Todos nós podemos listar um problema pequeno, mas consistente, no trabalho que atrapalha nosso ritmo.

Isso inclui desde perder notas, esperar respostas de e-mail para perguntas menores ou esquecer quais tarefas dependem de outras.

Embora nenhum desses seja um problema enorme individualmente, esses obstáculos podem se acumular ao longo do tempo. E quando você aplica esses problemas a uma equipe, todos sentem a desaceleração.

Ferramentas de colaboração em equipe visam suavizar os desafios que dificultam o fluxo de trabalho em todos os níveis, facilitando a comunicação rápida e criando roteiros claros para o progresso de um projeto. É fácil encontrar soluções de software pontuais para organizar os objetivos da sua equipe e promover a comunicação rápida.

Uma ferramenta de colaboração em equipe visa manter os funcionários na mesma página, garantir que não haja comunicação de equipe isolada e cumprir objetivos. Um bom exemplo de ferramenta de colaboração em equipe é Microsoft Sharepoint, incluído no Microsoft 365. Este software permite que os usuários compartilhem e gerenciem conteúdo, conhecimento e aplicativos para aumentar o trabalho em equipe, encontrar informações rapidamente e colaborar sem problemas.

O espaço de colaboração está agitado, e entender o barulho pode atrapalhar a busca por soluções que guiem sua equipe para um futuro mais organizado e comunicativo. Um ótimo ponto de partida é reformular a maneira como você pensa sobre ferramentas de colaboração, incluindo suas funções e usos pretendidos.

Quem usa ferramentas de colaboração em equipe?

Ferramentas de colaboração são úteis para organizações e equipes ágeis de todos os tamanhos. O software de colaboração ajuda as pessoas dentro de uma empresa a trabalharem em direção a um objetivo comum. Ferramentas de colaboração geralmente são soluções baseadas em nuvem que os usuários podem acessar a qualquer momento, em qualquer lugar, com um computador, tablet ou smartphone com conectividade à Internet. 

Se você precisa de edição de documentos em tempo real, compartilhamento seguro de arquivos ou colaboração de projetos sem interrupções, confira as principais ferramentas de colaboração de conteúdo em nuvem.

Importância de usar ferramentas de colaboração em equipe

Analistas preveem que o valor do mercado de software de colaboração alcance US$ 13,58 bilhões até 2024. Com melhorias mais recentes na tecnologia e um aumento no número de trabalhadores remotos devido à COVID-19, há uma necessidade crescente de software de colaboração.

Produtividade melhorada

Dados compartilhados e conversas organizadas ajudam colegas a alcançar objetivos com foco. Com aplicativos como Microsoft Teams para locais de trabalho incluídos no Microsoft 365, as equipes se comunicam, organizam reuniões, fazem chamadas, determinam disponibilidade e encontram conversas antigas.

Compartilhamento de informações melhorado 

Os funcionários podem procurar as informações por conta própria através de uma plataforma de colaboração em equipe, em vez de depender de colegas específicos. Microsoft Sharepoint do Microsoft 365 ajuda as empresas a manterem um banco de dados único para os funcionários, para que todos possam encontrar informações essenciais rapidamente. 

Melhor alinhamento

Os funcionários podem estar tão focados no trabalho que perdem de vista os objetivos e valores gerais da empresa. O software de colaboração fornece notificações regulares sobre mudanças internas e atualizações para que os funcionários possam aplicá-las durante seu trabalho diário.

Melhor produção

Pacotes de escritório como o Microsoft Office ajudam os funcionários a criar, compartilhar, editar e criticar documentos em vários formatos, como documentos de texto, planilhas e apresentações. Usar soluções como esta evita que os funcionários tenham que alternar constantemente entre vários aplicativos de software.

