Más Información Sobre Software de Gestión de Privacidad de Datos
¿Qué es el Software de Gestión de Privacidad de Datos?
El software de gestión de privacidad de datos ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones globales de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), la Ley General de Protección de Datos (LGPD) de Brasil, y muchas otras regulaciones de privacidad. Las funciones centrales de este software giran en torno a ayudar a las empresas a localizar datos sensibles, como la información de identificación personal, y responder a las solicitudes de los clientes dentro de los plazos legales establecidos.
Beneficios Clave del Software de Gestión de Privacidad de Datos
- Ayuda a las empresas a descubrir, mapear y clasificar sus datos sensibles ya sea a través de descubrimiento automatizado o mediante encuestas manuales administradas por flujos de trabajo
- Incluye funciones de flujo de trabajo para solicitudes de acceso de consumidores o sujetos de datos (DSAR) para asegurar que la empresa responda al solicitante dentro del plazo legalmente establecido
- Se integra con otras herramientas para proporcionar características adicionales como verificación de identidad, desidentificación o seudonimización, evaluaciones de impacto de privacidad (PIA), notificación de violaciones, gestión de consentimientos o escaneo de rastreadores de sitios web
¿Por qué Usar el Software de Gestión de Privacidad de Datos?
El software de gestión de privacidad de datos es utilizado por las empresas para gestionar sus programas de privacidad y cumplir con las leyes de privacidad globales como GDPR, CCPA, LGPD, entre otras regulaciones de privacidad. En particular, este software ayuda a las empresas a procesar, dentro de los plazos legales establecidos, sus solicitudes DSAR o de consumidores para acceder, portar o eliminar los datos personales que una empresa tiene sobre ellos, según lo permitido por las regulaciones de privacidad pertinentes.
Para cumplir con las regulaciones de privacidad de datos, las empresas deben primero localizar la PII que almacenan o a la que tienen acceso. El software de gestión de privacidad de datos incluye funciones para ayudar a descubrir dichos datos sensibles.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Privacidad de Datos?
Las empresas que están sujetas a leyes globales de privacidad de datos utilizan el software de gestión de privacidad de datos. La aplicabilidad de las regulaciones de privacidad de datos varía según la regulación, pero típicamente, las empresas con fines de lucro de tamaño mediano y grande están sujetas a estas regulaciones. Las organizaciones sin fines de lucro y las pequeñas empresas a menudo están exentas, pero es una buena práctica consultar la regulación específica para determinar su aplicabilidad a un negocio u organización en particular.
Dentro de las empresas, los equipos, departamentos y títulos comunes del personal que gestiona los programas de privacidad varían enormemente. Los profesionales de privacidad pueden trabajar bajo el departamento legal, en cumplimiento regulatorio, seguridad de la información, tecnología de la información (TI) y ética corporativa. Otras áreas donde el personal de privacidad puede ser empleado son los departamentos de marketing. Esta función también puede ser subcontratada a un proveedor de servicios de privacidad.
Independientemente de quién gestione el programa de privacidad dentro de una empresa, a menudo se requiere la participación de empleados de varios departamentos de la empresa para cumplir con las regulaciones de privacidad de datos. El personal de TI puede ser encargado de localizar los datos de los consumidores; los equipos de seguridad pueden ser requeridos para proteger la PII y otros datos sensibles; el personal legal y de cumplimiento puede necesitar confirmar que se cumplen los contactos y otras obligaciones legales; los empleados en el departamento de marketing pueden ser responsables de asegurar que las preferencias de consentimiento de los consumidores se gestionen adecuadamente.
Tipos de Software de Gestión de Privacidad de Datos
El software de gestión de privacidad de datos es una adición relativamente nueva al panorama de soluciones tecnológicas y, por lo tanto, muchos proveedores en este espacio tienen solo unos pocos años. Dado lo nuevo que es esta área, las empresas están mejorando rápidamente sus ofertas y soluciones tecnológicas para sus clientes. En la actualidad, los principales diferenciadores de este software involucran qué cumplimiento de regulación de privacidad de datos soporta y cómo el software descubre datos sensibles.
Software específico de regulación — Muchos software de gestión de privacidad de datos adaptan su solución a una regulación de privacidad específica. Por ejemplo, los mercados de software más maduros se centran en el cumplimiento de privacidad de datos relacionado con GDPR, ya que fue una de las primeras legislaciones de privacidad de datos robustas. Otros proveedores de software adaptan sus soluciones para cumplir con el CCPA o LGPD. Algunas soluciones de gestión de privacidad de datos son agnósticas a la regulación y pueden adaptarse para cumplir con cualquier regulación de privacidad; estas soluciones flexibles pueden ser particularmente útiles para abordar regulaciones de privacidad específicas de un estado o locales.
