En savoir plus sur Logiciel de salle de données virtuelle
Qu'est-ce que le logiciel de salle de données virtuelle ?
Les salles de données virtuelles (VDR), également connues sous le nom de salles de données en ligne, aident les entreprises à stocker et partager en toute sécurité des informations sensibles de l'entreprise dans un dépôt en ligne sécurisé. Cela peut prendre la forme d'un site web sécurisé ou d'une application web sécurisée mise en place via un extranet propriétaire. Les entreprises et les clients peuvent se rencontrer virtuellement dans la salle et examiner les documents sensibles auxquels ils ont accès afin de conclure un accord commercial, discuter d'informations juridiques ou simplement revoir les documents comme ils le souhaitent. Les informations sensibles incluent généralement des documents privés de l'entreprise, des informations sensibles sur les clients, fiscales, juridiques ou financières, des propriétés intellectuelles ou tout autre document important nécessitant une sécurité supplémentaire pour garantir sa confidentialité.
Les VDR sont idéales pour les entreprises qui nécessitent un haut niveau de protection de certains documents mais qui sont également facilement accessibles à ceux qui sont autorisés à les manipuler et à les partager. Avant l'introduction des VDR, les salles de données physiques étaient la norme et facilitaient l'accès et le partage sécurisés des documents. Cependant, depuis que les VDR se sont avérés plus sûrs, plus pratiques et moins coûteux que les salles de données physiques traditionnelles en raison de leurs mesures de sécurité accrues et de leurs coûts initiaux plus bas, ils ont largement remplacé ces dernières au fil du temps.
Quels sont les principaux fournisseurs de salles de données sécurisées pour la due diligence ?
Parmi les principaux fournisseurs de salles de données sécurisées pour la due diligence, on trouve Datasite, Ideals, et Firmex. Ces plateformes offrent des processus de due diligence efficaces dans les fusions et acquisitions, la finance, le juridique et d'autres transactions sensibles. Voici un aperçu plus détaillé de certains des principaux fournisseurs :
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Datasite : Connu pour sa plateforme de due diligence détaillée. Datasite s'intègre aux outils de gestion de documents, de sécurité et de collaboration, ce qui en fait l'un des meilleurs choix de cette liste pour la due diligence.
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ideals : Reconnu pour ses protocoles de sécurité robustes et son interface conviviale, adapté aux entreprises de toutes tailles.
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Firmex : Un fournisseur de salle de données simple et sécurisé pour la due diligence qui met l'accent sur sa facilité d'utilisation et son support client.
Quelles sont les caractéristiques communes des logiciels de salle de données virtuelle ?
Partage de fichiers : Les VDR facilitent la collaboration en fournissant un partage de fichiers utilisateur à utilisateur qui est granulaire et restrictif pour garantir la sécurité maximale. Cependant, les utilisateurs autorisés qui ont le droit de consulter certains documents peuvent y accéder facilement et en toute sécurité au sein du VDR.
Sécurité et cryptage : L'une des principales caractéristiques d'un VDR est le contrôle d'accès et la capacité d'accorder des autorisations de documents à des utilisateurs spécifiques pour maintenir un environnement sécurisé. Les fichiers sont gardés en sécurité grâce au cryptage, à l'authentification à deux facteurs, ainsi qu'aux contrôles de connexion unique. De plus, les filigranes et la destruction à distance ajoutent une autre couche de sécurité.
Historique des visionneuses : Les utilisateurs autorisés ont la capacité de suivre combien de temps quelqu'un a passé sur un certain document, où des clics ont été effectués sur le document, et où d'autre un visionneur a navigué au sein du VDR sécurisé.
Reconnaissance optique de caractères (OCR) : Avec l'OCR, les utilisateurs peuvent utiliser des termes de recherche en texte intégral pour localiser facilement un mot ou une phrase dans un document.
Chat en direct : Les fonctionnalités de chat en direct encouragent la collaboration et la conversation sur des documents spécifiques, ce qui est particulièrement utile pour les utilisateurs qui collaborent avec d'autres utilisateurs à distance.