Recursos das ferramentas de colaboração em equipe

As ferramentas de colaboração em equipe são altamente prevalentes no mercado, e há muitas opções para você escolher. Desde pacotes como o Microsoft 365 até produtos independentes, pode ser confuso escolher a ferramenta de colaboração certa para sua organização. Aqui estão alguns recursos que você precisa considerar: 

• Mensagens. As ferramentas de colaboração em equipe apresentam uma solução de mensagens instantâneas, como o Microsoft Teams, incluído no Microsoft 365. A ferramenta de mensagens ajuda a fornecer comunicação em tempo real e espaços ou grupos para melhorar a colaboração interfuncional dentro das organizações. 
• Compartilhamento de arquivos. Soluções como OneDrive com o Microsoft 365 ajudam colegas de trabalho a compartilhar arquivos rapidamente, um componente chave de um pacote de colaboração em equipe. As equipes podem fazer isso através do aplicativo de mensagens instantâneas ou de uma solução independente para armazenar grandes quantidades de arquivos importantes. 
• Pesquisa. As ferramentas de colaboração em equipe vêm com recursos de pesquisa avançados para ajudar os usuários a encontrar rapidamente o conteúdo de que precisam. 
• Colaboração em documentos. As ferramentas de colaboração em equipe vêm com colaboração em documentos, como o recurso chave no Microsoft Word. Ele permite que os usuários visualizem e editem outros documentos em tempo real. 
• Videoconferência. Alguns softwares de colaboração em equipe oferecem videoconferência para que os usuários possam participar de uma reunião e colaborar onde quer que estejam. 
• Gerenciamento de tarefas. Microsoft To-Do é um exemplo principal de uma solução poderosa de gerenciamento de tarefas. Ele permite que os usuários criem e gerenciem projetos, bem como os acompanhem em tempo real.
• Calendário. Muitas soluções de colaboração em equipe oferecem a capacidade de visualizar e gerenciar calendários individuais e de equipe. Esses calendários também podem se integrar com soluções de e-mail e software de gerenciamento de projetos e tarefas.

Quatro tipos de software de colaboração

As ferramentas de colaboração são incrivelmente variadas em suas funções. A funcionalidade dessas ferramentas varia desde comunicação rápida até rastreamento de tarefas e planejamento de declaração de missão empresarial. Com a variedade de produtos no mercado, pode ser difícil entender a amplitude das opções disponíveis.

No entanto, o espaço de colaboração se torna mais acessível quando organizado por estrutura e funcionalidade fixa. Ferramentas que oferecem espaços mais livres para gestão de tempo, colaboração e comunicação são menos estruturadas e mais flexíveis em seus recursos.

Outros produtos que oferecem funcionalidade mais rígida, como atribuição de tarefas ou planejamento de projetos, podem ser descritos como mais estruturados e fixos em seus casos de uso pretendidos.

Ferramentas de comunicação

Ninguém gosta de vasculhar longas cadeias de e-mails para encontrar uma única confirmação de frase. Ferramentas de comunicação ajudam a facilitar interações instantâneas entre pares para evitar o uso de ferramentas mais formais e de longo formato.  

Ferramentas usadas para comunicação rápida, como o Teams, incluído no Microsoft 365 para Empresas, estão entre os produtos de colaboração menos estruturados, permitindo que as empresas os usem para resolver inúmeros problemas e moldar seu papel em seu ecossistema de software.

Alguns tipos comuns de ferramentas de comunicação são:

• Ferramentas de comunicação interna: Seria difícil encontrar uma empresa que não use alguma forma de aplicativo de comunicação interna. Software de comunicação interna fornece aos funcionários uma ferramenta para se comunicarem rapidamente uns com os outros ou com sua equipe, semelhante a um texto ou uma mensagem instantânea.
• Ferramentas de videoconferência: A comunicação face a face é, sem dúvida, a melhor maneira de discutir ideias ou se comunicar rapidamente com colegas de trabalho. Software de videoconferência ajuda a tornar essas conversas possíveis quando a distância seria uma barreira.
• Provedores de VoIP: Semelhante à videoconferência, software VoIP oferece a conveniência da comunicação em tempo real para resolver rapidamente perguntas e preocupações imediatas. Muitas ofertas de VoIP funcionam por meio de uma conexão com a Internet, para que os usuários possam se conectar via conferência de áudio de qualquer lugar do mundo sem usar um telefone.

Ferramentas de colaboração organizada

Rastrear decisões finalizadas ou discutir ideias de reuniões pode ser um inconveniente. Esta seleção de produtos ajuda a coletar e gerenciar ideias e brainstorming que, de outra forma, seriam desorganizados. No entanto, eles ainda são mais livres em seu uso em comparação com produtos de foco mais amplo.

