instrucciones ayudan a completarlas rápida y correctamente.
Instrucción de trabajo de servicio: El trabajo de servicio a menudo implica ayudar a los clientes a resolver varios problemas. No siempre tiene sentido capacitar a los trabajadores de servicio en cada posible problema que pueda surgir, por lo que las instrucciones de trabajo son una buena manera para que se capaciten a medida que surgen diferentes problemas que necesitan ser abordados.
Departamento de capacitación: Este caso de uso abarca muchas industrias, especialmente aquellas con alta rotación de empleados. El tiempo de capacitación a menudo es muy costoso, y las guías de capacitación son un método de autoservicio para que los empleados se capaciten a sí mismos.
¿Cuáles son las Alternativas al Software de Instrucciones de Trabajo?
Las alternativas al software de instrucciones de trabajo pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente:
Software de base de conocimiento: El software de instrucciones de trabajo es esencialmente un subconjunto del software de base de conocimiento. Las bases de conocimiento contienen información relacionada con una amplia gama de temas, mientras que las instrucciones de trabajo incluyen información más orientada a la acción.
Software de procedimientos operativos estándar (SOP): Las plataformas SOP contienen información similar a las plataformas de instrucciones de trabajo. Sin embargo, los SOP son más de alto nivel que las instrucciones de trabajo. Los SOP resumen las especificaciones de un proceso, mientras que las instrucciones de trabajo se centran en tareas individuales y explican cada uno de los pasos descritos dentro de un SOP.
Desafíos con el Software de Instrucciones de Trabajo
Las soluciones de instrucciones de trabajo pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Procesos que cambian rápidamente: El software de instrucciones de trabajo es útil en industrias y lugares de trabajo donde los procesos están en continua mejora y actualización. Puede ayudar a asegurarse de que los empleados se mantengan al día con las últimas guías. Sin embargo, actualizar la plataforma con los últimos procesos puede ser tedioso y llevar mucho tiempo.
Proveer a los trabajadores con una interfaz digital: Dado que el software de instrucciones de trabajo es un producto digital, se necesita proporcionar una interfaz digital, como un dispositivo móvil, tableta o computadora portátil, a los empleados que usarán el software, lo cual puede ser costoso.
Cómo Comprar Software de Instrucciones de Trabajo
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Instrucciones de Trabajo
Antes de buscar una solución de software para instrucciones de trabajo, los compradores deben preguntarse qué objetivos quieren lograr con el software. ¿Son objetivos más simples, como solo convertir documentos en papel a un formato digital? ¿O necesitan una revisión completa de sus prácticas operativas para hacerlas más automatizadas? Sea lo que sea, es importante anotarlo antes de buscar software, ya que diferentes soluciones ofrecen diferentes funcionalidades y niveles de robustez. Aquí hay algunas cosas a considerar:
- ¿Quién usará el software? ¿Qué tan fácil de usar necesita ser?
- ¿Con qué otros sistemas y herramientas necesitará conectarse el software?
- ¿Qué tipo de contenido se almacenará en la plataforma de instrucciones de trabajo y cuánta capacidad de almacenamiento se necesitará?
Comparar Productos de Software de Instrucciones de Trabajo
Crear una lista larga
Después de anotar los requisitos, los compradores pueden comenzar a buscar productos a un nivel alto para crear una lista larga. Estos productos no necesariamente cumplirán con todos los requisitos, por lo que los compradores deberán priorizar su lista de requisitos. Al visitar la categoría de software de instrucciones de trabajo en G2.com, los compradores pueden filtrar las plataformas de instrucciones de trabajo y agregar productos a su "Mi Lista" dentro de G2.com.
Crear una lista corta
Una vez que los compradores han creado una lista corta, pueden ordenar aún más sus opciones verificando las calificaciones del producto en el G2 Grid® y leyendo reseñas de usuarios para entender cómo sus pares experimentan el software. De esta manera, los compradores pueden encontrar la mejor plataforma de instrucciones de trabajo para sus necesidades.
Realizar demostraciones
Después de reducir la selección, los compradores deben contactar a los proveedores para programar demostraciones de la solución. Las empresas pueden contactar a muchos proveedores directamente en G2.com para solicitar demostraciones seleccionando el botón "Obtener una Cotización". En cada demostración, los compradores deben asegurarse de hacer las mismas preguntas y escenarios de uso para evaluar mejor cada producto.
Selección de Software de Instrucciones de Trabajo
Elegir un equipo de selección
Dependiendo de cómo se utilizará la plataforma, diferentes personas necesitarán estar involucradas en el proceso de selección. Sin embargo, en la mayoría de los casos, las personas que necesitan estar involucradas son:
- Aquellos que crearán las guías de instrucciones
- Aquellos que supervisarán a las personas que usan las guías de instrucciones
- Alguien del equipo de aseguramiento de calidad cuyos métricas dependen de qué tan bien se siguen las guías
Negociación
Las plataformas de instrucciones de trabajo tienen precios establecidos dependiendo de qué características requiere un comprador, y típicamente no hay negociación. Las organizaciones a nivel empresarial que requieren mayor capacidad de almacenamiento y otras características avanzadas pueden negociar su plan y precios.
Decisión final
El miembro del equipo que supervisará la plataforma la mayor parte del tiempo debe tomar la decisión final.
¿Cuánto Cuesta el Software de Instrucciones de Trabajo?
Los modelos de precios para estas soluciones son sencillos. La mayoría de los proveedores no requieren que los compradores firmen un contrato para comprar planes mensuales. Mientras que la mayoría de los proveedores ofrecen planes gratuitos, estos vienen con espacio de almacenamiento limitado y características básicas. Los compradores pueden optar por uno de los planes pagos, que ofrecen más espacio de almacenamiento, automatización avanzada y más integraciones. Estos niveles aumentan en precio de acuerdo con las capacidades que ofrecen.
Retorno de la Inversión (ROI)
El ROI en el software de instrucciones de trabajo puede evaluarse observando el rendimiento de ciertas tareas, como ensamblaje, tickets de soporte al cliente y capacitación de empleados, después de implementar el software. Aquí hay algunos factores específicos a considerar:
- Tiempo ahorrado en estas tareas
- El aumento en la cantidad de tareas completadas
- La precisión/calidad de las tareas completadas
- Satisfacción del cliente (si el software está siendo utilizado por equipos de servicio al cliente)
- Satisfacción del empleado (si los empleados están usando el software para tareas diarias)