Accès en lecture seule : Pour des mesures de sécurité des données supplémentaires, les utilisateurs peuvent ajuster qui a le pouvoir de modifier des documents au sein du VDR. Ceux qui ne devraient pas avoir le pouvoir de modifier un document, et qui devraient plutôt avoir uniquement le pouvoir de le consulter, peuvent se voir attribuer un accès en lecture seule, ce qui restreint la modification.
Rapports : La fonctionnalité de rapport fournit des métriques et des informations sur les vues de page, l'historique des vues de compte utilisateur et les recherches récentes.
Téléchargement de fichiers par glisser-déposer : Les utilisateurs peuvent facilement télécharger des documents dans un VDR en faisant simplement glisser et déposer des fichiers et des dossiers de leur bureau dans un dossier désigné stocké dans le VDR.
Téléchargement en masse : Les utilisateurs peuvent télécharger plus d'un fichier à la fois pour accélérer le processus de téléchargement dans le VDR.
Quels sont les avantages des logiciels de salle de données virtuelle ?
Les VDR vont loin pour assurer le partage sécurisé de données et d'autres informations confidentielles, mais ces produits offrent également des avantages opérationnels secondaires à d'autres parties de l'entreprise.
Transparence et renforcement de la confiance : Établir des relations solides avec les parties prenantes est vital pour des interactions commerciales réussies, et au cœur de cela se trouve la transparence qui aide à renforcer la confiance. Dans les situations où la transparence d'informations hautement confidentielles est essentielle, les VDR fournissent un moyen de partager des informations sans risque de fuites de données.
Efficacité des coûts : L'utilisation des VDR réduit considérablement le besoin de documents physiques, ce qui réduit à son tour les coûts associés à l'impression, au classement et au stockage des documents. Un coût important qui est réduit ou souvent complètement éliminé avec les VDR est le déplacement dans le seul but de consulter des documents d'entreprise. Les VDR ont également des frais, cependant, ceux-ci peuvent être prévisibles et donc gérables. Toute cette réduction des fichiers papier et des déplacements réduit également l'empreinte carbone d'une entreprise, ce qui est un autre avantage des VDR.
Augmentation de la productivité : Les VDR permettent des flux de travail plus rationalisés. Lors d'une transaction sensible au temps, comme un processus de fusion et acquisition, les VDR peuvent aider à réduire considérablement le temps passé sur la communication et les tâches administratives. De plus, la fonctionnalité d'organisation des fichiers des VDR rend la recherche et la référence des documents efficaces.
Accessibilité mondiale : Avec un nombre croissant de transactions commerciales se déroulant avec des partenaires du monde entier, les VDR réduisent les limitations géographiques qui rendaient autrefois le processus de négociation et de communication à travers les frontières extrêmement laborieux.
Qui utilise les logiciels de salle de données virtuelle ?
Les VDR sont importants pour les industries qui nécessitent un stockage et un partage sûrs et accessibles des documents. Certaines entreprises pourraient comparer les avantages et les inconvénients de choisir entre un VDR et un logiciel de stockage et de partage de fichiers. Bien que les VDR offrent certaines des mêmes fonctionnalités qu'une solution de stockage et de partage de fichiers, ils offrent des mesures de sécurité beaucoup plus élevées et sont essentiels pour les industries qui nécessitent de fortes mesures de sécurité pour leurs fichiers. À l'inverse, à moins que des mesures de sécurité strictes ne soient nécessaires, les VDR s'avèrent inefficaces et lourds en raison des restrictions et des autorisations impliquées. Un simple système de stockage et de partage de fichiers conviendrait aux entreprises qui n'ont pas besoin de se conformer à des réglementations de sécurité strictes.
Organisations à but non lucratif : Toute organisation à but non lucratif qui nécessite le stockage et le partage de documents sensibles de collecte de fonds, de subventions et d'autres documents financiers, et de listes d'associations a un cas d'utilisation pour le logiciel VDR.
Fusions et acquisitions (M&A) : Les VDR sont essentiels pendant la phase de due diligence d'une M&A car les M&A nécessitent la divulgation légale de tous les documents et informations pertinents concernant les entreprises impliquées dans le processus d'acquisition. Pendant la phase de due diligence d'une transaction M&A, les deux parties impliquées peuvent tirer parti de l'environnement stable et sécurisé que les VDR fournissent afin de partager les documents pertinents en temps réel.
