Quem Usa Software de Gestão de Fornecedores?
Vários departamentos de uma organização podem usar o software de gestão de fornecedores para ajudar a rastrear diferentes métricas relacionadas a fornecedores e contratados.
RH: As equipes de recursos humanos usam o VMS para rastrear o número de funcionários contingentes, monitorar o desempenho desses funcionários e garantir a conformidade interna entre seus fornecedores e contratados.
Aquisições: As equipes de aquisições (compras) usam o VMS para encontrar e selecionar fornecedores, definir termos, monitorar o desempenho dos fornecedores e gerenciar negociações, renovações e rescisões de contratos.
Contabilidade: As equipes de contabilidade usam este software para rastrear despesas, folha de pagamento e número de funcionários relacionados a fornecedores. Também pode ajudar a planejar e prever gastos futuros e contratação de trabalhadores externos.
Como Comprar Software de Gestão de Fornecedores
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão de Fornecedores
Ao selecionar um VMS, é essencial primeiro analisar como a empresa opera e, em seguida, familiarizar-se com os tipos de software disponíveis. Existem várias opções de produtos VMS, incluindo aqueles projetados para as necessidades de negócios de pequenas e médias empresas. Algumas coisas a considerar ao comprar software de gestão de fornecedores incluem sua capacidade de rastrear o uso de fornecedores por meio de painéis, automatizar tarefas como envio de cartões de ponto e se comunicar facilmente com fornecedores.
Comparar Produtos de Software de Gestão de Fornecedores
Crie uma lista longa
Dependendo da indústria, o comprador desejará criar uma lista longa de produtos de software projetados para ajudar empresas em seu setor específico. Por exemplo, existem plataformas especificamente construídas para empresas, enquanto outras têm flexibilidade com o número de usuários e permitem assentos adicionais à medida que a empresa cresce.
Crie uma lista curta
Após revisar e pesquisar o software na lista longa, o comprador pode reduzi-la com base em seu orçamento. O VMS está disponível para todos os orçamentos, e algumas aplicações gerais podem ser baixadas gratuitamente ou compradas a um preço mais baixo.
No entanto, os compradores devem lembrar que quanto mais especializado for um software, mais caro ele se torna. Isso ocorre porque a base de usuários para software especializado é relativamente pequena. A empresa deve estar preparada para pagar um prêmio se quiser algo específico para sua indústria ou personalizado para seu negócio.
Conduza demonstrações
Como regra geral, as empresas devem demonstrar todos os produtos em sua lista curta. Durante as demonstrações, os compradores devem fazer perguntas específicas sobre as funcionalidades que mais lhes interessam. Por exemplo, pode-se pedir para ser guiado por quaisquer recursos para gerenciar contratos, portais de fornecedores ou pagamentos de fornecedores.
Seleção de Software de Gestão de Fornecedores
Escolha uma equipe de seleção
Os gerentes de departamentos como RH, aquisições, finanças e contabilidade que usarão este software devem estar envolvidos no processo de seleção. Cada empresa é diferente, e os usuários frequentes estão na melhor posição para oferecer uma opinião informada sobre as necessidades particulares do negócio. Os usuários podem até ajudar a empresa a instalar e configurar o software escolhido.
Após escolher um software, os compradores devem lembrar que não precisam ficar presos a essa seleção para sempre; a maioria das plataformas permite complementos ou modificações. No entanto, a empresa não deve tomar essa decisão levianamente, pois, independentemente do software escolhido, envolverá um compromisso considerável de tempo e dinheiro. Para ver um retorno sobre o investimento (ROI), os compradores não podem mudar de ideia em poucos meses e trocar de software.
Negociação
Negociar um contrato de software é vital para minimizar riscos, seja em termos de proteção de desempenho, proteção de segurança ou simplesmente garantindo que ambas as partes concordem sobre o que esperar uma da outra. Se uma empresa tiver fluxo de caixa, pode pedir um desconto em troca de um pagamento anual antecipado, e muitos fornecedores de software estão felizes em fazer esse acordo. Um fornecedor de software pode oferecer uso ilimitado se o comprador pagar antecipadamente em vez de um preço de pacote mensal ou trimestral.
Os compradores também devem determinar se precisam de ajuda para implementar ou integrar o software com outros sistemas. Normalmente, a primeira oferta de um fornecedor de software incluirá alguns serviços de implementação em um determinado período. Os compradores podem pedir para que esses serviços sejam removidos se puderem gerenciá-los sozinhos ou se um terceiro puder fazê-lo por um preço mais barato. Os compradores também precisam decidir por quanto tempo precisarão deste software. Se a empresa usar o software por anos, o comprador pode negociar prazos mais longos, às vezes resultando em preços mais favoráveis.
Decisão final
A decisão final deve ser baseada em todas as informações reunidas anteriormente. As empresas devem priorizar as necessidades e selecionar a solução que atenda a maioria, senão todas, de suas exigências. As empresas devem lembrar que não existe um software perfeito, mas existe um que é o melhor para o seu negócio.
Se possível, os compradores devem tentar conduzir um programa piloto com um tamanho de amostra menor de usuários para avaliar quão bem o software é recebido, integrado e implementado. Se a plataforma receber boas avaliações, então eles podem comprar com confiança. Se a ferramenta for ineficiente ou não estiver desempenhando como esperado, pode ser hora de testar outro software.