Tipos de aplicativos de colaboração organizada incluem:

• Plataformas de gerenciamento de reuniões: Todos já lidaram com reuniões desorganizadas que não levam a lugar nenhum. Software de gerenciamento de reuniões visa fornecer estrutura aos processos livres de planejamento de projetos, brainstorming e tomada de decisões.
• Ferramentas de gerenciamento de ideias: Sessões de brainstorming dentro de uma equipe podem ser um método eficaz para reunir informações e encontrar a melhor solução para um problema. Software de gerenciamento de ideias formaliza esse processo e ajuda a criar um mapa mental, fornecendo um espaço para capturar e armazenar ideias para revisão e implementação no futuro.
• Produtos de gerenciamento de conselhos: Membros do conselho e outros líderes empresariais usam software de gerenciamento de conselhos para fornecer as ferramentas para colaborar durante reuniões e tomar decisões informadas sobre metas de longo prazo. Este software é único, pois combina alguns aspectos colaborativos com o foco na tomada de decisões de ferramentas de roteiro.
• Aplicativos de anotações: É sempre útil anotar notas de reuniões assim que surgem. Software de gerenciamento de anotações permite que os usuários armazenem todas as notas em um aplicativo formalizado, garantindo que estejam organizadas e pesquisáveis. Alguns aplicativos de anotações até permitem colaboração para que várias pessoas possam acessar notas para referência posterior.

Ferramentas de gestão de tempo

Lembrar de todas as tarefas que você precisa completar já é um desafio por si só, mas quando você adiciona contingências e prazos sobrepostos, tudo pode se tornar esmagador muito rapidamente. Produtos de gestão de tempo são focados em fornecer estrutura para as responsabilidades do dia a dia, dividindo-as em tarefas digeríveis e oferecendo lembretes para prazos.

Essas ferramentas são mais estruturadas em comparação com as discutidas anteriormente. No entanto, elas são mais focadas nas atividades diárias das equipes, e seu escopo de curto prazo ainda lhes dá mais flexibilidade do que seus primos mais focados no longo prazo.

Tipos de ferramentas de gestão de tempo incluem:

• Ferramentas de gerenciamento de tarefas: Manter-se atualizado com as tarefas diárias e lembrar dos prazos pode se tornar assustador quando o trabalho continua se acumulando. Software de gerenciamento de tarefas oferece uma lista de verificação limpa de tarefas que podem ser marcadas à medida que são concluídas. O usuário cria as tarefas ou é atribuído a elas por um supervisor. Outros podem ser notificados quando uma tarefa foi concluída.
• Software de calendário: Calendários integrados são um excelente sistema de verificação para equipes ocupadas. Muitos softwares de calendário fornecem um calendário de equipe onde os membros podem postar quando esperam terminar projetos ou quando planejam estar fora do escritório.

Ferramentas de roteiro

O conceito de planejar e executar um projeto inteiro ou lançamento de produto é indutor de ansiedade. Felizmente, existem muitas ferramentas especializadas voltadas para fornecer estrutura ao ciclo de vida de um produto ou projeto ou para planejar os objetivos de longo prazo de uma empresa.

Esta seleção de ferramentas é a mais rígida das ofertas discutidas. Elas trazem organização muito direta com pouca margem para uso livre. No entanto, isso não é negativo; as equipes querem ter seus planos de longo prazo bem pensados e divididos.

Tipos comuns de ferramentas de roteiro são:

• Software de gerenciamento de projetos: Essas ferramentas dividem grandes projetos em tarefas menores que podem ser atribuídas a pessoas individuais, levando em consideração contingências e prazos. Muitos softwares de gerenciamento de projetos ou funcionam como uma ferramenta de gerenciamento de tarefas ou se integram a uma, dando aos membros da equipe um pipeline de tarefas a serem concluídas, que contribuem para um projeto maior. Também existem muitas ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos disponíveis para indivíduos ou equipes com orçamento limitado.