Automatizado vs. manual descubrimiento de datos — Los primeros pasos para el cumplimiento de privacidad requieren una comprensión de dónde se almacenan los datos sensibles de una empresa, como PII, información de salud protegida (PHI), datos de la industria de tarjetas de pago (PCI), propiedad intelectual (IP) y otros datos comerciales importantes en múltiples sistemas de la empresa, incluidas bases de datos, aplicaciones y en puntos finales de usuario. El software de gestión de privacidad de datos incluye métodos para localizar estos datos ya sea con encuestas manuales o descubrimiento automatizado.
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Encuestas manuales — Un método para descubrir dónde una empresa almacena datos sensibles es preguntar a los empleados de la empresa que gestionan los datos dónde se almacenan los datos sensibles. Esto requiere que el personal complete manualmente encuestas o hojas de cálculo de Excel. Algunos proveedores de software de gestión de privacidad de datos ofrecen plantillas de encuestas preconstruidas y herramientas de flujo de trabajo para administrar este tedioso proceso.
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Descubrimiento automatizado — Las herramientas automatizadas de descubrimiento de datos sensibles se conectan a las bases de datos, aplicaciones y otros repositorios de datos de una empresa y rastrean, identifican y clasifican automáticamente los datos sensibles. Estas herramientas ofrecen informes actualizados que pueden ser beneficiosos al responder a solicitudes de auditoría o de acceso de sujetos de datos. Muchas de estas herramientas ofrecen representaciones visuales de los datos para que el usuario pueda ver dónde se almacenan los datos en general geográficamente y también crear un mapa de un sujeto de datos individual.
Características del Software de Gestión de Privacidad de Datos
La funcionalidad principal del software de gestión de privacidad de datos gira en torno al descubrimiento y mapeo de datos sensibles, la gestión de DSAR (o gestión de solicitudes de consumidores) y la gestión de consentimientos. El software a menudo proporciona funcionalidad adicional o se integra con soluciones separadas para ofrecer una serie de otras características útiles. Algunas de las características principales del software de gestión de privacidad de datos incluyen:
Descubrimiento y mapeo de datos sensibles — Las funciones de descubrimiento de datos sensibles ayudan a las empresas a localizar datos sensibles almacenados en los sistemas de la empresa y mapear el uso de esos datos.
Gestión de solicitudes de acceso de sujetos de datos (DSAR) — El software DSAR proporciona un formulario de recepción de DSAR para aceptar la solicitud de un sujeto de datos para acceder, portar o eliminar su PII; proporciona una vista centralizada de todos los DSAR en proceso; alerta a los administradores cuando se está acercando al tiempo de respuesta legalmente establecido; proporciona herramientas de flujo de trabajo para procesar DSAR en toda la organización; ayuda con herramientas de informes y registros. Algunas herramientas también ofrecen un portal de comunicación encriptado para comunicarse y transferir de manera segura los datos de DSAR a un sujeto de datos.
Gestión de consentimientos — La gestión de consentimientos se está convirtiendo cada vez más en una característica importante del software de gestión de privacidad de datos, ya que muchas regulaciones de privacidad de datos requieren el consentimiento de los usuarios, ya sea opt-in u opt-out, antes de recopilar, usar, compartir o vender sus datos. Estas características ayudan a las empresas a obtener, rastrear, gestionar y actualizar las preferencias de consentimiento de sus usuarios para cumplir con las regulaciones de privacidad.
Características Adicionales de Gestión de Privacidad de Datos
Gestión de evaluación de proveedores — Ayuda a las empresas a comprender y determinar los riesgos asociados con compartir datos sensibles con sus proveedores externos.
Cumplimiento de cookies — Permite a las empresas asegurar que las cookies y otros rastreadores que utilizan en su sitio web cumplan con los consentimientos de los usuarios.
Notificación de violación de datos — Ayuda a las empresas a informar a los usuarios finales si su información ha sido comprometida en una violación de datos.
Verificación de identidad — Ayuda a las empresas a autenticar la identidad de un consumidor antes de procesar un DSAR.
Desidentificación o seudonimización de datos — Reduce el riesgo de mantener PII y otros datos sensibles al seudonimizar los datos.
Evaluaciones de impacto de privacidad (PIA) — Ayuda a las empresas a pasar por los pasos de una evaluación de impacto de privacidad, como lo requieren algunas regulaciones de privacidad de datos.
Bibliotecas de información legal — Proporciona una biblioteca actualizada de información sobre leyes y regulaciones de privacidad de datos a las que una empresa está sujeta, según su ubicación, tamaño, con quién hace negocios la empresa y otros factores determinantes.
Tendencias Relacionadas con el Software de Gestión de Privacidad de Datos
Soluciones agnósticas a la legislación — Dado que pueden entrar en vigor leyes de privacidad adicionales en un futuro cercano, especialmente a nivel estatal, cumplir con múltiples leyes puede volverse laborioso. Si bien el software específico de legislación tiene un lugar hoy en día, podemos seguir viendo una tendencia de soluciones agnósticas a la regulación de privacidad que pueden adaptarse a cualquier tipo de regulación de privacidad.