Communications du conseil d'administration : Dans de nombreux cas, les membres du conseil d'administration nécessitent souvent l'échange de documents sensibles ou propriétaires. Les VDR fournissent une plateforme sécurisée sur laquelle les membres du conseil peuvent facilement communiquer et partager des documents importants du conseil.
Offres publiques initiales (IPO) : Les IPO peuvent être un processus lourd qu'un espace de travail virtualisé peut rendre plus efficace. Les IPO nécessitent que les entreprises soient plus transparentes avec leurs activités et transactions qu'elles ne le sont peut-être habituées. Les VDR peuvent aider ces entreprises à naviguer en jonglant avec leurs responsabilités publiques et leurs obligations internes de conformité. Les VDR peuvent facilement ajouter de nouvelles autorisations aux actionnaires actuels et potentiels tout en gardant la sécurité des documents une priorité.
Quelles sont les meilleures solutions de salle de données sécurisées pour les fusions et acquisitions ?
Lors de la réalisation de fusions et acquisitions (M&A), voici quelques-unes des meilleures solutions de salle de données sécurisées basées sur les avis des utilisateurs de G2 :
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Datasite : se spécialise dans les processus de M&A et la due diligence avec un accent sur la rapidité et l'efficacité. Cette application offre des analyses en temps réel et des outils de gestion de Q&A étendus.
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Intralinks : fournit une solution de stockage cloud rapide et intelligente, offrant des outils de due diligence alimentés par l'IA et des analyses en temps réel pour les négociateurs.
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Ansarada : Connu pour son interface conviviale qui se concentre sur l'amélioration des flux de travail des transactions.
Quel service de salle de données sécurisée est le meilleur pour les banques d'investissement ?
Pour les banques d'investissement gérant des transactions à enjeux élevés comme les M&A, la levée de capitaux et les IPO, choisir un service de salle de données offrant des fonctionnalités de sécurité robustes est important. Parmi les principaux prétendants, on trouve :
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Datasite : Une salle de données virtuelle (VDR) leader, particulièrement forte pour faciliter les transactions de M&A et les opérations sur les marchés de capitaux, offrant une sécurité solide et des analyses avancées.
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DealRoom : Souvent utilisé pour la banque d'investissement pour sa rapidité, sa sécurité et sa gestion des informations confidentielles.
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FirmRoom : Offre une facilité d'utilisation et une évolutivité ; cette application s'adresse à la fois aux transactions de marché intermédiaire et aux transactions d'entreprise.
Quelles sont les alternatives aux logiciels de salle de données virtuelle ?
Les alternatives aux logiciels VDR peuvent remplacer ce type de logiciel, soit partiellement, soit complètement :
Logiciel de RFP : Les demandes de propositions (RFP) sont souvent effectuées via un logiciel de RFP autonome. Cependant, certaines entreprises peuvent choisir une solution VDR pour conserver les documents liés à la proposition, ajoutant une couche de sécurité.
Logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) : Les systèmes ECM aident les entreprises à organiser, gérer et distribuer des documents non structurés, utilisant souvent des capacités de stockage cloud pour ce faire. Cette solution est moins sécurisée mais plus accessible pour les entreprises qui n'ont pas besoin d'une gestion de documents aussi sécurisée.
Logiciel de gestion des connaissances : Les actifs de l'entreprise stockés dans un logiciel de gestion des connaissances peuvent être facilement peuplés, édités, stockés et partagés au sein du système. Comme le logiciel VDR, le logiciel de gestion des connaissances fournit un dépôt en ligne de documents pour les entreprises. Ces solutions sont considérées comme une option viable pour les entreprises qui n'ont pas besoin de la sécurité documentaire lourde fournie par les VDR. Les documents stockés dans les solutions de gestion des connaissances sont généralement destinés aux actifs liés aux notes de travail, aux guides pratiques et à d'autres guides d'information utiles pour les employés.
