O software de gestão de despesas rastreia e gerencia despesas empresariais não relacionadas à folha de pagamento, como o custo de matérias-primas e componentes, ou serviços como marketing e assinaturas. Este software é usado para obter insights sobre os gastos da empresa em toda a organização, coletando e analisando dados de despesas. Este tipo de software ajuda as empresas a evitar gastos excessivos e contabilizar as despesas empresariais, garantindo que sejam refletidas com precisão nas demonstrações financeiras. O software de gestão de despesas é usado principalmente por departamentos de compras para planejar e monitorar despesas empresariais, mas também pode ser usado por contadores para fins de relatórios financeiros.
Este tipo de software não deve ser confundido com software de gestão de despesas, que se concentra exclusivamente em despesas iniciadas por funcionários e ad hoc, como passagens aéreas, hospedagem e refeições. A gestão de despesas integra-se com software de compras e soluções de cadeia de suprimentos, como software de planejamento de cadeia de suprimentos e software de planejamento de vendas e operações.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Gestão de Despesas, um produto deve:
- Fornecer um repositório centralizado de dados de compras e aquisições
- Gerenciar despesas corporativas ou de compras
- Incluir regras e fluxos de trabalho para aprovar compras e pagamentos
- Conciliar ordens de compra, faturas de fornecedores e pagamentos
- Comparar orçamentos de compras com gastos reais
- Fornecer relatórios em tempo real de transações de despesas
- Analisar dados históricos e identificar mudanças e tendências nos gastos
- Oferecer sugestões de economia por produto, fornecedor ou departamento