• Produtos de planejamento estratégico: Decidir sobre uma visão da empresa ou declaração de missão empresarial já é uma tarefa enorme. Na verdade, planejar e acompanhar o progresso em direção a esses objetivos empresariais só adiciona a uma tarefa aparentemente impossível. Software de planejamento estratégico busca organizar o processo de construção de uma declaração de missão, criar um plano para sua execução e, em seguida, acompanhar o progresso geral em direção a esse objetivo.

Benefícios das ferramentas de colaboração

A solução de software essencial em uma empresa é uma ferramenta de colaboração em equipe, e selecionar o conjunto certo pode fazer uma grande diferença. 

O conjunto certo de ferramentas de colaboração, como as incluídas no Microsoft 365, pode beneficiar muito uma empresa e criar um grande impacto. 

Aqui estão os benefícios de implementar uma ferramenta de colaboração em equipe em sua empresa: 

• A cultura de trabalho certa. Um software de colaboração em equipe centralizado ajuda os funcionários a pensarem novamente antes de compartilhar comentários negativos em um fórum, já que toda a organização pode visualizá-lo. Isso permite que os funcionários trabalhem melhor e se concentrem nos objetivos da equipe, em vez de ter conversas improdutivas. 
• Um lugar para tudo. Alternar entre vários aplicativos pode causar improdutividade no escritório, mas muitas pessoas ainda o fazem. Ferramentas de colaboração em equipe ajudam a prevenir isso e melhorar a produtividade. 
• Transparência. Equipes sem comunicação isolada podem realizar tarefas rapidamente e resolver problemas. Ferramentas de colaboração em equipe melhoram a visibilidade de calendários, relatórios e outros documentos importantes para ajudar os funcionários a se manterem responsáveis.
• Trabalho em equipe melhorado. Como as ferramentas de colaboração em equipe conectam a comunicação isolada, isso ajuda a alcançar suporte mais rápido e resoluções para consultas. Também ajuda a trabalhar mais rápido juntos.

Desafios das ferramentas de colaboração em equipe

Mesmo com ferramentas de colaboração em equipe, muitas pessoas envolvidas em um projeto podem causar mal-entendidos e confusão.

Alguns outros desafios das ferramentas de colaboração incluem: 

• Incapacidade de definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) e estabelecer objetivos claros
• Aumento da competição entre os funcionários pode causar obstáculos ao compartilhamento de conhecimento e colaboração genuína 
• Falta intencional de transparência dentro de uma equipe impacta negativamente os membros da equipe 
• Membros com baixo desempenho causam efeitos negativos em toda a equipe, levando à ineficácia e conflito 
• Engajamento reduzido causa incapacidade de identificar e enfrentar problemas em vez de trabalhar juntos para encontrar soluções 
• Indecisão e desentendimentos entre líderes criam expectativas pouco claras e prazos atrasados. 
• Conflito entre diferentes departamentos que usam diferentes ferramentas e métodos de colaboração 

Todo o seu ecossistema de colaboração

Nenhum tipo de produto é inerentemente melhor do que outro. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos não vai necessariamente ajudar a facilitar a comunicação entre pares, e um aplicativo de comunicação interna não oferecerá a mesma visão ampla e de longo prazo dos objetivos da equipe para manter as pessoas no caminho certo.

Essas não são delimitações rígidas e rápidas também. Muitas ferramentas de colaboração aparecem em várias categorias ao longo do espectro, dependendo da funcionalidade que oferecem. Ferramentas de colaboração também tendem a se integrar umas com as outras para criar um ecossistema de software coeso e contínuo que apoia sua equipe onde quer que esteja colaborando no momento.

As empresas devem buscar escolher uma variedade de produtos dos diferentes níveis de estrutura para garantir que os funcionários tenham a opção de trabalhar com várias soluções. Concentre-se em identificar as deficiências da sua empresa e encontrar soluções de software para preencher as lacunas. Isso pode significar escolher um produto abrangente que cubra todas as bases ou usar alguns produtos para criar uma cobertura abrangente.

Escolher o melhor software de colaboração para sua equipe pode ser difícil. Felizmente, há muitas opções. Saiba mais sobre como software de produtividade ajuda você a melhorar seu trabalho e aprimorar a comunicação da equipe.