Défis avec les logiciels de salle de données virtuelle
Problèmes d'autorisation : Bien que la sécurité soit le principal avantage des VDR, elle peut souvent entraîner des problèmes d'autorisation et d'accès. Les utilisateurs qui ont la capacité d'attribuer des autorisations auront la responsabilité de s'assurer que toutes les parties qui nécessitent l'accès à un document ou à un ensemble de documents obtiennent une autorisation précise. Les utilisateurs qui n'ont pas accès à un produit mais qui ont droit à une autorisation peuvent finir par être confus et frustrés, surtout s'ils ont besoin du document pour une raison urgente.
Quels services de salle de données virtuelle sont les mieux notés pour les startups ?
Les startups ont besoin de plateformes de salle de données virtuelle (VDR) qui offrent un partage de documents sécurisé, une configuration rapide et des contrôles intuitifs pour soutenir la collecte de fonds, la due diligence et les relations avec les investisseurs. Basé sur les avis de G2, ces outils VDR sont les mieux notés :
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Datasite Diligence Virtual Data Room : Conçu pour les transactions à enjeux élevés, Datasite offre une sécurité avancée, une rédaction de documents et des analyses, ce qui le rend idéal pour les startups naviguant dans les M&A ou les tours d'investissement.
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Ideals Virtual Data Room : Conçu avec simplicité et rapidité à l'esprit, Ideals offre aux startups une expérience d'intégration rapide, des contrôles de permission granulaires et un suivi des fichiers en temps réel.
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Ansarada : Combine des insights alimentés par l'IA avec une interface utilisateur épurée, aidant les entreprises en phase de démarrage à gérer l'accès des investisseurs, la gestion des versions de documents et la préparation des transactions dès le premier jour.
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Firmex Virtual Data Room : Offre une plateforme fiable, sécurisée et simple pour les startups manipulant des documents sensibles, avec une navigation intuitive et un support réactif pour les transactions rapides.
Qui sont les principaux fournisseurs de logiciels de salle de données virtuelle pour les petites entreprises ?
Lorsque la confidentialité est importante mais que les ressources sont limitées, les petites entreprises se tournent vers des VDR faciles à gérer et conçus pour la rapidité. Les utilisateurs de G2 mettent en avant ces meilleurs performeurs :
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Clinked : Combine le partage de fichiers, la messagerie sécurisée et le branding en marque blanche dans une solution VDR axée sur le client, parfaite pour les petites entreprises collaborant avec des partenaires ou des clients externes.
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DocSend : Populaire parmi les startups et les PME, DocSend permet le suivi en temps réel des documents partagés et des présentations aux investisseurs, avec des contrôles d'accès qui garantissent que seules les bonnes personnes peuvent consulter le contenu sensible.
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SecureDocs : Fournit une gestion robuste des permissions et des pistes d'audit dans une interface propre et facile à utiliser, conçue pour les petites entreprises ayant besoin d'une solution fiable pour la due diligence ou le partage interne.
Quelles entreprises devraient acheter des logiciels de salle de données virtuelle ?
Toute entreprise qui crée et partage des informations sensibles, propriétaires ou client bénéficiera des VDR. Cependant, certaines industries nécessitent le logiciel plus que d'autres. Les institutions financières bénéficient grandement des fonctionnalités de sécurité des VDR, car elles facilitent le partage sécurisé des documents tout en prévenant les risques de cybersécurité, qui sont malheureusement courants dans l'industrie. De plus, toute industrie confrontée à des risques de vol d'identité, de fuites de données sensibles ou d'informations juridiques sensibles bénéficierait des VDR en raison des mesures de sécurité complexes qu'ils offrent.
Fonds de capital-risque, de private equity ou de banque d'investissement : Ces entreprises utilisent les VDR dans leurs processus de due diligence, ce qui inclut le partage sécurisé des informations de portefeuille, des informations financières et des documents fiscaux.
Cabinets juridiques : Les avocats et autres professionnels du droit peuvent plus facilement partager des documents juridiques confidentiels entre clients et tiers autorisés dans les VDR qu'ils ne le peuvent dans un système standard de stockage et de partage de fichiers.