Descubrimiento automatizado de datos — Algunas soluciones de privacidad de datos ofrecen herramientas de descubrimiento de datos manuales, mientras que otras ofrecen funciones automatizadas. Desde una perspectiva de la industria, varios proveedores han realizado inversiones en el desarrollo de descubrimiento automatizado de datos. Por lo tanto, este método puede ser más común a medida que el mercado de software se desarrolla. Típicamente, el software con un origen legal o relacionado con GRC tiende a ofrecer herramientas de descubrimiento de datos manuales, mientras que el software que tiene orígenes basados en la seguridad proporciona herramientas de descubrimiento de datos automatizadas. Para pequeñas empresas o empresas con una baja cantidad de datos sensibles, las herramientas basadas en encuestas pueden ser suficientes por ahora. El descubrimiento de datos sensibles basado en encuestas también es una forma de encontrar datos que pueden vivir en sistemas heredados o en aplicaciones que no pueden ser descubiertas utilizando un método automatizado, como archivos en papel. Para grandes empresas y compañías que han adoptado la transformación digital o son nativas digitales, sin embargo, el descubrimiento automatizado sería fácil de agregar a la mezcla de otros productos de software como servicio (SaaS).
Software y Servicios Relacionados con el Software de Gestión de Privacidad de Datos
El software de gestión de privacidad de datos puede contener múltiples módulos para abordar las siguientes necesidades o integrarse con soluciones de software separadas para hacerlo.
Software de descubrimiento de datos sensibles — El software de descubrimiento de datos sensibles ayuda a las empresas a localizar datos sensibles, como PII, PHI, datos PCI, IP y otros datos comerciales importantes, almacenados en múltiples sistemas de la empresa, incluidas bases de datos y aplicaciones, así como en puntos finales de usuario.
Software de verificación de identidad — El software de verificación de identidad ayuda a asegurar que una persona o un usuario en línea es quien dice ser en realidad. Antes de procesar la solicitud de un consumidor para acceder, portar o eliminar los datos que una empresa tiene sobre ellos, es importante que la empresa verifique la identidad del consumidor.
Plataforma de gestión de consentimientos — Las plataformas de gestión de consentimientos ayudan a las empresas a obtener y gestionar el consentimiento de los usuarios al recopilar, compartir, comprar o vender sus datos en línea.
Software de solicitud de acceso de sujetos de datos (DSAR) — El software DSAR ayuda a las empresas a cumplir con las solicitudes de los usuarios para acceder o eliminar la PII que una empresa almacena sobre individuos, según lo exige el GDPR, CCPA y otras regulaciones de privacidad. Las herramientas DSAR ayudan a asegurar que las solicitudes se cumplan dentro del plazo de respuesta establecido, ofrecen flujos de trabajo para ayudar a las personas en toda una organización a colaborar en la localización de datos y, en última instancia, proporcionar los datos al usuario solicitante.
Software de escaneo de cookies y rastreadores de sitios web — El software de escaneo de cookies y rastreadores escanea sitios web para identificar y listar qué cookies, balizas, etiquetas, píxeles de seguimiento, objetos locales y otras tecnologías de seguimiento de sitios web (como complementos o contenido integrado como videos) están presentes. Esto permite a las empresas divulgar esos rastreadores a los usuarios, obtener el consentimiento de seguimiento de los usuarios y, en última instancia, cumplir con regulaciones de privacidad como GDPR y ePrivacy que requieren el consentimiento del usuario antes de habilitar cookies.
Software generador de políticas de privacidad — Generalmente, cualquier empresa que recopile PII, incluidas direcciones de correo electrónico o datos de cookies, debería tener una política de privacidad en su lugar.
Software de evaluación de impacto de privacidad (PIA) — El software PIA facilita la operacionalización del proceso de evaluación de impacto de privacidad, especialmente al manejar organizaciones, políticas o sistemas complejos a gran escala, reduciendo así la cantidad de tiempo dedicado a realizar PIAs.
Software de encriptación — El software de encriptación utiliza criptografía para enmascarar archivos, texto y datos, protegiendo la información de partes no deseadas.
Software de enmascaramiento de datos — El software de enmascaramiento de datos protege los datos importantes de una organización disfrazándolos con caracteres aleatorios u otros datos de manera que sigan siendo utilizables por la organización pero no por entidades externas.
Software de desidentificación/seudonimización de datos — El software de desidentificación/seudonimización de datos permite a las empresas usar conjuntos de datos realistas, pero no identificables personalmente. Esto protege el anonimato de los sujetos de datos cuyos datos de identificación personal, como nombres, fechas de nacimiento y otros identificadores están en el conjunto de datos. Las soluciones de desidentificación o seudonimización ayudan a las empresas a derivar valor de los conjuntos de datos sin comprometer la privacidad de los sujetos de datos en un conjunto de datos dado.
Software de notificación de violación de datos — En caso de una violación de datos, el software de notificación de violación de datos ayuda a las empresas a documentar la violación, informar a las autoridades de supervisión según lo exige la ley y notificar a las personas afectadas.