Entreprises immobilières : Les entreprises immobilières traitent également des situations de due diligence, donc les VDR sont un atout majeur pour l'industrie. Des situations telles que les échanges de propriétés, les évaluations et le processus de vente d'une maison impliquent le partage de documents confidentiels entre plusieurs parties.
Entreprises de biotechnologie ou pharmaceutiques : Ces entreprises doivent souvent partager des propriétés intellectuelles et des données d'essais cliniques avec des tiers.
Mines et énergie : Ces entreprises partagent régulièrement de gros fichiers confidentiels à diverses fins telles que les coentreprises, les audits environnementaux, le financement, la gestion intermédiaire, etc. Les VDR facilitent la navigation dans ces processus réglementaires.
Quels fournisseurs de salles de données sont les meilleurs pour les grandes entreprises du Fortune 500 ?
Pour les grandes entreprises du Fortune 500, les meilleurs fournisseurs de salles de données sont Datasite, Intralinks et Box, en raison de leur fiabilité, de leur évolutivité et de leurs fonctionnalités de sécurité. Voici un résumé plus détaillé de ces choix :
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Datasite : Spécialisé dans les transactions de M&A, Datasite offre des analyses détaillées, des outils de gestion de projet, un support multilingue et une sécurité de niveau entreprise qui s'adresse aux entreprises mondiales.
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Intralinks : Avec une présence mondiale, cette plateforme offre une collaboration sécurisée et une automatisation des flux de travail, une gestion sécurisée des documents et une sécurité avancée.
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Box : Connu pour sa large base d'utilisateurs, il offre un partage de documents sécurisé, une sécurité avancée, une interface intuitive et un support client solide.
Ces fournisseurs de salles de données sont l'un des meilleurs choix pour les grandes organisations avec des transactions à haut volume et une sécurité de niveau entreprise.
Quel est le coût des logiciels de salle de données virtuelle ?
Le coût d'un VDR dépend des fonctionnalités qu'il offre, de la quantité de stockage disponible, du nombre d'utilisateurs, et plus encore. Voici les types de structures de coûts les plus courants lors de l'achat d'un VDR :
Modèle de coût par page : Cela fait référence à un modèle de coût qui facturera par page stockée dans un VDR. Ce type de tarification peut être attrayant pour les petits projets avec un périmètre clair.
Modèle de coût par utilisateur : Ce type de modèle de coût fournit un nombre défini de licences utilisateur et l'organisation sera facturée pour chaque utilisateur supplémentaire. Il est important de vérifier combien de licences utilisateur sont nécessaires avant de s'inscrire à ce modèle.
Taille de stockage : Certains fournisseurs de VDR factureront en fonction du nombre de gigaoctets (Go) utilisés par la salle. Certains fournisseurs de VDR permettront une certaine quantité de stockage de données, ou une plage, et factureront pour le dépassement.
Frais mensuels fixes : Ces plans sont comme les plans mobiles, offrant une quantité définie de données, de pages et d'utilisateurs, et sont tarifés en conséquence. Ce modèle de coût est un bon moyen d'éviter les frais de dépassement importants.
Tendances des logiciels de salle de données virtuelle
Disponibilité multi-appareils : Les VDR sont efficaces, mais l'accessibilité peut toujours être améliorée en raison de ses mesures de sécurité intenses. Les tendances pointent vers une accessibilité multi-appareils pour atténuer certains problèmes d'accessibilité courants. Bien que certaines solutions VDR commencent tout juste à offrir un accès via plusieurs appareils tels que le mobile et le navigateur, on s'attend à ce que l'accès mobile devienne une fonctionnalité plus couramment disponible à mesure que les VDR deviennent de plus en plus populaires dans plus d'industries. La disponibilité multi-appareils est idéale pour les transactions et les transactions d'entreprise en cours, sensibles au temps et nécessitant une action immédiate.
Comment acheter un logiciel de salle de données virtuelle
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de salle de données virtuelle
Choisir un VDR peut sembler simple, étant donné son objectif très clair en tant que lieu pour partager en toute sécurité des données confidentielles et des informations classifiées. Cependant, en raison des risques associés à un VDR ne fonctionnant pas de manière à répondre au mieux aux besoins d'une organisation, il est important de s'assurer que les acheteurs prennent en compte quelques facteurs avant d'en sélectionner un. Voici quelques facteurs à considérer :
Taille et quantité de fichiers : Considérez quels types de fichiers seront téléchargés sur le VDR. S'agira-t-il uniquement de fichiers internes ? S'agira-t-il également de fichiers clients ? S'agira-t-il de grands ensembles de données ? En fonction de ces réponses, les acheteurs devraient choisir un VDR qui prend en charge les types et tailles de fichiers avec lesquels ils travailleront.
Niveaux de sécurité : En fonction du niveau de sécurité nécessaire pour protéger les fichiers, diverses protections sont disponibles. Il est facile de sélectionner un niveau de sécurité supérieur à ce qui est réellement nécessaire, cependant, cela est déconseillé car une sécurité intense signifie un manque de visibilité et d'accessibilité, même pour les fichiers qui n'ont pas besoin d'être si protégés, ce qui conduit à des clients, des employés, ou les deux à être frustrés.
Personnalisation : Lors de la sélection d'un VDR, il est important de considérer les différents cas d'utilisation pertinents pour l'entreprise. Si l'acheteur va utiliser un VDR pour un usage interne, pour des clients, pour des prospects, etc., alors il devrait s'assurer qu'il est facilement capable de changer les paramètres pour permettre différents types de fichiers et niveaux de sécurité. Si des équipes qui n'ont pas de formation technique utiliseront la salle de données, il est important de considérer la facilité d'utilisation et de sélectionner un produit qui est convivial et intuitif.
Comparer les produits de logiciels de salle de données virtuelle
Créer une longue liste
Il existe une quantité considérable d'options en matière de logiciels VDR. Une fois que les acheteurs comprennent leurs exigences, ils devraient rechercher des solutions en parcourant Internet. La plupart des sites web de produits auront une page 'Fonctionnalités' qui fournira une image d'ensemble de ce que le logiciel comprend. G2.com est un bon point de départ.
Créer une liste restreinte
Ensuite, les acheteurs devraient approfondir la recherche sur la longue liste de solutions pour créer une liste restreinte. Il existe de nombreuses recherches (articles et vidéos) qui expliquent et examinent différents produits sous différents angles. Les acheteurs devraient trouver des recherches qui s'adressent à leur industrie. La fonctionnalité 'Comparer' de G2.com aidera à comparer les logiciels côte à côte pour comparer des fonctionnalités spécifiques et apprendre comment les utilisateurs réels les évaluent.
Réaliser des démonstrations
Les démonstrations sont un excellent moyen d'obtenir un aperçu direct des solutions potentielles et la possibilité de poser les bonnes questions pour déterminer quel produit est le bon pour l'organisation. Les acheteurs devraient se préparer pour chaque démonstration en ayant une liste standard de questions et de clarifications à poser à chaque fournisseur.
Sélection du logiciel de salle de données virtuelle
Choisir une équipe de sélection
Étant donné l'accent mis sur l'informatique et la sécurité des VDR, les membres du département informatique d'une organisation devraient être inclus dans les conversations. Ils aideront à évaluer la compatibilité de certains produits avec les systèmes existants qui devront être intégrés au VDR choisi. De plus, il devrait y avoir des membres des équipes qui utiliseront fréquemment le VDR. Cela inclut souvent des équipes qui traitent des informations hautement sensibles, telles que la finance et la R&D. Les membres de toutes les différentes équipes doivent collaborer lors de la sélection du bon produit.
Négociation
À ce stade, il est important de discuter des prix et de demander si des réductions sont disponibles, que ce soit pour l'achat d'un plus grand nombre de licences ou pour une durée plus longue. Les acheteurs devraient explorer les options de paiement, la mise en œuvre, le support client et les services d'intégration à ce moment également.
Décision finale
Maintenant que les acheteurs savent quelle solution logicielle ils veulent acheter, ils devraient demander un essai du produit pour tester comment il sera mis en œuvre et adopté par leurs équipes. S'il est bien intégré à la technologie existante et que les équipes l'acceptent bien, l'acheteur peut être confiant qu'il achète le meilleur VDR pour ses besoins.